人事異動の時期に生じる問題点！ワークフローの見直しやアカウント管理

人事異動の時期はワークフローを考えるのも骨が折れる！

人事異動の際に困ることの1つが、それまでのワークフローの見直しです。ワークフローとは、業務上必要なやりとりの一連の流れを指します。会社内で行われる業務は、ほとんどのケースで複数の人が関わり、決まったやりとりがなされるものです。たとえば、業務で備品が必要となり、実際に購入するまでのケースを見てみましょう。通常、以下のようなやりとりが行われることが一般的です。

• 備品の購入を希望する社員Aが上長に稟議書を提出する
• 上長が承認する
• 総務部が発注する

「上長に申請して承認を得る」といったワークフローは、慣れていればスムーズに行えるでしょう。しかし、人事異動によって慣れた人がでていくと、新しく着任した人に対してフローの教育をし直すことが必要です。着任したばかりの人が何かを申請するときは、「どの書類を用いるのか」「記載事項のなかにわからない箇所がある」「誰に渡すのか」「担当者が不在の際の代理承認は誰がするのか、そもそもいないのか」など、1つ1つ確認しなければなりません。

人事異動の時期には、上記のような「誰が」「誰に」「何を提出し」「どのような流れで完了するのか」といった細々とした事項の確認や不備による差し戻しが多発します。社内が混乱しやすく、業務が滞ることもあり、非常に非効率です。

さらに人事異動の際に注意したい「アクセス権限」について

人事異動の時期には、システムにアクセスする権限に関しても見直しが必要です。異動によって担当者が変われば、システムの権限設定を変更しなければなりません。ここでは、権限の変更について説明します。

異動に伴う権限変更と新たなアカウント作成

社員の不正な利用や外部からの侵入による被害を防止・最小限に防ぐため、システムのアクセス権限は部署や役職に応じて適切に管理する必要があります。人事異動による変更があったときは、速やかに権限の設定を変更することが不可欠です。既存のアクセス権限の変更だけではありません。人事異動の時期には、新入社員のほか派遣社員やアルバイト、協力会社からの社員などが増えているため、新たなアカウントの作成やそれに付随する業務も増加します。

期変わりは、新規アカウントの作成や権限変更などの処理が一気に増え、非常に大変です。しかし、業務上必要なものであり、ミスすることは許されません。

権限管理を確実にできないとどうなるか

人事異動の時期は、異動に加え、新入社員や派遣社員などの増加、退社など人の動きが大きく、それに伴う煩雑な処理が増える時期です。しかし、忙しくなったからといって、確実なアクセス権限の管理ができないと困ったことになります。たとえば、本来なら部長以上しかアクセスや編集ができないシステムをうっかり一般社員でも干渉できるようにしてしまったとしましょう。これでは、あとにデータの改ざんなどの不正がなかったことを証明するのが難しくなります。このように、アカウントを適正に管理できず内部統制がとれていなければ、トラブルがあったときの原因究明が困難になり監査の際にも困るのです。

特に、退職者の権限削除には注意しなければなりません。なぜなら、退職して社内にいない人間のアカウントがいつまでも残っていると、誤操作によるファイルの破損やデータ漏洩など、大きなトラブルにつながりかねないからです。しかし、Kasperskyが7000人を対象に行った企業内のデータ管理・保護に関するインターネット調査では、興味深い結果がでています。この調査によると、退職後も会社の共有ファイルやメールにアクセスできると回答している人の割合が実に34％にものぼっているのです。

新入社員や異動者のアカウント管理で忙しく、退職した人のアクセス権限に関しては後回しにしてしまうこともあるでしょう。しかし、会社を離れるからこそ迅速に対応することが必要です。退職の際に確実に削除しなければなりません。

人事異動の際のワークフローシステムのメンテナンス

毎年、人事異動の時期はワークフローの見直しや権限設定の変更で忙しく、困っている職場も多いでしょう。同様に、ワークフローシステムのメンテナンスも必須になります。

ワークフローシステムとは？何ができるのか

ワークフローシステムとは、業務をこなすのに必要な一連の流れを組み込み、自動で申請や承認を実行できるシステムのことです。あらかじめ、システム上で承認者を設定しておきます。システム上の規定のフォームを使って申請書類を作成すると承認者に送信され、承認者は内容を確認したうえでそのまま承認したり差し戻したりできる仕組みです。手書きの書類では、書き損じがあると修正する手間がかかる、誰にどの書類を提出するべきかわからない、承認者が不在でいつまでも申請書類の承認が得られないといった問題が起こりがちです。システムを導入すると、一連の流れがわかりやすく、業務をスムーズに進められます。

システムの種類によっては外出先からも申請、確認、承認を行うことが可能です。担当者が不在であってもワークフローを停滞させることなく回せます。申請や承認は、会社の利益に直接関与するものではありません。しかし、滞りなく業務を行うためには確実にこなすべきことでもあります。ワークフローシステムは、業務を止めずにスムーズな進行を助けて、事務作業の効率化に大きく寄与します。

ワークフローシステムがあれば、人事異動後の申請・承認の混乱も抑えられる

ワークフローシステムを導入することで、どのようなメリットがあるでしょうか。ワークフローシステムをこれから導入する企業の場合は、最初の設定となるので人事異動自体が大きく影響することはありません。すでに利用している場合は、異動後の組織や役職者の権限などに応じメンテナンスが必須になります。

人事異動の規模によっては管理者にとっては大きな作業負担になりますが、ワークフローシステムの利用者にとっては、異動後新たな部署で初めて申請するときでも「どの書類に記入するべきか」「承認者は誰なのか」「どのようなルートを通って完了するのか」などが整備されていることで、申請・承認の混乱は起きないというメリットがあります。社員は申請や承認などの事務作業に時間をとられずに正確に行うことができ、本来の業務に集中できるので非常に効率的です。

人事異動の際に困ってしまうワークフローシステムの特徴

ワークフローシステムはさまざまなものがあり、なかには人事異動の際に期待したほど使えないものもあります。ここでは、そのような使いづらいシステムの特徴を紹介します。

異動に伴う設定が難しい

たくさんあるワークフローシステムのなかには、カスタマイズできると謳いつつ、提供業者に依頼しなければ変更できないものも存在します。また、自社で変更可能なシステムであっても、システム担当者や専門知識がある人でなければできないケースも珍しくありません。社内でも一部の人しか変更できないようでは、その人に負担が集中してしまい、時間がかかってなかなか完了しないでしょう。ワークフローシステムを導入する目的は事務作業を効率化することなので、できる限り権限さえあれば誰でも簡単に編集できるものを選ぶことが大切です。

変更にコストがかかる

提供業者に依頼しなければ設定を変更できないシステムでは、人事異動や組織変更のたびに余計なコストや時間が発生します。これではかえって非効率です。春の大掛かりな人事異動以外でも、社員の配置転換などはしばしばあるものです。中途入社や退職などが起こる頻度はさらに高いでしょう。その都度、時間とコストをかけて業者に依頼してカスタマイズするとなると、業務上不便なだけでなく、ランニングコストもかさんできます。

設定やカスタマイズに時間がかかる

自社で変更できても、設定やカスタマイズに手間がかかり、時間を要するシステムも存在します。このようなシステムでは、多数の人員が動く人事異動の時期などは膨大な手間がかかり、時間も必要になるでしょう。そのため、年度の変わり目になると、担当者が徹夜したり数日間システムを止めたりして設定を変更する会社も見受けられます。ワークフローシステムは日々の業務に欠かせないため、やむを得ない措置かもしれません。しかし、システム担当者が徹夜して作業するのであれば過度の負担を強いることになってしまい、システムを止めて変更作業をするとその間は申請や承認の作業が滞ってしまうので、大変不便です。

『rakumo ワークフロー』なら人事異動に強い！

人事異動に強いワークフローシステムを具体的に知りたい人は多いでしょう。ここでは、『rakumo ワークフロー』を紹介します。

Google Workspace（旧：G Suite）との連携により人事異動も楽々！

rakumo ワークフローの大きな特徴として、Google Workspace と連携が可能な点が挙げられます。Google Workspace は Gmail やカレンダー機能、チャット機能、ドキュメントやスプレッドシートなど、Google が提供するさまざまなサービスを利用・管理できるグループウェアサービスです。クラウドサービスのためどのデバイスからでも利用でき、作業の効率化がはかれます。rakumo ワークフローは、Google Workspace のユーザーやグループ情報を一括して取り込むことで、人事異動の際にも対象者のグループを変更するだけで良いなど、煩雑な作業の工数を削減できます。

※ Google Workspace とは

申請経路を指定しなくても、Google Workspace のグループ情報や役職情報から承認者を自動で割り当てることも可能です。「申請者から見て上長にあたる人」といった相対的な指定ができ、申請の内容ごとに特定の個人を指定する必要がありません。

カスタマイズが誰でも簡単にできる

「使いやすさ」を追求してデザインされた、直感的に操作できるUIであることも大きな魅力です。カスタマイズするのに、プログラミング知識などは必要ありません。権限があれば、誰でも簡単に扱うことができます。人事異動に伴う設定の変更だけでなく、組織を編成したり退職者や中途採用者がでたりしたときも簡単にカスタマイズできて便利です。

『rakumo ワークフロー』その他の魅力

従来のワークフローシステムの多くは、一方的な申請、承認もしくは却下という流れでした。rakumo ワークフローにはコメント機能が搭載されています。申請から承認・却下にいたるまでの一連の流れが可視化され、各個人の名前の横にコメントを添えることが可能です。どのような理由で承認・却下されたのか、背景がわかるため、結果に納得しやすくなります。デジタルツールの導入によって希薄になりがちな社内のコミュニケーションの活性化にも役立つでしょう。

代理申請や代理承認もできるため、担当者が不在のために起こる業務の停滞を防げます。さらに、申請者や承認者にはメールやSlackによる通知がいくので、うっかり見逃すこともありません。優先度の設定も可能で、急ぎの申請書など早く承認してほしいものを最優先で確認してもらうことができます。rakumo ケイヒを使って作成した経費精算書をrakumo ワークフローに連携することも可能です。関連部署でスムーズに共有できるので、経費申請や処理が非常にスピーディに楽にこなせるようになります。

人事異動もワークフローシステムで楽に対応

人事異動の時期は引き継ぎなどするべきことが多く、社内は業務に追われがちになります。そのような状況で紙の書類による申請や承認を行っていたり柔軟な対応ができないワークフローシステムを利用していたりすると、業務が滞ってしまいかねません。最悪の場合、情報トラブルが起こることもありえます。人事異動の時期も業務をスムーズに進めるためには、カスタマイズ性に優れたワークフローシステムを導入することが必要です。