
rakumo ワークフローの便利な機能一覧
rakumo ワークフローは、ワークフローシステムに必要な機能を豊富に揃え、スムーズな業務進行をサポートします。
業務フローを完全に電子化するから、あらゆる決裁をスピーディーにできる
どこからでも承認! 業務を進行できるから、テレワークで出社なしに
Google Workspace と連携しているから、運用をよりラクに
見やすく利用しやすいインターフェース
シンプルなインターフェースで、どなたでもマニュアル不要でワークフローシステムを利用できます。
目的の情報を見つけやすく、ストレスの少ない操作デザイン。マニュアル不要で、直感的にご利用いただけます。稟議・決裁の進行中や完了、差し戻しなどの申請ステータスが見やすく、個々の申請書の承認ルートも前後の経緯が一目瞭然です。
※変更前の書類内容も確認できます。


申請・承認の進捗状況がすぐにわかる
一覧性のあるUI で、申請・承認の状況を可視化
承認の流れが一覧できるUIで、前後の経緯や稟議の進捗も一目瞭然。コメント機能によりコミュニケーションも可能。業務の進行をよりスムーズにします。

申請者・承認者へのメール/Slack 通知
メール、Slack の併用可能で、円滑な業務プロセスの進行をサポートします
メール通知、Slack 通知どちらの場合でも、通知内容・タイミングの差異なく通知されます。また、申請者や承認者が代理人の場合でも、通知されます。Slack 通知は、メールの見落としによるの滞留を防ぎ、より円滑なプロセス進行をサポートします。(メール、Slack の併用可能)
通知の対象
- 承認/確認 依頼通知(自分の承認・確認が必要な申請が回ってきたとき)
- 完了/差し戻し/却下 通知(自分の申請が完了したり却下されたとき)


優先度設定
「至急」で対応してほしい申請の場合は優先度を設定しよう
申請時に、優先度を「至急」を選択。承認者の申請書一覧画面に「至急」の表示がされて、スピーディーな対応を促進します。


スマートフォン・タブレットに最適化した画面
iPad、iPhone、Androidに対応。ワークフローの申請・承認がいつでもどこでもできます。
モバイル利用で社内外の区別なく、クラウド管理だから時間や場所を気にせず申請・承認ができます。スマートフォンやタブレットに最適化されたデザインで、2ステップで承認行為(承認、却下、差し戻し)が可能です。より使いやすく申請から決裁が下りるまでのスピードが加速します。



フォロー機能で誰でも通知を受け取れる
申請者や代理申請者以外のユーザーにもメールや Slack で通知が可能
申請書をフォローしておくと、その申請書に通知対象イベントが発生したときに、メールや Slack で通知されます。(PC・モバイル版の両方でフォローと解除に対応)
こんなときにご活用ください
- 承認者が「自分が承認した申請書が、その後どうなったのか知りたい」とき
- 申請者が「申請書に変化が起きたタイミングで、もっと細かく通知を受け取りたい」とき
通知のタイミング
(申請者とフォロワーの両方に通知)
- 申請書の状態が「承認済み」になったとき
- 承認者が申請書を却下したとき
- 承認者が申請者に差し戻したとき
(フォロワーのみに通知)
- 承認者がコメント付きで承認したとき
- 承認者がコメント付きで確認したとき
- 承認者が申請者以外のステップを指定して差し戻したとき
- 申請者が申請を取り消したとき
- 承認者が申請書を編集したとき



電子契約で脱「ハンコ出社」
クラウドサイン連携で全てを電子的に完結
「クラウドサイン連携」機能を標準搭載。社内の「電子稟議」をrakumo ワークフローで申請、そのまま社外の「電子契約」でクラウドサインを利用可能です。
※利用には別途、電子契約サービス「クラウドサイン」のコーポレートプラン以上の契約が必要です。
連携機能概要
- 【rakumo ワークフロー】電子稟議にて、契約先のメールアドレス記載と書類(PDFファイル)を添付する
- rakumo ワークフロー内で社内申請承認後、契約先に書類を(クラウドサインが)自動送信
※あらかじめ契約事務担当者を「送信者チームの書類管理者」としてクラウドサインに登録しておけば、rakumo ワークフローの最終決裁者 (社長 等) の権限でクラウドサイン連携を発動させたあと、合意締結が完了した後の処理を事務担当者に任せることができます。
- 【クラウドサイン】クラウドサイン上で電子契約締結後、通知メールが送信される
※合意締結完了の通知は、書類の送信者や受信者 (転送したときは転送元・転送先も) に加え、「送信者チームの書類管理者」にも送信
- 【rakumo ワークフロー】通知を受信した後、rakumo ワークフローで申請者や関係者に通知回覧

添付ファイルの高度なセキュリティと利便性(オプション)
Google ドライブ連携でダウンロードせずに閲覧。セキュリティリスクを軽減
申請書への添付ファイルの中身を確認する際は、ダウンロードするか、ダウンロードせずにGoogle ドライブで表示するか、または、併用が可能です。(ローカルファイル添付オプションが必要です)
テレワークでの働き方が広がる中、ファイルをダウンロードした端末の盗難・紛失は情報漏洩につながります。ダウンロードを禁止することで、セキュリティリスクを軽減できます。また、Googleドライブでの表示であれば自動でファイルが開くので、中身の確認が非常にスムーズです。
【注意事項】
Google ドライブ で表示できない形式のファイルは表示できません。ダウンロード方式を利用するか、両者の併用が必要です。
「Google Drive で表示する」を選択した場合は、マイドライブにコピーを作成することも不可になります。


申請書はノンプログラミングで簡単作成
ワークフローにおいて実現したい申請書がマウス操作で直感的に作成できます。
イメージした申請書のフォームが簡単に作成できます。項目は、一般的な、プルダウンやラジオボタン、チェックボックス、テキストなどの設定から、それぞれの項目の固有の設定(必須設定、四則演算、経路条件分岐、ユーザー情報の自動表示、マスターデータからの選択など)が可能です。また、ファイルの添付も Google ドライブからや、ローカルファイルの添付(オプション)からの利用が可能です。

1.優先度 / 2.必須設定 / 3.テキスト / 4.ユーザー情報自動表示 / 5. 文字制限数 /6.複数行テキスト / 7.プルダウン / 8.チェックボックス / 9. 日付カレンダー/ 10. 数値/ 11.四則演算 / 12.申請経路条件分岐 / 13.添付ファイル / 14.ローカル添付※オプション
豊富なテンプレート
テンプレートを活用してすぐにワークフローを導入・運用
稟議や決裁といった様々な業務で活用できる汎用的な申請書テンプレートを多数揃えています。書き方が分からない場合でもこれらのテンプレートを元に、自社に合わせてカスタマイズすれば、すぐにワークフローの運用が開始できます。
ワークフローテンプレートのダウンロードはこちらから。


柔軟な経路ステップ設定(承認・作業・回覧・分岐・スキップ・代理)
ワークフローの承認ステップを柔軟に設定して、よりスムーズ・スピーディに
通常の承認・却下・差し戻し以外に、作業ステップや回覧(確認)ステップ設定が可能です。
- 作業ステップ : 承認ステップでの意思決定に基づき、何らかの作業を行うような場合(承認ステップと回覧ステップの間に配置)
- 回覧(確認)ステップ : 承認後に内容を関係者に回覧したい場合
また、条件による分岐・経路の変更・スキップ・代理申請・代理承認が可能なので、内容によって柔軟に経路を変えられ、申請業務をよりスムーズに、よりスピーディーに進められます。



柔軟な経路作成(専用経路・共有経路)
煩雑になりがちなワークフロー経路設定の運用がスムーズに
特定の申請書ひな型でのみ使用できる申請経路(専用経路)と、複数の申請書ひな型で使用できる(共有経路)の組み合わせでフレキシブルに申請経路の運用ができます。
- 小さい組織や、ワークフローの導入初期 = 専用経路でスモールスタート
- 大きい組織や、ワークフローの導入が進展してきたら = 共有経路を活用して管理をラクに
また、管理者観点では「ワークフロー管理の委譲」というメリットも。
- 専用経路 = 申請区分ごとに運用担当者に管理委譲できる(事業部や支社、子会社などにワークフローの管理を一部委譲できる)
- 共有経路 = ワークフロー管理者しか編集できない(グループ全体のテンプレート的に使うことも可能に)

承認経路のテスト機能
設定した承認経路を社内に展開する前にテスト、設定ミスのリスクを軽減
事前に申請した承認経路が意図通り動くか事前にテストが可能です。管理画面上でテストしたいユーザーを選択すると、そのユーザーが申請した場合にどのような挙動になるのか確認できます。上長判定や複雑な分岐条件を使用した申請経路を登録・編集する際の事前確認が容易になり、社内に展開する前に作業ミスを検知しやすくなります。

申請区分(申請書ひな形格納フォルダ)ごとのアクセス権
アクセスできる人/できない人の設定や、区分ごとの運用担当者も設定できる
例えば、申請区分「人事関連」は、人事部のユーザーだけが申請できる。人事部以外のユーザーは申請できない。といった運用が可能です。申請書の利用者は、自分に使える申請書だけが見えるので、迷うことなくスムーズに利用できます。
また、申請区分ごとの運用担当者の割り当ても可能です。設定された申請区分に対してだけ管理権限をもつので、柔軟な運用が可能になります。(例えば、営業部長を「営業関連の申請区分」の運用担当者に割り当て、自由に運用してもらうという使い方が可能です。)
運用担当者ができること
- 申請区分配下の申請区分の追加、編集、削除
- 申請区分配下の申請書ひな型の追加、編集、削除
- 申請区分配下の専用経路の作成、編集、削除
- 申請区分配下の申請書ひな型に紐づいている共有経路の変更
- 申請区分のアクセス権限の割り当て
- 申請区分の運用担当者の追加、削除
- 申請区分配下の申請書の理、申請データのダウンロード など


人事異動・組織改編に柔軟対応
異動対象者のグループを移すだけで、承認経路の変更は不要
Google Workspace のユーザー・グループ情報を一括取込することで、人事異動・組織改編時のメンテナンス工数を削減。承認経路はグループや役職による承認者設定が可能です。人事異動や組織改編の際、申請経路の変更なく、グループ情報・役職情報から承認者を自動で割り当てます。


申請経路に自動で上長の表示が可能
ユーザーが申請を上げた際に自身の「上長」だけを承認者として表示できます
ワークフローの申請経路はグループや役職による承認者設定(相対指定)が可能です。人事異動や組織改編の際、申請経路を変更しなくても上記のグループ情報、役職情報から承認者を自動で割り当てます。例えば、「総務 1 課」のユーザーE が申請を上げると 、『課長グループ』の中からユーザーEと同じ「総務 1 課」に所属しているユーザーF を見つけ、ユーザーF (ユーザーEの上長)だけが承認者として自動で表示されます。承認経路に、承認者の上長を個別に設定する必要はありません。


管理者権限を複数人に割り当て! 権限委譲で運用を分担
区分ごとの運用担当者で柔軟なワークフロー運用を実現
「グループ会社」や「各事業部単位」「部署ごと」などに、運用担当者を割り当てすることができます。これにより柔軟にワークフローの運用が可能です。(ワークフロー管理画面にアクセスできるワークフロー管理者とは別の人に割り当て可能)
例えば、全体の「ワークフロー管理者」は本社のAさんに、グループ会社の○○株式会社の「運用担当者」はBさんに、△△事業部の「運用担当者」はCさんに、といった割り振りができます。
この運用担当者は、設定された申請区分に対してだけの管理権限を持ち、申請データ管理・ひな型管理・承認経路管理などが可能です。また、その区分内であれば、更に運用担当者を増やす(割り当てる)ことも可能です。

「Active Directory」と連携で大規模な人事異動もラクにメンテナンス
役職などユーザー属性・システム制御値の連携を自動化
定期的に大規模な人事異動がある場合、各システムでの役職や権限など、メンテナンスは非常に工数がかかります。Active Directory を利用し、複数のシステムのアカウント管理をしている場合、オプションの「Active Directory 連携ツール」を使えば、簡単に基本属性をメンテナンスできます。(アカウント、グループ、グループメンバー、リソース)

マルチドメイン対応での申請・承認
ドメインが分かれる別企業間でのワークフローができます
マルチドメインに対応しています。例えば、Google Workspace の「プライマリドメイン」(example.co.jp)に、「追加のドメイン(セカンダリドメイン)」(example.com)として追加することで、別企業間でのワークフローの設定ができます。グループ企業間や親会社・子会社間でのワークフロー環境を構築できます。

Google スプレッドシートをマスターとして活用
選択肢が多い場合は、マスターで解決
Google スプレッドシートに階層型で登録した複数データから、特定のデータを絞り込んで、申請書に表示できます。選択肢から選びたい場合には、非常に便利に活用できます。
「ルックアップ型」 「マスターデータ連携」の2種類を用意
ルックアップ型
- 選択肢の検索が可能
- 選択肢を選んだとき、申請書の他の入力項目に参照値を代入できる




マスターデータ連携
- 複数のマスターデータにまたがるデータを利用可能
- スプレッドシートのデータ更新の反映などを API から操作ができる


多言語(日英中)対応
日本語、英語、中国語(簡体)に対応しています
各ユーザーごとに、ユーザー画面では日本語・英語・中国語(簡体)、運用管理画面では日本語・英語を選択できます。合わせてタイムゾーンの設定も可能です。また、英語版のマニュアルを用意しています。


印刷用レイアウトに対応
必要に応じて2種類の印刷形式で印刷できます
タイムライン型 / 申請書と全ての申請経路を含む画面のイメージをそのまま印刷します。
クラシック型 / 申請書と処理をした承認者を記載した内容を印刷します。


「Webhook アクション」で 外部のシステムに通知を送信
システム間での通知の柔軟性を高め、複数のシステムをまたいだ業務の自動化が容易に
Webhook アクションにより、あるステップを通過したときに、外部システムに Webhook を自動送信できます。
※ 詳細な設定手順や情報については、「rakumo ワークフロー管理者マニュアル」(P.231)をご参照ください。


他システムと連携できるrakumo API(オプション)
他のサービスと API で連携。よりワークフローシステムの活用の幅が広がります
外部システムとの連携、Apps Script などで rakumo の WEB API をご利用いただけます。

ローカルファイルの添付が可能(オプション)
Google ドライブを介さずに申請書に直接ファイルを添付
ローカルファイル添付オプションでは、申請書の作成時により直感的にファイルを選択・添付ができ、添付書類の内容変更を防ぐことが可能です。Google Workspace と同じ領域にデータをアップロードするため、安心・安全に情報を保管します。(通常の添付機能は、Google ドライブ内のファイルを申請書にリンクさせます)

申請書類をZIP形式で一括ダウンロード(オプション)
ワークフローの監査対応やバックアップ対応に!申請書類をZIP形式で一括ダウンロード
ZIPダウンロードオプションは申請書類を一括で出力できますので、より効率的な運用が可能です(監査対応やバックアップ対応含む)。通常のCSVダウンロード機能は、申請内容、Google ドライブのファイル添付情報、ローカルファイル添付オプションによる添付ファイル名をCSVで出力させる機能です。
