rakumo ワークフローの便利な機能一覧

見やすく使いやすいインターフェース見やすく利用しやすいインターフェース

シンプルなインターフェースで、どなたでもマニュアル不要でワークフローシステムを利用できます。

目的の情報を見つけやすく、ストレスの少ない操作デザイン。マニュアル不要で、直感的にご利用いただけます。稟議・決裁の進行中や完了、差し戻しなどの申請ステータスが見やすく、個々の申請書の承認ルートも前後の経緯が一目瞭然です。

※変更前の書類内容も確認できます。

rakumo ワークフロー申請一覧画面
トップ画面
ワークフロー申請差し戻しによる編集後画面
差し戻しによる変更後画面

見やすく使いやすいインターフェーススマートフォン・タブレットに最適化した画面

iPad、iPhone、Androidに対応。ワークフローの申請・承認がいつでもどこでもできます。

モバイル利用で社内外の区別なく、クラウド管理だから時間や場所を気にせず申請・承認ができます。スマートフォンやタブレットに最適化されたデザインで、2ステップで承認行為(承認、却下、差し戻し)が可能です。より使いやすく申請から決裁が下りるまでのスピードが加速します。

タブレットでのrakumo ワークフロー承認一覧画面
タブレット 承認一覧画面
スマートフォンでのrakumo ワークフロー承認画面
スマートフォンでのrakumo ワークフロー承認時画面
スマートフォン 左:承認画面 右:承認時画面 

見やすく使いやすいインターフェース柔軟な経路ステップ設定(承認・回覧・分岐・スキップ・代理)

ワークフローの承認ステップを柔軟に設定して、よりスムーズ・スピーディに

通常の承認・却下・差し戻し以外に、回覧(確認)設定が可能です。例えば、承認後に内容を関係者に回覧したい場合などに便利です。また条件による分岐・経路の変更・スキップ・代理申請・代理承認が可能なので、内容によって柔軟に経路を変えられ、申請業務をよりスムーズに、よりスピーディーに進められます。

ワークフロー承認ステップ設定(回覧設定)
回覧設定
ワークフロー承認ステップ設定(分岐設定)
分岐設定
ワークフロー承認ステップ設定(変更・スキップ設定)
変更・スキップ・代理 設定

承認経路のテスト機能承認経路のテスト機能

設定した承認経路を社内に展開する前にテスト、設定ミスのリスクを軽減

事前に申請した承認経路が意図通り動くか事前にテストが可能です。管理画面上でテストしたいユーザーを選択すると、そのユーザーが申請した場合にどのような挙動になるのか確認できます。上長判定や複雑な分岐条件を使用した申請経路を登録・編集する際の事前確認が容易になり、社内に展開する前に作業ミスを検知しやすくなります。

rakumo ワークフロー 承認経路テストイメージ

申請者・承認者へのメール/Slack 通知申請者・承認者へのメール/Slack 通知

メール、Slack の併用可能で、円滑な業務プロセスの進行をサポートします

メール通知、Slack 通知どちらの場合でも、通知内容・タイミングの差異なく通知されます。また、申請者や承認者が代理人の場合でも、通知されます。

通知の対象

  • 承認/確認 依頼通知(自分の承認・確認が必要な申請が回ってきたとき)
  • 完了/差し戻し/却下 通知(自分の申請が完了したり却下されたとき)
ワークフロー承認依頼通知画面(Slack)
承認依頼のSlack通知
ワークフロー承認依頼通知画面(メール)
承認依頼のメール通知

フォロー機能で誰でも通知を受け取れるフォロー機能で誰でも通知を受け取れる

申請者や代理申請者以外のユーザーにもメールや Slack で通知が可能

申請書をフォローしておくと、その申請書に通知対象イベントが発生したときに、メールや Slack で通知されます。(PC・モバイル版の両方でフォローと解除に対応)

こんなときにご活用ください

  • 承認者が「自分が承認した申請書が、その後どうなったのか知りたい」とき
  • 申請者が「申請書に変化が起きたタイミングで、もっと細かく通知を受け取りたい」とき

通知のタイミング

(申請者とフォロワーの両方に通知)

  • 申請書の状態が「承認済み」になったとき
  • 承認者が申請書を却下したとき
  • 承認者が申請者に差し戻したとき

(フォロワーのみに通知)

  • 承認者がコメント付きで承認したとき
  • 承認者がコメント付きで確認したとき
  • 承認者が申請者以外のステップを指定して差し戻したとき
  • 申請者が申請を取り消したとき
  • 承認者が申請書を編集したとき
rakumo ワークフロー フォロー機能(承認者)
承認者がフォローしたい場合
rakumo ワークフロー フォロー機能(申請者)
申請者がフォローしたい場合
rakumo ワークフロー フォロー機能(その他のユーザー)
その他のユーザーがフォローしたい場合

申請書はノンプログラミングで簡単作成申請書はノンプログラミングで簡単作成

ワークフローにおいて実現したい申請書がマウス操作で直感的に作成できます。

イメージした申請書のフォームが簡単に作成できます。項目は、一般的な、プルダウンやラジオボタン、チェックボックス、テキストなどの設定から、それぞれの項目の固有の設定(必須設定、四則演算、経路条件分岐、ユーザー情報の自動表示、マスターデータからの選択など)が可能です。また、ファイルの添付もGoogle ドライブからや、ローカルファイルの添付(オプション)からの利用が可能です。

rakumo ワークフロー申請書サンプル
申請ひな形の例

1.優先度 / 2.必須設定 / 3.テキスト / 4.ユーザー情報自動表示 / 5. 文字制限数 /6.複数行テキスト / 7.プルダウン / 8.チェックボックス / 9. 日付カレンダー/ 10. 数値/ 11.四則演算 / 12.申請経路条件分岐 / 13.添付ファイル / 14.ローカル添付※オプション

豊富なテンプレート豊富なテンプレート

テンプレートを活用してすぐにワークフローを導入・運用

稟議や決裁といった様々な業務で活用できる汎用的な申請書テンプレートを多数揃えています。書き方が分からない場合でもこれらのテンプレートを元に、自社に合わせてカスタマイズすれば、すぐにワークフローの運用が開始できます。
ワークフローテンプレートのダウンロードはこちらから。

rakumo ワークフロー申請書テンプレート(住所変更届)
住所変更届テンプレート
rakumo ワークフロー申請書テンプレート(IT製品購入申請)
IT製品購入申請テンプレート

Googleスプレッドシートをマスターとして活用Googleスプレッドシートをマスターとして活用

選択肢が多い場合はマスター連携で解決

マスター連携を設定すると GoogleDrive のスプレッドシートに登録したデータを申請書に表示できます。

データ量が多い場合(プルダウンで設定するには多すぎる)や、複数あるデータを絞り込んで申請書に表示したい場合に、便利に使える機能です。例えば、全国に支店があり、その支店を申請書に入力したい場合に、都道府県 → 市 → 支店 を選ぶといったことが可能です。 他にも、製品カテゴリから1製品を選択するなど、様々な使い方が可能です。

rakumo ワークフロー マスターデータサンプル
スプレッドシートでマスターを準備
rakumo ワークフロー マスターデータの選択画面
申請フォーム内で、マスターデータの選択肢から選択
rakumo ワークフロー マスターデータ選択後の結果表示
マスターデータの紐づけにより、企業名 > カテゴリ >製品名の順で選択可能に

申請区分(申請書ひな形格納フォルダ)ごとのアクセス権申請区分(申請書ひな形格納フォルダ)ごとのアクセス権

アクセスできる人/できない人の設定や、区分ごとの運用担当者も設定できる

例えば、申請区分「人事関連」は、人事部のユーザーだけが申請できる。人事部以外のユーザーは申請できない。といった運用が可能です。申請書の利用者は、自分に使える申請書だけが見えるので、迷うことなくスムーズに利用できます。
また、申請区分ごとの運用担当者の割り当ても可能です。設定された申請区分に対してだけ管理権限をもつので、柔軟な運用が可能になります。(例えば、営業部長を「営業関連の申請区分」の運用担当者に割り当て、自由に運用してもらうという使い方が可能です。)

運用担当者ができること

  • 申請区分配下の申請区分の追加、編集、削除
  • 申請区分配下の申請書ひな型の追加、編集、削除
  • 申請区分配下の専用経路の作成、編集、削除
  • 申請区分配下の申請書ひな型に紐づいている共有経路の変更
  • 申請区分のアクセス権限の割り当て
  • 申請区分の運用担当者の追加、削除
  • 申請区分配下の申請書の理、申請データのダウンロード など
rakumo ワークフロー管理画面(申請区分)
rakumo ワークフロー管理画面(運用担当者用トップページ)

マルチドメイン対応での申請・承認マルチドメイン対応での申請・承認

ドメインが分かれる別企業間でのワークフローができます

マルチドメインに対応しています。例えば、G Suite の「プライマリドメイン」(aaaa.co,jp)に、「追加のドメイン(セカンダリドメイン)」(bbbb.com)として追加することで、別企業間でのワークフローの設定ができます。グループ企業間や親会社・子会社間でのワークフロー環境を構築できます。

rakumo ワークフロー マルチドメイン利用時のイメージ

柔軟な経路作成(専用経路・共有経路)柔軟な経路作成(専用経路・共有経路)

煩雑になりがちなワークフロー経路設定の運用がスムーズに

特定の申請書ひな型でのみ使用できる申請経路(専用経路)と、複数の申請書ひな型で使用できる(共有経路)の組み合わせでフレキシブルに申請経路の運用ができます。

  • 小さい組織や、ワークフローの導入初期 = 専用経路でスモールスタート
  • 大きい組織や、ワークフローの導入が進展してきたら = 共有経路を活用して管理をラクに

また、管理者観点では「ワークフロー管理の委譲」というメリットも。

  • 専用経路 = 申請区分ごとに運用担当者に管理委譲できる(事業部や支社、子会社などにワークフローの管理を一部委譲できる)
  • 共有経路 = ワークフロー管理者しか編集できない(グループ全体のテンプレート的に使うことも可能に)
rakumo ワークフロー 申請経路作成・選択画面

人事異動・組織改編に柔軟対応人事異動・組織改編に柔軟対応

異動対象者のグループを移すだけで、承認経路の変更は不要

G Suiteのユーザー・グループ情報を一括取込することで、人事異動・組織改編時のメンテナンス工数を削減。承認経路はグループや役職による承認者設定が可能です。人事異動や組織改編の際、申請経路の変更なく、グループ情報・役職情報から承認者を自動で割り当てます。

rakumo ワークフロー 経路設定画面
人事異動時の承認経路イメージ

申請経路に自動で上長の表示が可能申請経路に自動で上長の表示が可能

ユーザーが申請を上げた際に自身の「上長」だけを承認者として表示できます

ワークフローの申請経路はグループや役職による承認者設定(相対指定)が可能です。人事異動や組織改編の際、申請経路を変更しなくても上記のグループ情報、役職情報から承認者を自動で割り当てます。例えば、「総務 1 課」のユーザーE が申請を上げると 、『課長グループ』の中からユーザーEと同じ「総務 1 課」に所属しているユーザーF を見つけ、ユーザーF (ユーザーEの上長)だけが承認者として自動で表示されます。承認経路に、承認者の上長を個別に設定する必要はありません。

ワークフロー 申請の経路例イメージ
申請の経路例
ワークフロー申請者から見た上長割り当てイメージ
上長自動表示の仕組み

優先度設定優先度設定

「至急」で対応してほしい申請の場合は優先度を設定しよう

申請時に、優先度を「至急」を選択。承認者の申請書一覧画面に「至急」の表示がされて、スピーディーな対応を促進します。

rakumo ワークフロー申請時 優先度選択画面
申請時の優先度選択
rakumo ワークフロー申請書一覧での「至急」表示画面
申請書一覧画面に「至急」を表示

多言語(日英中)対応多言語(日英中)対応

日本語、英語、中国語(簡体)に対応しています

各ユーザーごとに、ユーザー画面では日本語・英語・中国語(簡体)、運用管理画面では日本語・英語を選択できます。合わせてタイムゾーンの設定も可能です。また、英語版のマニュアルを用意しています。

rakumo ワークフロー言語とタイムゾーン設定画面
言語とタイムゾーン設定
rakumo ワークフロー英語版の管理画面
英語版の管理画面

印刷用レイアウトに対応印刷用レイアウトに対応

必要に応じて2種類の印刷形式で印刷できます

タイムライン型 / 申請書と全ての申請経路を含む画面のイメージをそのまま印刷します。
クラシック型 / 申請書と処理をした承認者を記載した内容を印刷します。

rakumo ワークフロー申請書印刷レイアウト(タイムライン型)
タイムライン型
rakumo ワークフロー申請書印刷レイアウト(クラシック型)
クラッシック型

ローカルファイルの添付が可能(オプション)ローカルファイルの添付が可能(オプション)

Google ドライブを介さずに申請書に直接ファイルを添付

ローカルファイル添付オプションでは、申請書の作成時により直感的にファイルを選択・添付ができ、添付書類の内容変更を防ぐことが可能です。G Suite と同じ領域にデータをアップロードするため、安心・安全に情報を保管します。(通常の添付機能は、Google ドライブ内のファイルを申請書にリンクさせます)

rakumo ワークフローローカルファイル添付イメージ

添付ファイルをGoogle ドライブで 見る(オプション)添付ファイルをGoogle ドライブで 見る(オプション)

ダウンロードせずに閲覧。セキュリティリスクを軽減

申請書への添付ファイルの中身を確認する際は、ダウンロードするか、ダウンロードせずにGoogle ドライブで表示するか、または、併用が可能です。(ローカルファイル添付オプションが必要です)

テレワークでの働き方が広がる中、ファイルをダウンロードした端末の盗難・紛失は情報漏洩につながります。ダウンロードを禁止することで、セキュリティリスクを軽減できます。また、Googleドライブでの表示であれば自動でファイルが開くので、中身の確認が非常にスムーズです。

【注意事項】

Google ドライブ で表示できない形式のファイルは表示できません。ダウンロード方式を利用するか、両者の併用が必要です。

rakumo ワークフローの添付ファイルをGoogle ドライブで開く仕組み
rakumo ワークフロー 添付ファイルの閲覧方法設定画面
添付ファイルの閲覧方法設定画面

申請書類をZIP形式で一括ダウンロード(オプション)申請書類をZIP形式で一括ダウンロード(オプション)

ワークフローの監査対応やバックアップ対応に!申請書類をZIP形式で一括ダウンロード

ZIPダウンロードオプションは申請書類を一括で出力できますので、より効率的な運用が可能です(監査対応やバックアップ対応含む)。通常のCSVダウンロード機能は、申請内容、Google ドライブのファイル添付情報、ローカルファイル添付オプションによる添付ファイル名をCSVで出力させる機能です。

rakumo ワークフローZIPファイル一括ダウンロードイメージ

他システムと連携できるrakumo API(オプション)他システムと連携できるrakumo API(オプション)

他のサービスとAPIで連携。よりワークフローシステムの活用の幅が広がります

外部システムとの連携、Apps Scriptなどで rakumo のWEB APIをご利用いただけます。

rakumo ワークフロー他システムとのAPI連携イメージ

その他の機能はこちらからお試し頂けます

rakumo ワークフローの導入事例

ご利用料金

ワークフロー
月額
300
年額
3,600/ 1ユーザー
※料金は税別です。ご契約の際は12ヶ月単位での契約が必要になります。
※初期費用は不要です(マニュアルやサポート窓口(無料)のご利用により、お客様様ご自身で設定が可能です)。
※必要に応じて、導入支援サービスをご利用いただけます。

rakumo ワークフローが含まれるお得なセットプラン

rakumo Basicパック
月額 / 1ユーザー
600
390
年額4,680
rakumo シリーズの情報共有系サービスをまとめて導入できるお得なパックです。
  • rakumo カレンダー カレンダー
  • rakumo ワークフロー ワークフロー
  • rakumo コンタクト コンタクト
  • rakumo ボード ボード
rakumo Suiteパック
月額 / 1ユーザー
1,200
780
年額9,360
Google Workspace(旧 G Suite)版 rakumoシリーズ全製品をまとめて導入できるお得なパックです。
  • rakumo カレンダー カレンダー
  • rakumo ワークフロー ワークフロー
  • rakumo コンタクト コンタクト
  • rakumo ボード ボード
  • rakumo ケイヒ ケイヒ
  • rakumo キンタイ キンタイ
※料金は税別です。ご契約の際は12ヶ月単位での契約が必要になります。

お役立ち資料