ワークフロー
公開 2021.08.24

内部統制を強化! ワークフロー活用のメリット・導入事例を紹介

ワークフローシステムを導入すると社内に散らばった業務が整理され、業務効率化につながるだけでなく、企業の内部統制の強化も促進できます。2008年度から内部統制報告制度がはじまり、株式上場している企業などは内部統制に関する報告も義務となっています。

今回はワークフローによる内部統制効果とはどういったものか、なぜワークフローシステムで内部統制を強化できるのか詳しく解説します。

内部統制とは

内部統制とは、企業の事業目標を達成するために必要なルールや仕組みを整理して、法令順守や資産の保全を意識しながら適切に運用することです。
金融庁によると、内部統制は次の4つの目的が合理的に保証されるよう業務に組み込み、組織内のメンバーによって遂行されるプロセスを指します。

内部統制で保証されるべき4つの軸

  • 業務の有効性及び効率性
  • 財務報告の信頼性
  • 事業活動に関わる法令等の遵守
  • 資産の保全

また、内部統制は次の6つの基本的要素から構成されています。

内部統制の基本的要素

  • 統制環境
  • リスクの評価と対応
  • 統制活動
  • 情報と伝達
  • モニタリング(監視活動)
  • IT(情報技術)への対応

参考 : 金融庁 企業会計審議会 第15 回内部統制部会 資料 1-1

内部統制の必要性

内部統制は株式上場している企業の審査基準の一つとなっており、対外的に事業内容が適切かつ合理的、信頼性高く運用されているか判断される際に必要なものです。内部統制報告制度によって、内部統制報告書が義務化されている企業でなくとも、企業の透明性を高めるために内部統制は必要不可欠です。

裏を返せば、内部統制が行われていない企業は次のようなリスクが発生すると考えられます。

  • 業務の進め方が非効率的
  • コンプライアンスが守られず、法令違反や社会倫理からそれた事業運営を行う。
  • 不正が横行し、財務報告書の改ざんが当たり前になり、社内外からの信用を失う

など

法令等で決められているから内部統制を行うのではなく、事業運営を正しく、有効的に進めるために必要なものととらえると良いでしょう。

ワークフローシステムで内部統制を行うメリット

内部統制に取り組む際は、ワークフローシステムを導入するとさまざまなメリットがあります。ワークフローシステムとは、紙媒体でやり取りしていた一連の業務の流れ(ワークフロー)を定型化・電子化できるシステムを指します。ワークフローシステムを活用するとペーパーレス化を促進できるだけでなく、内部統制を次の4つの観点から促進することが可能です。

業務内容・財政状況・社内ルールの可視化

ワークフローシステムを導入すると、社内の業務内容や部門ごとの財政状況まで細かく可視化できるため内部統制促進に効果的です。
ワークフローシステム上には、日常業務のワークフローから、社内外の契約関係のワークフロー、社内の部門間連携にまつわるタスクまで一括管理が可能です。リアルタイムですべての取引状況の履歴が残り、「誰がどの文書を用いて、いくらの取引を行っているか」など詳細にわたって可視化されます。事業の透明性が高まり、内部統制における「事業の有効性・効率性」の観点でメリットといえるでしょう。

申請・承認のログが残る

ワークフローシステムには、「誰がいつ」「何の書類に」「どのような対応(申請や承認)」をしたのか記録が残るため、監視がしやすくなります。ワークフローシステムを導入していないと、誰のところで書類が止まっているのか、誰が押印や承認などのアクションをしたのかがわかりづらいです。

ワークフローシステムは修正履歴、やり取りすべてが記録されるうえ、書類データそのものも保管できるため内部統制を強化しやすいのです。

改ざんや不正防止ができる

ワークフローシステムの記録は改ざんが難しいため、不正防止につながり内部統制に役立てられます。例えば、紙の書類を複製して不正な内容を記入した場合、証拠が残りづらいですが、ワークフローシステム内で書類を複製したり、内容を変更したりすると時系列で記録が残ります。そのため、誰かが改ざん目的でデータ書き換えをしても、ログをたどることが可能です。
改ざんや不正の抑止効果があるため、内部統制のためにもワークフローシステムの導入は必須といえます。

ミスも減らし監査対応もスムーズになる

ワークフローシステムを活用すれば、社員の属人的なミスも減り、さまざまなタスクの効率化が期待できます。人的なミスを減らし、健全な事業運営ができるようになれば監査時の対応もスムーズになるでしょう。
ワークフローシステムを導入していないと、タスク管理やミスの確認は社員任せになってしまいます。ワークフローシステムがあれば、対応不備が多い社員の特定も可能で、ミスが多い社員にはアラートを出したり、改善を促したりできます。

内部統制強化するなら rakumo ワークフロー

内部統制を強化し、健全な事業運営を行うためにはワークフローシステムが欠かせないことがわかりました。Google Workspace と連携している rakumo ワークフロー であれば、導入もスムーズかつスマートフォン対応もしているので利便性が高いです。rakumo ワークフローの機能と内部統制強化の事例についてご紹介します。

rakumo ワークフローの機能

  • 柔軟な経路ステップ設定が可能(承認・回覧・分岐・スキップ・代理)
    承認、却下、差し戻し以外にも第3者の回覧ステップを追加したり、経路の変更や代理申請をしたり自由度が高いです。柔軟に設定できる一方、権限設定を自社で管理できるため、誰かが勝手に承認することや不正を未然に防ぎます。
  • 申請書類をZIP形式で一括ダウンロード(オプション)
    rakumo ワークフローでは、申請書類を一括ダウンロードができます。紙で文書を保管すると、キャビネットから1枚1枚探さなければなりませんが、ワークフロー上で文書管理を行えば監査対応時も安心です。

内部統制強化の事例 : 株式会社識学

rakumo ワークフロー を導入して内部統制の推進につながった企業事例をご紹介します。
識学様は、rakumo ワークフロー を導入した後にマザーズ上場を果たしますが、上場時の内部監査で「承認時期と実行時期の差異、その事案の特性や金額での承認フロー・承認基準の適切性等」などを確認されたそうです。上場前から rakumo ワークフロー を導入していたため、慌てることなく過去のデータを集め、提出することができました。
内部統制は上場後に必要なものではなく、上場前の小規模な組織体制のときから行っておくべきと実感されたとのことです。

株式会社識学様
https://rakumo.com/casestudy/shikigaku/

まとめ

事業効率性を高め、社内外への財務・経営状況の透明性を伝える要素である内部統制には、ワークフローシステムの活用が必要です。ワークフローシステムは属人化された業務を定型化し、取引をスムーズにするメリットもありますが、細かい権限設定やモニタリング機能により、内部統制強化が期待できるのです。ワークフローシステムを導入する際は、Google Workspace と連携性の高い rakumo ワークフロー を、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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脱属人化
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