G Suiteとは | 業務効率を上げるGoogleのグループウェア

業務効率向上に！ G Suite の機能・導入メリット

「Gmail は知ってるけど、他のツールが使いこなせるか分からない」「興味はあるけど、なんとなく導入が難しそう」
「うちの会社で使いこなせるか分からない...」「どんな場面で使えばいいの?」
そんな不安や疑問にお答えするべく、 G Suite の機能や導入のメリットについて解説します。

INDEX

G Suite とは？
G Suite でできること

G Suite 利用料金
rakumo が支援する G Suite サポートサービス
G Suite 導入・活用に役立つホワイトペーパー
G Suite の使いこなし情報
G Suite の導入事例

G Suite とは？

G Suite とは、Google が提供するビジネスに最適化されたソリューション。
すべてクラウド上に構成されたグループウェアなので、パソコンとインターネットの環境があれば、
距離や時間に関係なく、どのデバイスからでもリアルタイムで利用することが可能。
企業の生産性向上・効率化・チームコラボレーションに貢献します。

G Suite のサービス一覧

G Suite を導入すると、下記のサービスを利用できます。
ただし、Cloud Search と Valut は G Suite Business エディション以上に加入する必要があります。

情報共有

Gmail: 独自ドメインが利用できる高機能メーラー

Google カレンダー: オンラインで利用できるスケジューラー

Google Chat（旧名：Hangouts Chat）: ビジネスに最適化されたチャットツール

Google Meet(旧名：Hangouts Meet）: ビジネスで使えるビデオ会議ツール

ファイル作成

Google ドキュメント Google スプレッドシート Google スライド: コラボレーションに最適なで使える文書作成・表計算・プレゼンテーションツール

Google フォーム: 公開可能なアンケートフォーム

Google Keep: オフラインでも使えるメモ帳

Google サイト: サイトを簡単に作成できる

Jamboard: 共同作業に適したデジタルホワイトボード

情報の保管＆アクセス

Google ドライブ: ファイルの保管・共有ができるストレージ

Cloud Search※: G Suite™ 内の情報を横断検索できる

情報の管理

管理コンソール: ユーザの追加、端末の管理、セキュリティ設定、2段階認証プロセスやセキュリティキー設定、リモートロックもができる管理機能

Valut※: データを保護して安全に保管するアーカイブ機能

※ G Suite Business エディション以上で利用可能

G Suite のセキュリティ

Google が実施しているセキュリティ対策

安全性の高いクラウドインフラストラクチャを運用

Google は、独自設計のデータセンターやサーバーから大陸間でデータを転送する海底ファイバーケーブルまで、世界で最も安全で信頼性の高いクラウドインフラストラクチャを運用しています。

高度なセキュリティ管理機能

2段階認証プロセスや SSO といった高度なセキュリティ機能、ユーザーアカウントの詳細な管理機能を利用することが可能です。

データは複数のデータセンターに分散

G Suite のデータは、複数のデータセンターに分散しているため、火災や災害の発生時には、他の安定した安全なデータセンターからデータを自動的かつスムーズに利用できます。

24時間体制の監視を実施

常時監視も行なっているのでデータ保全やハッキング対策など、一般企業以上の対策がとられています。

G Suite の導入のメリット＆デメリット

G Suite を導入するにあたって、知っておきたいメリットとデメリットはこちらです。

初期導入のコスト負担が軽い

G Suite はインターネット接続環境とデバイスだけあればすぐにでも利用が可能になります。サーバーのハードウェアなどを用意する必要はないので初期投資は安くなり、導入も速いため、短期間で稼働を開始することが可能です。

運用負担が少ない

社内にサーバを置くと、システム運用の担当者に負担がかかりますが、G Suite なら運用を Google にお任せできます。サーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用などの運用業務はほぼないので、企業のシステム運用負担を大幅に軽減できます。

セキュリティが向上する

一般企業のデータセンターが、Google のデータセンターと同じレベルのセキュリティを保つことは容易ではありません。Google のサービスを提供しているデータセンターでは、セキュリティの専門家によって、グローバルに堅牢なインフラストラクチャを展開しています。

ビジネスの効率が上がる

ファイルの同時編集機能や、優れた検索機能により、ビジネスシーンの無駄な時間を徹底的に削減。働き方改革をサポートします。

インターネット環境が必須

G Suite はクラウド上で運用するサービスなので、原則インターネットの環境がないと利用ができません。何かの理由でインターネットが使えなくなってしまうと業務がストップしてしまう可能性があります。
※オフラインでも利用可能な機能もあります。

ある程度のリテラシーが求められる

使い慣れてしまえばとても便利な G Suite™ ですが、機能が豊富なのである程度インターネットのリテラシーがないと戸惑うことがあるかもしれません。もし社内のリテラシーに不安がある場合は段階的に導入することをおすすめします。

G Suite でできること

プライバシーと安全性に配慮したビジネス用メール Gmail

Gmail は無償で利用する場合「ユーザー名@gmail.com」のようになりますが、 G Suite に加入すれば独自ドメインで利用することができます。つまり、今使っている会社のメールアドレスを変更することなく Gmail をメーラーとして使うことができます。この点はビジネスで利用するユーザーにとっては大変重要なポイントと言えます。迷惑メールも強力なフィルタでしっかりとブロックしてくれるので、厄介なスパムメールに煩わされることもありません。

チームでのご利用に最適な統合型オンラインスケジューラー Google カレンダー

スケジュールの管理ができるサービスです。パソコンをはじめ、スマートフォン、タブレットなどのデバイスからのアクセスが可能で、設定した日時にアラームを設定しておくと、アラートを出してリマインドしてくれます。もちろん、チームでカレンダーを共有してスケジュールや、仕事の進捗を確認し合うこともできます。ミーティングなどの複数のメンバーが参加するイベントがある場合は、招待機能を使ってスケジュールを共有できます。

チーム向けに設計されたメッセージングプラットフォーム Google Chat

ビジネスに最適化されたメッセージプラットフォーム。ダイレクトメッセージからグループの会話まで、チームが簡単かつ効率的に共同作業を行えるようサポートします。専用の仮想ルームやスレッド化された会話により、効率よく進捗状況やフォローアップ作業を行うことができます。

ビジネスで使えるビデオ会議ツール Google Meet

Google Meet を使えば、どこにいてもお互いの顔を見ながらチームメンバーとコミュニケーションが取れます。端末とインターネットさえあればどこにいても会議ができるので、時間的コストの短縮と、距離の制約を超えた円滑なコミュニケーションを実現します。また、ビデオ通話中にスプレッドシートやドキュメントなどが画面上で共有できるので、資料を使ったすり合わせを行なう際にも便利です。

チームで使える文書作成・表計算・プレゼンテーションツール Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド

Google ドキュメントは Windows ソフトでいうところの Word、スプレッドシートは Excel、スライドは PowerPoint に相当するツール。ブラウザ上で動作するので、インターネット環境があればどこでもアクセスしてデータの作成や編集が可能です。複数のユーザーで1つのファイルを同時編集できる、コラボレーションに最適化されたツールです。データは自動で Google ドライブに保存されるので、作業中のデータを失ってしまう心配もいりません。

公開可能なアンケートやフォームを簡単に作成 Google フォーム

Web 上に公開可能なアンケートフォーム。アンケートやお問い合わせなどのフォームを簡単に作成できます。リアルタイムで集計ができるので手動で結果をまとめる手間は不要です。また、回答を Google スプレッドシートに自動で書き出すことができるので、そのままデータを分析できます。

チームでも共有できるメモアプリ Google Keep

複数のメンバーでの共有も可能なメモアプリ。オフラインでも利用できます。ユーザーインターフェースが直観的で、音声メモも使えるため出先でも素早く重要事項を記録しておくことができます。音声で記録したものは自動的に文字変換されるので、音声のテキスト起こしの手間もありません。Chrome ブラウザから直接入力できる拡張機能やリマインダー機能などが備わっており、使い勝手も抜群です。

専門知識がなくても Web サイトが作れる Google サイト

HTML や CSS、あるいは Javascript といった専門的な WEB の知識がなくても、簡単に WEB サイトを作成できるツールです。テンプレートからデザインを選んでサイトをカスタマイズすることも可能なので、直感的に Web サイトを作成できます。共有権限を与えれば複数のユーザーでサイトを構築できるので、チームで協力をしながらサイトを作成することが可能です。自社のポータルサイトや情報共有用のサイト、あるいは部署内の情報管理サイトなど、さまざまなイントラネット構築に役立ちます。

アイデアを視覚化するデジタルホワイトボード Jamboard

4K タッチスクリーン機能を備えた 55 インチのクラウド型デジタルホワイトボード。Jamboard 上では、メモ、テキスト、画像などを作成することができます。また、Jamboard は G Suite と連携しているので、Jamboard の画面は会議室の外にいる G Suite のユーザーとリアルタイムに共有ができます。

あらゆるファイルをオンラインで一元管理 Google ドライブ

オンラインで利用できるストレージサービス。Business エディション以上は容量無制限で利用が可能です。Google ドライブにはこのような特長があります。

いつでもどこでもファイルにアクセス可能

スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでも簡単にアクセスして編集ができる

使いやすい共有機能

Google ユーザーとファイルを簡単に共有できるので、コラボレーション作業がスムーズ

Google ドライブ形式ファイルは容量無制限

スプレッドシートやドキュメントのような Google ドライブ形式のファイルはドライブ上の容量を消費しません。

G Suite 内の情報を横断検索 Cloud Search ※

人工知能を活用した G Suite 全体の横断的な検索を可能にするサービス。Gmail、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、カレンダーなどに含まれるデータを包括的に検索する機能や、その日の業務に関連する情報を提供するアシスタント機能を備えています。欲しいファイルがあれば Google Cloud Search にキーワードを入れるだけでいつでもどこでも、必要な情報にアクセスすることができます。

※ G Suite Business エディション以上で利用可