Google Workspace とは | 業務効率を上げる Google のグループウェア

業務がよりスムーズに！ Google Workspace の機能・導入メリット

「Gmail は知ってるけど、他のツールが使いこなせるか分からない」「興味はあるけど、なんとなく導入が難しそう」
「うちの会社で使いこなせるか分からない...」「どんな場面で使えばいいの?」
そんな不安や疑問にお答えするべく、 Google Workspace の機能や導入のメリットについて解説します。

INDEX

Google Workspace とは？
Google Workspace でできること

Google Workspace 利用料金
rakumo が支援する Google Workspace サポートサービス
Google Workspace 導入・活用に役立つホワイトペーパー
Google Workspace の使いこなし情報
Google Workspace の導入事例

Google Workspace とは？

Google Workspace のサービス一覧

Google Workspace を導入すると、下記のサービスを利用できます。
Cloud Search は Business Standard / Business Plus / Enterprise プラン、
Valut は Business Plus / Enterprise プランに加入する必要があります。

情報共有
サービス	機能詳細	利用できるプラン
Gmail	独自ドメインが利用できる高機能メーラー	すべてのプラン
Google カレンダー	オンラインで利用できるスケジューラー		すべてのプラン
Google Chat	ビジネスに最適化されたチャットツール		すべてのプラン
Google Meet	ビジネスで使えるビデオ会議ツール		すべてのプラン
Google Currents	企業向けSNSサービス		すべてのプラン

ファイル作成
サービス	機能詳細	利用できるプラン
Google ドキュメント	コラボレーションに最適な文書作成・表計算・プレゼンテーションツール	コラボレーションに最適な文書作成ツール	すべてのプラン
Google スプレッドシート		コラボレーションに最適な表計算ツール		すべてのプラン
Google スライド		コラボレーションに最適なプレゼンテーションツール		すべてのプラン
Google フォーム	公開可能なアンケートフォーム	すべてのプラン
Google Keep	オフラインでも使えるメモ帳	すべてのプラン
Google サイト	サイトを簡単に作成できる	すべてのプラン
Jamboard	共同作業に適したデジタルホワイトボード	すべてのプラン

情報の保管＆アクセス
サービス	機能詳細	利用できるプラン
Google ドライブ	ファイルの保管・共有ができるストレージ	すべてのプラン
Cloud Search	Google Workspace 内の情報を横断検索できる	Business Standard / Business Plus / Enterprise

情報の管理
サービス	機能詳細	利用できるプラン
Valut	データを保護して安全に保管するアーカイブ機能	Business Plus / Enterprise
管理コンソール	ユーザの追加、端末の管理、セキュリティ設定、2段階認証プロセスやセキュリティキー設定、リモートロックもができる管理機能	すべてのプラン
Google エンドポイント管理	ユーザーのモバイルデバイス、デスクトップパソコン、ノートパソコン、その他のエンドポイント全体で組織のデータのセキュリティ高める機能	すべてのプラン	すべてのプラン

Google Workspace のセキュリティ

Google が実施しているセキュリティ対策

安全性の高いクラウドインフラストラクチャを運用

Google は、独自設計のデータセンターやサーバーから大陸間でデータを転送する海底ファイバーケーブルまで、世界で最も安全で信頼性の高いクラウドインフラストラクチャを運用しています。

高度なセキュリティ管理機能

2段階認証プロセスや SSO といった高度なセキュリティ機能、ユーザーアカウントの詳細な管理機能を利用することが可能です。

データは複数のデータセンターに分散

Google Workspace のデータは、複数のデータセンターに分散しているため、火災や災害の発生時には、他の安定した安全なデータセンターからデータを自動的かつスムーズに利用できます。

24時間体制の監視を実施

常時監視も行なっているのでデータ保全やハッキング対策など、一般企業以上の対策がとられています。

Google エンドポイント管理による組織のデータのセキュリティコントロール

ユーザーのモバイルデバイス、デスクトップパソコン、ノートパソコン、その他のエンドポイント全体で組織のデータのセキュリティを強化できます。

Google Workspace の導入のメリット＆デメリット

Google Workspace を導入するにあたって、知っておきたいメリットとデメリットはこちらです。

初期導入のコスト＆運用負担が軽い

Google Workspace はインターネット接続環境とデバイスだけあればすぐにでも利用が可能になります。サーバーのハードウェアなどを用意する必要はないので初期投資は安くなり、導入も速いため、短期間で稼働を開始することが可能です。また、運用面においてもサーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用などの業務はほぼないので、企業のシステム運用負担を大幅に軽減できます。

さまざまなデバイスからアクセス可能

Google Workspace はパソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからも操作可能。テレワーカーやフロントワーカーにも最適なサービスを提供します。

セキュリティが向上する

一般企業のデータセンターが、Google のデータセンターと同じレベルのセキュリティを保つことは容易ではありません。Google のサービスを提供しているデータセンターでは、セキュリティの専門家によって、グローバルに堅牢なインフラストラクチャを展開しています。

ビジネスの効率が上がる

ファイルの同時編集機能や、優れた検索機能により、ビジネスシーンの無駄な時間を徹底的に削減。また、統合型のワークスペースなのでブラウザを間を移行することなく複数のアプリケーションを使ったタスクをこなすことも可能です。

インターネット環境が必須

Google Workspace はクラウド上で運用するサービスなので、原則インターネットの環境がないと利用ができません。何かの理由でインターネットが使えなくなってしまうと業務がストップしてしまう可能性があります。
※オフラインでも利用可能な機能もあります。

ある程度のリテラシーが求められる

使い慣れてしまえばとても便利な Google Workspace ですが、機能が豊富なのである程度インターネットのリテラシーがないと戸惑うことがあるかもしれません。もし社内のリテラシーに不安がある場合は段階的に導入することをおすすめします。

Google Workspace でできること

プライバシーと安全性に配慮したビジネス用メール Gmail

Gmail は優れた検索機能を持つビジネス向けメールアプリ。フィルタ、アラート、AIによるスマートリプライなど高度な機能を備えたメーラーなので、業務におけるメール対応の負担を大幅に削減することが可能になります。また、Gmail は他のアプリとの強力な連携機能を備えており、Google カレンダー、Google Meet、GoogleChat などへ直接アクセス可能です。

※Google Workspace に加入すれば企業ドメインで Gmail をメーラーとして利用することができます。

チームでのご利用に最適な統合型オンラインスケジューラー Google カレンダー

個人や組織でのスケジュールの管理ができるサービスです。パソコンをはじめ、スマートフォン、タブレットなどのデバイスからのアクセスが可能で、設定した日時にアラームを設定しておくと、アラートを出してリマインドしてくれます。Google Meet との連携により、予定の作成からWeb会議のセッティングやメンバーの招待が簡単に行うことが可能です。

チーム向けに設計されたメッセージングプラットフォーム Google Chat

ビジネスに最適化されたメッセージプラットフォーム。ダイレクトメッセージからグループの会話まで、簡単かつ効率的な共同作業を強力にサポートします。さらに、Google Chat は手軽なテキストのコミュニケーションができるだけでなく、Google ドライブのアイテムを共有したり、bot という便利な機能も利用できます。

ビジネスで使えるビデオ会議ツール Google Meet

高品質なビデオ会議サービスです。複数のユーザー同士でビデオ通話ができるので、遠隔地にいる人と会議や面談を行ったり、Webセミナーを開いたりと、さまざまな使い方が可能。さらに Google Meet はビデオ通話だけでなくチャットや画面の共有、録画、字幕などとといったビジネスに最適な機能も充実しています。

企業向けSNSサービス Google Currents

Google Workspace ユーザー限定で利用できるSNSサービス。Currents を使用すると、ユーザー同士で交流を行なったり、連絡を取り合うことができます。

チームで使える文書作成・表計算・プレゼンテーションツール Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド

Google ドキュメントは Windows ソフトでいうところの Word、スプレッドシートは Excel、スライドは PowerPoint に相当するツール。ブラウザ上で動作するので、インターネット環境があればどこでもアクセスしてデータの作成や編集が可能です。複数のユーザーで1つのファイルを同時編集できる、コラボレーションに最適化されたツールです。データは自動で Google ドライブに保存されるので、作業中のデータを失ってしまう心配もありません。

公開可能なアンケートやフォームを簡単に作成 Google フォーム

Web 上に公開可能なアンケートフォーム。アンケートやお問い合わせなどのフォームを簡単に作成できます。リアルタイムで集計ができるので手動で結果をまとめる手間は不要です。また、回答を Google スプレッドシートに自動で書き出すことができるので、そのままデータを分析できます。

チームでも共有できるメモアプリ Google Keep

複数のメンバーでの共有も可能なメモアプリ。オフラインでも利用できます。ユーザーインターフェースが直観的で、音声メモも使えるため出先でも素早く重要事項を記録しておくことができます。音声で記録したものは自動的に文字変換されるので、音声のテキスト起こしの手間もありません。Chrome ブラウザから直接入力できる拡張機能やリマインダー機能などが備わっており、使い勝手も抜群です。

専門知識がなくても Web サイトが作れる Google サイト

HTML や CSS、あるいは Javascript といった専門的な WEB の知識がなくても、簡単にWEBサイトを作成できるツールです。テンプレートからデザインを選んでサイトをカスタマイズすることも可能なので、直感的に Web サイトを作成できます。共有権限を与えれば複数のユーザーでサイトを構築できるので、チームで協力をしながらサイトを作成することが可能です。自社のポータルサイトや情報共有用のサイト、あるいは部署内の情報管理サイトなど、さまざまなイントラネット構築に役立ちます。

アイデアを視覚化するデジタルホワイトボード Jamboard

4K タッチスクリーン機能を備えた 55 インチのクラウド型デジタルホワイトボード。Jamboard 上では、メモ、テキスト、画像などを作成することができます。また、Jamboard は Google Workspace と連携しているので、Jamboard の画面は会議室の外にいる Google Workspace のユーザーとリアルタイムに共有ができます。

あらゆるファイルをオンラインで一元管理 Google ドライブ

ファイルの保管、アクセス、共有を1つの安全な場所でまとめて行うクラウドストレージサービス。Google ドライブにはこのような特長があります。

いつでもどこでもファイルにアクセス可能スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでも簡単にアクセスして編集ができる
使いやすい共有機能 Google ユーザーとファイルを簡単に共有できるので、コラボレーション作業がスムーズ
Google ドライブ形式ファイルは容量無制限

スプレッドシートやドキュメントのような Google ドライブ形式のファイルはドライブ上の容量を消費しません。

Google Workspace 内の情報を横断検索 Cloud Search ※

人工知能を活用した Google Workspace 全体の横断的な検索を可能にするサービス。Gmail、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、カレンダーなどに含まれるデータを包括的に検索する機能や、その日の業務に関連する情報を提供するアシスタント機能を備えています。欲しいファイルがあれば Google Cloud Search にキーワードを入れるだけでいつでもどこでも、必要な情報にアクセスすることができます。

※ Business Standard / Business Plus / Enterprise プランで利用可

データを保護して安全に保管 Valut ※

Google Workspace のデータを保護して安全に保管するアーカイブ機能。会社にとって重要な情報を保持し、それを閲覧・検索可能な状態にします。法務部門で必要となるデータを収集し、社員の離職によるデータ損失を防止に役立ちます。

※ Business Plus / Enterprise プランで利用可能

組織に合わせて Google Workspace を管理管理コンソール

組織の Google Workspace を一元管理できる機能です。2段階認証プロセスやセキュリティキー設定、リモートロックも可能。ユーザーの追加、端末の管理、セキュリティなどの設定を簡単に行えるため、常にデータの安全が確保されます。

組織のデータのセキュリティ高める Google エンドポイント管理

あらゆるデバイスのデータを保護するセキュリティツール。Google エンドポイント管理を使用すると、ユーザーのモバイルデバイス、デスクトップパソコン、ノートパソコン、その他のエンドポイント全体で組織のデータのセキュリティを強化できます。スマートフォンの紛失やタブレットの盗難といった際には画面ロックや安全なパスワード設定を必須にしたり、デバイスまたは特定アカウントのワイプで Android や iOS 上の機密データを消去することが可能。Windows、Chrome OS、Linux、macOS の特定セッションへのアクセスをブロックすることもできます。