社内の情報共有はSNSでは危険？ 社内掲示板で業務効率化を図ろう

社内コミュニケーションの必要性

ビジネスの推進には、コミュニケーションが不可欠です。
情報共有や業務改善、若手社員の育成などビジネスシーンの大半は、複数の社員が関わる活動です。そのため、社員同士のコミュニケーションが良好であるほど業務は円滑に進みやすく、生産性や利益にプラスの影響を与えていきます。

テレワーク時の情報共有が重要な理由

テレワーク時は、社内の情報共有のやり方を注意しないと、以下のようなトラブルが起こる可能性があります。

■ テレワーク時の情報共有トラブル例

• 自分以外の社員の業務進捗が見えづらくなり、チームで連携して仕事を進めることが難しくなる
• 社員ごとに情報格差が生まれてしまう

同じオフィスに集まって仕事をしていれば、周囲の社員の仕事ぶりをすぐに確認でき、ちょっとした雑談でコミュニケーションをとることも容易です。しかしテレワークの場合、意識的に社員とコミュニケーションをとらないと、社員の状況がつかみにくくなります。

SNSやチャットで情報共有を行っている企業もありますが、SNSはタイムラインの流れが早いため、重要な情報を見逃してしまうリスクも高いです。受け手によって情報量に差が出てしまう可能性もあります。
そのためテレワーク時は、今まで以上に情報共有の仕方を考えなければなりません。

社内の情報共有がうまくいかない理由3つ

テレワーク時の情報共有がうまくいかない、代表的な理由を3つご紹介します。

更新頻度の高い、メールやSlackなどのみで情報共有している

メールやSlackでの情報発信やFacebookやLINEグループなどSNSを活用する方法は、気軽に投稿がしやすくスピード感もあって便利です。しかし、メールやSlackでの情報共有には限界があります。
メッセージを送った相手の受信箱は、日々さまざまな仕事のメールで溢れているかもしれません。また、FacebookやLINEをプライベートでも使用している方もいるため、業務連絡とプライベートの連絡が混ざってしまい、大事な情報を見落としてしまうリスクもあるのです。

オンラインのツールは「気軽さ」「スピード感」のメリットがある一方で、情報の更新が激しく重要な情報伝達には不向きな場合があると理解しましょう。メールのタグ付けや保存機能、Slackのピン止めにも限界があるので、注意が必要です。

情報共有する日時や方法がバラバラ

社内で情報を共有する際に、特定のルールを決めていないことが弊害となっている場合があります。
「毎週月曜日は、定例MTGの中で人事から共有事項がある。」「月に1度は、営業事務から営業に向けて契約書周りのフロー改善についてお知らせをする」など、誰がいつ情報共有をするかルールを決めていないと、受け手が情報を見落とすリスクが高まります。

また、情報発信の日時をルール付けていたとしても、どのような方法で連絡をするか決めていないと確認ミスが起きやすいです。

決められた日時・曜日に、「会議の中で口頭説明」するのか、「メールやSlack」で共有するのか、電話で伝えるのかなど、細かく定めることが重要です。

情報共有が一方通行でコミュニケーションになっていない

情報発信する人が偏っている、または他の人が発言しにくい雰囲気があるときも、情報共有がスムーズにいきません。
情報発信する人が特定の人に偏ってしまうと、発信者から受け手へ一方通行のコミュニケーションとなり、十分な情報伝達が行われません。コミュニケーション不足が情報共有ミスにつながる可能性があるため、注意が必要です。

特定の人に偏らず、どんな社員でもオープンに意見をあげられる環境を整備し、情報共有を積極的に行う社風をつくることが理想的でしょう。

また、上司がどんな情報でも発信することに意味があると、明確に伝えることも大切です。ささいなことでも誰でも発信できる環境をつくるよう意識しましょう。

情報共有を確実に行うことの必要性

社内の情報共有をスムーズに行うことのメリットとはどのようなものでしょうか？本章では、情報共有の必要性について解説します。

まず、社内で業務に関する情報共有を積極的に行うことで、会社独自のナレッジが積みあがる利点があります。社員それぞれが「仕事でこんな工夫をした」「先日こんな失敗をした」など、良いことも悪いこともきちんと社内に共有すれば、業務上のノウハウが属人化されにくくなります。

また、情報共有を確実に行うことは業務効率化にもつながります。社内のどこを見ればどんな情報を得ることができるか、細かく決めて社員に広報されていれば、社員の探しものの時間を短縮することができます。
「〇〇の資料はどこにありますか？」「先日共有があった△っていつまでだっけ」と、社員が困ったときに、確実に求めている情報を見つけられる環境をあらかじめ用意しておくことが重要です。
しっかり環境が整っていれば、個別に二度三度と情報を伝達する手間もはぶくことができます。

情報共有をスムーズにするためのポイント

社内の情報共有をスムーズに行うために、次のポイントを意識してみましょう。

社内の情報共有に関するルールを作る。仕組み化する

毎週何曜日には〇〇の部署が全体向けに広報をする、このページを見ればリアルタイムで営業職向けの情報が更新されるなど、「誰がいつ、どのような手法で、誰に対して情報を共有するのか」というルールを作ると良いでしょう。

ルール通りに運用していけば、後から情報を確認する時でも、必要な情報を探すスピードがアップします。

グループ分け、タグ付けで情報を整理する

共有する情報をグループ分けして情報を整理すると、自分に必要な情報のみ受け取ることができます。たとえば、営業職がエンジニア向けの情報を受け取っても意味があまりありません。
これは「誰に」対して発信すべき内容なのか、事前に情報を分類して、グループ分け、タグ付けを行う習慣をつけましょう。
今すぐ見て欲しい情報と、今週中に見ておいて欲しいものを「緊急度」のレベルで分ける方法もおすすめです。緊急度で分ける際は、「至急チェック！」のグループやタグ付けをするとわかりやすいです。

リマインドを正しいタイミングで仕組み化

うっかり情報を見落とすことを防ぐために、リマインドを仕組み化するのも大切です。どんなに注意深く情報を見ていても、聞いた内容をうっかり忘れてしまうことはあるものです。

「社員向けの重要な情報は必ず〇日前にリマインドをする」とルールを決めておくのも良いですし、社員に1人、リマインド広報役をつくって、忘れそうな情報は定期的に再度共有してもらうなど仕組み化で解決しましょう。

さまざまな社内の情報共有をする方法

ここからは、一般的な社内情報共有の方法を改めて確認していきます。それぞれの情報共有手法のメリット・デメリットもあわせて解説します。

FAX

メリット

FAXの情報は紙の文書で残るので、メモをとる必要もなく見落としが少ない点がメリットです。図や表、写真などを用いて視覚的に伝えることもできます。

デメリット

そもそも家にFAXを置かない人も多いためテレワークに不向きです。
印刷代や、用紙の費用もかかります。

メール

メリット

ネット回線があれば、スマホやPCからいつでも送ることができます。

デメリット

画像やExcelなどのファイル添付をすると、その都度データを開いて保存するのは手間がかかるかもしれません。相手のメールフォルダに情報が埋もれてしまい、見落としのリスクもあります。
メール文章の作成・返信に時間がかかり、チャットのいいねマークのような気軽なリアクションが難しいです。

Googleサイト

メリット

専門知識がなくても簡単に社内共有用のWebサイトが作れます。無料で作成することができて、情報をためていけるので便利です。

デメリット

新しいGoogleサイトでは、ページ単位での閲覧権限制限ができないため、情報管理のコントロールが難しいでしょう。

チャットツール（Slackやチャットワークなど）

メリット

グループやチャンネルを作成し、受け手に合った情報を発信することができます。従来のメールよりも気軽なコミュニケーションがとれて、スピード感もあるのが魅力です。

デメリット

メールよりも送受信の回数が多くなりやすいため、その分重要な情報が流れていってしまう懸念があります。ピン止めやタスク管理できる個数は限られているため、使い勝手がやや悪い印象です。

SNSグループ（FacebookやLINE）

メリット

チャットと同じくスピード感をもって情報共有ができる点が魅力です。スタンプも活用できて、グループ分けも簡単にできます。利用料は無料です。

デメリット

FacebookやLINEのSNSは、プライベート利用している人が多いので、業務連絡と混ぜることに抵抗がある人もいるでしょう。「何か反応しなければ…」と心理的ストレス＝SNS疲れを起こす人もいます。

社内掲示板、社内SNS

メリット

ネット回線があればテレワーク中に自宅からもアクセス可能です。
掲示板のボード形式であれば、チャットや他のSNSグループのように情報が流れていかない点がメリットでしょう。
部署ごと、チームや階層別に掲示板を複数作成することもできて、画像共有やいいねボタンなどで、気軽なコミュニケーションが可能です。

デメリット

有料のものだと、社員1人あたり数百円～月額利用料がかかる場合があります。

社内掲示板ならrakumoボード

社内の情報共有のために、社内SNSやワークフロー、社内掲示板を使用する企業が増えています。今回は社内掲示板のサービスで代表的な rakumo ボード を紹介します。

■ rakumo ボードの基本機能、特徴について

rakumo ボード とは、社内での情報共有のために開発された社内情報ポータルです。見やすいインターフェイスで、ボードごとにすっきりと情報伝達ができます。

＜基本機能＞

• 見やすいカード型のメニュー表示
• PC、スマホ、タブレットなどマルチデバイス対応
• メールプッシュや回覧機能
• コミュニケーションを加速するグッジョブ機能やコメント機能
• GoogleDrive 連携… Google Workspace（旧G Suite）の拡張商品です
• rakumo カレンダー連携

等。ただ情報を貼り付けるだけでなく、重要なものはメールにてプッシュ通知を送ることが出来るため、リマインドもしやすく安心です。

社員の参加しやすさがポイント

社員に対して「情報共有をしなさい」という声掛けをしても、なかなか声は上がってきにくいものです。 rakumo ボード には、社員の参加しやすさを意識して設計したグッジョブ機能やコメント機能があるため、複数の社員を巻き込めるようになる点がメリットです。

情報の閲覧権限・管理もスムーズ

社内での情報共有の際には、必要な情報を特定の人だけに届けたい時もあるでしょう。 rakumo ボード は、タブに分かれたボードごとにアクセス権限を決めることができます。
情報に制限をかけて、しっかり管理できる点も魅力です。

まとめ

仕事のノウハウの属人化を防いで業務効率をアップするためにも、しっかりと運用ルールを決めて社内の情報共有を行うことが大切です。
メールや Slack などの情報共有では、大事な情報が流れてしまったり、コメントしにくかったりデメリットもあります。

rakumo ボード を導入することで、複数あった情報発信基盤を一元化することができますし、グッジョブ機能やコメント機能にてコミュニケーションを後押しすることも可能です。
テレワーク中の情報連携を強化したい企業は、ぜひ rakumo ボード を検討してみてはいかがでしょうか。