ワークフローとは？ワークフローシステムの導入効果や注意点まで基礎知識を解説！

ワークフローとは？

ワークフローとは、業務を行う際に発生する一連の流れのことです。企業で業務を進める際には、誰がどのタイミングで判断や処理を行うかがとても重要なポイントになります。企業で行う業務は、発注業務や請求業務など繰り返し行うものがほとんどです。決まった作業を行う場合、スタートから完了までの各段階で、誰が何をどのタイミングで行うかをあらかじめ決めておくことが、効率アップにつながります。また、複数の人が関わる業務やほかの部署とのやり取りが必要な業務の場合、上記の通り役割とタイミングを決めておけば、ミスを最小限に抑えられるでしょう。

このような業務上行われるやりとりの流れそのもの、あるいはその流れを図式化したものをワークフローといいます。

ワークフロー可視化のメリット

ワークフローを可視化し、定義することにはいくつかのメリットがあります。なぜなら業務の流れのどの部分に問題があるかということが明確になるためです。日常的に繰り返し行っているタスクの場合、問題がどこにあるのかはもちろん、流れの中に問題点があることにすらなかなか気づかないものです。当たり前のように行っているタスクをひとつひとつ洗い出すことによって、無駄な手順があることに気付き、どこで詰まっているかがわかります。そして改善方法を考え、業務に反映していくようにすると、効率よく回るようになるはずです。

また、提出書類の差し戻しが多い場合も、ワークフローの可視化が役立ちます。流れのどの部分に問題があるのかが明らかになれば、その部分を直すだけで差し戻しが劇的に減るでしょう。また、ワークフローを可視化することで、書類を誰に提出すればよいかわからず人に聞いて回るといった無駄な時間も減らせます。

アナログなワークフローに潜む問題点

ワークフローを可視化することによって問題点も可視化できるということを、先の段落で述べました。企業がワークフローにおいて抱える問題点は大きく4つに分けられます。

• 必要書類や承認者が明確でない
• 承認者の不在などでスムーズに進まないことが多い
• 進捗が分からないことで手間がかかっている
• 書類の記入・管理に手間がかかっている

いずれも無駄な時間、手間がかかってしまい、他の業務を圧迫してしまうといった問題につながっています。 こちらの記事ではアナログなワークフローにありがちな問題点とその改善方法について詳しく書かれていますので是非参考にしてみてください。

ワークフローシステムとは

ワークフローの問題点を解決するためには、従来のやり方を根本から見直す必要があります。従来のやり方で問題になるのは、主に「承認者が席を外していると待ち時間が発生し、業務がストップすること」「申請のたびに承認者が誰なのか確認しなければならないこと」「申請書の管理に手間がかかること」の3つです。これらの問題は、紙の書類を使用したり、申請書を電子化してメール送付したりしているうちは解消できません。ワークフローに潜む課題を克服するためには、ワークフローをスムーズにすることに特化したワークフローシステムを利用することが必要です。

業務のスタートからゴールまでの流れをシステム上で完結できるようにしたものをワークフローシステムといいます。端末操作だけで書類の記入や申請、承認などのアクションができるようになっているシステムです。申請する側が承認者をいちいち特定しなくても書類を提出できるため、申請するたびに承認者を確認していた手間を省くことができます。また、承認者は外出先から随時承認を行うことが可能です。ワークフローシステムを導入することは、業務がストップする時間を最小限に抑え、差し戻しを要するようなミスの発生や保管時の書類紛失を防ぐことにもつながります。

ワークフローシステムは大きく二つの種類に分けられるのですが、こちらの記事で違いを理解していただければと思います。

ワークフローシステムの種類

ワークフローシステムの種類は、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミスとは、自社内にサーバーを設置し、システムを構築する仕組みです。一方クラウド型はサーバーが仮想サーバーとなるため、オンプレミス型のように初期にサーバーやネットワーク機器の購入代がかかりづらい点が特徴です。

従来はオンプレミス型のシステムが主流でしたが、初期コストの低さや使用開始までのスピード感、カスタマイズ性の高さから、近年はクラウド型のワークフローシステムの利用率が高まっています。ただし、どちらにもメリット・デメリットが存在するため、自社の状況に合わせてどちらの種類のワークフローシステムを決めていくのが良いでしょう。

オンプレミス型の場合、自社内にサーバーを設置するため、外部サーバーを利用するクラウド型では難しい独自のセキュリティ対策を講じることが可能です。機密性の高い情報を取り扱う場合でも安心して利用することができます。

また自社内での管理になるため、システムを自社運用に合わせて構築することが可能です。 ただし、クラウド型とは異なり自社内でサーバー等の保守・運用を行う必要があり、保守担当者の確保が必須になります。そのほかにもシステムバージョンアップデートに伴う追加コストが発生する可能性もあるため、運用・保守にかかる人的リソースやコストをしっかりと算出した上で導入すると良いでしょう。

一方クラウド型の場合、導入時のコスト抑えられる、スピーディーに導入することができるといったメリット以外にも、基本的なシステムメンテナンスだけでなく、システムバージョンアップデートへの対応も、多くのベンダーが無償で行ってくれることが多いです。

また最近では数多くの外部ツールとの連携ができるワークフローシステムが増えており、カスタマイズ性も高まってきています。セキュリティ面においても厳重な対策を行っていることがほとんどなので、自社内でセキュリティ対策の工数を割くことが難しい場合でも、安心して利用することができます。

ワークフローシステムを使うメリット

従来のやり方で進めていた業務を、ワークフローシステムで行うようにすると、何がどのように変化するのでしょうか。この段落では、ワークフローシステムを導入した場合のメリットについて解説します。

進捗管理ができる

紙の書類で申請を行う際の大きな問題の1つが、進捗状況を把握しにくいという点です。書類がどこで止まっているのかがわからないため、申請が無事通ったと思っているところに書類が差し戻され、1からやり直しになってしまうことも少なくありません。その点ワークフローシステムを利用すると、システム上で進捗状況を簡単に確認することができます。情報の一元化が可能なワークフローシステムでは、進捗管理もシステム上で行うため、処理がどの段階まで進んでいるのかが一目瞭然です。

進捗状況がわかりやすいということは、申請者だけでなく、それ以外の人にもメリットがあります。たとえば、申請した本人の場合、自分の行った申請が通っているのか、途中でストップしているのかがわかるので安心です。また、誰の承認待ちでストップしているのかが可視化されるため、承認者が放置する時間が短くなり、流れがストップするのを最小限に抑えられます。承認者側は急かされるだけではなく、他の業務の手を止めて承認を行う必要がなくなり、自分のタイミングで承認を行えるようになる点はメリットです。

必要書類がすぐ見つかる

ワークフローシステムを利用すると、「この申請をするためにはどの申請書を使用すればよいのだろうか」という迷いが起こりません。検索性に優れているため、申請内容に対応した必要書類がすぐに見つかります。ワークフローシステムが最新の状態に更新されていれば、申請に必要な書類も最新のものが提示される点は大きなメリットです。

似た申請内容でも条件によって必要な書類が異なる場合や、書式が異なる申請書が多数存在する場合などは、特にワークフローシステムを利用すると便利です。指定した条件に合わせて必要な書類を的確に提示してくれます。必要書類が複数ある申請の場合、提出書類が足りず、後日追加提出を求められるというケースが少なくありません。書類の提出が遅れることで、完了までの時間が余分にかかったり受理されなかったりすることもあるので、最初から必要書類がすべて提示されるメリットは大きいといえます。

意思決定がスムーズでスピーディーに完了できる

紙の書類をやり取りする場合、承認者が席にいるかどうか、すぐに対応してもらえそうかどうかなど、事前に確認しなければならないことがたくさんあります。特に、承認者が席を外しているときなどは、戻ってくるのを待たなければなりません。出張や長期休暇で不在の場合には、何日も待つことになります。これが紙の書類をやり取りするうえでとても厄介な点です。

ワークフローシステムの場合、承認者がいるかどうかを確認しなくても申請を送ることができます。申請を送ると間もなく承認者に通知が届くため、承認者は自分のタイミングで承認することが可能です。承認ボタンを押すなど外出先でも短時間でできる方法が採用されているので、承認待ちに費やしていた無駄な時間はかなり減ることになるでしょう。

また、紙の申請では承認を得るまでに長い時間を要する稟議も、ワークフローシステムで電子化することによって上記の理由から時間の短縮が図れます。 稟議を電子化することのメリットについて知りたい方はこちらの記事をお読みください。

ペーパーレス化でコストを削減・管理の場所の節約

紙の書類をやりとりするためには、あらかじめ書式を決め、申請用紙などを作成しておく必要があります。申請のたびに必要な枚数だけ印刷することもできますが、あらかじめ申請用紙などを用意しておき、必要に応じて利用できるようにしておくのが一般的です。事前に書式の異なる申請用紙を多数用意しておく必要があるので、紙代やインク代など書類の準備だけでもコストがかかります。中にはめったに使われない書類もあり、法律や社内ルールが変わるたびに書式の変更が必要になることも少なくありません。そのような書類は、せっかく印刷してもコストの無駄遣いになりやすい点が問題です。

その点、ワークフローシステムに移行してペーパーレス化を進めると、紙代やインク代など消耗品にかかるコストを浮かすことができます。申請に紙を使わなくなれば、机に申請書の山ができて散らかることもなくなり、完了後の書類を保管する手間や保管に必要な場所の確保も不要です。

またペーパーレス化に伴い、押印の必要もなくなります。押印文化をもどかしく感じている方はぜひこちらの記事も参考にしてください。

事務作業以外の本来の業務への集中

書類作成などの事務作業は手間や時間がかかります。事務専門の職員以外が行う場合は、本来の業務に費やす時間を削ることになり、支障をきたすことも少なくありません。たとえば、営業部門では発注書や見積書など日常的に作成する書類の種類が多く、営業職が自ら書類を作成しなければならない場合もあります。そのような職場では、営業職が書類作成に追われてしまい、本来の業務に十分な時間をかけられません、書類作成だけでなく、書類の承認にも時間がかかってしまうと、よほど効率よく活動しなければ営業成果を上げるのは難しくなってしまうでしょう。

その点、システムを導入し、これまで時間のかかっていた見積もり承認などの作業を効率化できれば、無駄な時間を大幅に減らすことができます。短時間で簡単に作成できれば、外回りからオフィスに帰った後、大量の事務作業に追われることもなくなるでしょう。簡単な操作によって短時間で完了させられれば、負担感も減らすことができるうえに、本来の業務にも集中することができ、一石二鳥です。

特に人事異動の時期のワークフローの見直しはかなりの業務時間を割かれている担当者の方が多いのではないでしょうか？ 人事異動の時期のワークフローの注意点に関してはこちらの記事をご覧ください。

働き方改革に役立つ

紙の書類は手渡しが前提です。そのため、申請者と承認者が揃っていないと申請できないことも多く、申請業務が多い時期は、休みを取ることもテレワークすることも難しくなります。急ぎの申請がある場合でも、承認者が長期休暇に入ってしまうと承認待ちのまま作業が何日もストップすることになるため、業務に支障がない範囲でしか休めないということにもなりがちです。

しかし、システムを導入すると、紙のように手渡しではないため、どこにいても申請や承認が可能です。出社しなくても承認可能なものに関しては、休み中でも承認を行えるので、仕事の進捗を気にせず休みを取りやすくなります。テレワークや子育て中でも外部から簡単に承認・申請ができるので、働き方改革を進めるのにも役立つでしょう。

テレワークの際に直前しがちな企業の課題については下記の関連記事で詳しく解説していますので、ぜひご一読ください。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムを使用すると、内部統制を強化できるメリットもあります。内部統制とは、社内で決められたルールや業務プロセスを適正に運用することを指します。

例えば、営業部で顧客提案の値引き決裁を行うときに、値引き率が5％以内なら直属の上長承認のみ、10％以内なら直属の上長に加えて部長承認が必要というルールが設けられていたとします。ワークフローシステムを導入していなければ、社員が急いでいたり、ルールを理解していなかったりする際に、部長承認を通さず決裁ルールが破られる可能性があります。

そのままルール破りを放置していると、承認を得ずに勝手に値引きを行う社員が増え、不正が起きやすい環境となってしまいます。内部統制が取れていない状態が続くと、コンプライアンス違反にもつながるリスクもあります。

ワークフローシステムを導入し、上記の値引き決裁のワークフローを登録しておけば、社員は必ずワークフローシステム上でしか決裁申請ができないようになります。そのため不正が起こりづらい体制を作ることができます。また紙の申請書では誰がいつどのように承認したのかが不明瞭になってしまい、申請書の改ざんがあったとしてもどこで発生したのかを特定することは困難です。ワークフローシステム上では常に操作が記録・可視化できるため、申請書類の改ざんも難しくなり人為的なミスも防ぎます。

その他にも監査の対応がスムーズになるといったメリットもあります。紙の申請書で管理している場合は、保管先から都度探さないといけない手間が発生します。一方でワークフローシステムを導入していれば申請内容や申請者など毎に検索する事ができるため、欲しい情報をすぐに手に入れることができます。このようにワークフローシステムを活用することで、内部統制やコンプライアンス強化を実現することが可能です。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、主に次の機能が備わっています。

• 入力フォーム作成機能
• 承認ルート作成機能
• コメント機能
• 多彩な通知機能
• 申請書の検索機能
• 外部システム連携機能

本記事では rakumo ワークフローシステムを例として、機能を紹介します。

入力フォーム作成機能

どのワークフローシステムにも基本機能として搭載されているのが、書類フォームの作成機能です。

rakumo 社が提供する rakumo ワークフローでは、誰でもイメージどおりの申請書を簡単に作成できるよう、ノンプログラミングで直感的に操作できる仕様になっています。 Google ドライブやローカルファイル（オプション）からファイルを添付することも可能です。

また様々なシーンで利用できる申請書テンプレートも豊富に取り揃えているので、１からすべて作らなくてもすぐにワークフローの運用を開始することができます。

承認ルート作成機能

ワークフローシステムでは、承認ルートを自由に設定が可能です。rakmo ワークフローでは、特定の申請書ひな形でのみ使用できる申請経路（専用経路）と、複数の申請書ひな形を用いて使用できる共有経路を組み合わせながら、独自の申請・承認経路を作成できます。

例えば小さい組織やワークフロー導入初期段階では、専用経路を活用してすぐにスモールスタート、大きい組織やワークフロー導入が進んできたら、共有経路を活用してより効率的な管理を行うといったことも可能です。

コメント機能

ワークフローシステム上にコメントが残せる機能です。差し戻しとなった理由を記載するだけでなく、「内容を確認しました！良い企画書ですね」など任意のコメントでコミュニケーションをとったりして、業務の進行を後押しします。

多彩な通知機能

ワークフローシステムには多彩な通知機能が備わっています。rakumo ワークフローでは、メールとSlack通知の設定ができ、両者を併用することで通知の見落としを防ぎます。

通知されるタイミングは、承認や確認依頼がきたときや、申請が完了したとき、差し戻しや却下となったときなどです。

また、申請者以外の社員も任意で通知受け取りの設定ができます。例えば、「自分が承認した申請書が、その後社内でどうなったか確認したい」「申請書に変化があった際に、その都度確認をしたい」場合に、rakumo ワークフローのフォロー機能を使えば誰でも通知を受け取れます。

承認者が申請書を編集したり、コメント付きで確認や承認をしたりしたときは、フォロワーのみに通知がされる仕様となっています。

申請書の検索機能

ワークフローシステムでは申請書類の検索もスムーズです。管理画面では、「承認」「確認」「差し戻し」「代理承認」といったステータスごとに書類をフォルダ管理できて、検索画面からフリーワード検索も可能です。

紙媒体でアナログに書類管理をしていると、誰が何の申請書を保有しているのか、いつ誰が申請を止めているのか可視化が難しくなってしまいます。ワークフローシステムを使えば申請書をなくさずに、社内で確実に管理できるのがメリットといえます。

外部システム連携機能

ワークフローシステムには、外部システムとの連携機能も備わっています。 rakumo ワークフローでは一部サービスでAPIを公開しており、REST形式のWEB APIとして実装されています。なお、扱われるデータはJSON形式です。

電子契約機能

rakumo ワークフローはクラウドサイン連携機能を標準搭載しています。社内の電子稟議を rakumo ワークフローで申請した後に、社外との電子契約をクラウドサインで行うことが可能です。 そのため、契約書に押印するためだけに出社するような「ハンコ出社」をなくすことができます。

ワークフローシステム導入の注意点

ワークフローシステム導入には多くのメリットがあります。しかし、同時に注意すべき点もあるということを忘れてはいけません。 例えば、新しいシステムの導入に慣れず、「以前のほうが楽だった」といった意見が出たり、システムを使いこなせない社員への頻繁なフォローアップが必要になったりすることもあります。その他にも、すでに用意されたワークフローシステムをそのまま導入するのではなく、これまでのワークフローを見直し、どこに問題があるのかを洗い出すところから始める必要があることなどが挙げられます。 こちらの記事ではワークフローシステム導入の際に置きがちな問題点とその原因、成功させるポイントについて説明しています。導入の際の参考にすると良いでしょう。

ワークフローシステムは「自社に合っているか」で選ぶ

ワークフローシステムを導入し、うまく業務の効率化を進めるためには、自社に合ったシステムを選ぶことが重要なポイントになります。しかし、複数のシステムを見比べて、自社にふさわしいシステムかどうかを判断することは決して容易なことではありません。自社に合うシステムを選ぶためには、システムそのものや承認経路、申請書などの設定を担当する人が、利用者それぞれの観点から利用しやすさを検討する必要があります。たとえば、管理者の観点では、異動を伴う組織変更に柔軟に対応できるもので、ワークフローを変更しやすいものが使いやすいと感じるはずです。一方、利用者は必要な申請書を探しやすく、経路もわかりやすいものを使いやすいと感じます。それぞれの立場で生じやすい課題が解決できるシステムであることが大事です。

ワークフロー上のどの問題点を解決したいのか、自社でよく使うファイル形式でアップロードできるか、勤怠管理システムや Google Workspace（旧：G Suite）との連携はできるかなどの面から検討すると、自社に合うものを選びやすいでしょう。その際、導入するワークフローシステムに合わせて自社のワークフローを変えることも忘れてはいけません。ワークフローシステムと自社のワークフローがかけ離れていると、導入後混乱が起き、ミスや不満の原因になりやすいので注意が必要です。

ワークフローシステムで業務効率化

業務の無駄を省いて効率アップを図るなら、ワークフローの可視化と改善が不可欠です。せっかく可視化や改善をするなら、紙からシステムへの移行のきっかけにしましょう。ワークフローシステムの導入を検討しているなら、rakumo ワークフローをおすすめします。Gmail や Google ドライブ、Google ドキュメントなど Google Workspace を導入している企業にぴったりです。承認の際にコメントを入れられるなど、コミュニケーションの活性化にも配慮されています。