ワークフロー
2020.05.21

申請・承認の押印を非効率と感じるなら!ワークフローシステムを導入!

社内の申請・承認のワークフローのなかに、深く根付いているものが「押印文化」です。この文化をなくせば、「業務がより効率的になるのではないか」と考えつつも、どうすれば押印をなくせるのかわからないという人も多くみられます。この記事では、申請・承認の作業をより効率化したいと考える人に向けて、押印をなくすための方法を紹介します。

ワークフローの中に根付いた印鑑

ビジネスシーンでは、印鑑を必要とするシーンが多くあります。具体的にいうと、外部との契約書や誓約書などです。さらに、請求書や社内の回覧板、申請書や稟議書などでも押印作業が必要になることが多い傾向です。申請から承認までの一連の業務の流れを、一般的に「ワークフロー」といいます。組織内では誰から業務がスタートし、誰が処理を行い、誰が完結させるのかを明確にする必要があります。このような業務の流れを把握するために、押印が必要になるのです。

ただ、押印作業にはそれなりの手間がかかります。社外とやりとりを行う書類であるならまだしも、社内手続きなどの場合は印鑑を使用せず、スムーズに処理を済ませたいと思う人も少なくありません。押印作業を省くことができれば、そのぶん業務の大幅な効率化が見込めます。

「承認の印鑑」の役割・必要性

多くの人が慣れ親しんでいる押印作業ですが、そもそも「印鑑の役割・必要性」とは何なのでしょうか。印鑑の役割は、簡単にまとめると「問題ないと考えた」という意思の表れです。さらに、「確かに自分本人の意思である」という本人確認も含まれているのです。書類などの内容に納得している証明として、個人に紐付いている「印を押す」ことになります。

また、生体認証にはないものとして、代理人が押印できるというメリットもあります。印鑑登録というシステムの存在そのものも、印鑑の効力の大きさを支えているといえるでしょう。印鑑登録された実印は、他人の悪用ではないことを証明する重要な役割を持っています。特に、大きなお金が動くような重要な契約の際には、必要となることが多いでしょう。

社内手続きで印鑑を使うことの課題

重要な手続きともなれば、印鑑登録された実印が不可欠かもしれません。しかし、日々の社内申請において実印が必ず必要かというと、疑問を持つ人もいるでしょう。印鑑を押すためには、まずデータを作成してから書類として印刷し、そこに押印する必要が生じます。これを毎日業務として続けるとなると、そのぶん紙代や手間がかかってしまうのが難点です。さらに、書類を保管する場合は、必然的にそのぶんのスペースが必要です。また、稟議書などの複数人の押印が必要なものの場合、誰かが不在だとそこで流れがストップしてしまいます。すると、ほかの人が手を付けることができず、大幅なタイムロスにつながる可能性があるのです。

それに、申請者からはどこで作業が止まっているのかわかりにくく、「誰に声をかければいいのかわからない」という事態を招くこともあります。社内手続きで印鑑を使うと、このように承認フローが非効率になるケースも少なくありません。承認フローの非効率は長期的に見ると、手間・時間・コストを無駄にしてしまい、働き方改革の妨げにもなり得るため、注意しましょう。

電子印鑑・電子署名とは? 法的効力は?

印鑑による承認フローの非効率の改善は、企業にとって大きな課題といえます。印鑑での承認作業をスムーズにする方法として、注目されているのが「電子印鑑」や「電子署名」です。

電子印鑑は、印鑑の陰影を電子化したもので印刷せずにパソコンの書類上に押印できます。社内承認業務では十分に利用できますが、電子印鑑はあくまでも陰影を画像として貼り付けただけなので、企業間取引においては証拠力に欠け、信頼できる証明とはなりえません。

かたや電子署名は、電子文書が正式なものであり、かつ改ざんされていないと証明するものです。法的効力があり、契約書や発注書といった重要書類で活用されるケースが増えてきています。

コロナウイルスの影響からテレワーク勤務となる企業が増えましたが、押印のための出社が足かせとなっているというニュースがクローズアップされました。企業間の重要契約などは、この電子署名による電子契約が今後ますます普及するとされています。

電子印鑑さえいらない!ワークフローシステムとは

ワークフローそのものを見直して業務効率化を図りたいなら、押印の必要すらない「ワークフローシステム」の導入がおすすめです。ワークフローシステムとは一体どのようなものなのか、詳しく見ていきましょう。

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、ワークフローをシステムに組み込んで申請・確認、また承認・却下をシステム上で完結できるものです。申請の種類に合わせた正しい書類・承認者・承認のためのルートを、あらかじめ設定しておくことができます。それによって、申請者は設定された書類のフォームに必要事項を記入し、ボタンを押すだけで申請作業が済むのです。そして、承認者のもとには通知が届き、システム上で内容を確認できます。内容をチェックし、問題がなければ承認ボタンを押せば完了です。このようなシンプルな手順で、承認作業を済ませることができます。

ワークフローシステムを基礎から理解するにはこちらの記事をお読みください。
ワークフローとは?ワークフローシステムを導入するポイントを基礎から説明!

「ログイン」しているから本人確認がいらない

ワークフローシステムでは、電子印鑑の必要がありません。なぜなら、ワークフローシステムでは「ログイン」が本人の証明となるためです。システムにログインしていることが前提となるため「なりすまし」の心配がなく、本人確認をする必要がありません。ワークフローシステムにおける申請・承認は、その当事者以外では閲覧や編集ができないようになっています。権限のない人が勝手に承認や改善を行うことができない仕組みになっているため、安心です。つまり、ワークフローシステムでの承認は「承認するという意思表示」と「本人確認」という印鑑の役割を担っているといえます。

ワークフローシステムその他のメリット

ワークフローシステムは印鑑がいらないこと以外にも、さまざまなメリットがあります。たとえば、「リモートワークの導入に役立つ」こともメリットの一つです。申請・承認がシステム上で完結できるというのは、つまりシステムにアクセスできれば、「離れた場所にいても作業ができる」ということになります。承認者が外出・出張などで会社の席にいなくても、承認をもらうことができるのです。リモートワークなど新しい働き方の導入や、業務の効率化にも役立つでしょう。

テレワーク導入に関してはこちらの記事をチェック
テレワークを導入したい!ワークフローシステムでテレワークの課題を解決

さらに、「進捗管理」にも一役買ってくれます。ワークフローシステムはステータスを確認できることが特徴です。稟議書などの承認フローが長いものであっても、誰のところで作業が止まっているのかが一目でわかります。また、データ化することによって「申請書類の保管場所に困らない」「申請者が過去の申請書類を検索・参照できる」というメリットもあります。このように、ワークフローシステムを取り入れると業務効率化・働き方改革・内部統制の強化など、多くのメリットを得られるのです。

ワークフローシステムを用いた稟議の電子化についての記事はこちら
稟議の回し方を変えて効率アップ!ワークフローシステムで稟議を電子化

コミュニケーションの温かみを残したいなら『rakumo ワークフロー』

印鑑の使用をやめて業務効率化を目指したいのなら、「rakumo ワークフロー」を活用することがおすすめです。「rakumo ワークフロー」は承認・却下のときにコメントや却下理由をつけることができます。顔を合わせなくても、コミュニケーション活性化を図れることが魅力です。また、代理で承認・申請ができることが特徴として挙げられます。申請に優先度を設定でき、業務状況に合わせた活用が可能です。それに加えて、「G Suite」と連携していることがメリットといえます。G Suiteを活用している会社は、あわせて利用することでさらなる生産性の向上を期待できるでしょう。

印鑑をなくして業務を効率化しよう!

印鑑には意思表示や本人確認などの重要な役割があります。ただし、毎日の業務で印鑑を使用する場合、業務が滞りやすいことが大きな課題です。このような問題を解消するためには、ワークフローシステムを活用することがおすすめです。印鑑の役割をワークフローシステムに引き継ぎ、業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。

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