勤怠管理
公開 2021.01.05

テレワークの勤怠管理の課題! 問題が起こる原因と解決策は?

働き方改革関連法案の施行やコロナウイルスの影響で、多くの企業がテレワークを導入し始めました。テレワークを導入することで、通勤時間や無駄な会議が減り、労働生産性が上がるという見方もありますが、社員の勤怠管理に不安を感じる企業も少なくありません。

本記事では、テレワーク社員の労働時間を管理する際に、どのような課題があるか整理し、テレワーク導入時の注意点や役立つツールをご紹介していきます。

テレワークに多くの企業が悩んでいる

企業がテレワークを導入するとき、何が一番の課題となるのでしょうか。
2020年に厚生労働省が行った調査によると、テレワークを実施した企業にとって、「労働時間の申告が適正かどうかの確認が難しい」「勤怠管理が難しい」といった点が課題として挙げられています。
テレワークを導入していない企業においても同様で、「できる業務が限られている」「情報セキュリティの確保が難しい」という理由の他に、「従業員の勤怠管理や在籍・勤務状況の確認が難しい」という理由よりテレワークを導入できていないという結果が出ています。
このように、テレワーク時における勤怠管理は多くの企業の課題になっています。

一方で、2020年12月現在では第3派のコロナウイルス拡大が起こっており、社員の安全のためにもテレワークへ移行する企業が増えることが予想されます。
トラブルや混乱を避けるためにも、テレワークに適した勤怠方法へ移行できるかどうかが重要になってきます。

テレワークでの勤怠管理の課題

テレワークでの勤怠管理について、具体的にどのような点に難しさがあるのでしょうか。
テレワークで働く社員の勤怠時間と勤務態度の管理、人事評価制度について、詳しく見ていきましょう。

勤務時間の管理について

勤怠管理とは、社員の出退勤時間を正確に把握し、時間外労働が何時間発生しているのか、欠勤日数や年次有給休暇の状況を管理することが目的です。

『テレワークでの5大トラブル、ガートナーが注意点を助言』によれば、テレワークの5大トラブルの1つとして「勤務時間を正確に把握できない」ことが挙げられています。紙の出席簿やオフィス出社を前提としないテレワークは、クラウド型の勤怠管理ツールなど代替手法が必要と指摘されています。

今までのように「会社にいる時間=労働時間」と計算ができなくなるため、本来社員の勤務時間はみなし制で考えていきます。しかし、PCやタブレットなど情報通信機器がリアルタイムで接続できる場合は、みなし制が適用されません。つまりテレワーク時にも正確な労働時間管理が必須になるということです。

※みなし制とは「みなし労働時間制度」の略語。事前に労使で決めた時間分を働いたとみなす制度のことです。

労使ともにストレスの少ない方法で、正しく勤務時間の管理をするためには、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。クラウド型の勤怠管理システムは、PCやタブレット、スマートフォンなどインターネット接続ができる環境があれば、リアルタイムで勤怠打刻が可能です。社員が勤怠管理システムの「出勤」ボタンを押せば、出勤時刻がシステムに即時反映されるため、離れた場所で働く上司も容易に管理ができます。

勤務態度の管理について

続いてテレワーク時の勤務態度について考えていきましょう。テレワークの勤怠管理を自己申告制にしてしまうと、さぼる社員が出てきたり、働きすぎでサービス残業が起こったりするリスクがあります。

勤務態度を管理したいからといって、PCカメラでの監視やオンラインツールで音声を繋ぎっぱなしにすることは得策ではありません。在宅で働く社員のプライバシー問題もありますし、なにより「監視されている」という心理的ストレスが社員の負担になってしまいます。
カメラ監視以外にも、朝・昼・晩やタスク完了ごとに、上司へ細かく報告をする方法もあります。報告頻度を上げれば勤務態度を管理できるという考え方もありますが、報告する手間や進捗確認する上司の工数を考えると、お互いに負荷がかかるばかりです。

このように、オフィス勤務とテレワークで同じ勤怠管理ルールが適用させることは難しいです。テレワークに合わせた新たな勤務制度や、勤怠管理ツールを取り入れていく必要があるでしょう。

人事評価制度について

テレワークでは、勤怠管理だけではなく人事評価も課題ととらえている企業が多いです。株式会社あしたのチームの調査によると全体の73.7%の方が、テレワーク時の人事評価は「オフィス出社時と比べて難しい」と回答しています。
テレワーク時に人事評価が難しくなる理由として、「社員の勤務態度が見えない」「成果につながる行動を細かく把握しづらい」「勤務時間を正確に把握しづらい」といった理由が挙げられました。

同調査では、管理職の半数以上がテレワーク時の人事評価制度を変えた方がいいと考えており、77%の方が「成果(数値結果)をもとにした評価制度を取り入れるべきでは?」と回答しています。
しかし、完全成果主義の人事制度は、プロセス評価が欠落してしまうため十分とは言えません。オンライン面談の実施や、出勤を前提にした人事制度そのものを見直し、テレワークに即した評価項目を新設する対応が必要でしょう。

また、勤務時間を正確に把握できないことが、人事評価にも大きな影響を与えるということが分かりました。効率的に勤怠管理ができるツールを導入するなど、テレワーク時の人事評価制度を整備していくことが求められています。

コロナウイルス状況下での勤怠管理の課題

働き方改革関連により多くの企業がテレワーク導入をしてきたものの、その多くはテレワークの対象を事業場外みなし労働制扱いの職種に限定するか、個人作業の持ち帰りに留めた簡易的なテレワーク導入でした。
コロナウイルスの影響で全社員がテレワークを求められるようになり、テレワークの導入展開の中でも最もレベルの高い「顧客やパートナー企業など、外部とのコラボレーション環境の利用を許可している」状態まで、急いで引き上げる必要が出てきました。

また異例の事態であるコロナ禍では、テレワーク対応が急務であったこと以外にも、さまざまな課題が出てきています。

家庭と仕事の境目がない

コロナ禍のテレワークでは、家庭と仕事の境目が曖昧になるため、多くの社会問題が生まれました。

まずひとつ目に、コロナウイルスの影響で保育園・学校・デイケアサービスが休業し、仕事と家事・育児・介護を両立しなければならない家庭が急増しました。
起床後に家事をこなし、業務開始→自分の昼食時間はままならず子どものご飯や世話→業務に戻りテレカン→夕飯の買い物と家事をこなして→夜間に終わらなかった業務を行う…というように、仕事とプライベートのオンオフが無くなり、勤怠管理が実態を反映しきれない状況が生まれています。

次に、家庭内に通信環境やワークスペースが整っていないことが、テレワークの大きな問題となりました。緊急事態宣言で在宅勤務が急務になり、急いでテレワークに移行したため、通信環境やオフィスチェア・テーブルの準備ができない人も多くいたためです。

また、1つの部屋の中で夫婦が別々のテレカンに同時に入るなど、普段家にいないパートナーが在宅勤務となることで、私生活にストレスが増えたというアンケート調査もあります。

参照 : 『約4割はコロナ離婚を考えている?「在宅勤務で家にいるのに家事をしない」など、離婚につながる事例と年齢別傾向。生の声をそのまま公開します』

このように、コロナ禍のテレワークは家庭ごとの事情が大きく異なるため、今までの勤怠管理ルールが適用しづらい現状となっています。

継続するテレワークの勤怠管理課題

緊急事態宣言が解除され、徐々に保育園や各施設の営業が再開しましたが、家庭と仕事の切り替えに関する問題は解消しきれていません。保育園や学校が再開しても、感染リスクを恐れ、子どもを施設に預けない家庭も少なくないためです。

今後も、家庭と仕事を行ったり来たりする社員の勤怠管理をどう行うか、企業は検討を進める必要があるでしょう。またコロナが落ち着いて在宅が必須でなくなった際に、カフェやコワーキングスペースなどを利用する社員の移動時間も勤怠時間に含めるか、といった細かい議論も先々出てくることが予想されます。

社会と会社の理解が必要

ウィズコロナの時代でテレワークを進めていく際、社会と会社が個々の社員の生活環境を理解することが必要不可欠となります。テレワーク時に、家事・育児・介護、または宅配業者の対応やペットの世話など、突発的な作業が発生する人もいる事実を受け止めることが重要です。
テレワークが広まる中で、地方への移住やオフィス解約、全社員フルリモート化、ジョブ型雇用の導入など、働き方や働く場所の多様化も大きく進んでいます。これらの変化に合わせて、勤怠管理の在り方も再定義が必要となっているのです。

1日8時間の労働時間や現状の人事評価制度にこだわらず、新たな仕組みづくりを積極的に行っていくとよいでしょう。

テレワークでの勤怠管理はコロナ後も取り組む必要がある

コロナ禍において、家庭と仕事が密接になりすぎているためにさまざまな課題が生まれています。今企業で起きている課題は有事だから起きているのか、それとも平時のテレワーク時にも起きる問題なのか分けて考えることが大切です。

テレワーク時の勤怠管理の中で、勤務時間管理・勤務態度の管理・人事評価制度の3つが大きな課題として挙げられました。これらの課題はコロナ関係なく、今後も取り組んでいく必要があるものです。課題解決のファーストステップとして、本章ではテレワークの勤務時間管理に役立つツールについて詳しく説明していきます。

テレワークの時はクラウド型の勤怠管理ツールがおすすめ

テレワーク時の勤怠管理には、PCやタブレット、スマートフォンやIC端末で打刻ができるクラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。

コロナ禍で急遽新規導入/追加投資の対象となったIT製品およびサービスを見ると「Web会議/ウェビナー」「グループチャット/社内SNS」に次いで「勤怠・就業管理」システムの導入検討をしていることがわかります。

参照 : rakumo『テレワーク関連資料』

多くの企業が新規導入を検討している、クラウド型の勤怠管理システムには以下のメリットが挙げられます。

【クラウド型・勤怠管理システムのメリット】

  • PCやタブレット、スマートフォンやIC端末で正確な打刻管理ができる
  • GPS連携、指紋認証など、不正打刻や虚偽申告を防ぐ仕組みも搭載可能
  • ソフトウェアのインストール不要、インターネット環境で低コスト利用が可能
  • 蓄積したデータを給与管理や人事データに紐づけて他部署・他システム活用ができる
  • 「有給5日の義務化」や「時間外労働の上限規制」など法改正対応が無償(クラウドサービスの運営会社がシステムのアップグレード対応を行う場合が多い)

クラウド型の勤怠管理ツールは、どこにいてもスマホ1台で利用可能です。直行直帰のとき、他拠点に出張をしているとき、テレワーク時など、場所を問わず管理ができることも魅力です。

「rakumo キンタイ」 で効率的な勤怠管理を

rakumo キンタイ」 はクラウド型の勤怠管理ツールのひとつです。 「rakumo キンタイ」 は日々の出退勤時間の管理はもちろん、細かな休憩時間を入れる機能もあるため、テレワーク時の正確な業務時間を把握することができます。

家事と業務を並行して行うテレワーク時は、社員が長時間労働をしてしまうリスクも大きいでしょう。 「rakumo キンタイ」 は、打刻忘れの通知だけではなく、残業が多すぎる社員にもアラートを出す機能が搭載されています。労務担当者が逐一チェックをする手間が省けるため、業務効率化に有効な機能といえます。

その他にも、 「rakumo キンタイ」 はスマートフォンでの打刻ができる点も魅力です。コロナ収束後も、客先や直行直帰の現場で正確な勤務時間を管理することができます。

正確で効率的な勤怠管理を

働き方改革法案の施行や、昨今のコロナが後押ししたテレワーク。テレワーク時は業務の振り分け方や人事評価だけでなく、勤怠管理を優先的に見直す必要があることがわかりました。さまざまな事情を抱える人材を考慮しつつ、正しい勤務時間を把握するためには、クラウド型の勤怠管理システムの導入が必須でしょう。

クラウド型の勤怠管理システムは安価でスピーディーに導入することができ、オフィス勤務またはテレワークどちらのシーンにも適しています。 まだまだ予断を許さないウィズコロナ時代において、 「rakumo キンタイ」 を利用して、正確で効率的な勤怠管理を実現してください。

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