テレワークの勤怠管理の課題！ 問題が起こる原因と解決策は？

テレワークに多くの企業が悩んでいる

企業がテレワークを導入するとき、何が一番の課題となるのでしょうか。

総務省や厚生労働省の調査などを見ても、テレワーク導入・継続の課題として上位に挙がるのが「労働時間の管理」と「コミュニケーション」です。 また、出社と在宅が混在することで「誰がどこで働いているか見えにくい」「隠れ残業が発生しやすい」といった管理の複雑化が新たな課題となっています。

テレワークでの勤怠管理の課題

テレワークでの勤怠管理について、具体的にどのような点に難しさがあるのでしょうか。

ここでは、テレワークで働く社員の勤怠時間と勤務態度の管理、人事評価制度について見ていきましょう。

労働時間の正確な把握

勤怠管理とは、社員の出退勤時間を正確に把握し、時間外労働が何時間発生しているのか、欠勤日数や年次有給休暇の状況を管理することが目的です。

ガートナーによれば、テレワークにおける5つの課題の1つとして「勤務時間を正確に把握できない」ことが挙げられています。紙の出席簿やタイムカード打刻などオフィス出社を前提とた勤怠管理を行っている場合、何らかの代替手法の導入が必要と提言しています。

労使ともにストレスの少ない方法で、正しく勤務時間の管理をするためには、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。クラウド型の勤怠管理システムは、PCやタブレット、スマートフォンなどインターネット接続ができる環境があれば、リアルタイムで勤怠打刻が可能です。社員が勤怠管理システムの「出勤」ボタンを押せば、出勤時刻がシステムに即時反映されるため、離れた場所で働く上司も容易に部下の勤怠を管理ができます。

勤務態度の管理について

在宅勤務中、社員が業務に集中しているか確認できないという不安から、PCカメラでの監視やオンラインツールで音声をつなぎっぱなしにしたり、過度な報告を求めるたりすることは得策ではありません。

こうした監視体制は社員に強い心理的圧迫を与え、エンゲージメントの低下を招きます。また、育児や家事による「中抜け時間」の扱いや、休憩時間の定義が曖昧になりやすい点も課題です。

重要なのは、細かな行動を監視することではなく、業務の開始と終了、そして中抜けの有無をスムーズに報告できる仕組み作りです。

例えば、チャットツールと連携した打刻機能や、私用外出の際にボタン一つで休憩入りを記録できるツールを活用することで、上司と部下の双方が過度な負担を感じることなく、透明性の高い勤務状況を実現できます。オフィス勤務と異なるルールを明確化し、テレワークにも適した柔軟な運用へとシフトすることが求められています。

人事評価制度について

テレワークでは、勤怠管理だけではなく人事評価も課題ととらえている企業が多いです。株式会社あしたのチームの調査によると全体の73.7%の方が、テレワーク時の人事評価は「オフィス出社時と比べて難しい」と回答しています。

テレワーク時に人事評価が難しくなる理由として、「社員の勤務態度が見えない」「成果につながる行動を細かく把握しづらい」「勤務時間を正確に把握しづらい」といった理由が挙げられました。

同調査では、管理職の半数以上がテレワーク時の人事評価制度を変えた方がいいと考えており、77%の方が「成果（数値結果）をもとにした評価制度を取り入れるべきでは？」と回答しています。

しかし、完全成果主義の人事制度は、プロセス評価が欠落してしまうため十分とは言えません。オンライン面談の実施や、出勤を前提にした人事制度そのものを見直し、テレワークに即した評価項目を新設する対応が必要でしょう。

また、勤務時間を正確に把握できないことが、人事評価にも大きな影響を与えるということが分かりました。効率的に勤怠管理ができるツールを導入するなど、テレワーク時の人事評価制度を整備していくことが求められています。

テレワークでの勤怠管理は継続的に取り組む必要がある

コロナ禍において、家庭と仕事が密接になりすぎているためにさまざまな課題が生まれました。その中で、テレワーク時の勤怠管理において、勤務時間管理・勤務態度の管理・人事評価制度の3つが大きな課題として挙げられました。

これらの課題はテレワークやハイブリッドワークが選択肢として定着した現在でも継続的に取り組んでいく必要があるものです。課題解決のファーストステップとして、本章ではテレワークの勤務時間管理に役立つツールについて詳しく説明していきます。

テレワークの時はクラウド型の勤怠管理ツールがおすすめ

テレワーク時の勤怠管理には、PCやタブレット、スマートフォンやIC端末で打刻ができるクラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。

クラウド型の勤怠管理システムには以下のメリットが挙げられます。

【クラウド型・勤怠管理システムのメリット】

• PCやタブレット、スマートフォンやIC端末で正確な打刻管理ができる
• GPS連携、指紋認証など、不正打刻や虚偽申告を防ぐ仕組みも搭載可能
• ソフトウェアのインストール不要、インターネット環境で低コスト利用が可能
• 蓄積したデータを給与管理や人事データに紐づけて他部署・他システム活用ができる
• 「有給5日の義務化」や「時間外労働の上限規制」など法改正対応が無償（クラウドサービスの運営会社がシステムのアップグレード対応を行う場合が多い）

クラウド型の勤怠管理ツールは、どこにいてもスマホ1台で利用可能です。直行直帰のとき、他拠点に出張をしているとき、テレワーク時など、場所を問わず管理ができることも魅力です。

「rakumo キンタイ」 で効率的な勤怠管理を

「rakumo キンタイ」は、日々の出退勤管理に加え、「細かな休憩時間」の記録にも対応しており、実労働時間の精緻な把握が可能なクラウド型の勤怠管理システムの一つです。

家事と業務を並行して行うテレワーク時は、社員が長時間労働をしてしまうリスクも大きいでしょう。 「rakumo キンタイ」 は、打刻忘れの通知だけではなく、残業が多すぎる社員にもアラートを出す機能が搭載されています。労務担当者が逐一チェックをする手間が省けるため、業務効率化に有効な機能といえます。

その他にも、 「rakumo キンタイ」 はスマートフォンでの打刻ができる点も魅力です。客先や直行直帰の現場といった外出先での出退勤も正確な勤務時間を管理することができます。

正確で効率的な勤怠管理を

働き方改革の推進や社会情勢の変化により、テレワークは特別な制度ではなく、企業の持続可能性を支える標準的なインフラとなりました。しかし、その根幹を支える勤怠管理がアナログなままでは、社員の健康を守り、公平な評価を行うことは困難です。

多様なライフスタイルを持つ人材を活かしつつ、組織としての一体感を維持するためには、クラウド型の勤怠管理システムによる「事実の可視化」が欠かせません。

「rakumo キンタイ」のようなツールを導入することで、場所を問わない正確な管理と、業務効率化を同時に実現できます。信頼とデータに基づいた健全な労働環境を構築していきましょう。