ワークフロー管理とは？ ワークフロー管理の業務例や課題を解説

ワークフロー管理とは

ワークフロー管理とは、社内業務の定型的な流れを、情報技術を活用しながら管理・実行して、業務の効率化をはかる手法です。さまざまなワークフローを自動化する行為そのものや、ワークフロー管理を行うシステム自体をワークフロー管理と呼ぶこともあります。

ワークフロー管理の際は、業務で使用される文書や情報、担当者が行うタスクを整理し、ビジネスプロセスを定型化、ITツールで自動化して効率アップを図ります。対象業務は従業員の日常業務に限られず、部署同士のやり取り、社外取引など幅広いです。

ワークフローとは

ワークフローとは、仕事で発生する一連の業務・工程の流れ（フロー）や、その流れを図式化したものを指します。例えば、決済書類などの 「作成 → 申請 → 承認 → 決済」 という流れをワークフローと呼びます。

ワークフローシステム（ワークフロー管理システム）とは

ワークフロー管理を電子的に行う電子稟議システムや電子決裁システムなどを、ワークフローシステム（ワークフロー管理システム）と呼びます。ワークフロー管理とワークフローシステムを同義語として使う場合もあります。

なお、Excel や drow.it などのサービスでは、ワークフローの簡易的な作成しかできません。一方、ワークフローシステムはワークフローを作成できるだけでなく、紙の申請書や稟議書を電子フォーム化して、システム内で申請・承認・回覧ができるようになるのがメリットです。

ワークフロー管理を行わない場合の課題

ワークフロー管理を行わないと、社内にさまざまな課題が残ります。3つの代表的な課題を確認してみましょう。

業務進捗がわからない

ワークフロー管理を行っていないと、業務進捗をリアルタイムで正しく把握しづらくなります。稟議が今どこで止まっているのか、いつ差し戻しされたのかなど進捗が分からなければ、業務が滞るため非効率的です。
その都度社内に声かけをして「どなたが書類を持っていますか」と確認するのも手間でしょう。ワークフロー管理を行えば、システム上で進捗確認ができて、担当者ごとの対応履歴も残るので非常に便利です。

紙が多くなる

契約書、稟議書、経費精算など、社内のワークフローにはさまざまな文書が必要です。法令等で保存が義務付けられている文書もあるため、ワークフロー管理をしないと紙の量が膨大になり、探すのも一苦労でしょう。また、テレワーク中の紙の受け渡しは物理的に大変なので、ワークフロー管理を行ってシステム上のやり取りに切り替えるべきです。

時間がかかる

ワークフロー管理をしてないと、郵送対応や文書の手渡しに時間がかかり非効率的です。手書きで記名する際や、押印時にミスをしてしまうと紙の無駄遣いになります。また、ワークフロー管理を行わないと作業が属人的になるため時間がかかりやすい場合もあります。
ワークフロー管理で業務を定型化し、誰が対応しても同品質となること、そして時間短縮できるのが理想的でしょう。

仕事が属人的になる

ワークフロー管理を行わないと、仕事の進め方が属人的になり、品質や成果に差が出てしまいます。

例えば、営業が見積書を自分で作ったExcelフォーマットで計算し、手書きで会社名を書いて社判を押してお客様に郵送する場合と、ワークフロー管理を行って見積作成から送付までの流れを定型化する場合を比較してみてください。前者の方法では、計算ミスが発生したり、書き間違え・印刷ミスが起きたりして、担当者ごとに業務の質がまちまちになるでしょう。

くり返し行われる日常業務こそ、ワークフロー管理が必要不可欠といえます。

ワークフロー管理が適用される業務例

仕事でワークフロー管理が適用される代表的な業務をご紹介します。ワークフロー管理が必要な業務には、ワークフローシステムまたは各分野に特化したシステムを用いて効率化を図ることをおすすめします。

総務人事・勤怠管理

総務人事の業務で行う人事考課や、従業員ごとの目標設定、有給休暇の申請と承認作業などはワークフロー管理が必要です。もし有給申請を個別に受け付けてしまうと、口頭で申請する人や、メールで連絡する人などバラバラになり、承認作業が非効率的になります。

▼おすすめツール1 : rakumo キンタイ

欠勤、有給休暇の申請や、毎月の勤怠締め、残業時間の申請と上長承認などの定型業務は rakumo キンタイを活用するとよいでしょう。勤怠管理のワークフローをゼロベースでつくる必要がなく、全社員の申請作業をシステム内で一括管理できます。

また、稟議が発生しないワークフロー管理に関しては、rakumo ワークフローの活用も可能です。
例えば、入社申請後のフローでは稟議が発生しないため、一連の流れを rakumo ワークフローで作成してスムーズに実行することができます。

▼おすすめツール2 : rakumo ワークフロー

rakumoワークフローでも、以下の例のような入社手続きを管理することができます。

【例】

◎入退社時、人事部・管理部・情報システム部などによるワークフロー管理

承認 → 社員番号採番 → 確認 → オリエン時間設定 → 確認 → 情シスでの Google Workspace アカウント設定 → グループ登録 → 各種ツールアカウント作成 → PC環境整備 → 社員一覧登録 → オリエン説明依頼 → rakumoキンタイ登録 → 座席位置確認 → ポータル環境更新・掲示→ICカード登録

経費精算

通勤時の旅費交通費や出張交通費、事業にかかわる物品を購買したときの経費精算ではワークフロー管理が必要です。
経費精算の際、指定の文書に領収書の貼り付けを行い、金額を計算して記入し、上長承認を経て経理担当に提出をするなど作業が多くなるため、ワークフロー管理が必須といえます。

▼おすすめツール : rakumo ケイヒ rakumo ワークフロー

一般的な経費精算は rakumo ケイヒのシステム内に規程のワークフローが構築されているので便利です。rakumo ケイヒ単独の場合、経費清算書の提出までのワークフローを管理できますが、rakumo ワークフローと併用することで、経費精算用のオリジナルのひな形を作成、利用でき、複雑な承認経路への対応、コメント・差し戻し機能の利用が可能になるので便利です。

稟議

取引先との契約時、または社内で複数名の上長稟議にかけるときはワークフロー管理が必要です。値引き決済や企画の稟議などは、上長承認の証としてハンコの押印が求められるケースが多いです。ワークフロー管理を進める際は、ハンコ不要なワークフローシステムを活用することが重要ポイントとなります。

▼おすすめツール : rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローは電子契約サービスのクラウドサインと連携をしています。そのため、社外との契約やり取りが含まれるワークフロー管理もスムーズに行えます。社内稟議・社外取引ともに脱ハンコが推進できます。

報告

クレーム発生時の上長報告・対応や、日々の日報提出などの報告に関してもワークフロー管理が必要です。クレームやトラブルが起きた際、事象が発生した年月日や対応した従業員名、顧客名や報告する内容を、ワークフローでまとめておくと対応漏れや再トラブル防止に役立ちます。

▼おすすめツール : rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローを活用すれば、クレーム報告書や営業日報のひな形が用意されているので、1から準備が不要で便利です。

まとめ

ワークフロー管理は、仕事で発生するさまざまなタスクの流れを見える化・定型化して、電子システムを活用しながら業務効率化を図る方法です。ワークフロー管理を行うには、ワークフローシステムの活用が必要不可欠であり、ワークフローの種類によっては勤怠管理システムや経費申請システムなどと掛け合わせで活用すると良いでしょう。