ワークフローシステムの導入メリットと製品比較の4つのポイント

ワークフローとワークフローシステムとは？

はじめに、ワークフローの言葉の意味と、ワークフローシステムとは何か確認しましょう。

ワークフローとは、業務における一連の流れ（フロー）そのものや、流れを図式化したものです。例えば、社内業務で頻出する有給休暇の申請をワークフローに落とし込むと、

従業員の有給申請
↓
上長の承認または差し戻し
↓
有給当日以降に、実際に取得したかどうかの確認

といった流れが発生します。この申請から承認、確認などの流れをまとめたもの、図式化したものがワークフローです。

ワークフローシステムとは、業務上発生するさまざまなワークフローをオンライン上で完結させるためのシステムです。紙の文書は申請フォームに電子化し、押印の代わりにシステム上で承認・決済ボタンを押して、書類データはシステム上に保管をします。

代表的なワークフロー

業務上で発生する代表的なワークフローをご紹介します。

• 経理
  経費精算を行う際の経費申請
• 人事
  入退社手続き、人事異動申請
• 稟議
  購買や契約、採用など上長の承認を得る作業
• 日報
  営業日報、週報などの提出と承認
• 企画
  新規事業やコンペ提案の企画制作と上長承認

このように、日常業務の中でさまざまなワークフローが存在することがわかります。

ワークフローシステムの基本機能と導入メリット

ワークフローシステムの基本的な機能を確認しつつ、導入時のメリットを見ていきましょう。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの代表的な基本機能は以下の通りです。

• 申請書など文書フォームの作成
  ExcelやWordファイルを変換して使用したり、ワークフローシステムに備わっている既存テンプレートから選択したりして文書フォームを作成します。
• ワークフロー作成
  申請から承認や決済までの流れを設計し、登録します。
• 承認、決済、差し戻し、代理承認など
  申請を承認または決済し、確認通知がメールやSlackなどで送られる機能です。申請に対してコメントをつけて差し戻したり、代わりの人が代理で承認したりできるよう複数名の承認者を登録します。
• 申請書の検索、編集履歴の閲覧、保存
  文書フォームをシステム上に保管します。ワークフローシステムによっては、複数の文書を一括ダウンロードしたり、申請時に添付したファイルを保存したりする機能があります。
• 運用管理設定
  申請の流れの設計や、承認者・閲覧者の権限を設定する管理機能です。

上記の基本機能は、どのワークフローシステムにも備わっているため、「機能があるかないか」よりも「使いやすいかどうか」に重きをおいて比較すると良いでしょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

続けて、ワークフローシステムを導入するメリットを複数ご紹介します。

• 業務効率化

  ワークフローシステムを導入すれば、社内に点在している複数のワークフローを同時に進捗管理できて効率的です。紙ベースで申請作業などを進めると、今誰のもとで書類が止まっているのか確認するのに時間がかかります。ワークフローシステム上で、業務進捗のステータス（申請前・承認待ちなど）が目視できて、対応漏れのないようにアラート通知を出せる点は大きなメリットです。

  その他にも、「上司がつかまらなくて承認が降りない」「誤字・書き漏れを防ぐ」「ワンクリックで作業が進みスピードアップ」「郵送作業や手渡しの手間をカット」など複数の視点から、業務スピードを格段にアップさせることができます。

• ペーパーレスでテレワーク対応

  社内のワークフローに関わる文書をデータ化できれば、広範囲にわたってペーパーレス化が実現できます。また、紙のやり取りがなくなれば、従業員が全国各地どこにいてもシステム上で作業ができるため、テレワークを推進できるのがメリットでしょう。

• 内部統制を強化

  紙の文書でやり取りをしていると「上長が不在なので、そのまま決済を進めてしまおう」など、どうしても不正をしやすい環境になってしまいます。ワークフローシステムを導入すれば、決められたワークフロー以外の取引をブロックできますし、万が一のとき用に代理承認者を決めておいて、緊急時に代理承認者に通知を出すことも可能です。ワークフローシステムの導入が規制強化につながるため、内部統制にもメリットがあります。

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• 申請フォーマットのテンプレやチャット機能など活用

  ワークフローシステムには基本機能に加えて便利なテンプレートや、チャット機能、アラート通知機能が備わっています。複数のワークフローシステムの機能を見比べてみると良いでしょう。

• 社内の決裁フローが可視化されデータがたまる

  過去の社内やり取りの履歴がデータとして蓄積されるのはワークフローシステム導入のメリットです。新たなワークフローを構築する際、今までの社内決裁フローについての確認や、ワークフローの問題点などの確認が容易になります。

ワークフローシステム導入時の比較ポイント

ワークフローシステムを導入すると、業務改善や不正防止など、さまざまなメリットがあることがわかりました。最後に、ワークフローシステムを基本機能以外の側面で比較する際のポイントについてご紹介します。

• UI/UXの使いやすさ

  

  ワークフローシステムを比較するとき、まず着目したいのが「使いやすさにこだわったUI/UX」です。基本機能が十分に備わっていたとしても、システムの文字が小さくて見づらい、文字が多すぎ・少なすぎて内容が理解できない、操作が難しいなどストレスを感じるワークフローシステムは、導入する意味がありません。

  ワークフローシステムを利用する対象者に、実際にデモ画面を見てもらって、操作性やデザイン性の確認をすると良いでしょう。

• APIシステムとの連携性

  ワークフローシステムを導入するときは、自社で活用している別サービスとの連携が可能かどうかという視点も重要です。多様なクラウドサービスが増加している今、社内には複数のWebサービスが点在しています。組織拡大や、別サービスの導入時などに、ワークフローシステムとのAPI連携が難しいと業務の幅を狭めてしまうので注意が必要です。

  例えば、Google Workspace と基本連携している rakumo ワークフローでは、オプションで外部システムとの連携が可能です。

  

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• 多言語機能

  ワークフローシステムを比較するときは、多言語機能がありグローバル対応が可能かどうかも大切なポイントです。今後グローバル展開を考えている、または社内に外国籍メンバーが増えてきた企業は、なるべく多言語切り替えや、外国語マニュアルが備わっているシステムを選ぶと良いでしょう。

  なお、rakumo ワークフローでは英語・中国語の表記が可能で、運用管理画面では日本語と英語を選択できます。英語マニュアルも用意されているため安心です。

  

• クラウドサインなど電子契約システムとの連携による利便性

  ワークフローシステムは外部サービスとのAPI連携がポイントになりますが、テレワークや脱ハンコを推進する場合は、電子契約システムとの連携も重要な比較要素となるでしょう。社内の簡単なワークフローはシステム上で作業完結できますが、契約書類の押印作業には電子契約の機能が必要不可欠です。

  rakumo ワークフローは、2021年5月20日よりクラウドサインと連携しており、完全にWeb完結型のワークフローサービスが提供できるようになりました。社内の申請・承認作業とあわせて、社外との契約締結までワンストップで実施できると理想的です。

  詳しく知りたい

  rakumoワークフローとクラウドサインのAPI連携についてはこちら

4つの比較ポイントを兼ね備えた rakumo ワークフローがおすすめ

ワークフローシステムは、業務で手間がかかっていた申請・承認・決裁作業をシステム上で一括管理し、業務効率化を図る重要なシステムです。どのワークフローシステムも基本機能はほぼ同じだからこそ、従業員目線の使いやすいインターフェースや、API連携機能、また管理者権限を複数名に割り振ることができるなど、構築・運用の負荷が軽減できるかどうかといった視点で選ぶことをおすすめします。

rakumo ワークフローは今回ご紹介した比較ポイントを網羅しつつ、大規模企業における複雑なワークフロー設計の課題にも寄り添った開発を行っています。

ワークフローシステムの導入を検討している方は、ぜひ rakumo ワークフローにお問合せください。