スケジュール管理
2020.07.29

効率の良い仕事の進め方って?カギはスケジュール管理とチームワーク

自分自身や部下、また組織全体の仕事が効率的とは思えず、「どうにか工夫できないものか」と頭を悩ませる人も少なくありません。仕事を効率化させるためには、どうすれば良いのでしょうか。この記事では、仕事の基本的な進め方と、効率化させるためのコツについて紹介します。

仕事の進め方が上手い人・下手な人の違いとは

仕事の進め方が悪いと感じる場合は、「効率の悪さ」や「遅さ」が問題になっている可能性があります。このような場合は、「段取り」を意識することによって、業務効率を改善することが可能です。段取りとは「過程を決める」ことです。あらかじめゴール地点を決めておき、その目標に向けての道筋を考えることを指します。

仕事の進め方がうまい人、いわゆる「効率が良く早い人」は、業務に取りかかる前の段取りがきちんとできている場合が多いのです。段取りがうまくなると、頭のなかにある「やるべきこと」が明確になり、整理されます。その結果、優先順位をつけて効率良く動けるようになるのです。なお、段取りは生まれ持った才能というわけではありません。段取りを良くするためのコツを押さえて、意識しながら仕事を進めることで、徐々に身につけることができます。そのため、「自分は段取りが悪い」と諦める必要はないのです。コツコツと努力を積み重ねることで、誰でも段取り上手を目指せます。

段取りが上手い人の仕事の進め方・手順

実際に段取りがうまい人は、どのようにして仕事を進めているのでしょうか。段取り上手の仕事の進め方について、手順を確認していきましょう。

仕事の目的の把握

段取り上手な人は、仕事をするにあたり、まず「目的の把握」を行っています。自分が取りかかる仕事の目的を明確化し、必ず最初に確認しているのです。たとえば、「特定のクライアントに満足してもらう」「受注契約を結んでもらう」「今月の営業目標を達成する」という具合です。目的を正確に把握できていないと、仕事に取りかかっても途中で「何をすべきだったのか」がわからなくなるおそれがあります。すると、不要なタスクが増えたり、優先順位を間違えたりすることにつながるため、注意が必要です。誰をターゲットにしており、どうしてもらうことが目的なのかを、仕事を始める前にチェックしておきましょう。

タスクの割り出し・優先順位の決定

仕事の目的が明確になったら、続いて仕事の内容、つまり「具体的なタスク」をすべて紙などに書き出します。まずは頭のなかにある仕事の内容やタスクを、リストアップしてみましょう。時間がかかっても、この作業を最初にやっておくことが重要です。また、タスクを書き出すときは、「最低限必要なもの」と、「必ずしも必要でないもの」を分けておきます。それぞれを分けてリストアップすることで、優先順位をつけやすくなり、「本当にやるべき仕事」がはっきりとわかるようになります。これにより、「本来はやらなくてもいい仕事」に時間をとられるリスクを減らせるのです。

計画を立てスケジューリングする

基本的に、多くの仕事はいつまでに済ませなければならないという、「期日」が決まっているものです。この期日を守るためには、スケジュールを「逆算」して立てる必要があります。最終的な期日から逆算し、「いつまでに」「何を終わらせればいいのか」を自分のなかで決めておきましょう。

また、スケジュールを考えるときは、そのタスクを達成するために自分は「どのくらいの時間がかかるのか」を確認しておくことが肝心です。それに加えて、どれくらいの「関係者が関わる」仕事なのかも、考えておきます。なぜなら、関係者に依頼をしてから、実際に実行してもらうまでには時間がかかる可能性があるためです。このようなリスクをあらかじめ考慮し、必要であれば動きを早めるなどの対処をしていきましょう。

ビジネスにおけるスケジュール共有のコツの詳細はこちらの記事をお読みください。
ビジネス現場でのスケジュール共有のコツと注意点!ツールは何を使う?

完了後は必ず振り返って反省する

仕事は完了後にもやるべきことがあります。それは、仕事を終えたら結果の良し悪しに関わらず、良かった点と悪かった点を洗い出し、「次回はどうするべきなのかを考える」ことです。同じミスをしないように改善点を見つけることで、次回の仕事に生かせます。また、仕事の成果にだけ目を向けるのではなく、最初に決めた自分のスケジュールから「予定通りに進められたかどうか」を振り返ることもポイントです。しっかりと仕事の全容を振り返ることで、進め方を改善していくことができます。

仕事を上手く進めるコツ

仕事を効率的に進めるためには、いくつかの点を意識することが重要です。仕事をうまく進めるためのコツについて、詳しく見ていきましょう。

スケジュールには余裕を持たせる

仕事をスムーズに進めるうえで、まず重要になるのが「余裕を持ってスケジューリングする」ことです。仕事はすべてが予定通りに進むとは限りません。場合によっては、突然ほかの仕事を頼まれたり、予想していなかったトラブルが発生したりする可能性もあります。スケジュールが後ろ倒しになって計画倒れになると、またスケジュールを組み直すことになり、多大な手間と時間がかかってしまいます。そのため、楽観的に「すべてが予定通りにいく」と考えることは、避けたほうが無難です。

スケジュールやタスク管理に変更が生じることは当然であり、柔軟に対応できるように心構えをしておきましょう。ただし、このような変更は最小限に抑えられるよう、努力することも大切です。予備の日を設けておくなど、スケジュールにはゆとりを持たせましょう。

日々の時間管理を徹底している

仕事は期間中の全体スケジュールだけではなく、「日ごとの時間管理」もしっかりと行う必要があります。最終期日から起算し、週ごとの目標を立てて、それを1日1日に落とし込んでいきましょう。この「毎日の目標」を達成していくことで、最終的な目標達成につなげられます。決めた目標はきちんと心に留めて、守るように意識することがポイントです。また、仕事にメリハリを生むためにも必ず休憩をとる、残業に頼らないなどの点にも留意しましょう。

周囲とのコミュニケーションを欠かさない

仕事を円滑に進めるためには、「周囲とのコミュニケーション」が非常に重要になります。仕事の関係者であるほかのメンバーや上司との報連相は、しっかりと行うようにしましょう。このとき、「言葉にしなくても伝わるだろう」という考えは持たないことが大切です。お互いの考えをしっかりと伝え合うことで、認識の食い違いを防げます。面倒だと考えずに、コミュニケーションは密にとることを心がけましょう。

それに、しっかりとコミュニケーションがとれていると、人間関係を良好に保つことができます。すると、疑問が生じたときに気軽に質問できたり、相談しやすくなったりするのです。また、雑談から知った小さな情報が、あとで仕事に生きる可能性もあります。このように、仕事仲間との交流はさまざまなメリットがあるため、常に周囲にアンテナを張り情報交換を行うと良いでしょう。

チームメンバーを頼る

タスクやスケジュールの管理を徹底していても、予期せぬトラブルなどで仕事が増えたり、期日に間に合わなくなったりするケースもあります。どうしても自分の力だけでは「手が回らない」「行き詰まってしまった」というときは、チームメンバーを頼ることも大切です。上司に相談する、または同僚や部下に仕事を手伝ってもらうなど、周りを頼るようにしましょう。決して「自分だけで何とかしよう」と悩みを抱え込まないことが重要です。

ただし、自分だけが助けてもらうのではなく、周りが困っているときはサポート側に回る意識を持つことがポイントとなります。良い人間関係の構築には、「助け合い」が欠かせません。周囲に気を配り、時間に余裕があるときは積極的に仕事を助けてあげましょう。

特にチームメンバーとのプロジェクトを進める上での注意点はこちらをチェック。
失敗しない!プロジェクトスケジュールの作成・管理・共有の方法は?

管理はツールに頼る

仕事に集中するためには、「ツールに管理を任せる」ことも良い方法です。たくさんの情報を覚えておこうとすると、頭のなかが混乱してしまう原因につながります。すると、仕事の効率が悪くなったり、スケジュールを正確に把握できなくなったりするおそれがあるため、要注意です。このような事態を防ぐためには、ITツールが役立ちます。ITツールを活用することで、仕事に必要な情報・スケジュール・タスクなどを脳の外に出すことができます。すると、仕事に集中しやすい状態になり、漏れや忘れなどを防いでミスを減らすことができるのです。

クラウド上で管理できるツールを使えば、紙のメモが机に散らばってしまうこともありません。デスクをすっきりと片付いた状態に維持できます。また、自宅や外出先からでも、確認や修正を行えることも大きなメリットです。情報・スケジュール・タスクを「見える化」して俯瞰することで、仕事の全体像を把握しやすくなります。その結果、安心感が生まれ、忘れていることやスケジュールミスにも気づきやすくなることが期待できます。

仕事の進め方がスムーズになるカギ「スケジュール管理・共有」

仕事を効率的に進めるためには、さまざまなポイントがあります。そのなかでも、重要になるのはやはり「段取り」です。タスクやスケジュールを適切に管理することが、仕事をスムーズに進めるためのポイントとなります。また、ときには周囲のメンバーやITツールといった、自分以外の人やものを頼ることも大事です。これらのポイントを守るためには、「ツールを活用する」ことがおすすめです。ツールのなかには、スケジュールやタスクの進捗管理、周囲への共有が同時にできるものもあります。ツールを賢く活用することで、仕事をより円滑に進めることができるのです。

スケジュールの共有方法「rakumo カレンダー」

スケジュールを共有するためのツールを探しているのなら、「rakumo カレンダー」がおすすめです。rakumo カレンダーは「G Suite」の拡張ツールで、「Google カレンダー」と同期しています。そのため、日・週・月ごとのスケジュールを一覧管理でき、先を見通すことができます。さらに、そのスケジュールは社内で共有することが可能です。自分だけではなく、ほかのチームメンバーのスケジュールも閲覧でき、関係者の予定を確認しながら調整を行えます。メンバーそれぞれのスケジュールから、進捗具合などをおおまかに把握できるため便利です。

また、テレワークでWeb会議をするときにも、予定にリンクがつき速やかに開始できます。複数人の空き時間と会議室の空きを簡単に探すことができるため、相談のミーティングも入れやすいでしょう。

スケジュール管理とチームワークで仕事を効率化

仕事の進め方に自信がない人や、何となくうまく回っていないと感じるチームなどは、スケジュール管理と情報共有ができるツールを活用してみることがおすすめです。仕事はチーム全体が高い意識を持って協力してこそ、効率アップを目指せます。個人の心がけだけに頼らず、チーム全体でツールを活用することで、自動的に業務が効率化して生産性アップが見込めるでしょう。

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