職場活性化の理想像と実現への道筋 ： 現代における企業の成長戦略

職場活性化が現代企業に求められる理由

組織活性化ができていない職場では、社員同士のコミュニケーションが希薄化し、経営理念や企業ビジョンが社内に浸透していないことが多いです。経営理念や企業ビジョンの浸透が弱いと、会社全体で同じ方向に進んでいくことが難しくなり、企業の成長を阻害する要因になることもあります。

社内コミュニケーションが希薄化すると、必要な情報が共有されず業務ミスが発生しやすくなり、業務が非効率化してしまいます。また、社員同士の信頼関係も構築されにくくなるでしょう。

このような組織の不活性な状態が長く続けば、社員の離職率が増加し、健全な事業活動の維持そのものが難しくなります。そのため、職場活性化は、企業の安定的な運営と成長のために不可欠な取り組みと言えます。

「活性化している職場」 の具体的な特徴

職場が活性化しているとはどのような状態を指すのか、具体的に解説していきます。

社員のモチベーションが高い状態

社員の働くモチベーションが高い職場は、組織が活性化していると言えるでしょう。

それぞれが自分の目標に向かい、社内での役割を果たそうと前向きに取り組もうとする気持ちがモチベーションです。モチベーションが高い組織では与えられた仕事をこなすだけでなく、事業や組織をより良いものにするための働きが自発的に行われます。

モチベーションが高ければ、それぞれが能動的に仕事に取り組むため業務効率化も図られ、 「仕事をやらされている」 という、受け身の企業文化を脱却できます。

社員のモチベーションレベルを客観的に把握するためには、モチベーション調査のような外部サービスを利用することも有効です。これにより、現状を正確に把握し、適切な改善策を講じることができます。モチベーション調査のような外部サービスを利用することで、客観的に社員がどれくらいのモチベーションで仕事ができているのかを知ることができます。

すべての社員がビジョンを共有している

組織活性化には、経営者と社員全員が、経営理念やミッション ・ ビジョン ・ バリュー （MVV） を明確に共有できている状態が必要です。

目指すベクトルの異なる社員が多いと注力すべき業務以外にも時間を割かれてしまい、スピード感を持った事業成長の実現が難しくなります。

企業の目指す方向性、提供する価値は何なのか理解し、それらを実現するために社員1人ひとりが何をすべきか理解している状態が望ましいでしょう。

コミュニケーションが活発で業務が円滑な状態

職場が活性化している組織では、社員間のコミュニケーションが非常に活発に行われます。このコミュニケーションは、単に部署内や同世代間にとどまらず、部署や役職、年齢の垣根を越えて広範に行われることが多いです。

その結果、部署間の連携がスムーズになり、業務が円滑に進むというメリットが生まれます。

また、単に上司と部下の間で機械的な報告 ・ 連絡 ・ 相談が行われるだけでは、真のコミュニケーションとは言えません。双方に信頼関係が構築され、業務上の良いことも悪いことも含めて率直に共有し合える状態が理想的です。

時にはプライベートな話題も交えながら交流できるような関係性が築かれていると、より一層、円滑なコミュニケーションが促されます。

職場活性化を実現するための具体的な取り組み

職場活性化を実現するためには、どのような具体的な取り組みが有効なのでしょうか。ここでは、実践的な取り組み例を紹介します。

取り組み （1） 全社員に使命感を持たせる取り組み

1つ目の取り組みは、社員全員が使命感を持って業務に臨む環境を構築することです。

使命感を持つとは、自身の業務が会社の中でどのような役割を担っているのか、また会社が提供するサービスが社会にどのような影響を与えるのかを深く理解し、当事者意識を持つことを指します。

例えば、全社的な会議で経営理念や会社のビジョンを全社員に発信するだけでは、その理解度や納得度は個人によって大きく異なることがあります。

そのため、単に漠然とした経営理念やビジョンといった大きな枠組みを伝えるだけでなく、それらを社員一人ひとりの具体的な業務役割まで細分化して落とし込むことが必要です。場合によっては、個別のコミュニケーションを通じて、ブレイクダウンのサポートを行うことも良いでしょう。

■ 1人ひとりに使命感を持ってもらうためには…

「経営理念を明確に定めて周知」
↓
「ミッション ・ ビジョン ・ バリューやクレドなどを共有」
↓
「経営理念やミッションビジョンを各事業部の目標に落とし込む」
↓
「各事業部の中で1人ひとりに、どのような役割や目標が必要か明確化」
↓
「社員全員が自身の役割や価値を自覚し、当事者意識を持って業務にあたる」＝「使命感を持ってモチベーション高く働けている状態」

取り組み （2） 全社員が意見を発信できる仕組みの構築

2つ目の取り組みは、立場や役職に関わらず、すべての社員が平等に意見を発信できる仕組みを構築することです。

上下関係の慣習が強い企業では、部下から積極的に声を上げることが難しい場合があります。上司が 「他のメンバーの意見も聞いてあげてください」 と促しても、意見を発信する人が特定の人に偏りがちです。

これを解決するためには、社員が意見を発することを組織の仕組みとして組み込むことが推奨されます

例えば、会議のアジェンダや資料を事前に共有し、参加者全員に会議前までに必ず目を通してもらうよう義務付けたり、ミーティングの参加者全員が必ず意見を述べるルールを設けたりする方法があります。

また、会議終了後に全員が感想を述べる場を設けたり、毎日の朝礼で順番に全社員が短い発表を行う機会を設けるなども有効です。

さらに、 「自分の意見が否定されるのではないか」 「間違ったことを言ってしまうのではないか」 といった心理的障壁を取り除けるような環境を構築することも重要です。

社員からの意見がたとえ間違っていたとしても、すぐに否定するのではなく、最後までしっかりと耳を傾ける姿勢を示すことが大切です。このような取り組みを通じて、社員が意見を求められ、個人の意見が尊重される企業文化が醸成されれば、自然と日常的な意見交換も活発化していくでしょう。

取り組み （3） 縦 ・ 横 ・ ななめのコミュニケーションの促進

3つ目は、社内コミュニケーションの際に、上司と部下の縦方向だけではなく、同僚や他部署など横やななめのコミュニケーションをとる取り組みです。

社員全員から意見を出してもらう取組みと同様に、縦 ・ 横 ・ ななめのコミュニケーションも、はじめは強制的にルールを設けて通常業務に仕組み化すると良いでしょう。

例えば、毎週 1on1 ミーティングは直属の上司と縦方向に行い、隔週で横のつながりを深めるために同期や同職種のメンバーとランチを実施、月に1度は別部署のメンバーとディスカッションをしてななめのコミュニケーションをする機会を設けるなどの方法があります。

そのほかにも、下記のような取組みが可能です。会社の人数や状況に合わせてぜひ取り入れてみてください。

■ コミュニケーション施策例

• 新入社員と中堅社員で世代間ミックスの懇親会や飲み会を企画
• 飲み会やランチの代金を会社で補助して開催を促す
• 社員の自宅に同じお弁当や食べ物を配送し、テレワーク下でもオンラインランチでコミュニケーションをとる
• 部活動制度を導入し、共通の趣味を持つ人同士でコミュニケーションを取れる環境をつくる
• 自身の趣味や興味があることをテーマにしたLT （Lightning Talks）会の実施
• 社員にインタビューし記事化、全社への配信
• フリーアドレス制度を導入し、他部署の社員とも関われる機会を作る
• 社内 SNS や社内掲示板を活用しリアルタイムで情報を共有し合う

取り組み （4） 他組織の業務への関心促進

4つ目の取り組みは、社内コミュニケーションの縦 ・ 横 ・ ななめ方向への促進と並行して、自分とは異なる部署の業務内容を知り、実際にそれに関わる機会を設けることです。

自分以外の社員がどのような仕事をしているのかは、普段の業務では意外と見えにくいものです。他部署の業務に興味を持ち、学ぶことは、社員それぞれの視野を広げ、良い刺激となります。また、他部署の業務内容を理解することで、よりスムーズな部署間連携が可能となり、業務全体の効率化に繋がるという大きなメリットがあります。

具体的な方法としては、マルチ担当制を導入し、一人の社員が複数の部署の業務を担当したり、一つの業務を複数の部署の社員が共同で担当したりすることが挙げられます。マルチ担当制の導入は、業務の属人化を防ぐ上でも有効な手段です。

コミュニケーションの活性化を促すツールを紹介

職場活性化を実現するためには、社内コミュニケーションの活性化が不可欠です。しかし、単に 「コミュニケーションをとりましょう」 と社員に伝えただけでは、その実現は難しいでしょう。

そこで、メールよりも手軽なやり取りが可能なチャットツールを導入したり、チャット内の絵文字やスタンプを活用したりしながらコミュニケーションを促すことをお勧めします。

最近では、社内 SNS や社内掲示板、社内報のオンラインツールなど、多様なコミュニケーションツールが開発されています。企業のニーズや用途に合わせて、これらのツールを効果的に活用してみてはいかがでしょうか。

社内掲示板 「rakumo ボード」

社内掲示版ツールを利用する場合は 「rakumo ボード」 の導入がおすすめです。

「rakumoボード」 は、誰でも使いやすい社内掲示版ツールです。自然にコミュニケーションが生まれることを促すグッジョブ機能やコメント機能が搭載されているため、社員同士の交流活発化が期待できます。

また、速報機能や回覧機能、既読 ・ 未読機能もあるため、情報共有ツールとしての役目も果たしてくれるでしょう。必ず各社員に伝達すべき情報は既読 ・ 未読機能を利用して伝わったかどうかを確認することが可能です。

確実に情報伝達することにも役立つ社内掲示板 「rakumo ボード」 の導入を検討してみましょう。

社内を活性化して社員が活き活き働く会社に

職場を活性化することができれば、社員それぞれが活き活きと働く環境を整えることができます。社員全員が前向きに働ける環境を作ることができれば、生産性が高まり組織の最適化がなされていきます。

職場を活性化するためには、上司や部下の意識改革も必要です。また、部署間交流や世代間交流を進めることも大切になります。社内掲示板ツールなどを導入して環境を整えることも有効です。

あなたの会社では、社内の情報共有やコミュニケーションにおいて、どのような課題を感じていますか？ 課題があるようであれば活性化に向けた取り組みをさっそく始めてみましょう。