社内掲示板
2020.09.23

社内コミュニケーションはなぜ大事?コミュニケーション活性化の施策例やコツを紹介

コミュニケーションが不足した組織では、様々な機能不全が発生しやすくなります。
また社内のコミュニケーションが活発になると組織が活性化し、生産性の向上や企業文化の醸成が期待できるともいわれています。

企業活動において重要な社内コミュニケーションですが、その活性化の方法にはどういったものがあるでしょうか。

分かりやすい打ち手としては全社イベントの開催などが考えられますが、こうしたイベントは開催の労力も大きいため、もっと手軽な打ち手も検討したいところです。また2020年現在、新型コロナウイルスへの感染対策などでテレワークが浸透し「遠隔でも可能な社内コミュニケーション」も求められているのではないでしょうか。そこで、この記事では社内コミュニケーション活性化の方法について解説しています。

社内コミュニケーションの必要性

ビジネスの推進には、コミュニケーションが不可欠です。
情報共有や業務改善、若手社員の育成などビジネスシーンの大半は、複数の社員が関わる活動です。そのため、社員同士のコミュニケーションが良好であるほど業務は円滑に進みやすく、生産性や利益にプラスの影響を与えていきます。

また、コミュニケーションは信頼関係構築の第一歩です。
社員同士のタテ・ヨコ・ナナメの信頼関係が構築できれば、一人では成しえないアイデア創出などが実現できる可能性も高まります。

社内コミュニケーション活性化の効果

社内コミュニケーションと関係性の深い指標を整理しました。
社内コミュニケーションの活性化によって、大きく以下の3つ指標の改善効果が期待できます。

  • 離職率・定着率
  • 業務効率・生産性
  • 社員満足度

それぞれ、詳しくみていきましょう。

離職率・定着率

1つ目は離職率・定着率の改善です。
マイナビ転職が全国の20~35歳の会社員(正社員)を対象に行った「仕事を辞めたい理由」についてのインターネット調査によると、「職場の人間関係」は、給与への不満に次いで2番目に多い転職動機となっています。

良い人間関係は、社員の高い定着率を実現するための必須要素です。
社内のコミュニケーションを活性化し、お互いの理解を深め、居心地の良い職場環境を作っていくことで、離職率・定着率の改善が期待できます。

業務効率・生産性

2つ目の改善指標は業務効率・生産性です。

コミュニケーションが活発になると、周りの社員の状況や業務を理解しやすくなります。
またコミュニケーションが活性化し社員同士の関係性が深くなると、相手のことを理解している分だけ、「簡略化したやり取りでも、情報伝達の齟齬が起こりづらい」といった状態に近づきます。普段のコミュニケーション以外でも、何か困ったことがあった際も声を上げやすくなり社員同士の助け合いもスムーズに行われていくと考えられ、業務効率の向上が期待できます。

またコミュニケーション不全による「意見を言いづらい」「柔軟な発想がしづらい」などの課題を解消していくことで、新しいアイデアや改善提案も生まれやすくなり、更なる生産性向上も目指していくことができます。

社員満足度

3つ目の指標は社員満足度です。
前述のように、コミュニケーション活性化により、人間関係が良好で離職率が低くかつ業務の生産性の高い状態をつくることが、総合的な社員満足度の向上につながります。

社員満足度が向上すると、外部からの企業評価も高まります。企業評価が高まればより優秀な人材を獲得しやすくなり、企業の更なる成長への好循環が生まれていきます。

社内コミュニケーション活性化の方法

社内コミュニケーションを活性化するためにはどういった方法が考えられるでしょうか。ここでは多くの企業で導入されている社内コミュニケーション活性化の方法を紹介します。

フリーアドレス

1つ目の活性化方法は、フリーアドレスの導入です。
フリーアドレスとは、オフィスに専用座席を用意せず、日ごとに好きな座席を選んで仕事を行うスタイルのことです。

オフィスでは座席が近い社員とのコミュニケーションが多くなるため、座席が固定されると、必然的に多く会話をする社員も固定されていくことになります。フリーアドレスを導入すれば、近くの席に座る社員も日々異なるため、自然とコミュニケーションをとる人の範囲が広がります。

ただしフリーアドレスはあくまでも「オフィスでのコミュニケーション活性化」のための方法です。現在は働き方改革や新型コロナウイルスへの対策など様々な目的でテレワークを導入する企業も増えてきており、フリーアドレス導入による社内コミュニケーション活性化の効果は限定的になってきています。

社内研修や勉強会

2つ目の活性化方法は、社内研修や勉強会の実施です。
業務に関する知識修得に加え、コミュニケーションの活性化も期待して、集団研修を取り入れるケースなどがこれに当たります。この場合、講師が一方的に話をする座学形式の研修ではなく、グループワークを取り入れるなどして社員間の交流が生まれやすくなる工夫をすると効果的です。

また書籍購入の補助のように、勉強会や輪読会を促進するような制度を設ける企業も増えてきています。

社内イベント

3つ目は、社内イベントの開催です。
具体的なイベントの例としては、社内スポーツ大会などの短期レクリエーションや部活動制度の導入、タテ・ヨコ・ナナメの人間関係を混ぜたランチ会開催などが挙げられます。また忘年会やプロジェクトの達成会なども広義の社内イベントだと考えることができます。

これらの社内イベント開催のメリットは、普段はあまり会話をしない社員同士でも自然に会話をする機会が提供されることです。職場では見られない意外な一面を知ることで、社員の距離を縮めることに役立ちます。

一方で社内イベントのデメリットとして、社内イベントの中でも特に全社員が参加するような規模の大きいイベントは、主催者に大きな負荷がかかることが挙げられます。
また2020年現在、新型コロナウイルスへの感染拡大防止のため、イベントの開催は慎重な判断が求められています。企業の社内コミュニケーションの活性化においても「Web上で可能なイベント」へのシフトが必要になってきています。

社内掲示板・社内SNS

4つ目は、オンラインの社内掲示板や社内SNSの活用です。
社員のみが利用できるオンライン掲示板やSNSを導入し、業務に関するお知らせはもちろん、部活動やイベントに関する報告といった業務外のライトな情報も発信していくことで、社員の交流を深めることが可能です。

オンラインの社内掲示板や社内SNSであれば、インターネット回線に接続できれば自宅やスマートフォンからもアクセス可能ですので、テレワーク時のコミュニケーションにも効果的です。

ツールの利用料こそ必要ですが、比較的導入ハードルが低いことも魅力です。

社内報

5つ目は、社内報の刊行です。
風土づくりやコミュニケーションの活性化などを目的に社内報を刊行する企業も多いのではないでしょうか。

ただし社内報は、ただ刊行するだけでは相互のコミュニケーションにならないことに注意が必要です。目新しい情報がなく惰性で刊行され続けているような社内報では読まれることなく放置されてしまい、社員間の話題になることがありません。
普段の仕事の中では知ることが難しい社内情報を掲載し、また社員アンケートをもとに企画内容を改善するなど、読まれる社内報にするための努力も必要になります。

また社内報に関しても、テレワーク環境へ適応するため、オンラインの社内掲示板や社内SNS上で公開するといった「Web版」への移行も進んでいるようです。

社内コミュニケーション活性化への取り組み事例

実際に社内コミュニケーション活性化の取り組みに成功されている企業の事例を2つ紹介します。

1社目はモバイルゲーム事業などを展開される株式会社アカツキ(以下、アカツキ)の事例です。アカツキは、Great Place to Work(R) Institute Japanが実施する「日本における働きがいのある会社」ランキングに7年連続で選出されるなど、福利厚生や社内コミュニケーションにも力を入れる企業として有名です。

アカツキで実施されている制度の中に「役員ランチ」というものがあります。
「役員ランチ」では、メンバーは誰でも月に1回、費用は会社負担で、役員を直々に指名してランチを設定する事ができるそうです。役員と直接意見交換するという、日々の業務の中だけでは難しいコミュニケーションへの有効な支援策といえそうです。

また、社内報や社内掲示板の活用事例として、マーケティングリサーチ企業の株式会社マクロミル(以下、マクロミル)を紹介します。

マクロミルは、

  • 一般社団法人 経団連事業サービス 社内広報センターが主催する2016年度 経団連推薦社内報審査のイントラネット(Web)社内報部門において「特別賞」を受賞
  • 株式会社ヴォーカーズ(現オープンワーク株式会社)が発表した調査レポート「2017年 働き方改革成功企業ランキング」において第2位に選出

など、働き方改革を進める中でも活発な社内コミュニケーションに成功している企業です。

マクロミルでは、イントラネット「NOW」をリアルタイムな社内メディアとして毎日更新。
希望する産休・育休中の社員にはiPadを無償支給し、「NOW」を常時閲覧できるようにすることで、妊娠~産休・育休中でも社内の動きを知ることができるようにしているそうです。

また紙の社内報「ミルコミ」を3ヶ月に1回発行し、国内だけでなく海外の拠点にも届けているそうです。

部署間のコミュニケーション、海外支社とのコミュニケーション、社員と経営陣とのコミュニケーションなど、社内の様々なコミュニケーション問題の解決のための社内報作りが実践されています。

社内コミュニケーション活性化にむけて

これまで社内コミュニケーション活性化の方法や、取り組み事例を見てきました。
それらを踏まえ、実際にコミュニケーション活性化に取り組んでいくうえでのポイントを説明します。

目的を明確にする

1つ目のポイントは、目的を明確にすることです。
一口に社内コミュニケーションの活性化といっても、

  • 普段、関わりの薄い社員同士のコミュニケーション
  • 部署内のコミュニケーション
  • 部署間のコミュニケーション
  • 上司部下のコミュニケーション
  • 役員、経営陣とのコミュニケーション

など、様々なコミュニケーションが存在します。

どういったコミュニケーションの活性化を狙うのかが曖昧な状態では、施策を打っても意図しない結果が生じる可能性があります。まずは、活性化させたいコミュニケーションがどういったものなのか、目的を明確にしておくことが重要です。

全員が主体的に参加できる仕組みをつくる

2つ目のポイントは、対象者が主体的に参加できる仕組みを構築することです。
社内運動会のような単発のイベントであっても、社内掲示板のような継続的なツールの利用であっても、主催する側や役員が中心となってしまわないように注意しましょう。

双方向のコミュニケーションとなるよう、参加者が積極的にイベントに取り組んだり情報発信したりしやすいような仕掛けを作っていくことを意識しましょう。

まずは取り掛かりやすい手軽な打ち手から始める

3つ目は、取り掛かりやすい手軽な打ち手から始めることです。
社内イベントや社内報などは、準備に手間がかかります。また取り組み前の段階では実施コストがどの程度になるかも予想しづらく、「一度はやってみたものの、継続した取り組みにすることは困難だった」といった結果にもなりかねません。まずは主催者、参加者ともに負担が少ない方法から試していくことが大切です。

オススメの打ち手

前述のとおり、社内イベントや社内報のように実施コストが大きい打ち手よりも、まずは手軽な打ち手から実施していくことがオススメです。

社内掲示板や社内SNSなどのツールは、導入にかかる手間も比較的少なく、取り組みやすい方法といえるでしょう。

あるいは書籍購入や勉強会への補助制度を設け、社員の自主的なコミュニケーションに任せるといった判断も考えられます。この場合も継続的な開催を支援するために、開催告知や活動レポートがしやすいよう、社内掲示板や社内SNSなどの環境を整えることを同時に検討できると良いでしょう。

rakumo の社内掲示板

社内掲示板や社内SNSには様々なツールが存在しますが、どういった基準で導入ツールを選定すべきでしょうか。

多くの企業で、社内掲示板や社内SNS以外にも、様々なツールが利用されています。
またちょっとした連絡であればツール内で実施できてしまうような機能を備えたツールも多いため、ツールが分散してしまうと「どこで連絡した内容か分かりづらくなる」といった課題も発生しやすくなってしまいます。

こうした課題を考慮すると、スタンドアロンな掲示板ツールよりもグループウェアを導入するほうが効果的な場合が多いのではないでしょうか。

例えば、代表的なグループウェアの1つであるG Suiteの拡張ツール「rakumo」には、「rakumo ボード」という情報ダッシュボードアプリが存在します。直感的でわかりやすいインターフェースの「rakumo ボード」であれば、社内掲示板や社内情報ポータルとしてすぐに使いこなしていけることでしょう。

もちろんグループウェアの特性を活かし、rakumo カレンダーに登録する予定をボードにも投稿し情報の伝達漏れを防ぐといった使い方も可能です。

社内コミュニケーションを活性化し、働きやすい環境と企業の成長を

活発な社内コミュニケーションは、社員が働きやすい環境を作り、企業の成長を促進していきます。まずは手軽に始められ持続可能な打ち手から、社内コミュニケーションの活性化を目指していきましょう。

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