スケジュール管理
2020.11.05

仕事のスケジュール共有にエクセル? スムーズにいかない原因はそれかも!

エクセルはタスク管理や管理表の作成など、さまざまなビジネスシーンで活用できるツールです。プロジェクトの進捗管理やスケジュール共有をエクセルで行う人もいますが、エクセルだとスムーズにスケジュール共有ができず、仕事の効率が下がっていませんか?

エクセルは複数名のスケジュールをリアルタイムに表示ができないため、予定の共有にはあまり向いていません。会社内で組織・チームごとのスケジュール共有をしたい場合、グループウェアの導入がおすすめです。本記事では、スケジュールにはどのような種類があるか整理し、エクセル使用のポイントをご紹介します。また、複数名でスケジュール管理・共有をスムーズにするグループウェアについても詳しくお伝えしていきます。

仕事のスケジュール管理・共有の種類

仕事上で「スケジュール管理をする」といってもさまざまな種類があります。たとえば、大型プロジェクトのタスクを左側に並べ、各タスクの進捗を視覚的に表す「ガントチャート」や、やるべきタスクと担当者・納期を明確にする「WBS(Work Breakdown Structure)」、自分と他の人の予定を確認する「カレンダー」などが挙げられます。

「ガントチャート」や「WBS」は、プロジェクトの計画や作業系統、人やモノなどのコスト、時間などをプロジェクトマネジメントするときに使用します。一方、「カレンダー」におけるスケジュール共有は、プロジェクトマネジメントだけでなく日々の情報共有やタスク管理として活用していくものです。

エクセルでも管理可能なもの

さまざまな仕事をタスク化(作業レベルに落とし込み)して、タスク整理をする作業は、エクセルでの管理が向いています。また、プロジェクトの工程管理や納品期日といったスケジュール管理は、エクセルで対応可能な場合が多いでしょう。
エクセルでは、小規模なプロジェクトや年間スケジュールのように、1度入力した項目の変動が少ないものの管理が適していると言えます。

エクセル利用に向いていない「スケジュール」

仕事でのスケジュール管理とは、「何曜日の何時から取引先との会議がある」「午前中はAのタスク、午後は外出してBのタスクをする」といった日々の予定を管理するものです。スケジュールを社内で共有する際、「会議はこちらの Google Meet を利用します」「〇〇さんにアポが入ったので、この日の会議をずらします」というように、情報を追記したり、予定そのものを調整したりすることが多くあります。
これらの「日々の予定」という意味でのスケジュール管理・共有をエクセルで行うことは難しいでしょう。

スケジュール管理の問題

エクセルで1人ひとりの一日のタイムスケジュールを管理することは向いていません。日々の予定は都度変更される流動的なものであり、予定変更のたびにエクセルファイルを開いて更新・保存することは手間がかかってしまいます。
また、エクセルはもともと表計算ソフトであるため、予定を視覚的に分かりやすく表示することが難しいです。スケジュール管理用に「30分を1行とする」「長時間の予定は30分のセルを結合して記載する」などルールを設けて管理すると、無駄な作業工数がかかってしまうのでおすすめできません。

スケジュール共有の問題

エクセルのスケジュール表は、個人のスケジュール作成に不向きなだけではありません。組織内に自分のスケジュールを共有することや、他人のスケジュールを確認することも適していないのです。複数のエクセルシートを開き、メンバーごとのスケジュールを照らし合わせながら会議時間を設定することは非常に骨の折れる作業だからです。

理想的な日々のスケジュール管理・共有方法

エクセルで「日々の予定」の管理や、複数名のメンバー間でスケジュール共有を行うことが現実的でないとしたら、どのようなツールを使用すればいいのでしょうか?

スケジュール共有の専門ツールの利用

スケジュールを会社の組織内や、取引先とリアルタイムで共有したい場合は、スケジュール共有ができる専用のツールを使うことをおすすめします。

グループウェアで解決

スケジュール管理・共有ができる専用ツールを選ぶ際は、スケジュール管理だけを単独で行うアプリやツールを選ばず、グループウェアを使用するといいでしょう。
仕事のスケジュール共有は、日々の業務と密接に関わります。そのため、メール機能やファイル共有など、複数の機能が搭載されているグループウェアを使えば業務効率化も目指せます。

グループウェアとは? 一般的な機能

近年さまざまな企業で導入されているグループウェアには、一般的に次の機能が備わっています。

【グループウェアの一般的な機能】

  • メール
  • スケジュール管理、共有
  • ファイル共有
  • 社内SNSや掲示板
  • ワークフローシステム
  • アドレス帳
  • 会議室予約

グループウェアは基本的に全社で利用するものなので、グループウェアを入れておけば全社員のスケジュールがリアルタイムで共有できて利便性が高くなります。また、クラウド型のグループウェアを使えば、マルチデバイス対応で社内外どこでもスケジュール管理が可能になります。

グループウェアの例 ~Google Workspace(旧:G Suite)

グループウェアの中でも認知度が高いのは、Microsoft が提供する「Microsoft Office 365」です。「Microsoft Office 365」は、ビジネスツールとして定番の Word、Excel、PowerPoint といった Office 機能を搭載しているため、多くの企業が利用してきました。

今まで定番だった「Microsoft Office 365」を追い上げるように、ここ数年で注目度が上がっているグループウェアと言えば「Google Workspace(旧:G Suite)」が挙げられます。「Google Workspace(旧:G Suite)」なら、Gmail やビデオ会議機能の Google Meet、Google カレンダーなど、ビジネスに必要な基本機能を兼ね備えています。 「Microsoft Office 365」の Office(Word、Excel、PowerPoint)に対して、Google ドキュメント、スプレッドシート、Google スライドなど利便性の高い機能が用意されている点が魅力です。

Google Workspace の中でもスケジュール共有に使える、Google カレンダー のメリット・デメリット

「Google Workspace(旧:G Suite)」の中でも、Google カレンダーはビジネスシーンで非常に重宝されています。Google カレンダーは、入力した内容が複数デバイスにすぐに同期され、外部のカレンダーにも紐づけが可能です。たとえば、仕事で使っているGoogleカレンダーのスケジュールを、スマホでお持ちのカレンダーアプリに同期することもできるのです。
その他にも、自分の予定とチームメンバーの予定を1つのカレンダーに重ねて表示することができたり、他メンバーの予定を更新することも可能な点が魅力といえます。

一方、Google カレンダーのデメリットとしては、部署単位・チーム単位で予定を確認したいとき、表示させたいメンバーの予定を1つずつ選択する必要がある点です。いくら色分けされていると言っても、3人以上の予定を1つのカレンダーに表示すると、予定が重なりあって非常に見づらくなってしまう点も、マイナスポイントでしょう。

Google カレンダー

【Google カレンダーのメリット】

  • 「複数のカレンダー共有ができる」個人、社内メンバー、プライベートなど複数のスケジュールを同期・共有することができる
  • 「タスク管理が可能」Google カレンダーの画面にタスク一覧を表示できる
  • 「アクセス性抜群」出先ではスマホで予定を登録、帰社後PCで予定詳細を入力、変更などさまざまなデバイスから場所を問わずアクセス可能

【Google カレンダーのデメリット】

  • チームごと、組織ごとのスケジュールを表示したいときは、1人ずつカレンダーを探す手間がかかる。選択漏れがあるとスケジュール確認ミスにつながる可能性も。
  • 複数名の予定を1つのカレンダーに表示すると、予定が重なり合って見間違いが発生する可能性がある

チームのスケジュールを確実に把握「rakumo カレンダー」

Google カレンダーは、個人でのスケジュール管理、タスク管理にとても優れたツールです。しかし、部署やチーム単位でのスケジュール共有をしたい人にとって、少々使いづらい点があることがわかりました。そこで、Google カレンダーを日本の階層型組織でも使いやすいように改良したスケジュール共有の拡張製品として「rakumo カレンダー」が開発されました。

rakumo カレンダー」は、部署やチームごとにユーザをツリー構造で表示することが可能です。部署数が多く、似たような氏名の人が混在していたとしても、間違えることなく予定を組むことができます。

rakumo カレンダーのツリー構造表示
rakumo カレンダーのツリー構造表示

また、「rakumo カレンダー」は、プロジェクト単位など任意メンバーだけを選択してタブか表示させる「カスタムグループ表示」機能を搭載しています。「カスタムグループ表示」を使えば、プロジェクトメンバーだけで会議を設定する際に、タブのボタンひとつでさっと切り替えて、確認・スケジュール調整ができるので非常に便利です。

rakumo カレンダーのカスタムグループ表示
rakumo カレンダーのカスタムグループ表示

Google カレンダーと同様に、スマホで外出先からいつでも予定更新や削除、確認が可能なので、リアルタイム性も担保している点もメリットといえます。

グループウェアでスケジュール共有をスムーズに!

プロジェクトマネジメントのような複数タスク・進捗管理や、個人のカレンダー管理など、「スケジュール管理」にはさまざまな側面があることがわかりました。中でも、日々の予定の確認や複数メンバーでの共有には、カレンダー機能を備えたグループウェアを取り入れることが最適です。
近年人気のグループウェア「Google Workspace(旧:G Suite)」拡張製品である「rakumo カレンダー」を利用すれば、Google カレンダーより快適に複数名のスケジュール管理をすることができます。見やすいデザインにこだわった「rakumo カレンダー」を利用して、効率的なスケジュール共有を実現していきましょう。

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