社内掲示板
公開 2023.09.28
社内掲示板とは？ 自社に合うツールの選び方や導入方法、運用の注意点
リモートワークが普及し、多様な働き方に対応した情報共有の必要性が高まっています。そんな中、多くの企業に取り入れられているのが 「社内掲示板」 です。
今回は、オンラインで使えるタイプの社内掲示板について、メリットや活用方法、導入時のポイントなどを詳しく解説します。
社内掲示板とは
社内掲示板とは、業務連絡や社内スケジュールなどの伝達事項を社員に対して共有するためのツールです。
以前は、社内掲示板というとホワイトボードに伝達事項を手書きしたり、資料をプリントした紙を貼り出したりする 「アナログ」 な社内掲示板が主流でした。しかし昨今では、オンラインで全社員に情報を共有できる 「デジタル」 の社内掲示板が増えています。
アナログな社内掲示板は、情報の記載ミスや社員の確認漏れなど、情報共有にバラつきが出てしまうのが問題点でした。
一方、オンラインで使える社内掲示板を活用すれば一度の発信で全社員に情報を共有できます。さらに、情報の修正や変更、確認状況の可視化ができるため、記載ミスや確認漏れを防止できる点が強みです。
社内掲示板の活用方法
社内掲示板で共有できるのは、業務連絡だけではありません。以下のように、さまざまな用途で利用されています。
業務連絡や資料・アイデアなどの情報共有
社内掲示板では業務連絡に加えて、業務に関する資料や画像、マニュアルなども共有可能です。掲載されたテキストや資料はキーワード検索で探すこともでき、時間が経ってからでも簡単に閲覧できます。
また、業務関連のデータや社員同士のやりとりがどんどん蓄積されていくため、アイデア創出にも役立ちます。さらに、これまで資料検索にかけていた時間を削減できることから、業務効率化にもつながるでしょう。
気軽なコミュニケーション
一部の社内掲示板ツールに備わっているメッセージ機能を活用すれば、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。
従来はメールでのやりとりが主流でしたが、メールは冒頭に挨拶文が必要だったり、やりとりを遡るのに時間がかかったりなど、手間がかかる側面がありました。
メッセージ機能を使えば、メールよりもスピーディにやりとりできるだけでなく、挨拶文が不要だったり、スタンプが使えたりなど、よりカジュアルな使い方が可能です。
コミュニケーションのハードルが下がると社員同士のやりとりが活発になり、新しいアイデアの創出やチームワークの強化などが期待できます。
おすすめの社内掲示板ツール6選
社内掲示板ツールは多数リリースされており、それぞれ機能や特徴が異なります。
ここでは、おすすめの社内掲示板ツールを6つ紹介します。気になるものをピックアップして比較し、自社に合うものを探してみてください。
LINE WORKS ｜ 個人版と同じ操作で使いやすい
「LINE WORKS」 は、メッセージアプリとして使われている 「LINE」 のビジネス版アプリです。パソコンだけでなく、スマホやタブレットのアプリを通して LINE と同じようにメッセージのやりとりができるほか、社内掲示板としての機能も備えています。
管理者は、掲示板ごとに閲覧・編集権限を編集でき、さらに既読メンバーの確認や再通知が可能です。投稿に対してはコメントやスタンプで反応できるため、LINE と同じような感覚でコミュニケーションがとれます。
利用料金は、無料から1ユーザーあたり月額800円（税抜）までの3プランが用意されています。プランによって利用人数や作れる掲示板の数、サポート内容が異なりますので、確認が必要です。
kintone ｜ 自社に合う仕様にカスタム可能
「kintone（キントーン）」 は、日々の業務改善を支援するクラウド型のツールです。顧客管理や経費申請、日報の共有、プロジェクト管理、さらにはお弁当の注文まで社内のあらゆる業務効率化に使用できます。カスタマイズ性が高く、自社に必要な機能だけを選んでオリジナルアプリの作成も可能です。
社内の情報共有やコミュニケーションの場として活用できるため、社内掲示板のように使用することもできます。資料の中身までキーワード検索して必要な情報をピックアップする機能を備えており、資料やデータ置き場としても活用できるツールです。
利用料金は1ユーザーにつき月額780円のライトコース、月額1,500円（いずれも税抜）のスタンダードコースの2プランで、いずれも初期費用は無料です。
GRIDY ｜ 無料で使えるグループウェア
「GRIDY（グリッディ）」 は、無料で使用できる SaaS 型のグループウェアです。グループウェアとは、社内コミュニケーションや業務効率化を促進するための多機能なソフトウェアのことで、 GRIDY でもスケジュールや設備予約、プロジェクト管理といった23機能を使用できます。
「トピック」 という機能を使うと、社内掲示板のようにスムーズな情報共有が可能です。 「報・連・相」 の3つのカテゴリからトピックを作成でき、役職や所属チームなどの軸で閲覧権限管理もできます。
GRIDY は完全無料で利用でき、月額費用や初期費用、機能追加によるオプション料金なども一切かからないのが特徴です。しかし利用できる全体のストレージ容量が1GBまでだったり、サポートが利用できない、等、複数の利用制限があるのがネックです。
Talknote ｜ 導入企業も多いコミュニケーションツール
「Talknote（トークノート）」 は、リアルタイムの情報共有やアップデート、データの蓄積などを行う情報共有プラットフォームです。国内で1,100もの企業が導入しています。
伝達事項をノートとして作成し、タイムライン上に表示できるため、社内掲示板として活用できます。ノートにはコメントやスタンプで反応できるほか、 「サンクス」 機能を使ってメンバーに感謝や賞賛を伝えることもでき、社内のコミュニケーション活性に最適です。
また、自社に専属の担当者がつき、導入だけでなく運用までサポートを受けられる点も魅力です。カスタマイズだけでなく 「社内に浸透しない」 といった課題への対処法も相談できます。
ただし、月額利用料金以外に初期費用がかかります。それぞれの具体的な金額は導入規模や使用する機能に応じて変動するため、詳しくは問い合わせが必要です。
Workplace ｜ 英語など多言語への対応も可能な meta 社のツール
「Workplace」 は、 Meta 社が提供している社内コミュニケーションツールです。チャット機能やオンライン通話機能のほか、 Facebook のようにコンテンツや動画の投稿・投稿のシェアが可能で、社内掲示板として活用できます。重要な投稿はフィードをトップに固定できるため、メンバーの見逃し防止にもなります。
また、91言語の自動翻訳に対応しており、外国籍社員がいる企業にも活用されています。利用料金は、1ユーザー当たり月額4$（約600円）の1プランのみです。
rakumo ボード ｜ Google Workspace をさらに便利に
「rakumo ボード」 は、 Google Workspace を機能拡張して使う情報共有・社内コミュニケーションツールです。
情報の内容をカテゴライズし、一覧で表示できるボード機能は、投稿内容を一目で見分けられるシンプルな UI が特徴です。テキストだけでなく写真や動画も掲載できるため、サムネイル代わりに使ってボードをさらに見やすく整理できます。投稿へのリアクション機能やコメント機能もあり、社内のコミュニケーション活性化にも期待できるでしょう。
「Google サイト」 と組み合わせて社内ポータルを構築したり、回覧機能を利用して、未読者にはリマインドメールを送り、見逃しを防止したりすることも可能です。
利用料金は1ユーザーあたり月額150円（税抜）で、他にもお得なパッケージプランがあります。
社内掲示板のメリット
社内掲示板を導入すると、企業にはさまざまな変化が見込めます。ここでは、社内掲示板のメリットを解説します。
業務効率化につながる
メールなどで個別に連絡する場合、メールの見落とし、見たい情報がどのメールに記載されていたかわからなくなるなどのケースが散見されます。一方、社内掲示板に情報を集約しておけば、社員は見たい情報を自身で検索できるため、問い合わせ対応にかかる手間の削減になるでしょう。
また、従業員の入社・退社があった場合も、メンバー管理がスムーズです。メールシステムやチャットツールは、従業員が加わったり退社したりした場合、その都度チームへの追加・除外と、情報共有の手間が発生します。
一方、社内掲示板は、従業員が増えた場合も、アカウントを作成すれば過去の情報まで確認可能です。退社する従業員のアカウントも、削除するだけで対応が完了します。
このように、社内掲示板を使うことで情報共有に関するあらゆる手間の削減になるため、バックオフィス部門の業務効率化につながります。
ノウハウや知識が蓄積される
社内掲示板には、業務に関するさまざまな情報がストックされていきます。資料やデータだけでなく、普段の業務に関して 「こんな失敗があった」 「このような工夫で解決した」 などのノウハウを蓄積することも可能です。属人化しやすい細かな業務ノウハウも、メッセージを通して掲示板上に蓄積し、全社員が参照できます。
また、情報を社員個人が保有していると、その社員が退社した場合にブラックボックス化してしまいます。社内掲示板を活用することで情報の共有漏れを防ぎ、必要なときに社員の誰もが検索して情報を見つけ出せるようになるでしょう。
情報の見落としを防ぐ
従来の社内コミュニケーションの主流であったメールやチャットには、受信数が増えて見逃しが発生する、投稿が流れて見失ってしまうなどの問題がありました。
社内掲示板を活用すれば、後から情報が整理されたうえで掲載されるため、情報をもれなく把握しやすくなります。
さらに、未読・既読が可視化されるツールであれば、未読者にリマインドして確実に連絡を確認してもらえるでしょう。
コスト削減にも期待できる
社内伝達を紙で行っている企業の場合には、ペーパーレス化にもつながります。PDF 化した紙資料などの電子保存に対応しているツールも多いため、これまで紙資料を保存していたファイルやフォルダ、保存場所の削減にもつながるでしょう。印刷費も削減でき、コストカットもできます。
加えて、複数の拠点がある企業で、資料の回覧を紙ベースで行っていた場合には、回覧にかかっていた手間も省けます。回覧機能のある掲示板ツールを選べば、オンラインで資料の回覧が可能です。
社内掲示板のデメリット
メリットの一方、社内掲示板の導入には一定のデメリットがあることも把握すべきです。社内掲示板の代表的なデメリットを紹介します。
社内に浸透するまでに時間がかかりやすい
デジタルの社内掲示板を導入する場合、社内に浸透するまで一定の時間がかかることを覚悟すべきです。特に、パソコンやタブレットなどのデジタルデバイスが苦手な社員やアナログツールに慣れている年配の社員などは、なかなか使用頻度が向上しないかもしれません。
導入前に使用方法をレクチャーする講習会を実施するなど、デジタルツールが苦手な社員をフォローする機会を作るとよいでしょう。また、最初はできるだけシンプルな機能からスタートし、徐々に拡充していくといった工夫も必要です。
ツールの利用料がかかることもある
前述の通り、社内掲示板の利用料金はツールによりさまざまです。基本的にはユーザー1人あたりに対して月額料金が設定されているものが多いため、自社の社員数が多ければ多いほど総額は高くなります。
また、月額利用料のほかに初期費用やメンテナンス費用がかかるツールもあります。予想外の出費があると予算を超えてしまう可能性があるため、導入前の確認が大切です。
情報漏えいにつながる可能性がある
社内の情報を集約できるのは便利な一方、全社員がアクセスできる状況は情報漏えいのリスクが高まります。
機密情報が社外に漏れるとビジネスアイデアが模倣される可能性があるだけでなく、取引先からの信頼にも関わります。全ての情報をオープンにするのではなく、情報によってアクセス制限を設けるなどの対策が必要です。
詳しいセキュリティ対策については、次章で解説します。
社内掲示板導入時に考えたいセキュリティ対策の例
社内掲示板だけでなく、社内に新たなツールを導入する際には、セキュリティ対策を意識するべきです。ここでは、社内掲示板の導入時に対応すべきセキュリティ対策について紹介します。
セキュリティ対策が強固なツールを使う
最も簡単な方法は、もとからセキュリティ対策が装備されている社内掲示板を選択することです。セキュリティ対策の内容は製品やツールによって異なりますが、不正アクセスやサイバー攻撃などに対応しているものもおすすめです。
一般的な社内掲示板に搭載されているセキュリティ対策としては、以下があげられます。
- データの暗号化
- ログイン時の二段階認証
- IPアドレスによるアクセス制限
- アクセス権限の制限・管理の可否
導入を検討しているものに上記のような機能が備わっているか、確認しておきましょう。
ウイルス対策ソフトをインストールしておく
社内で使用するパソコンに、ウイルス対策ソフトをインストールしておくことも大切です。法人向けにライセンスを一元管理できるツールが多数ありますので、このようなソフトを選ぶと効率的に管理できるでしょう。
また、一定のルールに基づいて通信を断絶するファイアウォールの設定も有効です。ほかにも、社内掲示板上での資料ダウンロードや持ち出しができない仕組みを作る方法も効果があります。
従業員のセキュリティ教育を行う
毎日の業務で社内掲示板を使用する従業員に対して、セキュリティ教育を行うことも重要です。
企業側がどんなにセキュリティ対策を行っても、従業員が問題のある使用方法を続けていては、情報漏えいのリスクはなくなりません。データの持ち出しや危険なサイトへのアクセスをしないことを伝え、危機管理を徹底させましょう。
定期的にセキュリティ研修の機会を作るなど、従業員の情報リテラシーを高める取り組みを検討する方法もおすすめです。
社内掲示板を活用している企業の事例
業務効率化が推進される昨今では、多くの企業が社内掲示板を導入しています。前述で紹介した社内掲示板を導入し、成果を得ている実際の企業事例を3つ紹介します。
サッポロ不動産開発 ｜ LINE WORKSでスタッフの自主性向上
商業施設やオフィスビルなどを運営するサッポロ不動産開発では、施設管理を外部の協力会社に委託しています。従来はグループウェアを利用していましたが、パソコンから使うことがメインで、外部スタッフとのタイムリーな情報共有が難しいという課題がありました。災害発生時も、被災状況の把握が困難だったといいます。
しかし、スマホアプリで操作できる LINE WORKS を導入した後は、メッセージ送信が容易になり、未読・既読も一目で確認できるようになったそうです。イベントの準備時などにも、掲示板上に投稿された情報を見てスタッフが自発的に行動してくれるようになり、個別連絡の手間が減ったといいます。
さらに、災害発生時の情報共有でも LINE WORKS を活用しています。以前は各担当者から共有された被害状況をホワイトボードに書き出していましたが、 LINE WORKS を通して情報共有することで、全体の状況把握がスムーズになりました。
リクルートキャリア ｜ 新規事業のアイデア出しに kintone を活用
リクルートキャリアでは、新規事業のアイデア共有の場として kintone を活用しています。
kintone 導入前は事業の全体像をまとめたシートを作成し、各人がアイデアを持ち寄るという方式をとっていました。しかし、アイデアが各社員のフォルダで止まってしまい、ブラッシュアップされないという課題があったのです。
しかし kintone 導入後、ブラッシュアップの質やスピードが大きく向上したといいます。リクルートキャリアでは、発案者が事業のアイデアを kintone に登録し、チームメンバーがそれに対して自由に意見を書き込むという流れで運用しています。
スマホやタブレットから、社員の好きなタイミングで閲覧やコメント付与が可能になった点も、大きく貢献したといえるでしょう。
エステー ｜ 見やすさ重視で rakumo ボードを導入
エステーでは、社内業務の D Xに関する情報共有の一環として、 rakumo ボードを導入しています。
従来は、グループウェアの回覧板機能を利用して社内情報を発信してきましたが、情報過多による連絡の見逃しが懸念されていました。DX 関連の情報を社内に確実に周知するため、 rakumo ボードの導入を決定したのです。
導入においては、使い勝手の良いUIや多様なコメント・リアクション機能、そして従来から利用してきた Google Workspace と連携できることが決め手となりました。使いやすさや見やすい UI が社内で好評を得ており、導入した部署以外からも 「うちの部署でも使いたい」 という声が上がっているそうです。
社内掲示板を導入する流れ
実際に社内掲示板を導入する手順を、4つのステップに分けて解説します。各手順で重要なポイントも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
導入目的や必要な機能を洗い出す
まずは、どのような課題を解決するために社内掲示板を活用するのか、導入の目的をはっきりさせましょう。導入の目的として考えられるのは、以下のようなことです。
- 社内の情報共有を促進したい
- 従業員のコミュニケーション活性化を目指したい
- 業務効率化を図りたい
- 情報漏えいの防止・社内セキュリティの強化をしたいのか…など、
導入の目的によって、導入すべきツールは異なります。自社の課題や状況に適したツールを選定しないと、目的の達成に結びつきません。そのような事態を避けるためにも、まずは導入目的を明確化しましょう。
導入するツールを検討して決定する
定めた導入目的をもとに、導入する社内掲示板の目星を付けましょう。このとき、最初から1つに絞らず、目的に合いそうな候補を複数選定して、比較検討してから決定するのがポイントです。
機能だけでなく、コストやサポート体制など複数の項目を比較すると、より目的に沿ったものを選定できます。使い勝手を確認したい場合には、一定期間トライアル導入できるツールもありますので、活用してみるとよいでしょう。
選び方については後述しますが、主に以下5つの観点をもとに選定します。
- 操作性や機能性
- かけられる予算
- 既存のツールとの連携しやすさ
- 使えるデバイスの種類
- サポート体制
導入目的が定まっていれば、選び方も自然と絞り込めるでしょう。
運用ルールや使い方を決める
導入前に、社内掲示板運用の具体的なルールを決めておくことも大切です。最低限のルールがないと、掲示板が想定通りに活用されない可能性があります。
設定するルールとしては、以下のような例が考えられます。
- 投稿して良い内容
- 公開範囲
- 禁止事項
- 内容に関するチェック体制
- 更新頻度
さらに、掲示板の管理者・責任者なども決めておくと、問題が起こったときの対応がスムーズです。運用ルールの設定時に、合わせて決定しておきましょう。
社員にも通知して使用を始める
社内掲示板の導入が決定したら、社員に周知して利用準備を開始します。社内掲示板を導入しても、社員に使用方法が浸透しなければ意味がありません。そのため、複数の方法で告知を行うとよいでしょう。
例えば、朝礼やチームミーティングの時間を利用して上長から周知する、導入したことを知らせる報告書やポスターを社内の目立つ場所に貼り出すなどの方法があります。
紹介した社内掲示板の一覧
これまでに紹介した6つの社内掲示板を一覧でまとめました。
| 製品名 | 特徴 | 料金（税抜） |
|---|---|---|
| LINE WORKS |
|
無料～月額800円／人 |
| kintone |
|
|
| GRIDY |
|
無料 |
| Talknote |
|
要問い合わせ |
| Workplace |
|
月額4$／人（約600円） |
| rakumo ボード |
|
|
このように、ツールによって特徴やサポート内容、料金が異なるため、しっかり比較検討して自社に合ったものを選ぶのが大切です。気になるものがあれば、まずは資料請求や問い合わせをしてみてはいかがでしょうか。
導入する社内掲示板の選び方
自社に合った社内掲示板を決定する際は、以下5つの観点をもとに選定してみてください。
操作性や機能性で選ぶ
何より、自社が求めている機能やサポートが備わっていることが大前提です。前述の通り、社内掲示板ツールによって備わっている機能や特性は大きく異なります。導入を検討しているもので自社の目的が達成できるかどうかを、しっかり確認しましょう。
また、いくら機能が充実していても、操作性が悪くては意味がありません。機能が多すぎると使い方の習得に時間がかかり、社内に浸透しない可能性もあります。社員の中には IT リテラシーの低い人がいることも想定し、どの社員もスムーズに使えるものを選びましょう。
かけられる予算で選ぶ
今回紹介した社内掲示板の中には、無料と有料のものとがあります。完全無料で使えるものから、1人あたり月額100円程度で使えるもの、1,000円近くかかるものまで、料金設定はさまざまです。
多くの社内掲示板ツールは1ユーザーあたりで利用料金を設定していますので、自社の社員数が多いと予算をオーバーしてしまう可能性も考えられます。初期費用やメンテナンス費用なども含めて、予算に収まるかどうかを丁寧に確認してください。
既存のツールとの連携しやすさで選ぶ
社内で使用している既存ツールと連携可能かどうかも重要なチェックポイントです。
社内掲示板自体の使い勝手が良くても、既存ツールとの連携性が悪いとエラーの原因になり、かえって業務効率が悪化するかもしれません。自社で利用しているツールを洗い出し、連携に対応しているかも確認してみてください。
使えるデバイスの種類で選ぶ
活用度をさらに高めたいなら、パソコンだけでなくスマホやタブレットなど複数のデバイスに対応していることも大切です。通勤時間や営業先などからも更新された情報を自由にチェックできると、使用頻度が高まります。
また、オンラインで利用するタイプの社内掲示板の場合、アプリ型かブラウザ型かどうかも確認するとよいでしょう。
サポート体制で選ぶ
サポートの充実度合いも、ツールによって異なります。社内掲示板のカスタマイズから運用支援、トラブル時のフォローなど、利用料金にどこまで含まれるのか確認しましょう。
中には、専属の担当者がついて導入における社内課題の解決までサポートしてくれるツールもあります。導入に不安がある場合は、フォロー体制の手厚いものを選ぶと安心です。ただしその分の費用が発生する可能性もあるため、よく確認してください。
社内掲示板に関する Q&A
最後に、社内掲示板の導入についてよく寄せられる質問に回答します。ここから解説する内容も踏まえて、導入の要否や具体的なツールを決定してみてください。
社内掲示板は絶対に必要？
社内掲示板は企業に必ず必要なものではありませんが、導入した方が業務をスムーズに進行できる場面は多々あります。
働き方が多様化している昨今では、時間や場所を選ばずに社内情報を確認できる社内掲示板があると、リモートワークの際にも便利です。
本記事の事例で紹介したように、導入によりコミュニケーションの活性化や業務効率化といった成果を得ている企業も多数存在します。紹介した企業と似た課題を抱えている企業は、導入するとスピーディーな課題解決ができるかもしれません。
コミュニケーションに特化したツールとグループウェアのどっちが良い？
一概にどちらが良いとはいえず、自社の目的に合ったものを選ぶことが大切です。
本記事で紹介した 「Talknote」 「rakumo ボード」 などの、情報共有以外にコミュニケーションツールとしても魅力的な機能があるものは、組織のチームワークや社員エンゲージメントの向上などに効果的です。一方、 「GRIDY」 のような多機能なグループウェアは、情報の可視化や業務効率化などに適しています。
自社の用途を満たせるのはどちらなのかを見極めて、導入を決定しましょう。
社内掲示板はエクセルなどで自作できる？
エクセルを活用し、社内掲示板に近いものを自作することは可能です。導入コストを抑えたい場合には選択肢のひとつとなるでしょう。
ただし、作成に手間が掛かるだけでなく、共有編集の難しさや情報の更新性を保てないなど、運用面の課題が考えられます。導入に時間をかけたくない場合や、社員が自由に情報を掲載できるようにしたい場合には、社内掲示板を使用したほうが無難です。
社内掲示板にどんな内容を書いたらいいか分からない…
最初は社内掲示板にどのような情報を掲載すればよいのか、とまどってしまうこともあるでしょう。その場合、以下のような内容を書くところから始めてみてはいかがでしょうか。
- 新商品の発売やアップデートなどの自社製品に関する情報
- 業績報告
- 社内ニュース
更新に慣れてきたら、以下のような社内の多様な伝達事項へと範囲を広げていくとよいでしょう。
- 社内イベントや講習会のお知らせ
- メディア掲載
- 新入社員の紹介
- 経営者メッセージ
「おすすめの書籍」 など、社員に役立つ情報を発信するのもおすすめです。
社内掲示板の利用で業務効率化をはかろう
社内掲示板の導入には、業務効率化や社内コミュニケーションの促進、社員エンゲージメントの向上など、さまざまなメリットが期待できます。
ただし、社内の情報を集約させている分、情報漏えいのリスクがつきまといます。社員の IT リテラシーを高める取り組みを実施し、セキュリティ対策ができるツールを同時に導入するなど、細心の注意を払わなくてはなりません。
導入の際には、機能性だけでなく使い勝手やサポート内容などの観点から複数のツールを比較検討し、自社に合う社内掲示板を選定してください。
より視認性が高く、使い勝手の良い社内掲示板を探しているなら 「rakumo ボード」 がおすすめです。 IT ツールを使い慣れていない社員でもスムーズに使える UI が好評ですので、ぜひご検討ください。
