ワークフロー
公開 2020.05.21

クラウド型のワークフローシステムって?選び方やメリットを紹介

業務を効率化したいなら、クラウド型ワークフローシステムを導入するといいでしょう。今回は、ワークフローシステムの導入を考えている企業の担当者に向けて、クラウド型ワークフローシステムの選び方やメリットを紹介します。

ワークフローシステムとは?

そもそもワークフローシステムとは、どのようなものでしょうか。ここでは、ワークフローシステムの基本について確認しましょう。

ワークフローとは

ワークフローとは、仕事を進める際の一連の流れのことです。日々の業務においては経費の申請や発注書の作成をはじめとするさまざまな業務があり、それぞれを進めるための手順をワークフローとよびます。たとえば、申請者が申請用の書類を作成して承認者へ渡すと、承認者は確認とサインを済ませて申請者へ返却します。実際には、1人の担当者がさまざまな業務を同時並行で進めるケースも多いでしょう。その場合、ワークフローが複雑だったり手間が多かったりすると、仕事をスムーズに進めるのが難しくなってしまいます。

ワークフローシステムで何ができるのか

ワークフローを効率化する手段として、ワークフローシステムの導入があります。ワークフローシステムとは、ワークフローをシステム化し、オンライン上で業務を進めるための仕組みです。ワークフローシステムを取り入れれば、それまでアナログで進めていた業務の問題を解消し、効率化できます。たとえば、ワークフローシステムを導入すると申請者はシステム上で書類の作成や申請ができるようになり、承認者もオンライン上で書類の内容を確認できます。承認者は外出先からも承認作業をおこなえるので、不在による承認の遅延は発生しません。承認作業がスピーディーに進むので、申請者は承認が下りた後の業務も進めやすくなるでしょう。

また、企業によっては、内容ごとに申請書類の様式や承認フローが異なる場合もあります。その場合、すべての申請方法を覚えるのは難しく、申請するたびに調べなければなりません。そのうえ、毎回違う項目を記載する必要があるので手間もかかります。しかし、ワークフローシステムを導入すれば、申請書類の様式を簡単に検索でき、承認フローも自動的に設定されます。承認者もシステムを確認して承認するだけなので、書類を次の人へ回す手間がありません。

さらに、ワークフローシステムを使っていれば、現時点で承認がどこまで下りているかについても一目瞭然です。紙の書類を使っていると、いま誰が書類をもっているのか確実に把握するのは難しいでしょう。場合によってはどこかで紛失されてしまい、改めて書類を作って申請しなければならないケースもあります。ワークフローシステムがあれば、スムーズかつ確実に書類に対する承認を得られるでしょう。

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ワークフローシステムの種類

ワークフローシステムには、大きく分けて2つの種類があります。それは「オンプレミス型」と「クラウド型」です。オンプレミス型は、自社でシステムの構築や運用をおこなうワークフローシステムです。オンプレミス型はそれぞれの状況に合わせて細かい設定ができるので、自社ならではのニーズにもしっかり対応できます。ただし、導入時のコストが高く、バージョンアップにも費用がかかる場合がほとんどです。また、システムトラブルが起きたときも、社内ですべて対応しなければなりません。そのため、オンプレミス型のワークフローシステムを導入するなら、専門知識をもつ人材の確保も必須となります。

一方、クラウド型は、オンライン上で利用できるワークフローシステムです。低コストで利用でき、オプションを設定すればある程度自由なカスタマイズも可能です。サービスを提供する事業者がシステムの管理をおこなうため、トラブルが起きても自社で対応する必要はありません。低コストで利用したい場合や専門知識をもつ人材の確保が難しい場合は、クラウド型のワークフローシステムが適しています。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型のワークフローシステムを導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、クラウド型ワークフローシステムを導入する具体的なメリットを紹介します。

自社サーバー不要!システム導入のコスト削減

クラウド型のワークフローシステムの最大のメリットは、低コストで導入や運用ができる点です。通常、自社に新しいシステムを導入するとなれば、設備投資が必要となります。また、システム開発ができる人材がいないなら、新しく採用しなければなりません。しかし、クラウド型のワークフローシステムは新しくシステムを構築するわけではないので、設備投資やサーバーの用意もしなくて済みます。専門知識をもつ人材確保も必要ありません。サービスを提供する事業者が用意したシステムを利用するので、開発費用の負担もなく、初期費用と月額料金を支払うだけで利用できます。なかには初期費用も無料となる事業者もあるため、利用するサービスをうまく選ぶといいでしょう。

どこからでも使える

クラウド型のワークフローシステムは、インターネット環境があればどこからでも利用できます。たとえば、出張先や移動中の電車からでも、申請や承認の作業を進められます。これに対して、オンプレミス型は社内でしか利用できず、外部からアクセスするには特別な設定が必要な場合が多いです。そのため、オンプレミス型で急な出張や外出に対応するのは難しいでしょう。クラウド型なら営業や打ち合わせで社員が外に出る機会が多くても、問題なく活用できます。また、リモートワークを推進している場合も、必要に応じて自宅からシステムへ簡単にアクセスできます。

運用も簡単

クラウド型のワークフローシステムの場合、導入後の運用も簡単です。システムに障害が発生しても自社で対応する必要はなく、復旧はサービスを提供する事業者に任せられます。そのため、システムに詳しい社員がいなくても、安心して利用し続けられます。また、クラウド型のワークフローシステムはアップデートも無償です。そのうえ、自動でアップデートがおこなわれるので、システムのバージョンをチェックする必要もありません。一方、オンプレミス型ならアップデートは自らおこなう必要があり、そのたびに費用も発生します。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムとしては、さまざまなものがあります。そのため、選ぶ際は注意も必要です。ここでは、ワークフローシステムの選び方や気をつけたいポイントを説明します。

どの社員でも使えるか

ワークフローシステムを選ぶときは、どの社員でも使えそうなものを選びましょう。特に、システムを目の前にして直感的に使いやすいかどうかは重要なポイントです。システムの使い方は実際の業務の中で覚えることが多いので、使い方が分かりにくいと業務が滞る原因になります。そうなれば、せっかくワークフローシステムを導入しても、社内にうまく定着しない恐れがあります。そもそも社内には、新しいシステムにすぐに対応できる人もいればそうでない人もいるでしょう。そのため、少しずつシステムに慣れてもらうことも大切です。ワークフローシステムのサービスの中には無料でトライアル利用ができるものもあるので、実際に使って確かめてみるといいでしょう。

コストはどれくらいか?継続できるか

ワークフローシステムでは月額料金がかかるため、実際にどれくらいの費用がかかるか事前に確認しておいたほうが安心です。ワークフローシステムの料金は1人あたりの料金が定められており、人数に応じて料金が決定するのが一般的です。料金は毎月発生するため、実際にいくらかかるか計算し、そのうえで継続的に利用できるか検討する必要があります。ワークフローシステムによって料金は異なるため、取り入れやすい料金となっているサービスを選ぶといいでしょう。

ただし、単に料金の安さだけでワークフローシステムを選んでしまうと、想定していたような効果を得られない可能性があるので要注意です。料金が安い場合、基本の機能が少なく、オプションを多くつけないと使い物にならないケースもあります。そのため、料金だけで比較するのではなく、システムの質や対応できる業務についてもしっかり確認したほうがいいです。自社にとって大きな負担にならない範囲で、できるだけ高い効果を得られるワークフローシステムを選びましょう。

セキュリティに問題はないか

ワークフローシステムを導入する際は、セキュリティに対する配慮も大切です。ワークフローシステムを使えばさまざまな業務を一元化でき、社内の情報が集約されます。そのため、セキュリティに問題があると、重要な情報の漏えいにつながる恐れがあるでしょう。もちろん、紙の書類で申請や承認をおこなう場合も、外部への持ち出しや紛失があれば情報漏えいにつながります。そのため、システムの導入によって情報の漏えいのリスクが新たに発生しているわけではありません。セキュリティ対策が万全なワークフローシステムを選んだうえで、それを運用する社員が気を引き締めて利用する必要があるでしょう。

どの外部システムと連携できるか

ワークフローシステムを選ぶ基準としては、すでに自社で導入している外部システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。システムどうしをうまく連携させられれば、既存のデータをそのまま活用でき、スムーズに一元管理できるようになります。その場合、データを移す手間がほとんどかからないうえに、入力漏れや重複などのミスも防げるでしょう。たとえば、日常的に多くの申請や承認がおこなわれる経費精算のシステムとワークフローシステムを連携できれば、手間を大幅に減らせる可能性があります。

また、APIを利用できるワークフローシステムなら、より便利に利用できます。APIとは、システムやプログラムをつないだり共有したりするための仕組みです。たとえば、rakumoのワークフローでもオプションでAPIを利用できます。

クラウド型ワークフローシステムでラクラク業務効率化

クラウド型ワークフローシステムを導入すれば、少ないコストで業務を効率化させられます。ワークフローシステムを取り入れる場合、外部システムと連携するとより便利に利用できるでしょう。rakumoのワークフローは、Googleドライブから資料を添付したり「rakumo ケイヒ」と連携させたりすることも可能です。Google Workspace(旧:G Suite)や経費精算システムとの連携を重視したいなら、rakumoのワークフローを導入してはいかがでしょうか。

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