テレワーク特集
2020.04.30

【メリット&デメリット】テレワークの「困った!」を今すぐ解決する5つの方法

自宅など、会社と離れた場所で業務を行うテレワーク。 電車の混雑緩和や感染症予防などの効果が見込めますが、現場レベルではどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか?今回、この記事では社員と管理者それぞれに

  • テレワークをやってよかったこと
  • テレワークの難しいところ

について聞いてみました! テレワークのよくあるつまづきを解決するヒントも紹介するので、これからテレワークを導入する予定の方は必見です!

INDEX

テレワークやってみてわかった「メリット」 【社員編】

それでは、まずはテレワークを実践している社員にテレワークをやってよかったこと(メリット)について聞いてみました。

【テレワークのメリット 社員編】通勤時間は0分だから仕事と家庭の両立がしやすい

小さい子供がいるので、基本的に週5日テレワークで就業しています。

リモートワークを始めて1番よかったことは、仕事と家庭の両立がしやすいこと。

自宅から会社が遠かったので、出産後育児と仕事の両立ができるのか不安でした。でもリモートワークなら仕事が終わったらすぐにお迎えに行けるし、子供が体調を崩しても会社を休む必要がないところが嬉しいです。今はコロナの感染予防のため子供の学校が休業中なのですが、私が家で仕事ができるので私も子供も安心して過ごせています。この働き方なら、ずっと仕事が続けられそうですね。

【テレワークのメリット 社員編】業務に集中できる!

今月からテレワークを始めました。オフィスで仕事をしていると、業務に関係のない電話や、飛び込み営業などの対応で仕事の手が止まってしまうことがたびたびありました。でもテレワークなら自分で仕事に集中できる環境を作れるので、ストレスなく仕事が進められます。自分の好きな音楽を流しながら仕事できるので、オフィスにいる時よりリラックスして仕事ができている気がします。

【テレワークのメリット 社員編】自分の時間を有効に使える

営業の仕事をしているので、アポがない時はテレワークで事務作業をしています。オフィスにいると他の人が仕事しているとなかなか帰りにくかったりするのですが、テレワークなら定時に自分の仕事がおわったらサッと切り上げられるところがいいですよね!テレワークの日はジムに行ったり、映画を見に行ったりして時間を有効に使っています。

【テレワークのメリット 社員編】天候や電車遅延などの要因に左右されずに業務に取り組める

今まで1時間半かけて通勤していたので、会社がテレワークOKになって「やったー」って感じです(笑)なにせ家が遠かったので、電車が遅延して会社の始業時間に間に合わないなんてこともしばしば。雪が降ると電車が運休してお手上げ、なんてこともありました。テレワークなら天候や交通事情に左右されず仕事を始められるので、本当にノーストレスです!

テレワークやってみてわかった「メリット」 【管理者編】

テレワークを導入することは、社員だけでなく管理者にもさまざまメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?

【テレワークのメリット 管理者編】残業代などのコストが抑えられる

テレワークを導入したことで一番大きく目に見えた変化は「コストが削減」されたことです。たとえばどのような部分が削減されたかというと

  • 残業代のコスト
  • コピー紙などのオフィス用品のコスト
  • 光熱費
  • 交通費(定期代ではなく出勤した回数ごとに支給)

などです。また、将来的にはデスクも固定ではなくフリーアドレスに変えることで、さらなるコストダウンもできるのではないかと考えています。

【テレワークのメリット 管理者編】地方や海外にいる優秀な人材を採用できる

いままでは、どんないい人材がいたとしても、物理的に通勤できないところに住んでいたら採用は諦めざるをえませんでした。しかし、今はテレワークを導入したことで日本全国、さらには世界中で採用活動をできるようになりました。特にアルバイトの採用はずっと苦戦していたのですが、テレワークOKにしたことで日本各地から応募をもらえるようになりました。おかげで優秀な人材を確保できています。今後は、海外の人材も積極的に採用していきたいですね。

【テレワークのメリット 管理者編】社員の定着率を上げられる効果も期待

社員の声でもありましたが、テレワークを導入したことで「仕事を諦めなくてはいけない人」が減るのでは感じてます。出産や育児もそうですが、親の介護や、配偶者の転勤など、人によっては会社をやめなくてはいけない状況の人でもキャリアを継続できるのがテレワークだと思っています。それは社員にとってのメリットではありますが、社員の定着率を上げられるというのは私たち管理者にとっても大変意義のあることです。

テレワークやってみてわかった「デメリット」&解決のヒント 【社員編】

テレワークを導入したことでメリットを感じている人がたくさんいる一方で、「困った!」の壁にぶつかっている人もいるようです。どんなことに困っているのか、まずは社員の声を聞いてみましょう。

【テレワークのデメリット 社員編】コミュニケーション不足になりがち

テレワークで一番難しさを感じるのは、コミュニケーションの取り方です。同じプロジェクトのメンバーに確認を取りたいとき、横にいればさらっと口頭で聞けるじゃないですか。でもテレワークだと電話かチャットを使わないといけないのが、少し手間ですかね。相手が何をしているのかも見えないので、連絡を取るタイミングが悩ましいです。

【解決のヒント】

Google Meet & Slack で相手の状況やステイタスを「見える化」しよう!

メンバー同士が別の場所で仕事をしていると、相手がどのような状況なのか見えない分コミュニケーションが取りづらいと感じる人も少なくないかもしれませんね。しかし、コミュニケーション不足によって仕事の効率が下がってしまっては本末転倒になってしまいます。テレワークでコミュニケーションを取りやすくするためには、お互いの状況を見える化することが重要です。「見える化する」ためのツールはこのようなものがあります。

・Google Meet

頻繁に連絡を取り合うメンバー同士は、Google Meet のようなビデオ会議システムを繋いで、相手の様子を見ながら仕事を取り組んでみるのはいかがでしょうか。同時に通話中のメンバー同士は Google Chat でチャットもできるのでメッセージを送り合うことも可能です。Google Meet は、G Suite に登録しているユーザーであれば無料で利用できます。

Google Meet の通話画面(一部画像の加工が施されています)。鮮明に相手の様子を確認できる。

・Slack

Slack とは、「ワークスペース」という空間の中でコミュニケーションが行えるチャットツール。 Slackには、自分のステイタスを設定できる機能があります。例えば「休憩中」「ランチ」「集中して作業中」といったステイタスを設定しておくことで、メンバーに自分の状況を伝えることができます。

【テレワークのデメリット 社員編】情報の共有が難しい

メンバー同士が別の場所にいるので、データの共有方法に悩んでいます。いままでUSBでデータを共有することが多かったのですが、テレワークで仕事をするならどんなデータの共有方法が最適ですか?

【解決のヒント】

テレワーカーのデータ共有なら Google ドライブが便利!

テレワーカー同士で業務を連携するときは、いかに効率的かつ正確にデータを共有するかが重要な課題になります。遠隔でのファイルの受け渡し、閲覧、共同作業などすべてスマートに実現するのが Google が提供するオンラインストレージ・Google ドライブです。

Google ドライブには以下のような特徴があります。

・ いつでもどこでもファイルにアクセス可能

スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでも簡単にアクセスしてファイルの閲覧/編集ができる。

・ 使いやすい共有機能

Google ユーザーとファイルを簡単に共有できるので、コラボレーション作業がスムーズ。

ファイルはすべて必要なメンバーと共有できるので、VPNの設定をしなくても、会社にいるときと同じような環境で仕事に取り組むことが可能です。

【テレワークのデメリット 社員編】社員同士のスケジュール調整が難しい

テレワークをしていると、Web会議をすることがよくあるんですけど、メンバーのスケジュール調整をするのが結構大変なんですよね。みんながオフィスにいれば口頭で予定合わせてセッティングできたんですけど…

【解決のヒント】

rakumo カレンダーを使えば、メンバーの空き時間が一目瞭然!

rakumo カレンダーには複数のメンバーの空き時間を検索する機能があります。重要な会議の設定や急なスケジュール変更でも、参加者の空き時間を一度で調整して、予定登録を行うことができます。

テレワークやってみてわかった「デメリット」&解決のヒント 【管理者編】

テレワークを実践する現場にお悩みがあれば、管理者もまた違ったお悩みで頭を抱えているようです。

【テレワークのデメリット 管理者編】承認フローが滞りやすい

チームメンバーから稟議書が上がったときは、紙の書類に承認の押印をする社内ルールがあります。私自身もテレワークを実践していて毎日出社しているわけではないので、フローを見直して稟議が途中で滞ってしまうのをなんとか改善したいです。

【解決のヒント】

rakumo ワークフローならペーパーレスで承認・申請が完結

rakumo ワークフローとは、承認・申請をペーパーレスで行えるクラウドシステム。社内の業務フローをデジタル化し電子承認や電子稟議を実現します。スマートフォンやタブレットからでも操作できるので、わざわざ出社をしなくても承認や稟議をスピーディーに進められます。

また、rakumo ワークフローにはコメント機能を付加されているので、承認の背景やコメントを記入することも可能。社内のコミュニケーションを活性化します。

【テレワークのデメリット 管理者編】勤怠管理が複雑

テレワークを導入したことで、勤怠管理が複雑になってしまいました。今まではタイムカードで勤怠管理をしてきたのですが、テレワークの導入で暫定的にエクセルに勤務時間を入力してもらっています。多様な働き方がある中でチェックも煩雑になってきたので、勤怠管理をもっと簡単にできないか悩んでいます。

【解決のヒント】

勤怠管理ソフトを導入して多様な働き方を実現しましょう!

リモートワーク だけでなく、フレックス制など働き方改革の影響で働き方の多様性が広がっています。でも管理部門はその分煩雑な管理も増え、負担を感じている人も多いはず。その負担を減らすために、勤怠管理ソフトの導入を検討してみませんか? rakumo キンタイは、企業で働くすべての人にとっての「働きやすさ」の追求をコンセプトにしたクラウド型勤怠管理ソフト。WebやスマホなどからGPS付きの打刻ができるので、リモートワーカーが多い会社の勤怠管理に最適です。

【テレワークのデメリット 管理者編】セキュリティが不安

会社以外の場所で仕事をするとなると、やっぱり気になるのがセキュリティ対策ですよね。社員のパソコンは機密情報の塊ですから、紛失などで情報が流出してしまったら相当なダメージです。

【解決のヒント】

ストレージを持たない Chromebook ならセキュリティも万全

Chromebook は基本的に全ての作業をブラウザ上で行うことが想定されているため、端末本体にストレージがありません。データは端末内部には保存せず、Google ドライブなどのクラウドストレージに保存することになります。なので、端末の盗難や紛失があった場合でも、端末側からのデータ漏洩や紛失のリスクは極めて小さいといえます。また、Chrome OSにはウイルス対策機能が標準で搭載されていて、自動で最新のウイルス対策が施されます。その為、利用者側でウイルス対策ソフトをインストールするといった対策を行う必要もありません。

まとめ

リモートワークへスムーズに移行するには、最適なツールを選ぶことが最善の方法です。 これからリモートワークを始める会社や、リモートワークが今ひとつうまくいかない会社はぜひ今の環境を見直して最適な運用方法を検討してみましょう。

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