労働時間の把握の義務化って？労働時間管理は具体的に何をするべきなのか？

労働時間の正確な把握が義務化！

政府の重要政策である「働き方改革」により、労働者の安全衛生に関する基準を定めた「労働者労働安全衛生法」にもさまざまな改正がなされました。そのなかで、企業にとって重要な改正ポイントのひとつとなったのが、2019年4月から義務化された「客観的方法による労働時間の把握」です。まずは、労働時間の把握が義務となる対象や具体的な管理の方法、罰則の有無などについて確認していきましょう。

対象範囲

従業員の労働時間を把握することは、ほぼすべての事業所に対して義務化されています。正確には、労働時間について定めた法律である「労働基準法」が適用されるすべての事業所が対象となり、規模の大小は関係ありません。ほとんど従業員がいないような中小零細企業であっても、例外なく労働時間を把握しなければならないので注意しましょう。

なお、労働時間の把握は、高度プロフェッショナル制度の対象者を除くすべての労働者が対象となります。高度プロフェッショナル制度とは、特定の労働者に対し、労働時間ではなく「成果」で賃金を計算するというものです。このため、労働働時間や深夜の割増賃金など、労働基準法の規定は適用されません。年収が一定額を超え、高度な専門的知識を生かして働く専門職の労働者が対象で、アナリストやコンサルタント、研究開発業務などが指定されています。これらに該当しない従業員の場合、裁量労働制の適用者や非正規雇用の従業員も含め、全員に対して労働時間の把握をしなければなりません。

「労働時間」とは具体的にどの時間を管理すればいいのか

労働時間の把握とはいっても、具体的にどうやって管理すれば良いのかわかりにくいですよね。そんなときは、厚生労働省が公表しているガイドラインを参考にしましょう。ガイドラインには「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」と記載されています。これに従えば、最低でも始業や終業時刻を明確に管理することは必須になるでしょう。ただし、それだけでは十分とは言えません。従業員の労働環境に関わる法改正は、労働時間を把握することだけではないのです。

企業は、労働時間の把握と同じく義務化された「賃金台帳の適正な記入」や、労働基準法の改正による「年次有給休暇の取得義務化」「残業時間の上限規制」などにも対応しなければなりません。このため、始業・終業時刻だけではなく、残業時間や有休の取得状況についても正確に管理することが求められます。

罰則はあるのか

従業員の労働時間を把握することは、労働安全衛生法によって定められた義務です。企業に課された義務に違反した場合、罰則があるのではと不安になる方も多いでしょう。しかし、実際には労働時間把握の義務違反に関する罰則は設けられておらず、ペナルティを科されることはないので安心してください。ただし「罰則がないなら放置しても良いだろう」という考えはおすすめできません。労働時間を正確に把握していないと、気づかないうちに「労働時間の上限規制（法定外労働は原則月45時間年360時間）」に違反してしまうおそれがあります。

労働時間の上限規制違反には、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されているため注意しなければなりません。罰則を避けるためにも、やはり従業員ごとに正確な労働時間を把握することは欠かせないのです。

勤怠管理の運用は厳しく行わなければならなくなる！

労働時間を正確に把握するためには、これまで以上の厳しい勤怠管理が必要不可欠です。次は、具体的にどのように勤怠管理をしなければならないのか、従業員による自己申告は認められるのかどうかについて解説します。

客観的な記録が原則必要になる

労働時間を把握する際、とにかく始業・終業時刻さえ記録しておけば良いというわけではありません。今回の法改正は、労働時間を把握することで従業員の長時間労働などを防ぎ、心身の健康を守ることも大きな目的とされています。このため、従業員本人による申告ではなく、客観的な方法で正確な労働時間を把握することが義務付けられているのです。厚生労働省のガイドラインによると、始業・終業時刻は「使用者が現認する」または「タイムカードやICカードなどを用いる」ことで記録するように示されています。

規模の大きい企業などは、すべての従業員に対して細かい勤怠管理を行うのは難しいかもしれません。社内システムが整っていない、勤怠管理に割く人手がないなどの場合は、専用のソフトを導入したり、アウトソーシングを検討したりすると良いでしょう。

労働者の自己申告が認められる場合と条件

労働時間は客観的な方法で把握すると上述しましたが、例外的に従業員本人の自己申告が認められるケースもあります。たとえば、営業職の従業員が取引先を回り、そのまま終業時刻を迎えて自宅へ直帰した場合などです。社外から勤怠管理システムに入力できなければ、労働時間は従業員の自己申告に頼らざるを得ません。このようなケースでは、事前に従業員に勤怠管理の重要性を周知徹底させる、申告された労働時間が正確かどうか確認するなどの条件を満たしたうえで、従業員本人による始業・終業時刻の申告が認められます。

義務化において企業側が新たにすべきこと

企業が労働時間把握の義務化にともなってやるべきことは、勤怠管理の徹底だけではありません。ほかにも「労働時間の記録書類の保管」「賃金台帳の記入」が新たに義務付けられているため、忘れずに対応する必要があります。それぞれどのような内容なのか、詳しく見ていきましょう。

労働時間の記録書類の保管

労働時間を示した記録書類は、作成するだけでなく3年間にわたって保管する義務もあります。これは労働基準法第109条にもとづくもので、違反すれば30万円以下の罰金を支払わなければなりません。なお、労働時間を示した記録書類には、タイムカードや企業側が始業時刻と終業時刻を記録したもの、残業命令書やその報告書、従業員自身が労働時間を記録した報告書などが含まれます。保存期間の起算となるのは、その書類が最後に記入された日となるので注意しましょう。

賃金台帳の記入

賃金台帳は、主に従業員に支払った給与に関する情報を記録した書類です。労働基準法第108条により、事業所ごとに作成と保管が定められています。この賃金台帳に、従業員の労働日数や労働時間数、時間外労働数なども正しく記入することが義務化されました。これに違反した場合は、労働基準法第120条にしたがって30万円以下の罰金が科される可能性があります。記載すべき内容を記載していない場合や、虚偽の内容を記載した場合などは違反と見なされるため注意しましょう。

よくある勤怠管理方法では限界！？

労働時間を把握するためには、これまで以上に勤怠管理を徹底させる必要があります。ところが、従来の勤怠管理システムでは、法改正で求められる細かい対応が難しいケースも少なくありません。ポピュラーな勤怠管理方法であるエクセルやタイムカードを利用した場合を例に挙げ、どのような問題があるのか見てみましょう。

エクセル管理のデメリット

エクセルを勤怠管理に利用している場合、従業員本人が始業・終業時刻を入力し、セルに設定した数式によって労働時間を算出するという方法が一般的です。しかし、労働時間把握の義務化では、客観的な方法によって労働時間を記録することが求められています。従業員本人が入力するスタイルでは客観的とは言えず、義務を果たしていないと判断される可能性が高いです。また、従業員の入力忘れや内容のミス、不正申告などの問題が起きやすい点や、入力後にすべての従業員に対して集計作業などをしなければならない点も大きなデメリットと言えるでしょう。

タイムカード管理のデメリット

出退勤の記録として、タイムカードを利用している企業も多いでしょう。タイムレコーダーにシートをセットし、その時間を打ち込んで出退勤を記録するもので、厚生労働省のガイドラインでも客観的な記録として認められています。たしかに、従業員本人が記録するものではなく、不正も難しいため正確な労働時間を把握しやすいのですが、良いことばかりではありません。自宅と取引先間を直行直帰するケースなど、職場に出勤しない従業員は記録ができませんし、レコーダーの故障などで手書き修正をすると、客観的記録とは認められない場合もあります。また、レコーダーの機能によっては集計作業に非常に手間がかかることもあるなど、見落としがちな問題点も多いため注意が必要です。

勤怠管理システムで労働時間管理を効率化

法改正により義務化されたとはいえ、勤怠管理にそこまでの時間と手間をかけられないのも事実ですよね。勤怠管理に人手を取られれば、肝心の生産性が落ちてしまうおそれもあるでしょう。より効率良く労働時間を把握したい場合は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。たとえば「rakumo キンタイ」であれば、法定時間外労働時間も自動集計が可能など、管理や集計がしやすい機能がそろっています。働きすぎを防止するアラート機能もあり、違法な労働を見逃す心配もありません。無料トライアルやお得なパックプランもあるなど、コスト的にも気軽に試しやすいので、検討してみてはいかがでしょうか。

労働時間の見える化は社員にとってもメリットが

厳しい勤怠管理によって始業・終業時刻を把握すると、労働時間を「見える化」することができます。これにより、長時間労働になりがちな部署を発見する、業務効率化などを行った際の効果がわかりやすくなるなど、さまざまな効果が期待できるでしょう。無駄な残業を抑制することで、企業は残業代の節約ができ、従業員はプライベートな時間が増えるなど、双方にとってもメリットがあります。企業全体が限られた時間のなかで効率良く業務をこなすことで、生産性向上を図ることも可能です。このように、労働時間の見える化にはさまざまな魅力があるので、これを機に本格的な勤怠管理を導入することをおすすめします。

労働時間把握の義務化に対応し生産性が上がる環境づくりを

従業員の労働時間を把握することは、法律で定められた義務です。従業員の健康を守る、生産性向上を図るなどのメリットも期待できるため、企業と従業員双方にとって、大きな意義があるものだと言えるでしょう。ただし、このようなメリットを得たり義務を果たしたりするためには、正確な勤怠管理が欠かせません。社内システムが整っていないなら「rakumo キンタイ」のような勤怠管理システムを導入して効率化を目指しましょう。