【連絡先管理・共有】Web電話帳って何ができてどんなメリットがあるの？

Web電話帳で連絡先を管理・共有

近年、社内外の連絡先の管理にWeb電話帳を導入する企業が増加傾向にあります。ですが「Web電話帳」という単語を耳にしたことはあっても、具体的な機能について知らないという人もまだまだ少なくありません。Web電話帳とはどのようなものなのか、またWeb電話帳の普及が進む理由について説明していきます。

Web電話帳とは？

Web電話帳とはインターネットのクラウド上に「連絡先」を保存し、管理・共有ができるサービスのことで、特に、法人向けのWeb電話帳サービスでは組織で活用するための便利な機能も多く提供されています。

例えば、基本情報である電話番号に加えて、その番号の所有者情報、所属している社名や部署名、さらにメールアドレスや顔写真などを登録し、一元管理が可能です。

また、Web電話帳に登録したデータはクラウド上に保管されるため、ネット環境さえあれば、いつでもどこでも必要な連絡先を確認できることが大きな強みといえるでしょう。

Web電話帳の導入企業は増えている

少し古いデータですが、MM総研の市場調査によると、Web統合電話帳アプリケーションのクライアントライセンス数は、2017年12月末から2018年12月末にかけて24％程増加し、145万ライセンスに達したそうです。Web電話帳の急速な普及の理由としては、「働き方改革」や「人手不足による業務効率化の推進」が深く関係しているという見方があり、今後ますます導入企業が増えていくことが予想されています。

Web電話帳の機能・できること

Web電話帳では具体的にどのようなことができるのでしょうか。一般的な機能について見ていきましょう。

クラウド上での情報管理・共有

Web電話帳の基本的な機能として、まず「クラウド上での情報管理・共有」が挙げられます。紙での管理と異なり、社外にいても簡単に情報を確認できることや情報の紛失が起こらないことが大きな利点です。

例えば、出張先や社員の自宅からでもスムーズに情報を閲覧することが可能です。また、Web電話帳で情報を一元化することで「登録や更新の手間」を短縮することも期待できます。

ビジネスシーンでは、社員の異動や退職、また部署名や役職の変更などは頻繁に発生します。また取引先の担当者が、自部署以外にも自社の複数部署と関わりを持っているといった場合も少なくなりません。各部署で異なる情報管理方法をとっていると、部署ごとに更新作業が発生したり、更新漏れで情報に差分が発生したりといった非効率的な動きを取ってしまうことも考えられます 。 Web電話帳で一元管理していれば、一度の情報更新で済んでしまうため、こうした問題は生じません。

名刺情報の管理

法人向けのWeb電話帳には、電話番号だけではなく、所属部署や役職、メールアドレスといった、いわゆる「名刺情報」をセットで管理する機能が備わっているものも多く存在します。

2020年現在は、新型コロナウイルスの感染対策でテレワークを取り入れる会社が増え、直接紙の名刺を交換する機会は減少していますが、名刺だけでなく「メールの署名欄」などに部署名や役職名が記載されていることも多いかと思われます。氏名・住所・電話番号といったデータを手掛かりに、同じ人物、同じ企業の従業員データを一つにまとめる「名寄せ機能」や、同一企業に所属する人をグルーピングする機能が備わっているWeb電話帳もあり、そうした一元化しやすいツールを活用することで業務効率を高めることも期待できます。

着信情報の表示

Web電話帳に登録された電話番号からの着信であれば、使用中の端末に連絡先情報を登録していなくても、発信者の情報が表示されます。これにより「携帯に着信があったものの誰からかわからず、折り返し連絡できない」という事態を防ぎ、機会損失を減らすことが可能になります。

着信情報の表示は、オフィスでの受電時にも役立ちます。オフィスの代表番号へ受電があった際、取り次ぎたい担当者が不在のため「社名や担当者の名前を聞いてあとで折り返す」ということも多いものです。この際、相手先の社名や担当者の名前を誤って聞き取ってしまうと、連絡を折り返せないというトラブルを招いてしまいます。Web電話帳であれば着信情報が表示されるため、このようなコミュニケーションミスを減らすことができます。

アプリ連携

Web電話帳はスマホやパソコンのアプリケーションと連携可能なものも提供されています。連絡先画面のメールアドレスをクリックするとGmailアプリが開いたり、SkypeアカウントをクリックするとSkypeアプリが起動したりといった具合にシームレスに連携できるため、わざわざ手動でアカウント情報をコピーして別アプリにペーストして利用するという手間を削減できるのです。1回の作業の短縮時間は少ないですが、発生頻度も多いため、積み重ねの結果として大きな時間短縮が期待できます。

働き方改革の推進への一助に

「2.Web電話帳の機能・できること」で説明したように、Web電話帳には多くの機能が存在し、導入によって情報管理レベルの向上に伴う業務効率が期待できます。そして更に、Web電話帳は働き方改革を推進するうえで役立つ存在ともなり得ます。

近年、働き方改革の一環でフレックスタイム制やテレワークなどを導入する企業が増加しています。テレワークなど直接人と顔を合わせられない働き方では、電話やWeb会議の頻度も増えていくため、その分「連絡先の管理」が業務効率に与える影響も大きくなっていきます。先手を打ってWeb電話帳を導入しておけば、こうした働き方の変化によるトラブルを防止し、働き方改革を推進しやすくなると考えられます。

セキュリティを強化する効果も

電話帳は重要な個人情報の塊ともいえるものです。そうした個人情報を各社員の携帯端末などに保存している場合、盗難や紛失が起きてしまったときに大きなトラブルになる可能性があります。
その点Web電話帳を導入していれば、端末をなくしてしまった場合のセキュリティ対策も可能です。Web電話帳では情報をクラウド上で管理しているため「アカウントロック」などの機能で該当社員のアカウントからの情報閲覧をストップし、被害を最小限に防ぐことが可能です。

Web電話帳を選ぶ際・活用する際の注意点

最後に、Web電話帳の導入効果を最大化するために気を付けるべきポイントについてみていきましょう。

Web電話帳を選ぶ際の注意点

Web電話帳には様々な機能がありますが「機能が多いものを選べばよい」というわけではありません。選定においては「自社で利用中の業務ツールに合っているかどうか」に注意する必要があります。

例えば、既にチャットツールを導入している企業であれば、むしろWeb電話帳にはチャット機能がないほうが良い可能性すらあります。チャット機能があるWeb電話帳を導入してしまうと、社員同士でやり取りをする中で「あの話は、どちらのチャット内でした話だっただろうか？」といった混乱が生じてしまう恐れもあります。こうしたトラブルを防ぐために、Web電話帳の選定にあたっては、

• 導入目的を満たす機能が揃っているか？
• 余計な機能が付きすぎていないか？

を確認するようにしましょう。

Web電話帳を活用する際の注意点

またWeb電話帳の活用にあたっても注意点があります。「導入しても活用していない」状態では本末転倒ですので、社員にしっかりとWeb電話帳を活用していってもらうことはもちろんですが、もう1つ「アカウント管理の徹底」にも注意が必要です。

Web電話帳の導入で携帯端末などへ情報を保存するよりもセキュリティ強化が期待できるとはいえ、Web電話帳へ不正にアクセスされてしまうことで情報漏えいは起こりえます。退職社員のアカウントの削除など、アカウント管理についてもルールを設け、管理者が抜け漏れなく管理していくことが重要です。

まとめ

以上のように、Web電話帳には様々な機能や導入メリットが存在します。そして機能が多彩ゆえに、「どのWeb電話帳を導入すべきか」の選定を誤らないよう注意が必要です。目的を見定めた適切な選定・活用で、導入効果の最大化を目指していきましょう。