クラウド型ワークフローシステムとは？ メリット・デメリットと選び方のポイントを解説

ワークフローシステムとは？

そもそもワークフローシステムとは、どのようなものでしょうか。ここでは、ワークフローシステムの基本について確認しましょう。

ワークフローとは

ワークフローとは、仕事を進める際の一連の流れのことです。日々の業務においては、経費の申請や発注書の作成をはじめとするさまざまな業務があり、それぞれを進めるための手順をワークフローとよびます。

たとえば、申請者が申請に必要な書類を作成し、承認者へ提出すると、承認者はその内容を確認し、承認のサインをした後、申請者へ戻します。実際には、一人の担当者が複数の業務を同時並行で進めることも多く、その場合、ワークフローが複雑であったり、手間がかかったりすると、業務を円滑に進めることが困難になることがあります。

ワークフローシステムで何ができるのか

ワークフローを効率化する手段として、ワークフローシステムの導入があります。ワークフローシステムとは、業務の流れをシステム化し、オンライン上で業務を進めるための仕組みです。

ワークフローシステムを取り入れれば、それまでアナログで進めていた業務の問題を解消し、効率化できます。たとえば、ワークフローシステムを導入すると申請者はシステム上で書類の作成や申請ができるようになり、承認者もオンライン上で書類の内容を確認できます。

承認者は外出先からも承認作業をおこなえるので、不在による承認の遅延は発生しません。承認作業がスピーディーに進むので、申請者は承認が下りた後の業務も進めやすくなるでしょう。

また、企業によっては、内容ごとに申請書類の様式や承認フローが異なる場合もあります。その場合、すべての申請方法を覚えるのは難しく、申請するたびに調べなければなりません。そのうえ、毎回違う項目を記載する必要があるので手間もかかります。

しかし、ワークフローシステムを導入すれば、申請書類の様式を簡単に検索でき、承認フローも自動的に設定されます。承認者もシステムを確認して承認するだけなので、書類を次の人へ回す手間がありません。

さらに、ワークフローシステムを使っていれば、現時点で承認がどこまで下りているかについても一目瞭然です。

紙の書類を使っていると、いま誰が書類をもっているのか確実に把握するのは難しいでしょう。場合によってはどこかで紛失されてしまい、改めて書類を作って申請しなければならないケースもあります。しかし、ワークフローシステムがあれば、スムーズかつ確実に書類に対する承認を得られるでしょう。

ワークフローシステムの種類

ワークフローシステムには、大きく分けて2つの種類があります。それは 「オンプレミス型」 と 「クラウド型」 です。

オンプレミス型は、自社でシステムの構築や運用をおこなうワークフローシステムです。オンプレミス型はそれぞれの状況に合わせて細かい設定ができるので、自社ならではのニーズにもしっかり対応できます。ただし、導入時のコストが高く、バージョンアップにも費用がかかる場合がほとんどです。

また、システムトラブルが起きたときも、社内ですべて対応しなければなりません。そのため、オンプレミス型のワークフローシステムを導入するなら、専門知識をもつ人材の確保も必須となります。

一方、クラウド型は、オンライン上で利用できるワークフローシステムです。低コストで利用でき、オプションを設定すればある程度自由なカスタマイズも可能です。

サービスを提供する事業者がシステムの管理をおこなうため、トラブルが起きても自社で対応する必要はありません。低コストで利用したい場合や専門知識をもつ人材の確保が難しい場合は、クラウド型のワークフローシステムが適しています。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型のワークフローシステムを導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、クラウド型ワークフローシステムを導入する具体的なメリットを紹介します。

自社サーバー不要！ システム導入のコスト削減

クラウド型のワークフローシステムの最大のメリットは、低コストで導入や運用ができる点です。通常、自社に新しいシステムを導入するとなれば、設備投資が必要となります。また、システム開発ができる人材がいないなら、新しく採用しなければなりません。

しかし、クラウド型のワークフローシステムは新しくシステムを構築するわけではないので、設備投資やサーバーの用意もしなくて済みます。専門知識をもつ人材確保も必要ありません。サービスを提供する事業者が用意したシステムを利用するので、開発費用の負担もなく、初期費用と月額料金を支払うだけで利用できます。

なかには初期費用も無料となる事業者もあるため、利用するサービスをうまく選ぶといいでしょう。

クラウド型ならネット環境があれば、どこからでも使える

クラウド型のワークフローシステムは、インターネット環境があればどこからでも利用できます。たとえば、出張先や移動中の電車からでも、申請や承認の作業を進められます。

これに対して、オンプレミス型は通常、社内ネットワーク内での利用に限定され、外部からアクセスするには特別な設定が必要となる場合が多く、急な出張や外出時には対応が難しいことがあります。

クラウド型であれば、営業担当者が外出先から、あるいは打ち合わせの合間にもスムーズに業務を遂行できます。また、リモートワークを導入している企業においても、社員は自宅などから必要に応じて容易にシステムへアクセスできます。

クラウド型はオンプレミス型と比べ、運用も簡単

クラウド型のワークフローシステムは、導入後の運用管理が容易であることも魅力の一つです。システムに不具合が発生した場合でも、自社で対応する必要はなく、サービス提供事業者に復旧作業を委ねることができます。そのため、情報システム部門に専門の担当者がいなくても、安心してシステムを利用し続けることが可能です。

また、システムのアップデートも無償で提供され、多くの場合は自動的に行われるため、ユーザー側でバージョン情報を意識したり、手動でアップデート作業を行う必要もありません。これに対し、オンプレミス型では、システムのアップデートは自社で行う必要があり、その都度費用が発生するケースもあります。

クラウド型ならすぐに利用開始できる

クラウド型のワークフローシステムは、サーバーの構築やネットワーク機器の準備、ソフトウェアの購入などの手間が省けるため、契約後すぐに利用開始できるのがメリットです。

オンプレミス型の場合、自社でシステム開発し、環境を構築する必要があるため、導入までに数ヶ月を要することもあります。

そのため、迅速にワークフローシステムを導入したい企業にはクラウド型がおすすめです。

申請・承認以外にも！ 幅広い業務に活用できる

クラウド型のワークフローシステムは、申請・承認以外にも、幅広い業務に活用できる汎用性も備えています。たとえば、社員の入社手続きプロセスなど、複数の部署や役職者をまたいで手続きする業務に活用ができます。

入社者に一から手続き方法を説明し、書類を渡して記載項目を漏れなく伝え、複数の添付資料とともに期日までに提出してもらうといった流れをアナログで行うと、どうしても時間がかかってしまいます。

そこでクラウド型のワークフローシステム上で管理することで、人事部や配属部署、入社者など各立場の人がそれぞれ何の対応をするのかが明確になります。

社内にある一連の流れの手続きであれば、幅広い業務でワークフローシステムを活用できるのは魅力といえます。

クラウド型ワークフローシステムのデメリット

クラウド型のワークフローシステムを利用するデメリットについて、3点ご紹介します。

セキュリティ対策はサービス提供事業者側が主体になる

クラウド型のワークフローシステムは、インターネット上にある外部サーバーを利用します。自社でサーバーを構築する必要がないというメリットがある一方で、セキュリティ面での懸念が残るのも事実です。

オンプレミス型では、ワークフローシステムの構築時に最新のセキュリティ動向に詳しい専門人材が対策を講じますが、クラウド型ではクラウドサービス提供者がセキュリティ対策は一任されることとなります。そのため、サービス提供者の体制や、セキュリティへの考え方、技術力などを利用する側が事前にしっかりと確認する必要があります。

既存システムと連携ができない場合がある

クラウド型のワークフローシステムは、サービス提供者によって連携可能な外部システムが異なります。

現在自社で使用している既存システムとの連携を検討している場合は、導入前に連携が可能かどうかを確認することが重要です。また、クラウド型のワークフローシステムでは、連携などのカスタマイズに追加費用が発生するケースがあることも留意しておく必要があります。

ユーザー数が多い場合はオンプレ型よりコストがかかる場合がある

クラウド型のワークフローシステムは、一般的に利用ユーザー数に応じた従量課金制を採用しているため、社員数が多い企業の場合、オンプレミス型と比較して運用コストが高くなる可能性がある点に注意が必要です。

導入時にかかる費用としては、初期費用と利用する社員数に応じた月額または年間利用料（従量課金）、希望に応じたカスタマイズ費用が代表的です。

将来的に従業員の増員計画がある場合は、人員増加に伴って利用料金がどのように変動するのかを事前にシミュレーションをすると良いでしょう。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムと一口に言っても多種多様に存在するため、導入にあたっては慎重な選択が求められます。ここでは、自社に最適なワークフローシステムを選ぶ上で考慮すべき点や注意しておきたいポイントについて解説します。

社員の誰もが使いやすいワークフローシステムかどうか

ワークフローシステムを選ぶ際には、社員の誰もが使いこなせるものを選ぶことが重要です。

特に、システムの操作性が直感的でわかりやすく、使いやすいかどうかは重要なポイントです。システムの使い方は実際の業務の中で慣れることが多いので、操作が複雑で使い方と感じてしまうシステムでは業務の停滞を招く可能性があります。そうなれば、せっかくワークフローシステムを導入しても、社内にうまく定着しない恐れがあります。

社内には、新しいシステムにすぐに対応できる人もいれば、そうでない人もいるでしょう。そのため、社員が少しずつシステムに慣れてもらうことができるよう、ユーザーインタフェイスがわかりやすく、操作性の高いシステムを選ぶことが大切です。ワークフローシステムの中には、無料トライアル期間を設けているサービスもあるので、実際に使ってみて操作性を確かめてみるといいでしょう。

導入後のコストはどれくらいか

クラウド型ワークフローシステムを導入すると月額料金が発生するため、事前にどの程度の費用となるか把握しておくことが重要です。クラウド型ワークフローシステムの多くは利用ユーザー数に応じて料金が設定される従量課金制が一般的です。

料金は毎月発生するため、実際にいくらかかるか計算し、そのうえで継続的に利用し続けられるかどうかを検討する必要があります。ワークフローシステムによって料金体系は異なるため、自社の予算に見合った料金プランを提供しているサービスを選ぶといいでしょう。

ただし、単に料金が安いという理由だけでワークフローシステムを選ぶのは避けるべきです。安価なシステムの場合、基本的な機能しか搭載されておらず、必要な機能を追加するために多くのオプション契約が必要となり、結果的に高額になる可能性もあります。

そのため、料金だけで比較するのではなく、システムの質や対応できる業務範囲をしっかり確認し、自社の予算内で費用対効果の高いワークフローシステムを選ぶことが重要です。

情報漏えいリスクとシステムのセキュリティ対策

ワークフローシステムを導入する際は、セキュリティ対策も重要な検討事項です。多様な業務プロセスを集約し、社内の様々な情報を取り扱うため、セキュリティ上の脆弱性があると、機密情報の漏えいといった重大なリスクに繋がりかねません。

もちろん、紙の書類による申請・承認業務においても、書類の持ち出しや紛失による情報漏えいのリスクは存在します。したがって、システム導入自体が新たなリスクを生み出すわけではありませんが、堅牢なセキュリティ対策が施されたワークフローシステムを選定し、かつ運用する社員一人ひとりが情報セキュリティに対する意識を高めて利用することが不可欠です。

外部システムとの連携性

ワークフローシステムを選ぶ基準として、すでに自社で導入している外部システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。システム同士を連携させることで、既存のデータを有効活用でき、スムーズな情報の一元管理が実現します。これにより、データ移行の手間がほとんどかからないうえに、入力漏れやデータの重複などのミスも防ぐことができます。たとえば、日常的に多くの申請や承認がおこなわれる経費精算システムとワークフローシステムを連携できれば、業務効率化に大きく貢献するでしょう。

また、 API（Application Programming Interface） を利用できるワークフローシステムであれば、より柔軟な活用が可能です。 API とは、異なるシステムやプログラム間でデータや機能を共有するための仕組みです。たとえば、 rakumo ワークフローでもオプションで API を利用することができます。

おすすめのクラウド型ワークフローシステム4社

ここでは、クラウド型ワークフローシステムのおすすめ製品を4社、厳選してご紹介します。ワークフローシステム選びの参考にしてみてください。

サイボウズOffice（サイボウズ株式会社）

5ユーザーから利用可能で、あらゆる企業規模や売上規模に対応するグループウェアです。ワークフロー機能に加え、スケジュール管理、掲示板、メール、ファイル管理など、多岐にわたる機能を利用できます。1997年の発売以来、累計7万社以上への導入実績があり、スマートフォンアプリも提供しています。随時セミナーを実施しており、サイボウズOfficeの使い方や活用方法などを紹介しています。

また導入検討中の方向けだけでなく、導入企業向けの活用勉強会を実施するなど、サポート体制も充実しています。2021年9月30日をもって、パッケージ版の新規基本ライセンス販売は終了しており、現在はクラウド版のみの提供となっています。

対象企業 ： すべての企業規模、売上規模に対応
参考価格 ： 1ユーザー600円／月額
トライアル ： 無料トライアルあり

desknet’s NEO（株式会社ネオジャパン）

導入実績530万人超、20年以上の歴史を持つグループウェアで、クラウド型とパッケージ型を選択できます。クラウド基盤に 「Amazon Web Services（AWS）」 と 「エクイニクス プライベートクラウドサービス」 、 「Next Generation EASY Cloud」 、3つのサービスを採用したセキュリティ面の安心から、高いセキュリティ基準が必要となる多くの官公庁・自治体でも幅広く利用されています。直感的に操作できるインターフェースとなっているため、だれでも迷うことなく利用することができます。

また業務アプリ作成ツールの AppSuite とも連携させることが可能です。 AppSuite と連携させることによって、例えば Excel で作成された管理台帳や日々の営業日報など、アナログ管理されていた業務を自社の運用に合わせてシステム化することが可能です。

対象企業 ： すべての企業規模、売上規模に対応
参考価格 ： 1ユーザー600円／月額
トライアル ： 無料トライアルあり

X-point Cloud（株式会社エイトレッド）

X-point Cloud はクラウド型のワークフローシステムで、業種業界問わず利用されているツールです。交通費精算書や休暇申請書など多様ですぐに使えるテンプレートフォームを1000種以上も用意しており、今まで紙で利用してきた帳票形式を、そのまま見やすくウェブ画面で表現可能なため、移行による利用者のストレスを最小限に抑えることができます。

システム上で証跡管理を行うことができるため、内部統制の強化にも効果的です。 Microsoft の 「SharePoint」 や、 Google Workspace のアプリ連携、サイボウズOffice、desknet’sNEO などさまざまなサービスと連携もできます。

同社は中小企業や部署ごとの導入に適している X-point Cloud の他に、大規模組織向けのワークフローシステムである Agile Works も提供しています。 Agile Works は主に500名以上の企業向けのツールで、ワークフローの詳細な作り込みなどが可能になっています。

対象企業 ： 1000名未満
参考価格 ： 基本サービス2万円／月額、1ユーザー500円／月額
トライアル ： 無料トライアルあり

rakumo ワークフロー（rakumo 株式会社）

Google Workspace 連携のワークフローシステムで、シンプルなインターフェースなので誰でもマニュアル不要で利用できるようになっています。 rakumo ワークフローを導入することで社内外の稟議や契約締結プロセスを電子化し、スマートフォンやタブレットからの申請 ・ 承認が可能なため、ハンコ出社ゼロを実現することができます。申請書テンプレートも豊富に準備されているため、申請書作成の手間を最小限に抑えることも可能です。

メールや Slack とも連携することできるため、申請の見落としによる遅延を防ぎ、円滑なプロセス進行をサポートしてくれます。

また他の rakumo 製品との連携も特徴の1つです。 例えば rakumo ケイヒとシームレスに連携させることで、経費精算申請と経費承認申請を一本化することができ、交通費や経費精算をスムーズに進めることができます。

rakumo ワークフローの利用には Google Workspace の導入が必須になりますが、 Google Workspace ユーザー全員分の契約は不要で、利用するユーザー分（1ユーザー単位）での契約が可能です。

※ Google Workspace とは

対象企業 ： すべての企業規模、売上規模に対応
参考価格 ： 1ユーザー300円／月額
トライアル ： 無料トライアルあり

クラウド型ワークフローシステムの活用例

クラウド型ワークフローシステムの活用例として、ここでは 「rakumo ワークフロー」 の導入事例をいくつかご紹介します。さまざまな業種での導入事例を参考にしながら、自社で導入するイメージを膨らませていただければと思います。

製造業、食品加工業・社員数100～500名｜rakumo ワークフローの導入でペーパーレス化、テレワーク環境へのスムーズな移行を実現

メールサーバの老朽化やファイルサーバの容量逼迫という課題を抱えていたハナマルキ株式会社では、サーバー運用にかかる手間やコストを考慮した上で、システムのクラウド化を目的として Google Workspace を導入しました。

加えて、より使いやすさを向上させるために Google Workspace と連携できるツールを探していたところ、 rakumo のクラウド拡張ツールが目に留まり、 rakumo ワークフローをはじめとする複数の rakumo 製品も併せて導入しました。

導入前は紙の書類ベースで申請を行っており、承認まで時間がかかるという課題を抱えていましたが、社外からでも申請の確認や承認ができる rakumo ワークフローの導入によってペーパーレス化が実現し、申請業務効率を大幅に改善することができました。

以前は承認まで早くても3-4日はかかっていた申請業務ですが、今では中1日で確認/承認を行うことができています。またペーパーレス化を実現できたことで東京本社事務所における紙の発注枚数を大幅に削減でき、コスト面や環境保護の観点でも効果があったと考えています。 申請の進捗状況が管理画面上で確認できるため、事前準備が行える点もありがたいです。

ワークフローの申請書作成、管理者/ユーザー向けトレーニング講座などの導入支援サービスも活用することで、全社導入もスムーズに進めることができました。

（参考）　https://rakumo.com/casestudy/hanamaruki/

システム開発・社員数1～100名｜申請・承認業務の円滑化だけでなく、 API 連携でデータ管理業務を大幅改善

システム開発を手掛ける株式会社万葉では、 Google スプレッドシートに手作業で行っていた申請・承認作業を rakumo ワークフローに置き換え、管理業務を効率化させています。

従来は、申請者が Google スプレッドシートに用途や金額などを入力し、スプレッドシートのURLを承認者に送付して、問題なければ承認者が名前を入力する流れをとっていました。しかし、手作業のワークフローでは次のような課題が浮き彫りとなったそうです。

アナログなワークフローの課題

• ファイル添付をして申請ができない
• Google スプレッドシートを何度も上書きできてしまう
• セルの履歴取得に限界がある
• 2段階承認がうまくいかない

これらの悩みを全て解決したのが rakumo ワークフローでした。

rakumo ワークフローと Google スプレッドシートを API 連携させることで、 rakumo ワークフローに入力された内容を直接 Google スプレッドシートに出力させることが可能です。 これにより管理画面から都度手作業でのデータ化する手間や、データ重複のリスクを解消することができました。

結果的に、 API 連携によって管理部門の業務負担が大幅に改善され、約1営業日分相当の業務総量の削減につながっています。

（参考）　https://rakumo.com/casestudy/everyleaf/

サービス業・社員数100～500名｜ハンコ待ちのタイムロスを大幅削減し内部統制を強化

仕事を依頼する企業と、それを請け負う個人（フリーランス）が、 オンラインで仕事をマッチングできる仕組みを提供するクラウドワークスでは、社員数の増加と事業変革スピードにあわせて rakumo ワークフローを導入しました。

クラウドソーシングの普及とマザーズ上場準備が重なり、社員数も右肩上がりだった2013年ごろは 『○○が必要なので買ってよいですか』 と、属人的な質問が社内を行きかっていたそうです。しかし、業務効率や内部統制の観点からこの状況に限界を感じ、クラウド型のワークフローシステム導入を検討しました。

同社がクラウド型のワークフローシステムを導入した理由は、ネット環境さえあればスマートフォンからでも容易にアクセスできる点でした。例えば、 『今日の午後3時までに返答いただければ、半額で対応します』 といったオファーがあった際に、意思決定者が出張中でも、グラウド型のワークフローシステムであればスムーズに対応できます。

組織が大きくなっても、働き方がリモートに変化していっても、 rakumo ワークフローがあれば柔軟かつスピード感を持ってワークフローを回せるのです。

（参考）　https://rakumo.com/casestudy/crowdworks/

まとめ クラウド型ワークフローシステムでラクラク業務効率化

クラウド型ワークフローシステムの導入は、コストを抑えながら業務効率化を実現できます。ワークフローシステムを導入する際は、外部システムとの連携を考慮することで、さらに利便性が向上します。 rakumo のワークフローは、 Google ドライブから資料を添付や 「rakumo ケイヒ」 と連携させたりすることも可能です。 Google Workspace や経費精算システムとの連携を重視したいなら、 rakumo のワークフローを導入してはいかがでしょうか。