クラウド型のワークフローシステムって？選び方やメリット・デメリットを紹介

ワークフローシステムとは？

そもそもワークフローシステムとは、どのようなものでしょうか。ここでは、ワークフローシステムの基本について確認しましょう。

ワークフローとは

ワークフローとは、仕事を進める際の一連の流れのことです。日々の業務においては経費の申請や発注書の作成をはじめとするさまざまな業務があり、それぞれを進めるための手順をワークフローとよびます。たとえば、申請者が申請用の書類を作成して承認者へ渡すと、承認者は確認とサインを済ませて申請者へ返却します。実際には、1人の担当者がさまざまな業務を同時並行で進めるケースも多いでしょう。その場合、ワークフローが複雑だったり手間が多かったりすると、仕事をスムーズに進めるのが難しくなってしまいます。

ワークフローシステムで何ができるのか

ワークフローを効率化する手段として、ワークフローシステムの導入があります。ワークフローシステムとは、ワークフローをシステム化し、オンライン上で業務を進めるための仕組みです。ワークフローシステムを取り入れれば、それまでアナログで進めていた業務の問題を解消し、効率化できます。たとえば、ワークフローシステムを導入すると申請者はシステム上で書類の作成や申請ができるようになり、承認者もオンライン上で書類の内容を確認できます。承認者は外出先からも承認作業をおこなえるので、不在による承認の遅延は発生しません。承認作業がスピーディーに進むので、申請者は承認が下りた後の業務も進めやすくなるでしょう。

また、企業によっては、内容ごとに申請書類の様式や承認フローが異なる場合もあります。その場合、すべての申請方法を覚えるのは難しく、申請するたびに調べなければなりません。そのうえ、毎回違う項目を記載する必要があるので手間もかかります。しかし、ワークフローシステムを導入すれば、申請書類の様式を簡単に検索でき、承認フローも自動的に設定されます。承認者もシステムを確認して承認するだけなので、書類を次の人へ回す手間がありません。

さらに、ワークフローシステムを使っていれば、現時点で承認がどこまで下りているかについても一目瞭然です。紙の書類を使っていると、いま誰が書類をもっているのか確実に把握するのは難しいでしょう。場合によってはどこかで紛失されてしまい、改めて書類を作って申請しなければならないケースもあります。ワークフローシステムがあれば、スムーズかつ確実に書類に対する承認を得られるでしょう。

ワークフローシステムの種類

ワークフローシステムには、大きく分けて2つの種類があります。それは「オンプレミス型」と「クラウド型」です。オンプレミス型は、自社でシステムの構築や運用をおこなうワークフローシステムです。オンプレミス型はそれぞれの状況に合わせて細かい設定ができるので、自社ならではのニーズにもしっかり対応できます。ただし、導入時のコストが高く、バージョンアップにも費用がかかる場合がほとんどです。また、システムトラブルが起きたときも、社内ですべて対応しなければなりません。そのため、オンプレミス型のワークフローシステムを導入するなら、専門知識をもつ人材の確保も必須となります。

一方、クラウド型は、オンライン上で利用できるワークフローシステムです。低コストで利用でき、オプションを設定すればある程度自由なカスタマイズも可能です。サービスを提供する事業者がシステムの管理をおこなうため、トラブルが起きても自社で対応する必要はありません。低コストで利用したい場合や専門知識をもつ人材の確保が難しい場合は、クラウド型のワークフローシステムが適しています。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型のワークフローシステムを導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、クラウド型ワークフローシステムを導入する具体的なメリットを紹介します。

自社サーバー不要！システム導入のコスト削減

クラウド型のワークフローシステムの最大のメリットは、低コストで導入や運用ができる点です。通常、自社に新しいシステムを導入するとなれば、設備投資が必要となります。また、システム開発ができる人材がいないなら、新しく採用しなければなりません。しかし、クラウド型のワークフローシステムは新しくシステムを構築するわけではないので、設備投資やサーバーの用意もしなくて済みます。専門知識をもつ人材確保も必要ありません。サービスを提供する事業者が用意したシステムを利用するので、開発費用の負担もなく、初期費用と月額料金を支払うだけで利用できます。なかには初期費用も無料となる事業者もあるため、利用するサービスをうまく選ぶといいでしょう。

どこからでも使える

クラウド型のワークフローシステムは、インターネット環境があればどこからでも利用できます。たとえば、出張先や移動中の電車からでも、申請や承認の作業を進められます。これに対して、オンプレミス型は社内でしか利用できず、外部からアクセスするには特別な設定が必要な場合が多いです。そのため、オンプレミス型で急な出張や外出に対応するのは難しいでしょう。クラウド型なら営業や打ち合わせで社員が外に出る機会が多くても、問題なく活用できます。また、リモートワークを推進している場合も、必要に応じて自宅からシステムへ簡単にアクセスできます。

運用も簡単

クラウド型のワークフローシステムの場合、導入後の運用も簡単です。システムに障害が発生しても自社で対応する必要はなく、復旧はサービスを提供する事業者に任せられます。そのため、システムに詳しい社員がいなくても、安心して利用し続けられます。また、クラウド型のワークフローシステムはアップデートも無償です。そのうえ、自動でアップデートがおこなわれるので、システムのバージョンをチェックする必要もありません。一方、オンプレミス型ならアップデートは自らおこなう必要があり、そのたびに費用も発生します。

すぐに利用開始できる

クラウド型のワークフローシステムは、サーバーの構築やネットワーク機器、ソフトウェアの購入などの手間が省けるため、契約後すぐに利用開始できるのがメリットです。オンプレミス型の場合、自社でシステム開発を行い準備する時間を要するため、導入に数か月かかるケースもあります。

スピード感をもってワークフローシステムを導入したい企業にはクラウド型がおすすめです。

申請・承認以外にも！幅広い業務に活用できる

クラウド型のワークフローシステムは、申請・承認以外の使い方も可能です。 例えば、社員の入社手続きプロセスなど、複数の部署や役職者をまたいで手続きする業務に活用ができます。入社者に1から手続き方法を説明し、書類を渡して記載項目を漏れなく伝え、複数の添付資料とともに期日までに提出してもらうといった流れをアナログで行うと、どうしてもスピード感は落ちてしまいます。

ワークフローシステム上で管理することで、人事部や配属部署、入社者など各立場の人がそれぞれ何の対応をするのかが明確になります。 社内にある一連の流れの手続きであれば、幅広い業務でワークフローシステムを活用できるのは魅力といえます。

クラウド型ワークフローシステムのデメリット

クラウド型のワークフローシステムを利用するデメリットについて、3点ご紹介します。

セキュリティには若干の不安がある

クラウド型のワークフローシステムは、インターネット上にある外部サーバーを利用します。自社でサーバーを1から構築しないため、セキュリティ面でやや不安要素が残るのは事実でしょう。

オンプレミス型では、ワークフローシステムの構築時に最新のセキュリティ動向に詳しい専門人材が対策を講じますが、クラウド型ではクラウドサービス提供者がセキュリティ対策を一任されます。そのため、サービス提供者の体制や、セキュリティへの考え方、技術力などを各自が確認する必要があります。

既存システムと連携ができない場合がある

クラウド型のワークフローシステムは、サービス提供者によって連携可能なシステムが異なります。導入するワークフローシステムを、自社で活用している既存システムと連携したい場合は、導入前に連携可能か確認が必要です。 クラウド型のワークフローシステムは、連携などのカスタマイズが有料になるケースもあります。

ユーザー数が多い場合はオンプレ型よりコストがかかる場合がある

クラウド型のワークフローシステムは従量課金制で費用がかかるため、社員数の多い企業はオンプレミス型よりもコストがかかる場合があるため注意が必要です。

導入時にかかる費用としては、初期費用と社員数に応じた月額または年間利用料（従量課金）、希望に応じたカスタマイズ費用が代表的です。

今後、増員の計画があるのか、人数が増えた場合に利用料はどう変化するのか、事前にシミュレーションをすると良いでしょう。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムとしては、さまざまなものがあります。そのため、選ぶ際は注意も必要です。ここでは、ワークフローシステムの選び方や気をつけたいポイントを説明します。

どの社員でも使えるか

ワークフローシステムを選ぶときは、どの社員でも使えそうなものを選びましょう。特に、システムを目の前にして直感的に使いやすいかどうかは重要なポイントです。システムの使い方は実際の業務の中で覚えることが多いので、使い方が分かりにくいと業務が滞る原因になります。そうなれば、せっかくワークフローシステムを導入しても、社内にうまく定着しない恐れがあります。そもそも社内には、新しいシステムにすぐに対応できる人もいればそうでない人もいるでしょう。そのため、少しずつシステムに慣れてもらうことも大切です。ワークフローシステムのサービスの中には無料でトライアル利用ができるものもあるので、実際に使って確かめてみるといいでしょう。

コストはどれくらいか？継続できるか

ワークフローシステムでは月額料金がかかるため、実際にどれくらいの費用がかかるか事前に確認しておいたほうが安心です。ワークフローシステムの料金は1人あたりの料金が定められており、人数に応じて料金が決定するのが一般的です。料金は毎月発生するため、実際にいくらかかるか計算し、そのうえで継続的に利用できるか検討する必要があります。ワークフローシステムによって料金は異なるため、取り入れやすい料金となっているサービスを選ぶといいでしょう。

ただし、単に料金の安さだけでワークフローシステムを選んでしまうと、想定していたような効果を得られない可能性があるので要注意です。料金が安い場合、基本の機能が少なく、オプションを多くつけないと使い物にならないケースもあります。そのため、料金だけで比較するのではなく、システムの質や対応できる業務についてもしっかり確認したほうがいいです。自社にとって大きな負担にならない範囲で、できるだけ高い効果を得られるワークフローシステムを選びましょう。

セキュリティに問題はないか

ワークフローシステムを導入する際は、セキュリティに対する配慮も大切です。ワークフローシステムを使えばさまざまな業務を一元化でき、社内の情報が集約されます。そのため、セキュリティに問題があると、重要な情報の漏えいにつながる恐れがあるでしょう。もちろん、紙の書類で申請や承認をおこなう場合も、外部への持ち出しや紛失があれば情報漏えいにつながります。そのため、システムの導入によって情報の漏えいのリスクが新たに発生しているわけではありません。セキュリティ対策が万全なワークフローシステムを選んだうえで、それを運用する社員が気を引き締めて利用する必要があるでしょう。

どの外部システムと連携できるか

ワークフローシステムを選ぶ基準としては、すでに自社で導入している外部システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。システムどうしをうまく連携させられれば、既存のデータをそのまま活用でき、スムーズに一元管理できるようになります。その場合、データを移す手間がほとんどかからないうえに、入力漏れや重複などのミスも防げるでしょう。たとえば、日常的に多くの申請や承認がおこなわれる経費精算のシステムとワークフローシステムを連携できれば、手間を大幅に減らせる可能性があります。

また、APIを利用できるワークフローシステムなら、より便利に利用できます。APIとは、システムやプログラムをつないだり共有したりするための仕組みです。たとえば、rakumoのワークフローでもオプションでAPIを利用できます。

おすすめのクラウド型ワークフローシステム５社

クラウド型ワークフローシステムのおすすめ製品を5社、厳選してご紹介します。ワークフローシステム選びの参考にしてみてください。

サイボウズOffice（サイボウズ株式会社）

最低5ユーザーから利用することができるなど、対象となる社員数、売上規模は幅広く、ワークフロー以外にもスケジュールや掲示板、メールやファイル管理など多様な使い方ができる、1997年の発売以降累計7万社以上に導入されているグループウェアです。スマートフォン向けのアプリケーションも提供しています。随時セミナーを実施しており、サイボウズOfficeの使い方や活用方法などを紹介しています。

また導入検討中の方向けだけでなく、導入企業向けの活用勉強会を実施するなど、サポート体制も充実しています。2021年9月30日をもって、パッケージ版の新規基本ライセンス販売は終了しており、現在はクラウド版のみの提供となっています。

対象企業：すべての企業規模、売上規模に対応
参考価格：1ユーザー500円／月額
トライアル：無料トライアルあり

desknet’s NEO（株式会社ネオジャパン）

導入実績462万人、20年の歴史を持ち、クラウド型とパッケージ型から選べるグループウェアです。クラウド基盤に「Amazon Web Services（AWS）」と「エクイニクス プライベートクラウドサービス」、「Next Generation EASY Cloud」、3つのサービスを採用したセキュリティ面の安心から、高いセキュリティ基準が必要となる多くの官公庁・自治体でも幅広く利用されています。直感的に操作できるインターフェースとなっているため、だれでも迷うことなく利用することができます。

また業務アプリ作成ツールのAppSuiteとも連携させることが可能です。AppSuiteと連携させることによって、例えばExcelで作成された管理台帳や日々の営業日報など、アナログ管理されていた業務を自社の運用に合わせてシステム化することが可能です。

対象企業：すべての企業規模、売上規模に対応
参考価格：1ユーザー400円／月額
トライアル：無料トライアルあり

X-point Cloud（株式会社エイトレッド）

X-point Cloud はクラウド型のワークフローシステムで、業種業界問わず利用されているツールです。交通費精算書や休暇申請書など多様ですぐに使えるテンプレートフォームを1000種以上も用意しており、今まで紙で利用してきた帳票形式を、そのまま見やすくウェブ画面で表現可能なため、移行による利用者のストレスを最小限に抑えることができます。

システム上で証跡管理を行うことができるため、内部統制の強化にも効果的です。Microsoft の「SharePoint」や、Google Workspace のアプリ連携、サイボウズOffice、desknet’sNEO などさまざまなサービスと連携もできます。

同社は中小企業や部署ごとの導入に適している X-point Cloud の他に、大規模組織向けのワークフローシステムであるAgile Worksも提供しています。Agile Works は主に500名以上の企業向けのツールで、ワークフローの詳細な作り込みなどが可能になっています。

対象企業：1000名未満
参考価格：標準価格20万円～、サポートサービス費用5万円～
トライアル：無料トライアルあり

Notesワークフロー（コムチュア株式会社）

Notesワークフローはドミノサーバー上で利用できるワークフローシステムで、業種・規模を問わず700社、86万人ユーザーに販売実績があります。勤怠報告や交通費精算などの申請書テンプレが20種類準備されており、一から作成する必要はありません。

また人事情報アドレス帳としてドミノディレクトリを活用することで、人事異動や組織変更に伴うメンテナンス作業を効率化することが可能です。ただし、Notes/Dominoはもともとオンプレミス型サービスのため、別サービスに接続してクラウド移行する必要があります。

対象企業：すべての企業規模、売上規模に対応
トライアル：無料トライアルあり

rakumo ワークフロー（rakumo株式会社）

Google Workspace 連携のワークフローシステムで、シンプルなインターフェースなので誰でもマニュアル不要で利用できるようになっています。rakumo ワークフローを導入することで社内外の稟議や契約締結プロセスを電子化し、スマートフォンやタブレットからの申請・承認が可能なため、ハンコ出社ゼロを実現することができます。申請書テンプレートも豊富に準備されているため、申請書作成の手間を最小限に抑えることも可能です。

メールやSlackとも連携することできるため、申請の見落としによる遅延を防ぎ、円滑なプロセス進行をサポートしてくれます。

また他の rakumo 製品との連携も特徴の1つです。 例えばrakumo ケイヒとシームレスに連携させることで、経費精算申請と経費承認申請を一本化することができ、交通費や経費精算をスムーズに進めることができます。

rakumo ワークフローの利用には Google Workspace の導入が必須になりますが、Google Workspace ユーザー全員分の契約は不要で、利用するユーザー分（1ユーザー単位）での契約が可能です。

※ Google Workspace とは

対象企業：すべての企業規模、売上規模に対応
参考価格：1ユーザー300円／月額
トライアル：無料トライアルあり

クラウド型ワークフローシステムの活用例

クラウド型ワークフローシステムの活用例として、rakumo ワークフローの導入事例をご紹介します。さまざまな業種での導入事例を参考にしながら、自社で導入するイメージを膨らませていただければと思います。

製造業、食品加工業・社員数100～500名｜rakumo ワークフローの導入でペーパーレス化、テレワーク環境へのスムーズな移行を実現

メールサーバの老朽化やファイルサーバの容量逼迫という課題を抱えていたハナマルキ株式会社では、サーバー運用にかかる手間やコストを考慮した上で、システムのクラウド化を目的として Google Workspace を導入しました。

加えて、より使いやすさを向上させるために Google Workspace と連携できるツールを探していたところ、rakumo のクラウド拡張ツールが目に留まり、rakumo ワークフローをはじめとする複数の rakumo 製品も併せて導入しました。

導入前は紙の書類ベースで申請を行っており、承認まで時間がかかるという課題を抱えていましたが、社外からでも申請の確認や承認ができる rakumo ワークフローの導入によってペーパーレス化が実現し、申請業務効率を大幅に改善することができました。

当時は承認まで早くても3-4日はかかっていた申請業務ですが、今では中1日で確認/承認を行うことができています。またペーパーレス化を実現できたことで東京本社事務所における紙の発注枚数を大幅に削減でき、コスト面や環境保護の観点でも効果があったと考えています。 申請の進捗状況が管理画面上で確認できるため、事前準備が行える点もありがたいです。

ワークフローの申請書作成、管理者/ユーザー向けトレーニング講座などの導入支援サービスも活用することで、全社導入もスムーズに進めることができました。

（参考）　https://rakumo.com/casestudy/hanamaruki/

システム開発・社員数1～100名｜申請・承認業務の円滑化だけでなく、API連携でデータ管理業務を大幅改善

システム開発業の株式会社万葉では、Google スプレッドシートに手作業で行っていた申請・承認作業をrakumo ワークフローに置き換え、管理業務を効率化させています。 従来は、申請者が Google スプレッドシートに用途や金額などを入力し、スプレッドシートのURLを承認者に送付して、問題なければ承認者が名前を入力する流れをとっていました。しかし、手作業のワークフローでは次のような課題が浮き彫りとなったそうです。

アナログなワークフローの課題

• ファイル添付をして申請ができない
• Google スプレッドシートを何度も上書きできてしまう
• セルの履歴取得に限界がある
• 2段階承認がうまくいかない

これらの悩みを全て解決したのがrakumo ワークフローでした。

rakumo ワークフローと Google スプレッドシートをAPI連携させることで、rakumo ワークフローに入力された内容を直接 Google スプレッドシートに出力させることが可能です。 これにより管理画面から都度手作業でのデータ化する手間や、データ重複のリスクを解消することができました。

結果的に、API連携によって管理部門の業務負担が大幅に改善され、約1営業日分相当の業務総量の削減につながっています。

（参考）　https://rakumo.com/casestudy/everyleaf/

サービス業・社員数100～500名｜ハンコ待ちのタイムロスを大幅削減し内部統制を強化

仕事を依頼する企業と、それを請け負う個人（フリーランス）が、 オンラインで仕事をマッチングできる仕組みを提供するクラウドワークスでは、社員数の増加と事業変革スピードにあわせてrakumo ワークフローを導入しました。

クラウドソーシングの流行とマザーズ上場準備が重なり、社員数も右肩上がりだった2013年ごろは『○○が必要なので買ってよいですか』と、属人的な質問が社内を行きかっていたそうです。しかし、業務効率や内部統制の観点から限界を感じ、クラウド型のワークフローシステム導入を検討しました。

同社がクラウド型のワークフローシステムを導入した理由は、ネット環境さえあればスマホで簡単につなげられる点だったそうです。例えば、『今日の午後3時までに返答いただければ、半額で対応します』といったオファーがあった際に、意思決定者が出張中でも、ワークフローシステムがあればスムーズに対応できます。

組織が大きくなっても、働き方がリモートに変化していっても、rakumo ワークフローがあれば柔軟かつスピード感を持ってワークフローを回せるのです。

（参考）　https://rakumo.com/casestudy/crowdworks/

まとめ クラウド型ワークフローシステムでラクラク業務効率化

クラウド型ワークフローシステムを導入すれば、少ないコストで業務を効率化させられます。ワークフローシステムを取り入れる場合、外部システムと連携するとより便利に利用できるでしょう。rakumo のワークフローは、Google ドライブから資料を添付したり「rakumo ケイヒ」と連携させたりすることも可能です。Google Workspace（旧：G Suite）や経費精算システムとの連携を重視したいなら、rakumo のワークフローを導入してはいかがでしょうか。