Google、Salesforceのクラウドグループウェア拡張ツール「rakumo」

株式会社 万葉

業種
システム開発
規模
1〜100人
導入内容
rakumoワークフロー / rakumoAPI

申請・承認の円滑化に加えてAPI連携でデータ管理業務の大幅な効率化を実現

株式会社 万葉は、rakumo ワークフローによってスムーズな決裁を実現しました。さらにAPIを活用することで、Google Workspace(旧G Suite)のGoogle スプレッドシート上に申請・決裁情報を集約。手作業によるデータ入力の手間を省き、確認作業の大幅な効率化に成功しました。 ※G Suite は、2020年10月よりGoogle Workspace に名称が変更になりました。

課題

  • 申請・承認のしづらさに加えて、コンプライアンス体制の強化が必要に

決め手

  • 一般ユーザーの使いやすさ&Google Workspaceアカウント連携による管理の容易さ

導入効果

  • 申請・承認の円滑化および、データ管理業務の大幅な効率化を実現
株式会社 万葉 インタビュー

スプレッドシート上で申請・承認を行う運用が課題に

御社の企業概要を教えてください。

株式会社 万葉 取締役CFO:
株式会社 万葉は、「ソフトウェア開発によって人々の仕事や生活を便利にすること」をビジョンに掲げ、Web系情報システムの構築・コンサルティングを手掛けている企業です。2007年の創業以来、主にRubyやRuby on Railsを使ったソフトウェアの受託開発に携わっており、豊富な実績と経験を活かして、筋の良い開発手法の追求、起こりがちな問題への事前の配慮、生産性を高めるためのチーム開発の工夫などに日々取り組んでいます。また受託開発だけでなく、弊社の社員がRuby/Ruby on Railsのプロフェッショナルとしてお客様のチームに加わらせていただく、開発支援やチーム育成も好評です。

こうした業務にあたりもっとも重視しているのは、お客様が本当に必要とするソフトウェアを作り、それを使い続けられるようにするという点です。同時に、それを担う開発者が十分に能力を発揮できるようにすることで、お客様への提供価値を長期的に最大化したいと考えています。

rakumoサービスをご利用いただいておりますが、どのような経緯でご導入されましたか?

株式会社 万葉 管理部:
弊社では従来から、Google Workspaceのスプレッドシートを使って申請と承認を管理していました。具体的には、申請者がスプレッドシート上で用途や金額などの項目を入力し、承認者にURLを送付。問題がなければ承認者が名前を入力する、という仕組みです。しかしこの運用方法では、ファイル添付ができない、いくらでも上書きができてしまう、セルの履歴取得に限界がある、2段階の承認が上手くいかない、といった課題を抱えていました。

加えて、社内のコンプライアンス体制をより強化する必要もあり、稟議専用ツールの導入を検討したのです。そこで注目したのがrakumo ワークフローでした。

Google Workspaceとのアカウント連携および一般ユーザーの使いやすさが決め手

rakumo ワークフローをお選びいただいた決め手はどのようなものでしたか?

稟議専用ツールの選定にあたり複数の候補が挙がっていましたが、rakumo ワークフローはGoogle Workspaceのアカウントと連携しているので、アカウント管理やログインが容易に行えるのがポイントです。弊社は従来から全社員がGoogle Workspaceのアカウントを所持しており、Google ドライブも日常の業務で使用しています。そのアカウントがそのまま使えるのは大変便利です。

そしてもうひとつ、直感的に使えるのも大きな魅力でした。稟議専用ツールの導入に際しては、一般ユーザーに早く浸透させたい、全社員の申請・承認に関する負担を減らしたい、という想いがあったので、ツールに初めて触れる方や新入社員でも迷わず使えるのは大きなメリットです。フォーム形式になっているので、どこになにを入力すればよいか一目で分かりますし、必須項目の設定を行っておけば入力ミスも減ります。

オプションのrakumo APIも活用されていますが、その導入経緯についてお聞かせください。

もともとGoogle Workspaceのスプレッドシートで申請・承認を管理していた経緯から、なるべく申請内容を一覧化されたデータで管理したい、という要望がありました。これはたとえば、稟議の内容について経理担当者が必要事項を追加入力したり、勤怠に関する申請を給与計算時に労務担当者が一覧で確認する、といった場合に便利です。

確かにrakumo ワークフロー単体でも、管理画面からCSV形式での一括出力は可能なのですが、そのたびに手動で選択してデータ化する、という手間が発生してしまいます。また、期間指定での出力になるため、データが重複して出力されてしまう、といった問題もありました。こうした背景から、rakumo ワークフローに入力された内容をダイレクトにスプレッドシートへ出力できる、API連携という方法に至りました。

API連携に関する流れはスムーズでしたか?

社内のエンジニアにAPI連携を依頼し、技術的な部分に関しては特に問題ありませんでした。むしろそこから、各シートのまとめ方やスクリプトを走らせるタイミングなど、運用面での細かい要件を詰めるフェーズにより多くの時間を費やしました。給与や個人情報に関する内容もあるので、閲覧権限の整理も必須となります。

半リアルタイム出力で約1営業日分に相当する業務総量がゼロに

rakumo ワークフローおよびAPI連携によって、業務にどのような変化がありましたか?

まず一般ユーザーの目線では、rakumo ワークフローを導入したことで、誰もが簡単に、ミスなく申請を行えるようになったことが大きいです。また、使い慣れたGoogle Workspaceのアカウントでログインできるのも魅力といえます。

管理面においては、API連携を行ったことで、経理・財務・総務部門の業務負担が大幅に改善されました。rakumo ワークフローを導入した後、申請・承認の仕組み自体は効率化されたのですが、手動でのCSV出力にはまだ多くの手間と時間が必要でした。また、月末締めの業務で最終日ギリギリまで承認が行われていなかった場合、承認を確認してから再度CSV出力する、といった手間もありました。しかしAPI連携後は、rakumo ワークフローからスプレッドシートへ直接出力できるようになり、CSV出力にかかる工数自体がゼロになりました。約1営業日分に相当する業務総量が丸ごとなくなったのはかなり大きいです。

rakumo ワークフローからスプレッドシートへは、どれくらいの頻度で出力されているのですか?

リアルタイム出力が理想ですが、システムにかかる負荷の大きさとエラーの発生しやすさを鑑みて、現状は1時間に1回スクリプトを走らせて更新している状況です。この半リアルタイム更新でも、十分に効果があります。

そのほか、気が付いた点などがあればお聞かせください。

API連携で出力したデータを、スプレッドシート上に1申請1行で一覧としてまとめて見やすい、スプレッドシートへ出力しているためデータのソートやフィルタリングがしやすい、といった部分もメリットです。スプレッドシートの条件付き書式で、稟議申請した金額が予算をオーバーした際に色付けすることも可能です。そのほかrakumo ワークフロー自体の機能としては、確認日時が記録された状態でPDF化・印刷ができる、iPhoneからの決裁がスムーズに行える、承認状態が分かりやすいなど、社内アンケートでは喜びの声が多数寄せられています。

こうした声からも分かるように、現状でrakumoさんのサービスやサポートには大変満足しています。今後は新しいものに取り組むというよりも、現在使っているワークフローのさらなる改善に注力していく予定ですので、そうした面でより使いやすい機能の拡充に期待しています。

ありがとうございました。

(取材時期:2021年1月 ※リモートにて取材)

会社名:株式会社 万葉

事業内容:システム開発

従業員数:約30名 ※2021年1月末時点

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