エクセルでの勤怠管理に限界！？エクセル管理のデメリットと代替案

再確認したい「勤怠管理の重要性」とは

そもそもエクセル管理の欠点を知るには、勤怠管理そのものの重要性を学ばなくてはなりません。以下、勤怠管理の目的を解説します。

労働基準法を守っている証明のため

日本の企業は労働基準法に従って労働環境を整備しなければなりません。労働基準法には、月ごとや1日あたりの労働時間、休日数、賃金などが盛り込まれています。また、所定の労働時間を超えた場合の特別手当についての項目もあり、これらに違反した企業には罰則が適用される仕組みです。それ以上に「労働環境の悪い企業」という悪評が立ってしまえば社会的信用が失墜しかねません。勤怠管理は企業がしっかり労働基準法を守っていることの証明になります。

また、企業が従業員の勤怠状況を把握することで、残業時間や有給休暇の消化具合も見えてきます。たとえば、残業が多くなっている従業員がいれば、振り分けられている仕事量が多くなっていないか見直してあげるべきでしょう。有給休暇を促し、健康を守るのも企業の義務です。従業員の健康と安全に気を配ることで、結果的には企業としての生産力は向上します。

適切な給与支払いのため

勤怠管理には「給料の計算」という目的もあります。従業員の給料は基本給のほか、各種の手当てによって算出されます。時間外労働には残業代が支払われなければなりませんし、深夜帯などの残業は割増となるルールです。逆に、無断欠勤があれば、そのぶんは基本給から引かなくてはなりません。従業員と企業、双方が納得する形で給料を支給するため、勤怠管理は不可欠です。

勤怠の打刻の妥当性がより問われるように！？

2019年4月から「働き方改革関連法」は順次施行されてきました。そのなかでは「従業員の労働時間を客観的に把握するのは雇用側の義務である」という旨が記されています。つまり、勤怠管理は従業員が独自に行うだけでは完全と言えません。客観的な方法でデータを記録し、なおかつ、企業側がそれをしっかりと確認しなければならないのです。働き方改革関連法により、多くの企業が従来の勤怠管理を見直す必要に迫られています。

新しい法律の下でも、自己申告制が全く禁じられているわけではありません。ただし、細かい規定が加えられており「長時間労働を自己申告により誤魔化す」といった行為はできなくなっています。すなわち、勤怠管理の精度がこれまで以上に問われる時代へと突入したのです。エクセル管理は違法と言えないものの、決して望ましい方法とは言えません。新しい勤怠管理システムの需要が社会全体で高まっています。

勤怠管理をエクセルで行うデメリット

エクセルによる勤怠管理には数々のデメリットがあります。それらを正しく理解すれば、システムを変える意味が見えてくるでしょう。以下、エクセル管理のデメリットを挙げていきます。

意図せず労働基準法違反になる恐れ

エクセル管理の危険なポイントは「打刻を忘れがち」なことです。あるいは、仕事が忙しいとつい後回しにしてしまい、打刻がなされないまま放置されてしまうケースも少なくありません。そのような場合、従業員は月末になると抜けている部分を無理やり埋め合わせようとします。ただ、数字が適当なので正確な労働時間管理からほど遠くなってしまいます。また、エクセル管理は個人の裁量に委ねられているので、意図的に出退勤時刻を誤魔化す従業員が出てくることもあるでしょう。残業時間を多くしたり、遅刻しているのを偽ったりすると客観的な労働状況を把握しきれません。

そして、こうしたずさんな管理体制が発覚した場合、企業は激しい批判にさらされてしまいます。企業側に悪意がなかったとしても労働基準法違反となり、ペナルティを科せられる可能性すら出てくるのです。また、そのような企業に就職したいと考える人材は少ないので、優秀な人材を採用しづらくなっていきます。

残業状況がリアルタイムで把握できない

企業が生産力を高めていくには、従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握しなければなりません。真面目に働いている従業員には相応の評価を与え、重要な役割を任せることが大切です。一方、不真面目な従業員には即刻警告を与え、教育をし直していきます。そうやって適材適所の人事が成立すれば、企業はスムーズに成長していけます。ただ、エクセルによる勤怠管理だと、打刻されてから集計までにタイムラグが発生するのが難点です。リアルタイムでの勤務態度が見えづらく、従業員の貢献度も課題も埋もれてしまいがちです。

さらに、残業状況にすぐに気がづけないのもデメリットです。従業員が違法な残業を行っていたとしても、エクセル管理では時間が経過してからでしか経営者に認識されません。何のための残業だったのかを追求しにくくなるので、従業員に適切な指導を行えないのです。また、従業員の勤務態度が悪化し、遅刻などを繰り返していても、発覚するまでに時間がかかってしまいます。

フレックスタイム制の導入などで複雑化する

働き方の多様化も、エクセル管理を難しくさせている原因です。たとえば、従業員が自らの出退勤時間を自由に管理するフレックスタイム制度は一般的に広まってきました。ただ、フレックスタイムだと、同じ会社のなかで出退勤のリズムが異なる従業員が何人もいる状態になってしまいます。さらに、テレワークを導入している企業も珍しくありません。自宅やコワーキングスペースなどで働く社員の勤怠も正確に管理する必要が出てきています。働き方のルールが増えていく社会では、エクセル管理だと限界に直面してしまうでしょう。

無理にエクセル管理を続けようとすると、働き方に合わせてシートをいくつも作らなくてはなりません。しかも、毎月のように内容が更新されていく可能性もあります。従業員によって打刻のルールも全く変わってしまいます。それらを労務担当者がすべて把握し、実践していくのもたいへんな手間です。ミスが起こりやすく、健全な労働環境が守りにくくなります。

給与計算の負担の重さとミス

エクセルは、管理者にとっての負担も多くします。従業員ごとのエクセル勤怠表をすべてチェックするのはたいへんな手間です。しかも、その作業を日々の業務の合間を見て行わなくてはなりません。効率性が良いとは言えず、管理者のスケジュールを圧迫してしまいます。それでも、勤怠管理のチェックは絶対にミスが許されない作業です。わずかなチェック漏れがあっただけで従業員の給料が変わってしまう可能性すらあるからです。管理者は日々、プレッシャーにさらされ続けなくてはなりません。

しかも、エクセルは少しの弾みでミスが起こりやすい構造となっています。関数が崩れてしまえば、それだけで勤務時間は狂ってしまいます。もしもシートに不備が見つかったとすれば、いつからの現象なのかを遡らなくてはならず、ますます手間が増えていきます。すなわち、エクセル管理は中間管理職にとって余計な仕事を増やす悩みの種なのです。別の方法を探し、管理者の業務を少しでも軽くすることが望まれます。

勤怠管理システム導入のすすめ

もしもエクセルでの勤怠管理に限界を感じたら「勤怠管理システム」の導入を検討しましょう。システム化に移行すれば、エクセルでは実現できなかった数々のメリットを得られます。以下、勤怠管理システムについて詳しく述べていきます。

勤怠管理システムでできること

すでに数多くの勤怠管理システムがリリースされており、現場で実用されています。たとえば「rakumo キンタイ」は使い勝手が良いことから、さまざまな業界、業種で注目されています。まず、勤怠情報が自動集計なので手入力する必要がありません。人為的なミスを防ぎ、正確なデータを残せます。もちろん、管理者が勤怠状況をまとめる手間も省略可能です。rakumo キンタイは、さまざまな働き方にも対応して、勤怠を集計できるシステムです。フレックスタイム制や裁量労働制にも対応しており、働き方改革以降の労働環境にぴったりです。

しかも、従業員の労働状況について、アラートを鳴らしてくれるのも魅力です。残業が過剰に増えているなど、働きすぎの従業員がすぐに把握できる機能が付いています。また、打刻忘れもすぐに発覚するので、時間が経ってから勤怠を入力する問題が起こりません。リアルタイムで従業員の勤務態度をチェックできます。そのほか、ICカードやモバイルなど、打刻方法のバリエーションも方法です。企業や従業員に合わせて、最も手間にならないスタイルでの勤怠管理が実現します。

勤怠管理システムの比較検討の仕方

本格的に勤怠管理システムを導入するのであれば、複数のポイントを比較検討して自社に合ったものを絞り込みましょう。まず「自社の労務状況」は大切なポイントです。リモートワークやフレックスタイム制を導入しているなら、デフォルトでそれらにも対応しているシステムを選ぶのが得策です。そのほか、特殊な働き方も受け入れている企業であれば、問題なく管理できるシステムかをチェックしましょう。次に「無料体験期間」の有無も重要です。どれほど知名度の高いシステムでも、いきなり現場に投入するのは勇気が必要です。無料体験期間があれば、細かい仕様や操作性を確認できます。何より、現場の意見を参考にして本当に導入するかを検討できるでしょう。

そのほか、価格や汎用性の高さなども押さえておきたい部分です。使用できる端末を選ばないシステムであれば、外出先や自宅からでも勤怠管理を行えます。慎重にシステムの長所を調べていけば、自社に最も合うタイプが見えてくるでしょう。

エクセル管理では限界！多様な働き方に備えて勤怠管理を効率化

勤怠管理をエクセルで行ってきた企業は多かったものの、これからの時代へと対応していくには無理があるでしょう。特に、働き方改革以降、従業員の多様性を推奨する社会では勤怠管理にも柔軟性が求められます。より正確で効率的な勤怠管理を実現するにはエクセルをシステムへと切り替え、企業と従業員、双方の負担を軽くしていくことが大事です。