テレワークを導入したい！ ワークフローシステムでテレワークの課題を解決

テレワークとは？

以前であれば、社員がオフィスに出社して業務を行うのが基本でした。しかし、現在は育児や介護、あるいは病気や怪我など、様々な個人的な事情によりオフィスへの出社が困難な社員も少なくありません。こうした多様な状況に対応する柔軟な働き方として注目されているのがテレワークです。

テレワークとは、情報通信技術 （ICT） を活用し、自宅や外出先など、オフィス以外の場所で会社の業務に従事する働き方を指します。具体的には、 PC やスマートフォンを用いて自宅で資料を作成したり、外出先からデータを送受信したりするなど、場所にとらわれずに業務を遂行します。このため、育児や介護といった家庭の事情を抱える社員でも、無理なくキャリアを継続できるようになります。

テレワークの形態は多岐にわたり、在宅勤務が基本となることが多いですが、サテライトオフィスを利用するケースも増えています。サテライトオフィスとは、本社や支社とは別に設けられた小規模なオフィスを指し、本社を中心として衛星 （サテライト） のように配置されることから、この名称がつけられました。これは、テレワークを支える新しいオフィス形態として注目を集めています。

テレワークは、出社が難しい社員への対応策であると同時に、働き方改革の一環としても推進されるワークスタイルです。テレワークを導入することで、社員は通勤にかかる時間を大幅に削減でき、その時間を有効活用できるようになります。これにより、労働時間の削減やワークライフバランスの確保など、現代社会が直面する様々な労働問題の解決に貢献できるのです。

テレワーク導入による企業側のメリット

テレワークを導入することによって、社員は出退勤時間の削減や自由な時間の確保など、さまざまなメリットがあります。

一方で、企業側にはテレワークを導入するメリットがどのくらいあるのでしょうか。以下、検証してみることにしましょう。

優秀な人材の確保 ・ 離職抑制

テレワークの導入により、社員がオフィス以外の場所で働ける環境が整うことで、企業はより多様な働き方を提供できるようになり、結果として優秀な人材の確保につながります。

育児、出産、介護といった家庭の事情により、現在の職場を離れざるを得ない社員は少なくありません。しかし、テレワークが可能であれば、これらの事情を抱えながらも業務を継続できるようになります。これにより、企業は貴重な人材の流出を防ぎ、離職率の抑制に貢献できます。

既存の優秀な人材を維持し、離職を抑制することは、新たな人材を雇用し育成するコストの削減にも直結します。特に人材不足が深刻な業界では、テレワークの導入が人材確保における大きな助けとなり、企業の持続的な成長に不可欠な要素となります。

業務効率の向上と生産性の最大化

テレワークの導入は、業務効率の向上という点でも大きなメリットをもたらします。オフィス環境では、急な会議や割り込み業務などにより、自身の業務に集中することが難しい場合があります。

しかし、在宅やサテライトオフィスでの勤務であれば、比較的静かで集中しやすい環境で業務に取り組むことが可能です。これにより、社員はより効率的に作業を進めることができ、企業全体の生産性向上に貢献します。

ただし、業務効率を最大限に引き出すためには、テレワークに適した体制を事前にしっかりと構築しておくことが重要です。例えば、テレワーク中の社員と出社している社員が円滑にコミュニケーションを取れるようなツールの導入や、働き方による不公平感が生じないよう評価制度の見直しを行うなど、適切な環境整備が不可欠です。

また、情報共有をスムーズにするためには、ペーパーレス化や資料の電子化も積極的に進める必要があります。このように、テレワーク体制の整備と適切な運用は、業務効率化だけでなく、テレワークそのものの成功を左右する重要な要素となります。

企業イメージの向上とブランド価値の確立

テレワークの導入は、企業のイメージ向上にも大きく貢献します。働き方改革が強く叫ばれる現代において、社員のワークライフバランスを重視する企業は、社会的な信頼を得やすくなります。テレワークという柔軟な働き方は、まさに社員のワークライフバランスを確保するための制度であり、これを導入することで企業の先進性や社員への配慮を示すことができます。

企業イメージが向上すれば、採用活動において優秀な人材を惹きつけるだけでなく、既存社員からの信頼度も高まります。その結果、優秀な人材の確保、社員のモチベーション向上、そして企業全体の生産性向上といった好循環が生まれるでしょう。

非常時の事業継続性確保への備え

テレワークは、災害や感染症の拡大といった非常時における事業継続性の確保においても重要な役割を果たします。例えば、台風や地震などで公共交通機関が停止した場合、社員はオフィスに出社することが困難になります。また、感染症の蔓延により都市機能が停止するような状況では、企業の営業活動そのものが制限される可能性もあります。

テレワークを導入していれば、そうした予測不能な事態が発生しても、社員は自宅などから業務を継続できるため、事業活動の中断を最小限に抑えることが可能です。外部からでも業務に参加できる仕組みを事前に整えておくことで、有事の際の被害を軽減し、事業の早期復旧を可能にする強靭な企業体制を構築できます。

テレワーク導入における具体的な課題

テレワークは多くのメリットを持つ一方で、その導入と運用にはいくつかの具体的な課題が存在します。これらの課題を事前に把握し、適切な対策を講じることが、テレワーク成功の鍵となります。

最も顕著な課題の一つは、コミュニケーションに関するものです。異なる場所で働く社員が増えることで、連絡や確認にタイムラグが生じやすくなります。これにより、業務の進捗に遅れが生じたり、誤解が生じたりするリスクが高まります。また、業務によってはオフィスでの直接的な対応が不可欠な場合もあり、そのような業務に携わる社員には定期的な出社を求める必要が生じます。

さらに、企業によっては、テレワークに適さない既存の社内ルールや慣習が残っている場合があります。例えば、各種申請や稟議が紙ベースで行われ、上司のサインや押印が必須である場合、結局社員が出社しなければ業務が進まないという事態が発生します。

一度出社して対応しても、後日差し戻しがあれば再度出社が必要になるなど、非効率なプロセスが残ってしまうのです。オフィスにいればすぐに確認できるような内容でも、テレワーク環境では多大な時間と手間がかかってしまう可能性があります。このように、テレワークを導入しても、既存の制度やルールが足枷となり、結果的に出社を余儀なくされるケースは少なくありません。

ワークフローシステムがテレワークの課題を解決する

テレワークを成功させるためには、その導入に際して適切な体制を整え、潜在的な課題を解決することが不可欠です。

そこで中心的な役割を果たすのがワークフローシステムです。ここでは、テレワークの課題を解決する効果的なツールとしてのワークフローシステムについて詳しく解説します。

ワークフローシステムとは ： 業務プロセスをデジタル化する仕組み

ワークフローシステムとは、企業内の様々な業務プロセス、特に申請、承認、確認といった一連の流れをデジタル化し、効率的に管理するための仕組みです。

従来の業務では、申請書や稟議書などの書類を用いてこれらの作業が行われることが一般的でした。例えば、管理部門の担当者が商品をサプライヤーに発注する際、まず発注申請書を作成し、それを上司が承認のためにサイン ・ 押印し、さらに上位の責任者が最終確認を行った上で初めて発注が可能となる、といった流れです。

このような紙ベースの業務プロセスでは、申請書類の選択ミス、提出先の不明確さ、各ステップでの引き継ぎの遅延など、様々な問題が発生しがちです。しかし、ワークフローシステムを導入することで、これらのプロセスがデータ化され、書類の管理が格段に容易になります。

これにより、人的コストと金銭的コストの両面で削減効果が期待できます。また、いつでもどこからでも申請や承認の対応が可能になるため、業務の停滞を防ぎ、スムーズな進行を実現するメリットも大きいでしょう。

ワークフローシステムは、各種申請書類や稟議プロセスを自動化します。オンライン上で申請書の入力、確認、承認、そして保管までの一連の業務を実行できるようにすることで、業務の流れを大幅に効率化します。一般的なワークフローシステムでは、申請書類の入力フォームに必要事項を入力し、申請ボタンをクリックするだけで、あらかじめ設定された承認担当者へ自動的に通知が届くようになっています。

こうしたシステムは、企業の組織体制に合わせて柔軟にカスタマイズできます。複数の承認者が並列に存在する場合や、権限の低い順から高い順に段階的に承認が必要な場合でも、詳細な設定が可能です。さらに、一連の業務の流れがシステム上で図式化されるため、各プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認できるという利点もあります。

ワークフローシステムとテレワーク ： 相乗効果で実現する効率的な働き方

ワークフローシステムは、まさにテレワークの課題を解決するための強力な手段です。オンライン上で一連の業務を実行できるため、まず紙の書類のように手渡しで引き継ぎをする必要がなくなります。

これにより、申請者や承認者が在宅勤務であっても、迅速かつスムーズに対応できるようになります。申請や承認のためにわざわざオフィスに出社する必要がなくなるため、その分の時間と労力を削減できます。

当然ながら、社内で書類を回すよりも業務スピードが大幅に向上するため、コミュニケーションのタイムラグが生じやすいテレワーク環境において、ワークフローシステムの徹底は不可欠な要素と言えるでしょう。

ワークフローシステムがもたらすその他の多岐にわたるメリット

ワークフローシステムのメリットは、ペーパーレスで業務を自動化できることだけではありません。ワークフローシステムを取り入れれば、モバイルからの申請や承認も可能となるなど、ほかにもさまざまなメリットがあります。

ここでは、どのようなメリットがあるのかについて具体的に見ていきましょう。

内部統制の強化とコンプライアンスの遵守

申請や承認といったワークフローが紙ベースで行われている場合、社内ルールが曖昧になり、業務に支障をきたすケースが少なくありません。例えば、規定外の方法で申請されたにもかかわらず承認されてしまうことで、誤った発注が行われ、企業に大きな損害が生じる可能性もあります。

ワークフローシステムを適切に導入し整備することで、一連の業務プロセスにおける社内ルールが厳格化されます。システム上でルールが明確に定義され、厳密に運用されるため、申請や承認は定められた書式と承認ルートしか利用できなくなります。これにより、イレギュラーな対応によるトラブルの発生を未然に防ぐことが可能になります。

さらに、ワークフローシステムでは、誰がいつ承認したかというログ （履歴） がデータとして永続的に記録されます。これにより、文書の改ざんが不可能となり、企業の内部統制やコンプライアンス遵守を大幅に強化することに貢献します。

全社的な業務効率化の推進

ワークフローシステムは、テレワークに限らず、企業全体の業務プロセスを根本的に効率化するシステムです。申請書類の選択や承認ルートが自動化されるため、社員は迷うことなく、また間違いなく一連の手続きを進めることができます。

多くのワークフローシステムでは、申請書類への記入が入力フォーム形式となっており、入力漏れや入力ミスを検知する機能を備えているため、未然に問題を発見し、差し戻しの件数を削減できます。これにより、業務の無駄を排除し、全体の効率化に貢献します。

承認者が外出中や出張中の場合でも、ワークフローシステムがあればその帰りを待つ必要はありません。場所を選ばずに申請・承認が行えるため、業務のスピードアップを図ることができます。

また、承認後の書類の保管や後からの検索もオンラインで完結するため、管理の手間がほとんどかかりません。そもそも、申請や承認といった社内手続きは、事務的かつ副次的な業務と位置づけられます。これらの作業が簡略化されることで、社員は本来の主要業務に集中できるようになり、結果として会社全体の生産性向上に寄与します。

テレワークと共にワークフローシステムの導入を検討する

テレワークの課題はワークフローシステムの導入で解決できます。ワークフローシステムは、在宅はもちろんのこと、モバイルからの申請 ・ 承認もできるため、テレワークに限らず導入する価値の高いシステムです。

rakumo ワークフローなら、コメント機能も搭載しているので、テレワークでコミュニケーション不足が心配という場合でも安心です。ワークフローシステムの導入を模索しているなら、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。