社内掲示板
2020.12.25

職場活性化とは? 理想状態と改善法を紹介!

社員が前向きに生き生きと働き、社内コミュニケーションが活発な職場であることは、会社への帰属意識や社員のモチベーションを高め、より生産性の高い業務を行ってもらうためにも重要です。
多くの社員がより生産性の高い業務を行うことで会社への利益貢献も大きくなるため、経営者にとって理想的な状態と言えます。
コロナの影響でテレワークが増え、ジョブ型雇用など新たな取り組みも増えた現代において、改めて職場活性化の意義や取り組み例についてまとめてみました。

職場活性化が必要な理由とは

組織活性化ができていない職場では、社員同士のコミュニケーションが希薄化し、経営理念や企業ビジョンが社内に浸透していないことが多いです。
経営理念や企業ビジョンの浸透が弱いと、会社全体で同じ方向に進んでいくことが難しくなり、企業の成長を阻害する要因になることもあります。

社内コミュニケーションが希薄化すると、必要な情報が共有されず業務ミスが発生しやすくなり、業務が非効率化してしまいます。また、社員同士の信頼関係も構築されにくくなるでしょう。

組織が活性化しない状態が続けば、離職が増え、健全な事業活動が難しくなります。

「活性化している職場」とは具体的にどういうものか

職場が活性化しているとはどのような状態を指すのか、具体的に解説していきます。

社員のモチベーションが高い

社員の働くモチベーションが高い職場は、組織が活性化していると言えるでしょう。

それぞれが自分の目標に向かい、社内での役割を果たそうと前向きに取り組もうとする気持ちがモチベーションです。
モチベーションが高い組織では与えられた仕事をこなすだけでなく、事業や組織をより良いものにするための働きが自発的に行われま。

またこのモチベーションが高ければ、それぞれが能動的に仕事に取り組むため業務効率化も図られ、「仕事をやらされている」という、受け身の企業文化を脱却できます。

モチベーション調査のような外部サービスを利用することで、客観的に社員がどれくらいのモチベーションで仕事ができているのかを知ることができます。

すべての社員がビジョンを共有している

組織活性化には、経営者と社員全員が、経営理念やミッション・ビジョン・バリューを明確に共有できている状態が必要です。

目指すベクトルの異なる社員が多いと注力すべき業務以外にも時間を割かれてしまい、スピード感を持った事業成長の実現が難しくなります。

企業の目指す方向性、提供する価値は何なのか理解し、それらを実現するために社員1人ひとりが何をすべきか理解している状態が望ましいでしょう。

コミュニケーションが活発で業務が円滑

職場活性化している組織は、社員同士のコミュニケーションが活発に行われます。
コミュニケーションが活発な組織でのコミュニケーション範囲は、部署内や同世代だけでなく、部署や年齢の垣根を超えて行われることが多いです。>
そのため部署間連携がスムーズになり、業務が円滑に進みます。

また機械的に部下から上司へ報連相をするだけでは、本当のコミュニケーションは成り立ちません。
双方に信頼しあい、業務上の良いことも悪いことも含めて共有しあえる状態、ときにはプライベートの話もまじえて交流ができている状態が理想です。

職場活性化の具体的な取り組み

職場活性化を実現するためにはどうすればよいのか、具体的な取り組み例をご紹介します。

取組み(1)すべての社員に使命感をもってもらう

1つ目の取り組みは、社員全員に使命感を持って働いてもらうことです。使命感を持ってもらうということは、

  • 自分の関わる業務は、会社の中でどのような役割を持つのか
  • 会社が提供するサービスは社会にどのような影響をもたらすのか

などを理解して、当事者意識を持ってもらうことを指します。

例えば全社会議で経営理念や会社のビジョンを全従業員に対して発信していたとしても、理解度や納得度は人によって大きく異なります。
そのため、ただ漠然と経営理念や会社のビジョンなどの大きな枠組みを伝えるだけでなく、1人ひとりの業務役割までブレイクダウンしていくことが必要です。

具体的なブレイクダウンの方法は以下を参考にしてみてください。場合によっては1人ひとりと個別にコミュニケーションをとり、ブレイクダウンのサポートを行うのも良いでしょう。

■ 1人ひとりに使命感を持ってもらうためには…

「経営理念を明確に定めて周知」

「ミッション・ビジョン・バリューやクレドなどを共有」

「経営理念やミッションビジョンを各事業部の目標に落とし込む」

「各事業部の中で1人ひとりに、どのような役割や目標が必要か明確化」

「社員全員が自身の役割や価値を自覚し、当事者意識を持って業務にあたる」=「使命感を持ってモチベーション高く働けている状態」

取組み(2)すべての社員が意見を持って発信できる仕組みをつくる

2つ目の取り組みは、立場や役職問わず、すべての社員が平等に意見を発信できる仕組みをつくることです。

上下関係の慣習が強い会社では、なかなか部下から声をあげることは難しいでしょう。上司に「ほかのメンバーの意見を聞いてあげてください」と促していても、意見を発信する人は偏りが出やすいものです。

  • 会議のアジェンダや資料を事前に共有し、参加者全員に会議前までに必ず目を通してもらう
  • ミーティングの参加者は必ず全員が意見を言うというルールを設ける
  • 会議終了後に全員が感想を言う場を設ける
  • 毎日の朝会で順番に全社員がひとこと発表をする など、社員が意見を発信することを組織の仕組みに組み込むことをおすすめします。

また「自分の意見が否定されるのではないか」「間違ったことを言ってしまうのではないか」といった、心理的障壁を取り除いてあげられるような環境を作ることも重要です。何を言っても否定されると感じてしまうと、意見を出しても無駄と考えるようになり、意見が出にくい環境になってしまいます。
メンバーからの意見が間違っていたとしてもすぐに否定するのではなく、きちんと最後まで聞くようにしましょう。

各社員が意見を求められ、個人の意見が尊重されている風土が醸成されれば、自然と日常での意見交換も活発化していくでしょう。

取組み(3)縦・横・ななめのコミュニケーションをとる

3つ目は、社内コミュニケーションの際に、上司と部下の縦方向だけではなく、同僚や他部署など横やななめのコミュニケーションをとる取組みです。

社員全員から意見を出してもらう取組みと同様に、縦・横・ななめのコミュニケーションも、はじめは強制的にルールを設けて通常業務に仕組み化すると良いでしょう。

たとえば、毎週1on1ミーティングは直属の上司と縦方向に行い、隔週で横のつながりを深めるために同期や同職種のメンバーとランチを実施、月に1度は別部署のメンバーとディスカッションをしてななめのコミュニケーションをする機会を設けるなどの方法があります。

そのほかにも、下記のような取組みが可能です。会社の人数や状況に合わせてぜひ取り入れてみてください。

■ コミュニケーション施策例

  • 新入社員と中堅社員で世代間ミックスの懇親会や飲み会を企画
  • 飲み会やランチの代金を会社で補助して開催を促す
  • 社員の自宅に同じお弁当や食べ物を配送し、テレワーク下でもオンラインランチでコミュニケーションをとる
  • 部活動制度を導入し、共通の趣味を持つ人同士でコミュニケーションを取れる環境をつくる
  • 自身の趣味や興味があることをテーマにしたLT(Lightning Talks)会の実施
  • 社員にインタビューし記事化、全社への配信
  • フリーアドレス制度を導入し、他部署の社員とも関われる機会を作る
  • 社内SNSや社内掲示板を活用しリアルタイムで情報を共有し合う

取組み(4)ほかの組織の業務に関心を持てるようにする

4つ目は、社内コミュニケーションを縦・横・ななめに行うのと同様に、自分とは異なる部署の業務内容を知り、実際に関わる機会を設ける取組みです。

自分以外の社員がどのような仕事をしているかは、意外と見えづらいものです。興味を持って学ぶことで、社員それぞれの視野が広がり良い刺激になるでしょう。
また他部署の業務内容を理解することで、よりスムーズな部署間連携を行うことができるというメリットもあります。

具体的には、マルチ担当制を取り入れて、1人が複数部署の業務を担当したり、1つの業務を複数の部署の社員が一緒に担当したりします。
マルチ担当制を導入することで業務の属人化も防ぐことが可能です。

コミュニケーションの活性化を促すツールを紹介

職場活性化を実現するために、社内コミュニケーションの活性化は必要不可欠です。
やみくもに「コミュニケーションをとりましょう」と社員に伝えても、社内コミュニケーションの実現は難しいものです。

そこで、メールよりもライトなやりとりができるチャットツールを導入したり、チャット内の絵文字やスタンプを活用したりしながらコミュニケーションをとることをおすすめします。

最近では、社内SNSや社内掲示板、社内報のオンラインツールなど、さまざまなツールが開発されています。用途に合わせて、うまくコミュニケーションツールを使いこなしてみてはいかがでしょうか。

社内掲示板「rakumo ボード」

社内掲示版ツールを利用する場合は 「rakumo ボード」 の導入がおすすめです。
rakumoボード」 は、誰でも使いやすい社内掲示版ツールです。自然にコミュニケーションが生まれることを促すグッジョブ機能やコメント機能が搭載されているため、社員同士の交流活発化が期待できます。

また、速報機能や回覧機能、既読・未読機能もあるため、情報共有ツールとしての役目も果たしてくれるでしょう。必ず各社員に伝達すべき情報は既読・未読機能を利用して伝わったかどうかを確認することが可能です。確実に情報伝達することにも役立つ社内掲示板 「rakumo ボード」 の導入を検討してみましょう。

社内を活性化して社員が活き活き働く会社に

職場を活性化することができれば、社員それぞれが活き活きと働く環境を整えることができます。社員全員が前向きに働ける環境を作ることができれば、生産性が高まり組織の最適化がなされていきます。
職場を活性化するためには、上司や部下の意識改革も必要です。また、部署間交流や世代間交流を進めることも大切になります。社内掲示板ツールなどを導入して環境を整えることも有効です。活性化に向けた取り組みをさっそく始めてみましょう。

あわせて読みたい

社内掲示板・ポータルの導入をご検討の場合は是非「rakumoボード」をご検討ください。

企業文化
属人化
当事者意識
業務効率化
職場活性化

新着一覧

人気記事一覧

関連記事の一覧