ワークフロー管理とは？ ワークフロー管理の業務例や課題を解説

ワークフロー管理とは？ 業務を円滑に進めるための必須要素

ワークフロー管理とは、企業における定型的な業務プロセスを情報技術を用いて管理し、実行することで業務の効率化を図る手法を指します。具体的には、申請書の作成から承認、そして最終的な決裁までの一連の業務を整理し、 IT ツールを活用して自動化を進め、生産性を向上させる取り組みです。単に業務を自動化する行為そのものを指す場合や、その管理を行うシステム自体をワークフロー管理と呼ぶこともあります。

ワークフロー管理を実践する際は、業務でやり取りされる文書や情報、担当者が担うタスクを体系的に整理し、ビジネスプロセスを標準化します。これにより、多岐にわたる業務 （従業員の日常業務、部署間の連携、社外との取引など） において、効率的かつミスの少ない運用が可能になります。

ワークフローとは 〜業務の流れを可視化する重要性〜

ワークフローとは、仕事を進める上で発生する一連の業務や工程の連なり、あるいはその流れを図式化したものを意味します。例えば、企画書の 「作成」 から 「申請」 、上長による 「承認」 、そして最終的な 「決済」 に至る一連のプロセスは、まさにワークフローの一例です。このワークフローを可視化することで、業務の現状が把握しやすくなり、課題点の特定や改善策の検討が容易になります。

ワークフローシステム （ワークフロー管理システム）とは

ワークフローシステム、あるいはワークフロー管理システムとは、ワークフロー管理を電子的に実現するためのシステムです。これは電子稟議システムや電子決裁システムとも呼ばれ、紙ベースの申請書や稟議書を電子フォームに置き換え、システム上で申請・承認・回覧ができるようにします。

Excel や簡易的な図形描画ツールでもワークフローの図式化は可能ですが、これらのツールでは簡単なワークフローの作成にとどまります。一方、ワークフローシステムを導入すれば、ワークフローの作成だけでなく、電子フォームへの入力から申請、承認、決裁、そして進捗管理までを一元的にシステム内で完結できるため、大幅な業務効率化とペーパーレス化を実現できます。

ワークフロー管理を行わないと発生する主な課題とリスク

ワークフロー管理を導入しない場合、社内にはさまざまな業務上の課題やリスクが残ります。ここでは、特に代表的な4つの課題について詳しく見ていきましょう。

業務進捗がわからない

ワークフロー管理が導入されていない環境では、業務の進捗状況をリアルタイムで正確に把握することが困難になります。例えば、稟議書が現在どの部署で止まっているのか、いつ差し戻されたのかといった情報が不明確になりがちです。

これにより、業務が滞留し、全体の流れが非効率になるばかりか、重要な意思決定が遅れるリスクも高まります。その都度担当者に口頭やメールで確認する手間は、時間的なロスと従業員の負担を増大させます。ワークフローシステムを導入すれば、システム上で進捗状況が可視化され、担当者ごとの対応履歴も記録されるため、業務の透明性と効率性が飛躍的に向上します。

紙が多くなる

契約書、稟議書、経費精算書など、社内のワークフローには多種多様な文書が不可欠です。法令により一定期間の保存が義務付けられている文書も多いため、ワークフロー管理が行われない場合、紙の量が膨大になり、保管スペースの確保や文書の検索に多大な労力を要します。

さらに、テレワークやリモートワークが普及する中で、紙の文書の受け渡しは物理的な障壁となり、業務の円滑な遂行を妨げます。ワークフロー管理による電子化は、紙の消費量を削減し、保管コストや検索時間を大幅に短縮するだけでなく、リモート環境下での業務継続性も確保します。

仕事が属人的になる

ワークフロー管理が行われていない環境では、特定の業務の進め方が個々の担当者の裁量に委ねられ、業務の属人化が進みがちです。これにより、業務の品質や成果にばらつきが生じ、生産性や効率が低下してしまいます。

例えば、営業担当者がそれぞれ独自の Excel フォーマットで見積書を作成し、手書きで会社名を記入し、社判を押して郵送するケースを考えてみましょう。このような属人的な方法では、計算ミスや書き間違え、印刷ミスが発生しやすく、担当者によって業務の質に差が生じます。

ワークフロー管理を導入し、業務プロセスを標準化することで、誰が担当しても同じ品質の業務を安定して実行できるようになり、時間短縮と品質向上が同時に実現します。特に繰り返し行われる日常業務において、ワークフロー管理は業務品質を一定に保つ上で不可欠です。

テレワーク・リモートワーク環境下での課題

近年、テレワークやリモートワークの普及により、オフィスに集まらずに業務を行う機会が増加しています。このような環境下では、紙ベースの業務プロセスは大きな障害となります。

申請書や承認書類のためにわざわざ出社したり、郵送でやり取りしたりすることは、非効率的であるだけでなく、業務の遅延や従業員の負担増につながります。ワークフロー管理システムを導入し、電子的な申請・承認プロセスを確立することで、場所を選ばずに業務を遂行できる環境が整い、新しい働き方に適応できます。

ワークフロー管理が適用される業務例

仕事でワークフロー管理が適用される代表的な業務をご紹介します。ワークフロー管理が必要な業務には、ワークフローシステムまたは各分野に特化したシステムを用いて効率化を図ることをおすすめします。

総務人事・勤怠管理の効率化

総務人事の業務で行う人事考課や、従業員ごとの目標設定、有給休暇の申請と承認作業などはワークフロー管理が必要です。もし有給申請を個別に受け付けてしまうと、口頭で申請する人や、メールで連絡する人などバラバラになり、承認作業が非効率的になります。

▼おすすめツール1 : rakumo キンタイ

総務や人事部門で行われる人事考課、従業員ごとの目標設定、有給休暇の申請と承認作業などは、ワークフロー管理が非常に有効な業務です。もし有給申請を口頭や個別のメールで受け付ける場合、情報が散逸し、承認作業が煩雑になるだけでなく、管理漏れのリスクも高まります。

例えば、 rakumo キンタイのようなシステムを活用すれば、欠勤や有給休暇の申請、毎月の勤怠締め、残業時間の申請と上長承認といった定型業務を効率的に処理できます。勤怠管理に関するシステムをゼロから構築する必要がなく、全従業員の申請を一元的に管理できるため、担当者の負担を大幅に軽減します。

▼おすすめツール2 : rakumo ワークフロー

また、稟議が発生しない一連の業務フローについては、 rakumo ワークフローの活用も可能です。

例えば、入社申請後の各種手続きフローでは稟議が発生しないため、一連の流れを rakumo ワークフローで作成し、スムーズな実行を実現できます。

具体的には、入社・退社時に人事部、管理部、情報システム部などが連携して行う、社員番号の採番、 Google Workspace アカウント設定、各種ツールアカウント作成、 PC 環境整備、社員一覧登録、 IC カード登録といった複雑なプロセスも、ワークフローとして管理することで、漏れなく迅速に進められます。

経費精算業務の効率化とペーパーレス化

通勤時の旅費交通費、出張交通費、事業に関わる物品の購買など、経費精算業務にはワークフロー管理が不可欠です。

従来の経費精算では、指定の文書に領収書を貼り付け、金額を計算して記入し、上長承認を経て経理担当に提出するといった多段階の作業が必要でした。これらの作業は時間と手間がかかり、ミスが発生しやすい傾向にありました。

▼おすすめツール : rakumo ケイヒ rakumo ワークフロー

rakumo ケイヒのような経費精算システムを導入すれば、一般的な経費精算のワークフローがシステム内に構築されているため、効率的な運用が可能です。

rakumo ケイヒ単体でも経費精算書の提出までのワークフローを管理できますが、 rakumo ワークフローと併用することで、経費精算用のオリジナルひな形の作成、複雑な承認経路への対応、コメント機能や差し戻し機能の利用が可能になり、より柔軟かつ効率的な経費精算を実現できます。これにより、ペーパーレス化も同時に推進され、経理業務の負担が軽減されます。

稟議・契約業務の迅速化と内部統制強化

取引先との契約時や、社内で複数名の上長による承認を必要とする稟議においては、ワークフロー管理が極めて重要です。値引き決済や企画の稟議など、上長承認の証として押印が求められるケースが多いのではないでしょうか。

そのため、ワークフロー管理を導入する際は、ハンコ不要な電子承認に対応したワークフローシステムを活用することが、業務効率化の重要なポイントとなります。

▼おすすめツール : rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローは、電子契約サービスのクラウドサインと連携しているため、社外との契約に関わるワークフローもスムーズに行えます。

これにより、社内稟議と社外取引の両方で脱ハンコを推進し、業務の迅速化だけでなく、承認プロセスの透明化による内部統制の強化にも貢献します。

各種報告業務の標準化と情報共有の促進

クレーム発生時の上長への報告と対応、日々の日報提出など、報告業務においてもワークフロー管理は不可欠です。

クレームやトラブルが発生した際、事象の発生日時、対応した従業員名、顧客名、報告内容などをワークフローとして体系的に管理することで、対応漏れを防ぎ、再発防止に役立ちます。

▼おすすめツール : rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローを活用すれば、クレーム報告書や営業日報のひな形が用意されているため、ゼロから準備する手間が省けます。これにより、報告業務の標準化が図られ、情報共有がスムーズになることで、組織全体の対応力と業務品質が向上します。

ワークフロー管理システムの選定と導入のポイント

ワークフロー管理システムを導入する際、自社に最適なシステムを選ぶことは非常に重要です。以下のポイントを参考に、適切なシステムを選定しましょう。

クラウド型 （SaaS） ワークフローシステムのメリット

近年、多くのワークフローシステムがクラウド型 （SaaS） で提供されています。クラウド型システムは、自社でサーバーやソフトウェアを構築・運用する必要がなく、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、初期費用を抑え、運用管理の負担を軽減できます。

また、セキュリティ対策やシステムのアップデートもベンダー側が行うため、常に最新かつ安全な状態で利用できるメリットがあります。テレワークやリモートワークを推進する企業にとって、クラウド型ワークフローシステムは最適な選択肢と言えるでしょう。

他システムとの連携性に着目

ワークフローシステムは、単独で利用するだけでなく、既存の勤怠管理システム、経費精算システム、会計システム、 CRM （顧客関係管理） システムなど、他の基幹システムとの連携ができるかどうかも重要な選定ポイントです。

システム間の連携がスムーズであれば、データの二重入力の手間を省き、業務プロセス全体の効率化をさらに促進できます。 API 連携や外部サービス連携の可否を事前に確認しましょう。

導入後のサポート体制と実績

ワークフローシステムは導入して終わりではなく、導入後の運用フェーズにおいて、従業員からの問い合わせ対応やトラブルシューティングなど、ベンダーからの適切なサポートが不可欠です。導入実績が豊富で、きめ細やかなサポート体制が整っているベンダーを選ぶことで、安心してシステムを運用できます。

まとめ ワークフロー管理で実現する未来の働き方

ワークフロー管理は、企業内で発生する多岐にわたるタスクや業務の流れを可視化・標準化し、電子システムを活用しながら業務効率化を図るための強力な手法です。この管理手法を実践するためには、ワークフローシステムの活用が不可欠であり、ワークフローの種類に応じて、勤怠管理システムや経費精算システムなど、特定の業務に特化したシステムと連携させることで、その効果を最大限に引き出すことができます。

ワークフロー管理を導入することで、業務進捗の透明化、ペーパーレス化によるコスト削減、業務の属人化解消、そしてテレワーク環境下での業務継続性確保など、企業が抱える多様な課題を解決に導きます。デジタルトランスフォーメーション （DX） が企業の競争力を左右する現代において、ワークフロー管理は、よりスマートで効率的な未来の働き方を実現するための重要なステップとなるでしょう。