社内コミュニケーションはなぜ大事？ コミュニケーション活性化の施策例やコツを紹介

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、社内で社員同士が日常的に行う会話や、情報共有のことを指します。

コミュニケーションの方法には、対面での会話だけでなく、オンラインツールを用いたやり取りも含みます。働き方が多様化する流れで、社内コミュニケーションの手法や在り方にも変化が起きています。

社内コミュニケーションの重要性

ビジネスの推進には、コミュニケーションが不可欠です。情報共有や業務改善、若手社員の育成などビジネスシーンの大半は、複数の社員が関わる活動です。そのため、社員同士のコミュニケーションが良好であるほど業務は円滑に進みやすく、生産性や利益にプラスの影響を与えていきます。

また、コミュニケーションは信頼関係構築の第一歩です。社員同士のタテ ・ ヨコ ・ ナナメの信頼関係が構築できれば、一人では成しえないアイデア創出などが実現できる可能性も高まります。

社内コミュニケーション活性化させるメリット

コミュニケーションが活発な職場では、社員は周囲の状況や業務内容を把握しやすくなります。これにより、円滑な情報共有や意見交換が可能になり、業務上の伝達ミスや手戻りを削減できます。

また、普段から信頼関係が築けていると、困ったときに気軽に助けを求められる風土が醸成され、部門を越えた連携もスムーズに進みます。その結果、業務効率が向上し、新たなアイデアや改善提案も生まれやすくなり、組織全体の生産性向上に繋がります。ここでは3つの効果例をご紹介します。

1. 離職率の改善と定着率の向上

1つ目は離職率 ・ 定着率の改善です。マイナビ転職が全国の20～35歳の会社員 （正社員） を対象に行った 「仕事を辞めたい理由」 についてのインターネット調査によると、 「職場の人間関係」 は給与への不満に次いで2番目に多い転職動機となっています。

良い人間関係は、社員の高い定着率を実現するための必須要素です。社内のコミュニケーションを活性化し、お互いの理解を深め、居心地の良い職場環境を作っていくことで、離職率 ・ 定着率の改善が期待できます。

2. 業務効率と生産性の向上

コミュニケーションが活発になると、周りの社員の状況や業務を理解しやすくなります。これにより、円滑な情報共有や意見交換が可能になり、業務上の伝達ミスや手戻りを削減できます。

普段の業務のコミュニケーション以外でも、何か困ったことがあった際も声を上げやすくなり社員同士の助け合いもスムーズに行われていくと考えられ、業務効率の向上が期待できます。

また、コミュニケーション不全による 「意見を言いづらい」 「柔軟な発想がしづらい」 などの課題を解消していくことで、新しいアイデアや改善提案も生まれやすくなり、更なる生産性向上も目指していくことができます。

3. 社員満足度の向上

社内コミュニケーションの活性化は、社員の会社への愛着や貢献意欲、すなわちエンゲージメントを高めます。良好な人間関係の中で業務が円滑に進むことで、社員は自身の仕事にやりがいを感じやすくなります。

エンゲージメントと社員満足度が向上すれば、企業に対する評価も高まり、優秀な人材の獲得にもつながる好循環を生み出します。

社内コミュニケーション不足が招く深刻な問題

社内コミュニケーションが不足すると、社員同士の意識を統一できなかったり、各部門や部署横断の連携ができなくなったり、さまざまな悪影響を及ぼします。

ここでは、社内コミュニケーションが不足するとどうなるのかについて解説します。

目指す方向性の認識統一ができない

社内コミュニケーションが不足すると、社員の目指すべき方向性の認識がずれてしまい、全社の統一が難しくなります。会社の目指す方向性を企業理念やミッションなどで言語化していたとしても、その言葉の解釈が個々で異なれば認識の統一は難しいでしょう。

例えば、 「スピード感のある事業展開」 をモットーに掲げていた場合、 「ときには上長の許可を得ずにスピードを意識して主体的に判断する」 のが正しい行いなのか、 「スピード感を重要視しながらも、直属の上長許可は必ずあおいで確実に進める」 ことを良しとするのかは、社内コミュニケーションの中ですり合わせが必要です。

スピード感ある情報共有ができない

社内コミュニケーションが不足すると、社内の情報共有スピードが落ちてしまいます。

HR 総研が実施した調査を見ると、 「社内コミュニケーション不全は、迅速な情報共有の障害になる」 と回答した企業は非常に多く、特に1001名以上の大企業の85％が 「迅速な情報共有」 を課題視しています。

当該調査では、約9割以上が社内コミュニケーション不足が業務の障害になると答えており、社内コミュニケーションそのものの重要性が理解できます。

※参考 『HR総研 ： 社内コミュニケーションに関するアンケート　結果報告　2023年3月30日公開』

部門 ・ 事業所間の連携ができない

社内コミュニケーションが不足すると、部門や事業所、複数拠点の横の連携や、部門内や事業所内の縦の連携もできなくなる点が課題です。

もし全国 ・ 多拠点で社内コミュニケーションができていれば、自拠点で解決できない困りごとを、他拠点の社員にフォローしてもらいやすくなります。自分の部門で得たノウハウを、後工程を担当する別部門に共有すれば、全社の業務効率化につながることもあるでしょう。

部門や事業所間での連携を密に取るためには、社内コミュニケーションが欠かせないのです。

社員のモチベーションやエンゲージメントが維持できない

社内コミュニケーション不足は、社員のモチベーションやエンゲージメント、帰属意識などを低下させる要因にもなります。

仮に、社内コミュニケーションが業務に関する必要最小限の報連相のみとなり、誰一人としてプライベートの話をしない、称賛もフィードバックもせず相手に関心を持たなくなったらどうでしょうか。社内コミュニケーションの希薄した社内は殺伐とし、隣に座っている社員の人となりや得意 ・ 不得意な業務、プライベートの様子など一切分からないため会話も発生せず、関係性構築が難しいでしょう。

仕事に適度な雑談は大切と考える方が少なくないように、社内コミュニケーションは社員同士の関係性を構築する上で重要です。働く際のモチベーションやエンゲージメントを高めるには、社員同士のコミュニケーションは必要不可欠といえます。

チームビルディングが弱くなる

社内コミュニケーションが希薄になると、チームビルディングを高めることが難しくなります。仕事上でのチームビルディングとは、社員ごとの能力を引き出し、活かしあい、一人では成し得ない大きな目標を達成するための力です。

チームビルディングを強くするには、互いを知り、認め合い、伸ばしあう風土を作らなくてはなりません。相手を深く理解し、高め合うには、やはり社内コミュニケーションが欠かせません。

このように、社内コミュニケーションはさまざまな要素に影響を与える、非常に重要視すべき取り組みなのです。

社内コミュニケーションを活性化する具体的な施策とポイント

ここでは、多くの企業で導入されている社内コミュニケーション活性化施策を具体的に紹介します。自社の課題や働き方に合わせて、最適な方法を選びましょう。

社員が集まる空間づくり

フリーアドレス

1つ目の活性化方法は、フリーアドレスの導入です。フリーアドレスとは、オフィスに専用座席を用意せず、日ごとに好きな座席を選んで仕事を行うスタイルのことです。

オフィスでは座席が近い社員とのコミュニケーションが多くなるため、座席が固定されると、必然的に多く会話をする社員も固定されていくことになります。フリーアドレスを導入すれば、近くの席に座る社員も日々異なるため、自然とコミュニケーションをとる人の範囲が広がります。

ただし、フリーアドレスはあくまでも 「オフィスでのコミュニケーション活性化」 のための方法です。現在はテレワークを導入する企業も増えてきており、フリーアドレス導入による社内コミュニケーション活性化の効果は限定的になってきています。

リフレッシュ ・ ミーティングスペース

次にご紹介する施策は、リフレッシュスペースやミーティングスペースを新設することです。

リフレッシュスペースとは、その名の通り社員がリラックスしてくつろげるエリアで、お茶を飲みながら社員同士で雑談ができます。みんなが自然と来たくなるスペースを作れば、他部署の人との会話のきっかけになったり、会話はしなくても顔は知っている状態を作り出せたりします。

顔さえ知っていれば、その後仕事が一緒になった際に 「いつもリフレッシュスペースで会ってましたよね」 と、声掛けできるかもしれません。

同じく、人が集まりやすい専用スペースとしてミーティングスペースを設置すれば、 「リモートワークではなくて、あえて会社のミーティングスペースを使いにいこう」 と、社員同士が顔を合わせてコミュニケーションする機会づくりを後押しします。

社員食堂 ・ カフェスペースト

社員食堂やカフェスペース、またはバースペースも社内コミュニケーション施策としておすすめです。社員食堂を設ければ、毎日の食事の場でコミュニケーションの機会が生まれます。

また、食堂の設置が難しい場合でも、専用のコーヒーマシンを導入したカフェスペースや、時間を限定してアルコールが飲めるバースペースを設置すれば、特別感が生まれて、コーヒー好き ・ お酒好きの社員を集めることができるでしょう。

交流を促進する制度

社内研修や勉強会

スポーツ大会やランチ会、部活動制度の導入は、社員の意外な一面を知る良い機会となり、人間関係の構築を助けます。特に部活動やサークル活動は、共通の趣味を持つ社員が集まるため、部署や役職を越えた横断的なコミュニケーションが生まれやすいのが特徴です。

社内研修や勉強会の実施 : 業務知識の習得だけでなく、グループワークを取り入れることで社員間の交流を促します。書籍購入補助や輪読会の促進制度も、社員の自発的な学びと交流を後押しします。

社内イベント

社内イベントの具体例としては、社内スポーツ大会などの短期レクリエーションや部活動制度の導入、タテ ・ ヨコ ・ ナナメの人間関係を混ぜたランチ会開催などが挙げられます。また忘年会やプロジェクトの達成会なども広義の社内イベントだと考えることができます。

これらの社内イベント開催のメリットは、普段はあまり会話をしない社員同士でも自然に会話をする機会となることです。職場では見られない意外な一面を知ることで、社員同士の距離を縮めることに役立ちます。

一方、社内イベントのデメリットとしては、特に全社員が参加するような規模の大きいイベントの場合、主催者に大きな負荷がかかることが挙げられます。

なお、2020年ごろは新型コロナウイルスへの感染拡大防止のため、イベントの開催は慎重な判断が求められていました。その後、コロナ収束に向かうにつれて、 Web 上で可能なイベントから再びリアルイベントへの回帰が顕著になってきています。

デジタルツールを活用した施策

社内掲示板 ・ 社内 SNS

オンライン社内掲示板 ・ SNS の活用: 社員のみが利用できるオンラインツールを導入し、業務連絡だけでなく、趣味や部活動といった業務外のライトな情報を発信することで、社員の交流を深めることが期待できます。

テレワーク環境でも利用できるため、場所を問わないコミュニケーションに効果的です。

社内報

組織風土づくりやコミュニケーションの活性化などを目的に社内報を刊行する企業も多いのではないでしょうか。

ただし社内報は、ただ刊行するだけでは相互のコミュニケーションにならないことに注意が必要です。目新しい情報がなく惰性で刊行され続けているような社内報では読まれることなく放置されてしまい、社員間の話題になることがありません。

普段の仕事の中では知ることが難しい社内情報を掲載し、また社員アンケートをもとに企画内容を改善するなど、読まれる社内報にするための努力も必要になります。

社内報に関しても、テレワーク環境へ適応するため、オンラインの社内掲示板や社内 SNS 上で公開するといった 「Web 版」 への移行も進んでいるようです。

成功事例に学ぶ！ 社内コミュニケーション活性化のヒント

実際に社内コミュニケーション活性化の取り組みに成功されている企業の事例を2つ紹介します。

アカツキ

1社目はモバイルゲーム事業などを展開される株式会社アカツキ （以下、アカツキ） の事例です。

アカツキは、 Great Place to Work (R) Institute Japan が実施する 「日本における働きがいのある会社」 ランキングに複数年連続で選出されたことがあり、福利厚生や社内コミュニケーションにも力を入れる企業として有名です。

アカツキが実施している制度の中に 「役員ランチ」 というものがあります。 「役員ランチ」 では、メンバーは誰でも月に1回、費用は会社負担で、役員を直々に指名してランチを設定する事ができるそうです。役員と直接意見交換するという、日々の業務の中だけでは難しいコミュニケーションへの有効な支援策といえそうです。

マクロミル

社内報や社内掲示板の活用事例として、マーケティングリサーチ企業の株式会社マクロミル （以下、マクロミル） を紹介します。

マクロミルは、ウィズワークス株式会社が主催する社内報アワード2022の社内報部門 （紙） で、優れた企画に授与されるゴールド賞とグランプリ賞を受賞しています。過去にも、一般社団法人 経団連事業サービス 社内広報センターが主催する2016年度 経団連推薦社内報審査のイントラネット （Web） 社内報部門において 「特別賞」 の受賞や、株式会社ヴォーカーズ （現オープンワーク株式会社） が発表した調査レポート 「2017年 働き方改革成功企業ランキング」 において第2位に選出されたことがあり、働き方改革を進める中でも活発な社内コミュニケーションに成功している企業です。

マクロミルでは、イントラネット 「NOW」 をリアルタイムな社内メディアとして毎日更新。希望する産休 ・ 育休中の社員には iPad を無償支給し、 「NOW」 を常時閲覧できるようにすることで、妊娠～産休 ・ 育休中でも社内の動きを知ることができるようにしているそうです。

また紙の社内報 「ミルコミ」 を3ヶ月に1回発行し、国内だけでなく海外の拠点にも届けているそうです。部署間のコミュニケーション、海外支社とのコミュニケーション、社員と経営陣とのコミュニケーションなど、社内の様々なコミュニケーション問題の解決のための社内報作りが実践されています。

社内コミュニケーション施策でよくある課題とその解決策

社内コミュニケーションを活性化させるために、よくある課題と解決策を確認しておきましょう。ここでは、 「成果が分かりづらい」 「社員が参加してくれない」 という、よくある2つの課題を取り上げます。

成果が分かりづらい

社内コミュニケーションのために施策を取り入れても、いまいち成果が分かりづらいのは、よくある課題です。

解決策としては、エンゲージメントサーベイなどで定期的に確認をする、数値化できるものは数値で定点確認をするのが有効です。また、社内報や企業ブログの PV 数の推移、メールの開封率を確認する方法もあります。

社員が参加してくれない

「コミュニケーションをとろう」 と声掛けしても、いまいち社員が乗り気になってくれないのも、よくある課題といえます。いきなり 「社内 SNS で1日何件発信をしよう」 と掲げても、社員の負担になり逆効果でしょう。

解決策としては、社内コミュニケーションの担当者を決めて、その担当者を中心に徐々に盛り上げていくのはいかがでしょうか。その他にも、アンケートをとりつつ、社員の関心度が高い施策から優先的に進めていくのもよいでしょう。

テレワークと社内コミュニケーションの関係性

新型コロナウイルスがきっかけで、テレワークを導入した企業が増加しましたが、テレワークは社内コミュニケーションにどのような影響を与えているのでしょうか。

HR 総研の調査によると、対面のほうが社内コミュニケーションをとりやすいと回答した企業割合が全体の約6割となっており、特に中小企業では、圧倒的に対面が良いと回答する数が多いようです。

とはいえ、テレワーク中にオンラインコミュニケーションの全てが非効率的なわけではなく、単なる情報伝達やフォーマルな会合は、オンライン実施でも問題なく、むしろ手軽にコミュニケーションがとれて良いそうです。

社内コミュニケーションの取り組みのポイント

これまで社内コミュニケーション活性化の方法や、取り組み事例を見てきました。それらを踏まえ、実際にコミュニケーション活性化に取り組んでいくうえでのポイントを説明します。

目的を明確にする

1つ目のポイントは、目的を明確にすることです。

一口に社内コミュニケーションの活性化といっても、以下のように様々なコミュニケーションが存在しています。

• 普段、関わりの薄い社員同士のコミュニケーション
• 部署内のコミュニケーション
• 部署間のコミュニケーション
• 上司部下のコミュニケーション
• 役員、経営陣とのコミュニケーション

そのため、どういったコミュニケーションの活性化を狙うのかが曖昧な状態では、施策を打っても意図しない結果が生じる可能性があります。

まずは、活性化させたいコミュニケーションがどういったものなのか、目的を明確にしておくことが重要です。

全員が主体的に参加できる仕組みをつくる

2つ目のポイントは、対象者が主体的に参加できる仕組みを構築することです。

社内運動会のような単発のイベントであっても、社内掲示板のような継続的なツールの利用であっても、主催する側や役員が中心となってしまわないように注意が必要です。

双方向のコミュニケーションとなるよう、参加者が積極的にイベントに取り組んだり情報発信したりしやすいような仕掛けを作っていくことを意識しましょう。

まずは取り掛かりやすい手軽な施策から始める

3つ目は、取り掛かりやすい手軽な施策から始めることです。

社内イベントや社内報などは、準備に手間がかかります。また取り組み前の段階では実施コストがどの程度になるかも予想しづらく、 「一度はやってみたものの、継続した取り組みにすることは困難だった」 といった結果にもなりかねません。

まずは主催者、参加者ともに負担が少ない方法から試していくことが大切です。

社内コミュニケーション活性化におすすめのツール

前述のとおり、社内イベントや社内報のように実施コストが大きい施策よりも、まずは手軽な施策から実施していくことがオススメです。

社内掲示板や社内 SNS などのツールは、導入にかかる手間も比較的少なく、取り組みやすい方法といえるでしょう。

あるいは書籍購入や勉強会への補助制度を設け、社員の自主的なコミュニケーションに任せるといった判断も考えられます。この場合も継続的な開催を支援するために、開催告知や活動レポートがしやすいよう、社内掲示板や社内 SNS などの環境を整えることを同時に検討できると良いでしょう。

rakumo の社内掲示板

社内掲示板や社内 SNS には様々なツールが存在しますが、どういった基準で導入ツールを選定すべきでしょうか。

多くの企業で、社内掲示板や社内 SNS 以外にも、様々なツールが利用されています。またちょっとした連絡であればツール内で実施できてしまうような機能を備えたツールも多いため、ツールが分散してしまうと 「どこで連絡した内容か分かりづらくなる」 といった課題も発生しやすくなってしまいます。

こうした課題を考慮すると、スタンドアロンな掲示板ツールよりもグループウェアを導入するほうが効果的な場合が多いのではないでしょうか。

例えば、代表的なグループウェアの1つである Google Workspace の拡張ツール 「rakumo」 には、 「rakumo ボード」 という情報ダッシュボードアプリが存在します。直感的でわかりやすいインターフェースの 「rakumo ボード」 であれば、社内掲示板や社内情報ポータルとしてすぐに使いこなしていけることでしょう。

もちろんグループウェアの特性を活かし、 rakumo カレンダーに登録する予定をボードにも投稿し情報の伝達漏れを防ぐといった使い方も可能です。ツールの利用料こそ必要ですが、比較的導入ハードルが低いことも魅力です。

社内コミュニケーションを活性化し、働きやすい環境と企業の成長を

活発な社内コミュニケーションは、社員が働きやすい環境を作り、企業の成長を促進していきます。まずは手軽に始められる持続可能な施策から、社内コミュニケーションの活性化を目指していきましょう。