社内掲示板
2020.12.25

社内のコミュニケーション不足を解消する、低コストで実践可能な対策とは?

社内でのコミュニケーションがうまくいかないことが原因で、大きなトラブルにつながってしまうことがあります。社内コミュニケーションの形が大きく変化している今、業務が効率的に進むようにするためには、社内コミュニケーション不足への対処がより一層重要になっています。
そこで、コミュニケーション不足で生じる問題と、具体的な解決方法や解決に役立つツールについて解説します。

コミュニケーション不足が原因で起こること

社内でのコミュニケーションが不足していると、どのような問題につながるのかを知っておくことは重要です。ここでは、コミュニケーション不足による主な問題点を4つ説明します。

問題点(1)突然の退職が増える

社内コミュニケーションが不足すると、「サプライズ退職」が増加する可能性があります。日々のコミュニケーションが不足しているせいで、社員同士の意思疎通がうまくいかず人間関係が悪化しやすくなり、仕事の相談もしづらくなるためです。

退職を決める理由の多くは人間関係だと言われています。マイナビが発表している平成30年度の転職理由ランキングによると、第3位に「職場の人間関係が好ましくなかった」という人間関係に起因する理由がランクインしています。

人間関係に疲れた、社内の人とうまくいかないと感じている社員は、退職につながりやすいと認識しておくことが必要です。

また、そういった悩みを抱えている社員は、社内の人に相談することなく退職を決断してしまう傾向があります。そのため、会社側にとっては「突然の退職=サプライズ退職」となってしまうのです。

問題点(2)業務が円滑に進まなくなる

社内コミュニケーションが不足すると、業務が円滑に進まなくなってしまいます。

業務が円滑に進まないとは、具体的に次のような状況を指します。

  • コミュニケーション不足で充分な情報伝達ができず、トラブルが発生してしまう。
  • コミュニケーション不足で、社員同士のナレッジ共有や助け合い風土が醸成されず、仕事が属人化してしまう。
  • コミュニケーション不足のせいで、経営層と現場の意見が食い違い、スピード感を持ったサービス提供ができなくなる

など。個人のスキルや知識を結集して、大きな組織としてビジネスを進められる点が会社の強みです。社内のコミュニケーションが不足し、組織力が育たないままでは、会社の成長は期待できません。

問題点(3)社外からの評判も落ちる

社内コミュニケーション不足が続くと、会社の評判が落ちて業績に悪影響を及ぼすことがあります。

社内でコミュニケーションがうまくいかないことが要因で、業務が円滑に進まずサービス品質の低下、納期遅延など重大な事態につながる可能性があるでしょう。

  • 営業担当と受注後のアフターフォローの担当者間で顧客情報が共有されていなかった。
  • 社内メンバーでスケジュール共有が行われておらず、納期が後ろ倒しになってしまった。

このように、コミュニケーション不足が要因となり、顧客に迷惑をかけてしまうと会社全体の信頼がなくなってしまいます。会社の評判が落ちれば、業績や採用活動にも悪影響を及ぼしかねません。

問題点(4)深刻なコンプライアンス違反を招く

社内のコミュニケーション不足は、深刻なコンプライアンス違反を招く恐れがあります。

コミュニケーションが不足すると、社員同士の信頼関係が希薄になり、正しい報連相ができなくなっていきます。その結果、「都合の悪いことは上司に報告せず隠蔽する」「同僚に相談できず不正に走る」など、嘘や隠し事が当たり前の社内風土が醸成され、重大なコンプライアンス事故につながるリスクが高まります。

適度なコミュニケーションをとりながら、社員同士がけん制しあえる環境を整備することが重要でしょう。

コミュニケーション不足を解消する方法

コミュニケーション不足はさまざまな問題につながることが分かりました。この章では、コミュニケーション不足を解消する方法を3つご紹介します。

方法(1)コミュニケーション機会を制度化して日常に組み込む

コミュニケーションを取ろうと思っていても、1日に何人とどのくらいの時間をかけてコミュニケーションを取ったか、細かく把握することは難しいものです。また、業務や顧客対応を優先して、無意識に社内コミュニケーションが減ってしまうことは少なくないでしょう。

コミュニケーションには「質」と「量」がありますが、「量」を増やすことは、社内の仕組みで解決することが可能です。

たとえば、週に1度はトークテーマを決めたオンラインランチを開催し、部署や年次に関わらず共通の趣味を持つ人と会話をする、オンラインでの1on1の実施、朝会をオンラインで実施し、雑談の時間を設ける、5分以上かかる相談や質問はWeb会議で実施するなど、強制的にコミュニケーションを取る機会を社内制度としてとりいれます。

その他にもWeb会食支援制度など、自主的なコミュニケーションを促すような制度を設けることも有効です。

このように、コミュニケーション機会を仕組み化して、強制的にコミュニケーション量を増やす方法があります。

方法(2)「上にものを言えない」企業風土を改善する

2つ目のコミュニケーション不足の解消法は、上司に意見を言いやすい企業風土をつくることです。

同僚や部下には意見できても、立場が上の者に対して物申すことは一般的に難しい場合が多いでしょう。

部下が何でも相談できる風通しの良い企業風土をつくるには、双方に次のことを意識すると良いでしょう。

■ 上司が気を付けること

  • 部下に話しかけられたら必ず手元の作業を止めて話を聞くようにする
  • 部下から話しかけられるのを待つのではなく、上司から積極的に話しかけるようにする
  • 話を途中で遮らず、最後まで聞いた上で意見を述べる
  • できる限り部下の近くで仕事を行い、質問がしやすい環境を作る
  • 1on1ミーティングを設け、毎週必ず部下と会話するまとまった時間をとる
  • 部下の特性や正確に併せてアドバイス、フィードバックを行う

■ 部下が気を付けること

  • 悪いこともすぐ報告する癖をつける
  • 上司との会話の中で「自分がどこまで理解しているか」「今どのような気持ちなのか」など、自分の意見や感情をきちんと伝える
  • わからないことや不安なことがあれば、こまめに相談を行う
  • 相談する際は上司の予定を確認し、忙しい時間帯は避ける
  • アドバイスやフィードバックは素直に受け取り、すぐに実践する

コミュニケーションは、お互いに協力し合わなければ成り立ちません。上司、部下、それぞれの立場で傾聴と共感を意識しながら、コミュニケーションの活発な企業文化を醸成しましょう。

方法(3)「ナナメの関係がつくれるようにする

3つ目は、ナナメの関係が作れるようにすることです。上司と部下の関係をタテの関係、同期や同僚などをヨコの関係とすると、直属ではない上司や、異なる部署の社員との関係はナナメの関係と言えます。

タテ・ヨコだけでなく、ナナメも意識してコミュニケーションを行うことで、社員同士が複数につながり、コミュニケーションを増幅させることができます。

ナナメの関係をつくるためには、社内イベントや別部署の社員とのシャッフルランチ、社内SNSでの交流などに取り組むことをおすすめします。

コミュニケーション不足を解消するツール

社内のコミュニケーション不足を解消するためには、コミュニケーションに特化したツールを導入することも効果的です。

本章では、コミュニケーションを円滑にするためのツールをご紹介します。

社内SNSや社内掲示板

ツールの活用としては、まず社内SNSや社内掲示板ツールを利用する方法が挙げられます。これらを活用することによって、場所を選ばず気軽に双方向のコミュニケーションを行うことが可能になるでしょう。社内SNSはスマホでも使用できるため、外出が多く社内にいる機会が少ない営業社員がいても利用しやすいです。また、別の拠点にいる社員や育児休業中の社員などとも関単につながることができる点がメリットです。

さらに、会社の新着情報やお知らせ、業務ノウハウなどの共有だけでなく、業務以外の趣味などに関するプライベートな情報についても積極的に発信してもらうことによって、その社員の人柄を理解するといった活用方法も有効です。

チャットツール

コミュニケーションを促進するツールとしては、Slack や Google、Chat、Chatwork といった、メールよりも気軽にやりとりができるツールも数多く存在します。そういったチャットツールを利用することによって、社員同士のコミュニケーションはさらにとりやすくなるでしょう。また、チャットツール導入によってコミュニケーションの活性化を実現できれば、業務効率化につながることも見逃せないメリットです。

チャットツールは、相手に対してメンションをつけて発信できる機能があります。メンションをつけると、相手の端末に通知が届いてしまうので、メッセージを送る時間帯や曜日に配慮が必要です。

業務時間外の夜の時間帯にはメンションをつけない、深夜~早朝の時間帯はメッセージを送らない、業務時間外は通知offの設定をしておくなど、一定のルールを導入しても良いでしょう。

誰でも気軽に参加!社内掲示板「rakumo ボード」

社内SNSや社内掲示板などのコミュニケーションツールを導入する際は、「社員の誰もが使いやすい」「誰でも積極的に参加しやすい」ものを選ぶと良いでしょう。

使いやすさに定評があるものとしては 「rakumo ボード」 が挙げられます。 「rakumo ボード」 は、SNSの「いいね」のようにポジティブな評価を送れるグッジョブ機能やコメント機能を備えており、コミュニケーション活性化のきっかけづくりに貢献してくれます。 また文字装飾や画像、動画挿入なども簡単に行えて様々な表現が可能なため、見る人も発信する人も楽しむことができるのが特徴です。
社内掲示板の導入にあたっては 「rakumo ボード」 も候補に入れて検討してみてください。

コミュニケーション不足は深刻!課題感があるなら改善を

社内でのコミュニケーション不足は、会社の雰囲気が悪くなるだけでなく、離職率アップや業務停滞、コンプライアンス違反頻発など企業経営そのものに深刻な影響を与えるリスクがあります。コミュニケーション不足の場合には、早めの対策が必要です。まずは、社内SNSや社内掲示版をうまく活用して、社内コミュニケーションを活性化させる第一歩にしましょう。

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