リサーチから紐解く！Microsoft 365 の標準機能、稟議・決裁ではどこまで使えるか？～運用まで見据えたワークフローの選び方～

Microsoft 365 は、多くの企業でメールや情報共有の基盤として定着しています。しかし、全社導入を果たしていても「稟議・決裁」の仕組み作りに悩む企業は少なくありません。

「申請書をExcelで作成してメールで回覧し、承認が遅れればMicrosoft Teamsで個別に催促する」 「Power Automateでフローを組んだものの、人事異動のたびに手作業で設定を直している」

こうした Microsoft 365 環境ならではの「運用上の壁」に直面している担当者の声が多く聞かれます。

rakumo 株式会社が、Microsoft 365 を全社導入している企業で稟議・決裁業務に関わる担当者111名を対象に実施した調査（*1）では、37.8%の担当者が現状の運用について「円滑に進んでいない」と回答しています。

情報システムや総務、DX推進の担当者が仕組みを見直す際には、単に紙や Excel のメール回覧を電子化するだけでなく、運用まで見据えた検討が欠かせません。

• 進捗の可視化：誰の承認で止まっているかを即座に把握できるか
• 柔軟な経路設定：自社特有の複雑な承認経路に対応できるか
• メンテナンス性：組織変更のたびに、無理なく設定を修正できるか

本稿では、この実態を踏まえ、Microsoft 365 の「標準機能が適している業務」と「専用システムを検討すべき業務」を切り分ける視点や、現場に定着する仕組み作りのポイントについて解説します。

Microsoft 365 を全社導入しても、稟議・決裁の運用は企業ごとに分かれる

稟議・決裁の流れを、申請から保管まで洗い出す

稟議や決裁の仕組みを見直す際、現在使っているツールにとらわれるのではなく、「申請から決裁後の保管まで」を一つの連続した流れとしてたどることが重要です。

• 申請書をどこで作成し、どのように提出しているのか
• 承認者は何を見て申請に気づき、承認後は誰に回るのか
• 差し戻しの理由はどこに記録され、申請者はどの画面で進捗を把握するのか
• 決裁後の書類は、後からすぐに検索できる状態になっているか

このように一連の流れを分解することで、システム上でスムーズに完結できている作業と、メールやチャット、あるいは担当者の手作業によって無理に補っている作業との境界線が明確に浮かび上がってきます。

日常の業務基盤と稟議の仕組みは一致しているか

Microsoft 365 を導入している企業であっても、稟議・決裁まで同じ環境に統一できているとは限りません。日常の連絡は Teams で行っているのに、申請書はExcelやWordで作成し、わざわざメールで回している企業も少なくありません。

同調査でも、その実態が明らかになっています。現在の主な申請方法として、「Excel・Wordなどの書式をメールで回覧・提出」が27.9％、「Microsoft 365 の標準機能」が22.5％、「グループウェアや基幹システムに付属するワークフロー機能」が20.7％という結果になりました。

ここで注目すべきは、「紙・押印による回覧（13.5％）」と「Excel・Wordなどの書式をメールで回覧・提出（27.9％）」を合わせると、全体の41.4％にのぼり、Microsoft 365 という強力なデジタル基盤を日常的に利用していながら、稟議・決裁には紙やメールを用いた運用が4割を超えて残っていることがわかります。

紙をなくして電子ファイルに置き換えるだけでも、印刷や物理的な保管の手間は減らせます。しかし、提出後の進捗確認や催促がメールやチャットなど別の場所に分散してしまえば、業務全体をスムーズに繋ぐことはできません。

稟議・決裁が円滑に進んでいるかは、申請後の流れで決まる

稟議・決裁が円滑に進んでいるかどうかは、「申請書の形式」だけでは測れません。提出後の承認状況をリアルタイムで確認できるか、代理承認や差し戻しなどの例外処理に柔軟に対応できるか、そして決裁後の過去データを簡単に探し出せるかまでを含めて総合的に評価する必要があります。

同調査において、「現在の稟議・決裁業務が全体として円滑に進んでいるか」を尋ねたところ、「あまりそう思わない（30.6％）」と「全くそう思わない（7.2％）」を合わせ、約4割となる37.8％の人が現状の運用に課題を感じていることがわかりました。

現在の仕組みを根本から見直すためには、まず「申請から決裁後の保管まで」の全プロセスを書き出し、どこに「人による手作業の確認や連絡」が残っているかを正確に把握することが近道です。この棚卸しを行うことで、ツールを入れ替えて解決すべき問題なのか、それとも社内ルールそのものを整理すべき問題なのかを切り分けることができます。

進捗が見えるかで、承認待ちの負担は大きく変わる

確認と催促が、本来の業務を圧迫する

稟議を提出した社員は、決裁が下りるまで次のアクションを起こせないケースが多々あります。設備の購入や外部サービスの契約、採用、出張手配など、承認が前提となる業務においては、稟議の停滞がそのまま後工程の遅れに直結します。

もし進捗が見えない状態であれば、申請者は送信済みのメールを掘り返し、Teamsで関係者に状況を尋ね、必要に応じて管理部門へ問い合わせるといった行動に出ざるを得ません。複数の承認者が設定されている稟議では、今誰の確認待ちになっているのかを一人ずつ辿って確かめるという、非生産的な場面も生まれます。

こうした確認や個別の催促は、稟議書の作成や承認そのものとは別に発生する「見えない作業」です。稟議業務の負担を測る際は、単なる「承認完了までの日数」だけでなく、この「状況を追跡するための時間」も含めて捉える必要があります。

実際に調査で、稟議・決裁業務に課題を感じている95名に課題の内容を尋ねたところ（複数回答）、「誰の承認で止まっているか、進捗がわかりにくい」が49.5％で最多となりました。次いで「申請から承認完了までに時間がかかる」が42.1％、「申請の種類や部署によって、承認ルート・ルールが異なりわかりにくい」が36.8％と続いています。

単に承認が遅いというだけでなく、「どこで止まっているのか把握できない」というブラックボックス状態が、申請者や管理部門の余計な作業を増やしていると言えます。

「現在の承認者は誰か」「誰が承認済みで、次は誰に回るのか」「申請から何日経過しているか」。これらを関係者全員がひと目で確認できる仕組みがあれば、個別確認のチャットやメールを減らすことが可能です。また、管理部門が部署別や承認者別の滞留状況をデータとして把握できるようになれば、非効率な承認経路そのものを見直す材料にもなります。

通常の承認経路から外れる「例外」も想定して運用に組み込む

実際の稟議フローは、あらかじめ決められた承認者が順番に確認していくような、理想通りのケースばかりではありません。

たとえば承認者が長期休暇中であれば、別の人へ承認権限を引き継ぐ（代理承認）必要があります。申請内容に不備があれば差し戻しが発生し、申請者へ的確に理由をフィードバックしなければなりません。また、組織変更があった後も、過去の決裁データを必要な人が正しく閲覧できる状態を保ち続ける必要があります。

調査の自由回答でも、どこで止まっているのかわかるようにしたい、差し戻し理由の伝達、担当役員への事前説明の負担といった声が寄せられました。さらに、組織変更時の閲覧権限の管理や、承認ルールを改定した際の社内周知を課題として挙げる回答も見受けられます。

ワークフローの仕組みを選ぶ際は、一直線の承認経路だけでなく、代理承認、差し戻し、途中での承認者の変更、過去データの参照といった「例外処理」までを想定しておくことが欠かせません。現場で実際に起こりうるイレギュラーを含めて要件を確認することで、導入後も無理なく回り続ける、自社にフィットした仕組みを選び出すことができます。

Microsoft 365 の標準機能が向いている業務、向いていない業務

承認経路が単純な業務から始める

Microsoft 365 には、Teamsの承認機能やPower Automateなど、申請と承認の流れを構築するための機能があります。

承認者が少なく、経路が固定されている業務であれば、標準機能を活用しやすいでしょう。申請書式の種類が限られ、金額や部署によって承認先を変える必要が少ない場合も、比較的管理しやすい条件です。

Microsoft 365 の設定を担当できる社員がおり、申請書式の追加や組織変更へ対応できる体制がある企業では、標準機能から始める方法が候補になります。

まずは部署内の簡単な申請など、条件が整理しやすい業務から導入し、運用状況を見ながら対象を広げていく進め方が現実的です。

複雑な申請では、作った後の変更が増える

承認者が増え、申請金額や部署によって経路が変わると、構築に必要な設定も増えていきます。

申請ごとのフォームを作り、複数の承認経路を設定し、不具合が起きた際には原因を調べる必要があります。人事異動や社内規程の改定があれば、構築後も継続して修正しなければなりません。

Microsoft 365 の標準機能を稟議・決裁業務で利用している、または利用したことがある人に課題を尋ねたところ（複数回答） 、「複雑な承認フローが組みづらい」が52.4％で最も高くなりました。

「定型的な申請書式がなく、フォームを一から作成する必要がある」は47.6％で、「設定や変更に専門的なIT知識が必要」と「不具合やエラーを自力で解決する必要がある」は、それぞれ38.1％でした。

標準機能で申請の流れを作れることと、日常的に無理なく管理できることは分けて考える必要があります。

担当者が変わっても運用できる状態をつくる

ワークフローの設定を一人の担当者だけが理解していると、異動や退職後の変更が難しくなります。エラーへの対応や承認経路の修正が一部の社員へ集中すれば、通常業務を圧迫する可能性もあるでしょう。

標準機能を選ぶ場合は、構築方法だけでなく、設定内容を複数人で共有できるか、変更手順を引き継げるかまで確かめたいところです。

社内で対応し続けることが難しい場合は、管理画面から承認経路や申請書式を変更しやすい専用システムや、導入後の支援を受けられるサービスも比較対象になります。

ワークフロー選定で確認したい4つの観点

1．Microsoft 365 環境から迷わず申請・承認できるか

稟議・決裁には、毎日のように申請を上げる社員から、月に数回だけ承認ボタンを押す管理職まで、ITへの慣れが異なる多様な立場の人が関わります。

そのため、利用頻度が低い人でも「画面を見れば直感的に次の操作がわかる」ことが重要です。申請、承認、差し戻し、却下といった基本操作を迷わず行えて、確認すべき情報が整理されているかをチェックします。

新たなワークフローシステムの導入や見直しで重視したい点として、「申請者や承認者が直感的に操作できること」が50.5％で最多となり、「ITに詳しくなくても、自社の担当者で設定・運用できること」も46.8％に上りました。

普段の通知からシームレスに承認へ移れるかどうかも重要なポイント

承認者が申請にいち早く気づけるかどうかも、業務のスピードを左右します。普段から使っているOutlookやTeamsに通知が届き、そこから直接申請内容を確認できれば、わざわざ別のシステムへログインする手間を省けます。

会社のMicrosoft 365 アカウントで、別のIDやパスワードを入力せずに利用できる仕組み（シングルサインオン）に対して、56.8％が魅力を感じると回答しました。また、「OutlookのメールやTeamsの通知から申請内容を確認し、承認できること」も54.1％の支持を集めました。

画面単体のわかりやすさだけでなく、「日常の業務ツールの中で自然に気づき、そのまま承認へ進めるか」という導線も必ず確認しておきたいポイントです。

2．申請から決裁までの進捗を把握できるか

進捗状況を誰でもひと目で把握できる仕組みは、申請者による個別対応や催促の手間を減らす効果があります。

「現在の承認者は誰か」「誰が承認済みで、次は誰に回るのか」「差し戻しの理由は何か」「申請から何日経過しているか」。これらの情報を関係者全員が共有できれば、状況の不透明さが解消されます。

前述のとおり、稟議・決裁業務の課題(n=95)では「誰の承認で止まっているか、進捗がわかりにくい」が49.5％で最多でした。承認操作のしやすさと並んで、「申請後の状況確認のしやすさ」は重要な判断基準となります。

さらに、管理部門が複数の申請を一覧で俯瞰できれば、「特定の部署や承認者に申請が集中している」といった状況もすぐに発見できます。現状の処理状況を分析し、承認経路や社内ルールの改善へと繋げられる仕組みが理想的です。

3．複雑な承認経路と例外処理に柔軟に対応できるか

企業の稟議・決裁では、申請の種類や金額、部署、役職によって承認経路が複雑に変化します。

「一定額を超えた場合のみ役員決裁を追加する」「特定の申請だけ管理部門の確認を挟む」といった条件分岐のほか、実務では代理承認、差し戻し後の再申請、承認途中での経路変更といった例外が日常的に発生します。

Microsoft 365 の標準機能を利用した経験者からは、「複雑な承認フローが組みづらい」という回答が52.4％にものぼりました。

製品を比較検討する際は、機能一覧表に「条件分岐」「代理承認」と記載されているかを見るだけでなく、実際に自社で使っている複雑な申請をテスト環境で再現してみることが重要です。申請件数が多いものや、例外処理が起こりやすい業務をピックアップし、デモ画面で決裁まで進めてみると、システムごとの運用上の違いがはっきりと見えてきます。

4．組織変更後も自社の担当者が無理なく設定を継続できるか

ワークフローの運用において、人事異動や組織変更に伴う所属・役職・承認者・閲覧権限の更新は避けて通れません。申請書式や承認規程が変われば、入力項目や承認経路のメンテナンスも発生します。

調査で、ワークフローシステムの導入・見直しで重視する点を尋ねたところ、「組織変更や人事異動があっても、承認ルートの更新・見直しが簡単にできること」が32.4%と、上位の項目に挙がっています。

さらにMicrosoft 365 との連携機能として、「組織情報と連動し、人事異動や組織変更があっても承認ルートが自動的に更新されること」に40.5％が魅力を感じています。

管理画面を評価する際は、承認者の変更や申請書の追加、権限設定といった作業を「IT専門外の自社担当者でも行えるか」をチェックします。担当者が変わってもスムーズに引き継げるよう、設定内容が直感的で、複数人が理解できる状態を保てるシステムの選定が不可欠です。

標準機能と専用システムは「業務の複雑さ」と「運用体制」で選ぶ

Microsoft 365 の標準機能を検討しやすいケース

ここまで見てきたとおり、Microsoft 365 の標準機能は、承認者が少なく、経路が固定されているシンプルな業務に向いています。

申請書の種類が限られ、金額や部署による条件分岐が少なく、組織変更の頻度もそれほど高くない業務であれば、標準機能でも十分に管理が可能です。ただし、Microsoft 365 の高度な設定やエラー対応を自力で担える社員がおり、かつその変更作業に充てる時間を継続的に確保できることが、運用を続けるための条件となります。

専用ワークフローシステムを検討しやすいケース

一方、申請書式や承認経路が多岐にわたり、金額や部署による条件分岐が頻繁に発生する場合は、専用のワークフローシステムが有力な候補となります。

代理承認や複数人による承認、差し戻し後の再申請、過去データの柔軟な検索、さらには監査対応に必須となる履歴の保存など。対応すべき条件やイレギュラーが増えるほど、専用機能を備えたシステムのほうが管理しやすくなります。また、社内にMicrosoft 365 の設定を継続して担えるIT人材が不足している場合でも、現場の担当者が直感的な管理画面から設定を変更・維持できる専用システムを検討する意義は大きいと言えます。

改善方法を無理に一つに決める必要はない

社内にあるすべての申請を、無理に同じ方法で統一する必要はありません。「簡単な申請には標準機能を使い、条件が複雑な重要稟議には専用システムを使う」といった使い分けも有効なアプローチです。

現在の仕組みを一度にすべて刷新するのではなく、確認や催促の手間が特に多い業務や、設定変更の負担が大きい業務から段階的に見直していけば、無理なく着手することができます。

実際に、今後の改善方法を尋ねた設問（複数回答）では、「専用のワークフローシステムを新たに導入して改善したい」が52.3％、「Microsoft 365 の標準機能を活用して改善したい」が39.6％という結果になりました。「現在利用中のシステムやツールの活用・定着を進めたい」も32.4％に上っています。

これは複数回答のため、回答者がどれか一つの方法だけを選んだわけではありません。標準機能の活用、専用システムの導入、そして既存の仕組みの再評価を、自社の実態に合わせて柔軟に組み合わせて検討している状況が読み取れます。

既存システムも同じ基準で見直す

すでに何らかのワークフローシステムを導入している企業であっても、「申請者が迷わず使えているか」「承認の進捗を誰もが確認できるか」「設定変更が一部の社員に属人化していないか」を改めて見直す必要があります。

新たな機能を追加したりシステムを乗り換えたりする前に、まずは「現在使われていない機能」や「別のメールやチャットで無理に補っている手作業」を洗い出すことで、本当に改善すべきボトルネックが浮き彫りになります。

標準機能と専用システムのどちらを選ぶ場合でも、最終的な判断の軸は常に共通しています。「申請と承認が日常業務の中でスムーズに回り、運用担当者が無理なく設定変更を続けられるか」。この視点こそが、自社に定着する仕組みづくりの鍵となります。

Microsoft 365 を活かしながら、稟議・決裁に必要な機能を補う

Microsoft 365 を日常的な業務基盤としている企業にとって、稟議・決裁の仕組みも同じ環境内に統合されているほうが、現場の負担を抑えられます。

普段使っているアカウントでそのままログインし、OutlookやTeamsの通知からシームレスに申請画面へ移動できれば、新しいツールの操作を覚えるストレスはありません。さらに、組織情報と自動的に連動する仕組みがあれば、人事異動や組織変更に伴う管理側のメンテナンス作業も効率化されます。

これは、「Microsoft 365 の標準機能か、専用システムか」という二者択一の考え方ではありません。「Microsoft 365 という強力な基盤を最大限に活かしつつ、標準機能だけでは運用が難しい複雑な業務を、最適な専用システムで補う」というアプローチです。

稟議・決裁の仕組みを根本から見直す際は、製品単体の機能一覧に目を奪われることなく、Microsoft 365 との親和性、現場の使いやすさ、そして運用担当者が自走できるかまでを含めて総合的に比較検討することが成功の鍵となります。

稟議・決裁のワークフローは、構築後の運用まで見据えて選ぶ

稟議・決裁の改善では、申請書を電子化することに加えて、申請から決裁までの流れ全体をスムーズにつなげる必要があります。

進捗が見え、複雑な承認や例外にも柔軟に対応でき、組織変更後も自社の担当者が無理なく運用を続けられる仕組みであれば、申請者、承認者、管理担当者の負担を抑えやすくなります。

承認経路が単純で、設定を担える社員がいる業務では、Microsoft 365 の標準機能を活用しやすいでしょう。申請書式や条件変更が多く、例外処理や設定変更が頻繁に発生する業務では、専用のワークフローシステムも候補になります。

Microsoft 365 を日常の業務基盤として活かしながら、稟議・決裁に必要な機能を補う。申請者、承認者、運用担当者が同じ流れで使い続けられる仕組みが、稟議・決裁業務を改善する土台になります。

Microsoft 365 と連携し、日常業務を支える「rakumo」

rakumo は、Microsoft 365 や Google Workspace 上でシームレスに動作するクラウド拡張サービスです。これまで Google Workspace 版を中心に2,600社以上、124万ライセンス超の企業にご利用いただいており、Microsoft 365 向けにも「ワークフロー」「カレンダー」「コンタクト」「ボード」を展開しています。

既存のクラウド環境をそのまま活かしながら、稟議・決裁から予定管理、社員情報の確認、社内情報の共有まで、日常業務を誰もが迷わず使えるシンプルな操作性でサポートします。

マニュアル不要で、直感的に使える「rakumo ワークフロー for Microsoft 365」

rakumo ワークフロー for Microsoft 365 は、マニュアル不要で直感的に操作できる、Microsoft 365 と連携した「クラウド型ワークフローシステム」です。

紙の申請書や稟議書を電子化し、時間や場所を選ばず申請・承認が可能。条件分岐や代理承認など複雑な承認フローにも柔軟に対応するほか、Microsoft 365 との連携により、組織変更や人事異動があっても経路のメンテナンスを最小限に抑えられます。

誰も迷わせないシンプルな画面デザインと、承認の進捗をリアルタイムに可視化できる仕組みにより、スピーディーな意思決定を後押し。稟議・決裁業務の停滞や属人化を防ぎます。

【rakumo ワークフロー for Microsoft 365 の特長】

• Microsoft 365 のアカウント（Entra ID）でそのまま利用でき、別途IDを管理する手間がありません
• 承認の進捗や経路をリアルタイムに可視化できます
• 条件分岐や代理承認など、複雑な承認フローも柔軟に設定・変更できます
• Microsoft 365 との連携で、組織変更や人事異動があっても経路メンテナンスの負担を抑えられます

進捗・経路の可視化イメージ

Microsoft 365 環境での稟議・決裁の見直しを検討している方は、ぜひ一度ご相談ください。

お問い合わせはこちらから：https://rakumo.com/form/contact/