【2026年最新】ワークフローシステムおすすめ5選｜失敗しない選び方と比較のポイントを徹底解説

この記事でわかること

• クラウド型ワークフローシステムの概要と導入メリット
• ツールを見比べる際の「5つの比較ポイント」
• ワークフローシステムおすすめ5製品

クラウド型ワークフローシステムとは

クラウド型ワークフローシステムとは、社内の稟議書や各種申請から承認、決裁に至る一連の申請・承認フローを電子化し、プロセスを自動化するITツールのことです。

従来は、紙の書類を作成して担当者の席まで手作業で回覧していた業務を、インターネット上のシステムでスムーズに完結させます。

具体的には、以下のような役割を担い、企業の業務効率化やDX推進を加速させます。

申請・承認業務の電子化
PCやスマートフォンから時間や場所を選ばずに手続きができるため、テレワーク対応時や外出先からの処理がスムーズになります。

プロセスの可視化
「現在、誰のところで確認が止まっているか」というステータスをひと目で把握でき、社内手続きの滞りを防ぎます。

ペーパーレス化の促進
紙の印刷コストや、書類をファイリングして保管する物理的なスペースを大幅に削減します。

このように、クラウド型ワークフローシステムは組織の意思決定スピードを早めるだけでなく、不透明になりがちな社内手続きの進捗をクリアにする、バックオフィス業務の重要な基盤です。

ワークフローシステムの主な機能

製品によって細かな違いはありますが、一般的なワークフローシステムが持つ機能は、大きく「入力・申請」「承認」「管理」の3つのカテゴリーに分類できます。自社に必要な機能が揃っているかを見比べる際の参考にしてください。

1. 入力・申請に関する機能

申請者が、迷わずスムーズに書類を作成・提出するための機能です。

• テンプレート機能
  出張申請や物品購入の稟議書など、目的に応じた定型フォーマットを選んで手軽に入力できる機能。
• 申請の複製（コピー）
  過去に提出した申請内容をコピーして再利用できる機能。毎月発生する定期的な申請などの入力手間を大幅に省けます。
• ファイル添付
  見積書や領収書、企画書のPDFなどを、申請書に直接紐づけて一緒に提出できる機能。

2. 承認に関する機能

上司や決裁者が、回ってきた申請を適切かつスピーディーに処理するための機能です。

• 承認・却下・差し戻し
  申請に対して「承認」だけでなく、拒否を伝える「却下」や、内容の修正を求める「差し戻し」などの処理を直感的に行える機能。
• 代理承認
  本人が出張や休暇で不在の際、あらかじめ指定された代理人が代わりに承認を行える機能。承認待ちによる業務の停滞を防ぎます。
• 通知・リマインド機能
  自分宛ての承認依頼が届いたときや、処理が滞っているときにメールやチャットで自動通知する機能。通知があることで、確認漏れや放置によるタイムロスを防げます。

3. 管理に関する機能

人事・総務や情報システム部などの管理者が、社内の運用ルールを構築・維持するための機能です。

• 申請フォーム作成
  プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で企業独自の申請フォームを自由に作成・編集できる機能。
• ログ管理
  「誰が、いつ、どのような操作をしたか」をシステム上に正確に記録する機能。内部統制やセキュリティ対策の基盤となります。
• データ出力
  決裁済みのデータをCSVなどの形式で一括ダウンロードできる機能。会計ソフトなどの外部システムへデータを連携する際に役立ちます。

クラウド型ワークフローシステムを導入するメリット

クラウド型ワークフローシステムを導入することで、企業は申請・承認業務の単なる電子化にとどまらない、以下のような多くのメリットを得られます。

1. 意思決定のスピードアップ・承認待ちの解消

紙の稟議書では、「上司が出張中で決裁が下りず、業務がストップしてしまう」といったタイムロスが発生しがちです。

システム化すれば、PCやスマートフォンからいつでもどこでも内容を確認・承認できるようになります。誰のところで処理が止まっているかも可視化されるため、スムーズに状況確認ができるようになり、企業全体の意思決定スピードが向上します。

2. ペーパーレス化による大幅なコスト削減

紙ベースの運用で発生していた「用紙代」や「印刷代」といった直接的なコストを削減できます。

さらに見落としがちなのが、過去の書類を探す手間や、バインダーに綴じて保管するためのスペース代といった「見えないコスト」です。これらもシステム上で一元管理することでゼロに近づけることができます。

3. ガバナンス・内部統制の強化

「誰が・いつ・どのようなルートで承認したか」という操作ログ（履歴）が正確にシステムへ記録されます。

これにより、決裁の改ざんや不正なバックデイト（日付の遡り）を防ぐことができ、コンプライアンス遵守に繋がります。また、過去の決裁データをすぐに検索・抽出できるため、煩雑な内部監査への対応もスムーズに行えます。

4. 多様な働き方（テレワーク・外出先）への対応

「書類の提出や承認作業のためだけに、わざわざ出社する」といった現場の負担をなくすことができます。

インターネット環境さえあれば、自宅でのテレワーク中や営業の移動中であっても、申請から決裁までを完結させることが可能です。現場の従業員にとっても、柔軟で働きやすい環境作りに直結します。

失敗しないワークフローシステムの選び方 5つの比較ポイント

ワークフローシステムは各社から多数リリースされており、一見すると機能が似ているため比較が難しいツールです。自社に最適なシステムを見極めるため、各サービスを見比べる際の5つのポイントを解説します。

1. 操作性・定着しやすさ

どんなに多機能なシステムであっても、現場の従業員が使いこなせなければ社内に定着せず、形骸化してしまいます。

「どこを押せば申請できるのか」「自分の承認待ち書類は何件あるのか」が、マニュアルなしでも直感的にわかる画面設計（UI）であるかを確認しましょう。

また、自宅でのテレワーク中や外出先からでもストレスなく操作できるよう、スマートフォンやタブレットでの表示・操作性に優れているかも重要な比較ポイントです。

2. 承認フローのカスタマイズ性

企業によっては、「〇〇万円以上の稟議書は役員決裁」「申請部署や金額によってルートが細かく分岐する」といった複雑な社内ルールが存在します。

こうした条件分岐はもちろん、上司が不在の際の「代理承認」や、複数人で確認する「合議（並列承認）」、さらには一度承認した後に前ステップへ戻す「差し戻し」など、現在の自社の運用ルールを無理なく再現できる柔軟性があるかチェックしましょう。

3. 外部システムとの連携

ワークフローシステムが他の社内システムから独立していると、データの二重入力などの新たな手間が発生してしまいます。

人事システムなどのツールとスムーズにデータをやり取りできる「API連携」に対応しているか確認しましょう。

また、すでに社内で導入しているグループウェア（Google Workspaceなど）とアカウント情報や組織図を連携できる製品であれば、ログインの手間が省けるだけでなく、入退社や組織変更時の管理者のメンテナンス工数を削減できます。

4. セキュリティ・ガバナンス

企業の重要な決裁データや機密情報を扱うため、セキュリティ対策は妥協できません。通信の暗号化やIPアドレス制限はもちろん、不正なアクセスや改ざんを防ぐための「操作ログ（履歴）の取得機能」がしっかりと備わっているかを見比べましょう。

また、入退社にともなうアカウントの追加・削除といった、システム管理者の運用工数を抑えつつ、安全に運用し続けられる設計であるかも重要な比較ポイントです。

5. コスト・サポート体制

初期費用や1ユーザーあたりの月額料金といった「コスト」と、導入時の設定支援やトラブル時の「サポート体制」のバランスを見極めます。

単に月額料金が安いだけでなく、自社に必要な機能が標準搭載されているか（オプション追加で後から高額にならないか）をチェックすることが大切です。また、実際の運用イメージを掴むために、まずは無料トライアル期間を利用して、操作感やベンダーのサポートの迅速さを体験してみることをおすすめします。

おすすめワークフローシステム5選

ここでは、おすすめのワークフローシステム5製品を紹介します。

※各製品の料金はすべて税抜き表示です。

rakumo ワークフロー

製造・建設・教育・自治体など業種を問わず幅広い企業・団体に導入されている電子申請・承認システム。Google Workspace と連携しているためアカウントや権限まわりを二重管理することなく運用できます。マニュアルなしで操作できる直感的なUIで申請者から承認者まで組織全体に定着しやすいワークフローシステムです。

特長

• Google Workspace の組織情報をそのまま同期し、アカウント管理を一本化
• マニュアルが不要な視認性の高い画面で、初めてのユーザーでも迷わず利用可能
• 生成AIによる「申請書ひな型の作成支援」でフォーム作成を効率化

提供会社名	rakumo 株式会社
提供形態	クラウド
初期費用	0円
基本料金	月額：500円 / ユーザー
主な機能	申請 テンプレートを利用した申請 代理申請 自動計算 関連申請 など 承認 回覧機能 代理承認 差し戻し時の Ver 管理機能 など 管理 条件分岐設定 Google ドライブ連携機能 管理者権限の割当機能 作業ログの管理 など
AI機能	申請書ひな型の作成支援機能 申請書ひな型のAIサポート検索機能
モバイル対応	可
多言語対応	ユーザー画面：日本語・英語・中国語（簡体字） 運用管理画面：日本語・英語
サポート料金	0円 ※導入支援やトレーニング講座など有料サービスあり
トライアル有無	30日間の無料トライアル有
受賞実績	ITreview Grid Award 2026 Spring Google Workspace 拡張機能 総合部門 / ワークフローシステム 総合部門にて5年連続 Leader 受賞
サイトURL	https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/

ジョブカンワークフロー

ジョブカンシリーズの累計導入実績300,000社以上を持つクラウド型ワークフローシステム。契約・取引・経費・人事・労務・勤怠など幅広いカテゴリの申請書テンプレートをあらかじめ用意しており、シンプルな操作性と低価格を両立。社内申請の管理を一つの環境にまとめて運用できるワークフローシステムです。

特長

• 豊富なテンプレートと過去の申請コピー機能で、書類作成を効率化
• 組織体制の改編に合わせて、設定の変更日を事前に予約可能
• 初期費用とサポート費用が無料で、導入実績が豊富なシステム

kickflow

AI機能を搭載したクラウド型ワークフローシステム。ノーコードで承認経路やフォームを作成でき、SlackやLINE WORKSとの連携により、チャット上で承認作業を完結できます。組織図のバージョン管理や事前予約といった機能も備え、大規模組織や複雑な承認フローを持つ企業でも組織全体に定着しやすいワークフローシステムです。

特長

• 組織図や経路の設定変更履歴を自動で保存し、過去の状況を再現可能
• 豊富なAPIやWebhookを利用して、外部のシステムと柔軟に連携可能
• 生成AIを活用した、ワークフローの検索や申請前のレビュー機能を搭載

Gluegent Flow

Microsoft 365・Google Workspace 双方に対応したクラウド型ワークフローシステム。複雑な承認フローを構築でき、承認された申請データはExcelやスプレッドシートへ自動出力されるため、管理台帳の手作業による転記が不要になります。申請から決裁後のデータ管理まで一つの環境で完結するワークフローシステムです。

特長

• 申請内容に応じた複雑な条件分岐経路を個別に設定可能
• ストレージ保存等の後続処理を、個別のルール設定により詳細に自動化可能
• 生成AIを活用し、運用管理に必要な複雑な設定作成や要約作業を支援

X-point Cloud

紙の申請書類の見た目をそのまま画面上に再現できる、独自のフォームデザイン構築が特徴です。ノーコードで承認経路を設定できるほか、蓄積した申請データを多彩な条件で検索し、独自の集計データとして出力可能。現場の見た目を維持しつつ、管理側で詳細な設定やデータ分析が行えるワークフローシステムです。

特長

• 紙の申請書の見た目を画面上に再現し、独自のフォームデザインを構築可能
• 1,000種以上の豊富なテンプレートを活用し、すぐに運用を開始可能
• 蓄積した申請データを多彩な条件で検索し、独自の集計データとして出力可能

クラウド型ワークフローシステムのトレンド

近年、ワークフローシステムは単なる「紙のデジタル化」を超え、より現場が使いやすく、管理者の負担を減らす方向へ進化しています。最後に、ツールの選定において重視されている3つのトレンドを解説します。

生成AIを活用した「入力・作成サポート」

AI技術を取り入れることで、現場の「書く・探す」や管理者の「作る」手間を軽減するワークフローシステムが増えています。

• 申請者向け
  「パソコンを買いたい」など、日常的な言葉で検索するだけでAIが最適な申請フォームを提案。過去のデータから金額などを推測して自動入力するアシスト機能も登場しています。
• 管理者向け
  既存の紙の申請書やPDFを読み込ませるだけで、AIが自動で申請フォームのベースを組み立ててくれます。

テレワークや外出先に対応する「場所を選ばない操作性」

働く場所が多様化したことで、オフィス外からの使いやすさがこれまで以上に重視されています。

「自宅のPCからでも、移動中のスマートフォンからでも、端末を問わずオフィスにいる時と全く同じようにスムーズに申請・承認ができること」が今のシステムの標準です。どのデバイスからアクセスしても見やすく、直感的に操作できるデザインの製品が選ばれています。

申請フォームや承認ルートを直感的に編集できる「ノーコード設計」

組織変更や規定の改定が行われる際、その都度情報システム部へシステム改修を依頼するのではなく、現場の担当者が画面上のガイダンスに沿って項目を選択・入力するだけで、申請フォームの構築や承認フローのメンテナンスが完結できるような製品が、多くの企業で採用されています。

Google Workspace 環境なら「rakumo ワークフロー」がおすすめ！

rakumo（ラクモ）シリーズは、Google Workspace や Microsoft 365 のユーザー管理・認証・セキュリティ機能を共通利用できるクラウド型拡張ツールです。誰もが直感的に使えるサービスとして、数名から大規模まで2,600社以上・124万ライセンス超の導入実績があります（2025年12月末時点）。

「rakumo ワークフロー」は、現時点では Google Workspace 版のみの提供ですが、2026年度第4四半期（10月〜12月）には Microsoft 365版のリリースも予定しています。これにより、今後はさらに多くの企業様でrakumo ワークフローをご活用いただけるようになります。

日本企業となじむ「承認ルール」をノーコードでそのまま再現

rakumo ワークフローは、Google Workspace の標準機能だけでは難しい「金額や条件に応じたルートの自動分岐」や「複数人での合議・回覧」など、日本企業ならではの複雑なプロセスをそのままシステム化できます。直感的なノーコード設計のため、自社の社内ルールを変更することなくスムーズな移行・運用が可能です。

管理者の負担をなくす「アカウント同期」と「AIアシスト」

Google Workspace と連携しているため、入退社や組織変更時の「アカウントの二重管理」が発生せず、管理者のメンテナンス工数を削減できます。さらに、既存の紙やPDFの申請書を読み込ませるだけでAIがフォームの下書きを自動生成する機能も備わっており、導入時の手間も大幅に軽減します。

マニュアル不要で直感的に使える操作性

迷わず使えるシンプルな画面設計（UI）のため、現場の混乱や抵抗感を最小限に抑えてスムーズに定着します。ITツールに不慣れな従業員から管理職まで、誰もが直感的に申請や承認を行える高い操作性を備えています。

外部レビューサイトにおける評価

IT製品レビューサイト「ITreview」のワークフローシステム部門および Google Workspace 拡張機能部門にて、顧客満足度・認知度に優れた製品に与えられる「Leader」を連続で受賞。また、「ITreview The Best Software in Japan 2026」において「The Best Software by Category」の「Google Workspace拡張機能」部門で、ユーザーから高い評価を獲得したNo.1製品として選出されています。

rakumo ワークフローの詳細はこちら

まとめ｜自社に合うワークフローシステムを選んで業務を効率化しよう

現在のワークフローシステムは、単に「紙の申請書をデジタル化する」だけでなく、生成AIの活用やマルチデバイス対応など、社内全体の業務スピードを加速させるツールへと進化しています。

製品を選定する際は、特に次に挙げる3つのポイントに注目すると、自社に最適なシステムが見つかりやすくなります。

• 現場がマニュアルなしで直感的に使えるか
• 管理者が簡単に運用・修正できるか
• 既存の社内インフラとスムーズに連携できるか

ワークフローシステムの刷新は、社内の意思決定スピードを劇的に変える大きなチャンスです。導入後に「思ったより使いこなせなかった」という失敗を防ぐためにも、まずは資料請求や無料トライアルを活用し、実際の操作感を確認しておくことが大切です。

rakumo ワークフローのトライアル・オンラインデモはこちらから