稟議の回し方を変えて効率アップ！ワークフローシステムで稟議を電子化

稟議とは？決裁とは違うの？

稟議とは、組織の中に新たに取り入れたい内容について書類にまとめ、回覧して承認を得るためのものです。たとえば、備品を購入したり契約を締結したりする際に稟議をおこないます。稟議書を確認するのは主に権限のある人です。書類が回ってきたら内容をチェックし、問題がなければ承認印を押します。もちろん、より重要な内容であれば、稟議ではなく会議を開いて検討しなければならないケースもあるでしょう。稟議は、会議をわざわざ開かなくても書類さえ確認すれば判断ができる内容に対しておこないます。そうすることで、日常的な備品購入や簡単な契約などの手続きをスムーズに進められるようにしているのです。

稟議と似た言葉としては「決裁」もあります。決裁は権限をもつ1人から承認を得ることであるのに対し、稟議は複数の人から承認を得ることです。つまり、各承認者から決裁を得ると、稟議の最終的な承認が下りたことになります。

稟議書を回すデメリット

稟議をおこなう場合、紙の書類を作って回覧し、印鑑を押す方式をとっている企業が多いです。しかし、このような従来のやり方にはデメリットも多くあります。ここでは、稟議書を回すデメリットについてみてみましょう。

スピード感がない

稟議は、すべての人が確認するまでに長い時間がかかります。なぜなら、書類を順番に回すため、前の人が承認しない限り次の人は承認できないからです。もともと稟議は時間がかかる仕組みになっていますが、紙の書類を使っていると決裁が完了するまでのスピードはさらに遅くなるでしょう。たとえば、書類を手渡ししたり机に置いたりする必要があり、書類を回すときは承認者が席にいるか確認しなければなりません。また、承認者が社外に出ているときは稟議書の確認ができず、稟議が止まってしまいます。さらに、別の支店や本社での確認が必要な場合はFAXや郵送で稟議書を送り合う手間もかかるでしょう。

現代ではスピードが特に重要であるため、稟議書の回覧に時間がかかっているとビジネスの機会損失にもつながりかねません。

内容や金額によって手続きが変わるため覚えられない

企業によっては、多くの内容について稟議で決裁しています。しかし、稟議書のフォーマットは、内容や金額によってそれぞれ違うケースもあります。また、稟議につけるべき資料や回覧するルートも異なっている可能性が高いです。その場合、稟議を回す申請者や権限をもつ承認者は、それぞれの手続きの違いをすべて完璧に覚えているとは限りません。特に稟議の頻度が少ない事案であれば、正しい手続きを忘れてしまう恐れがあるでしょう。書類や回覧するルートに間違いがあれば最初からやり直さなければならず、稟議を終えるまでにかかる時間はさらに長くなります。

忘れられる・紛失される恐れがある

稟議の最終的な承認が下りない場合、どこかで回覧が止まっている可能性があるでしょう。稟議は前の人から次の人へリレー方式で回すので、まずはどこで止まっているのか確認するところから始めなければなりません。実際には、承認者が後で確認しようと思っているうちに忘れていたり、書類が紛失されていたりするケースもあります。状況によっては、稟議書の作成そのものからやり直さなければならない可能性もあるでしょう。

決裁の状況を把握できないということは、仕事の進捗管理ができないとも言い換えられます。この点は、稟議の大きなデメリットだといえるでしょう。

資料も添付して回す必要があり手間

稟議を回すには、単に稟議書を作成するだけでなく関連する資料も用意して添付する必要があるので、手間がかかります。複数の資料が関係する場合もあり、必要な部分をピックアップしたり印刷したりしなければなりません。また、稟議書と一緒にクリップで留めるだけのケースも多く、回覧しているうちに紛失されるリスクもあります。加えて、稟議書を回し始めた後で資料に修正が必要になる場合もあるでしょう。その場合は稟議がどこまで回っているか確認し、そのうえで新しい資料に差し替えなければなりません。

管理が面倒

紙の書類で稟議を回す場合、書類の管理にも手間がかかります。たとえば、稟議を確認する承認者は、回ってきた稟議書を一時的に保管するスペースを確保する必要があります。また、紛失しないよう、責任をもって管理しなければなりません。さらに、稟議書の作成者は、最終的な承認が下りた後、決裁が完了した証拠として稟議書を保管する必要があります。日常的に多くの稟議書を回しているなら、過去の稟議書の保管のために多くのスペースの確保が求められます。なお、後から過去の稟議書を参照したいと思ったときも、膨大な書類の中から探し出すのは一苦労です。

ワークフローシステムによって稟議書を電子化！

紙で回すと手間がかかる稟議書も、「ワークフローシステム」を組み込めば電子化できます。ここでは、ワークフローシステムとはどのようなものか説明します。

ワークフローシステムとは

ワークフローとは、業務の一連の流れのことです。また、業務の一連の流れを可視化し、定義として定めたものをワークフローと表現する場合もあります。つまり、ある業務において、どのような順番で誰が何をするかを表したものがワークフローです。たとえば、稟議のワークフローは、申請者が稟議書を作成し、承認者から次の承認者へ回覧するという流れになっています。そして、ワークフローシステムとは、ワークフローをコンピューターのシステムに登録して一元管理できるようにした仕組みのことです。

稟議書の電子化とは

ワークフローシステムを利用すると、稟議書を電子化して権限をもつ人へ送信できます。その場合、稟議書の内容を確認するだけでなく、承認までオンライン上で済ませられます。ワークフローシステムでは、稟議の内容や金額ごとにあらかじめ回覧するルートを設定することも可能です。ワークフローシステムを導入すれば紙の書類による稟議のデメリットを解消でき、最終的な承認までスピーディーに進めやすくなるでしょう。

ワークフローシステムで稟議書を処理するメリット

ワークフローシステムを利用して稟議を電子化する場合、さまざまなメリットを得られます。ここでは、ワークフローシステムで稟議書を処理するメリットについて具体的に紹介します。

コスト削減

稟議書を電子化すれば、稟議にかかるコストの削減が可能です。まず、稟議書を紙に印刷しなくて済むため、紙代や印刷代などのコストが必要なくなります。稟議書そのものだけでなく、添付する資料もオンライン上での送信が可能です。さらに、他の支店や本店など離れた場所に紙の書類を送る必要もなくなるので、通信費も減らせます。一度にかかるコストは小さいとしても、年間を通して多くの稟議を回せばコストは積み重なっていくので、ある程度の期間でみると大幅な節約となる可能性が高いでしょう。

また、ワークフローシステムを導入した場合、稟議以外の他の申請手続きもオンライン上で対応できます。稟議とともに社内の手続き全般を積極的に電子化すれば、コスト削減の効果もより実感しやすくなります。

時間・手間・ストレスの軽減

稟議書を電子化すると、費用だけでなく時間や手間などのコスト削減も可能です。紙の稟議書を確認できるのは承認者が社内にいる間だけなので、最終的な承認まで長い時間がかかります。しかし、稟議書を電子化したうえでクラウド型のワークフローシステムを利用すれば、社外に出ているときでも稟議の確認や承認ができます。急ぎの案件でもよりスピーディーな承認が可能になるでしょう。また、ワークフローシステムを利用すれば、承認者が次の承認者のもとに稟議書を運ぶ手間もかかりません。ワークフローシステムで稟議書を電子化すると申請や承認が楽になるため、申請者も承認者も稟議に対して感じるストレスを軽減できるでしょう。

ミスを防げる

ワークフローシステムを活用すれば、内容や金額に適した稟議のフォーマットを検索できます。そのため、書類の様式についての初歩的なミスを防止できます。また、システム上で入力内容にチェックをつけるので、記入漏れによる不備も少なくなるでしょう。稟議の書き方が分からない場合も、記入例や過去の稟議書を検索すれば参考にできます。そして、ワークフローシステムを利用すれば、稟議を回している途中でミスが発覚しやり直しになるケースも防げます。

管理や保管が楽

稟議書を電子化すれば、管理や保管の手間も少なくなるでしょう。紙の稟議書や関連資料を管理する場合、紛失のリスクがあります。また、過去の書類を保管するには、物理的なスペースも必要です。しかし、稟議書を電子化してオンライン上で管理や保管をおこなえば、紛失はもちろん、書類に汚れがついたり傷んだりする心配もなくなります。書類の量が多くても、邪魔になることはありません。承認者も、稟議書を一時的にどこで保管すればいいか悩む必要はなくなるでしょう。さらに、過去の稟議書を閲覧したい場合も、電子化されていれば簡単に検索できます。

監査の際の効率アップ

稟議書の電子化により検索がしやすくなっていると、監査の際もスムーズに対応できます。企業では定期的に内部監査や外部監査などがありますが、紙の書類の場合、必要なものをすべて探し出すのは大変な作業です。しかし、書類がオンライン上で管理されていれば簡単に検索をかけられるので、瞬時に見つけ出せます。また、もともと丁寧に保管していても、紙の書類は時間の経過とともに劣化が進むので、古いものは読みにくくなっている可能性もあります。電子化した書類は劣化の心配がないため、必要な情報をきちんと提示できるでしょう。

ワークフローシステムで申請書類を電子化！

稟議を効率化したいなら、ワークフローシステムを導入して電子化すると効果的です。稟議がスピーディーに進むだけでなく、コストを削減できたり管理や保管もしやすくなったりします。rakumo ワークフローなら、GoogleDriveをはじめとするツールとも連携できるので必要書類も簡単に添付できます。rakumo ワークフローを導入して、稟議にかかる手間やコストを削減しましょう。