経費精算
公開 2021.01.04

経費精算の基礎知識とやり方・流れをやさしく解説/経費精算システムで業務効率化

経費精算とは、営業交通費や出張費など業務に関係する費用を、会社に請求して精算することです。経費精算の業務は、一般社員が行う申請業務と経理担当が対応する仕訳・承認・計上業務に分けられます。

今回は、経費精算は会社の誰がどのように対応をするのか、基本的な経費精算の流れを解説します。経費精算を進める中でつまずきやすい点や、経費精算業務を効率化できるクラウド型の経費精算システムもあわせてご紹介していきます。

経費精算とは

経費精算とは、従業員が支払った営業交通費や接待費、出張時の宿泊費など、事業活動に関わる諸費用を会社に申請して払い戻しを受けることです。経費精算は、小口精算、交通費精算、旅費精算という3種類に大別されます。

経費精算の経費

経費精算の方法を解説する前に、経費精算の「経費」の定義について解説します。

経費精算の「経費」とは、一般的に財務会計上の「費用」の一部分を指す会計用語です。財務会計上では「収益-費用=利益」となっています。つまり、費用の中の経費が大きくなれば税務会計上の所得が小さくなり、会社に課税される所得税が小さくなる仕組みです。

業務に関わったもの全てが経費になるわけではありません。どのようなものが経費扱いとなるのか、次の章で解説します。

経費になるかどうかは「仕訳」で判断される

事業運営する中で発生するお金の動きを、勘定科目を用いて借方と貸方に分けることを仕訳と呼びます。勘定科目とは、事業運営で発生した取引の資産や費用の動きをわかりやすく記録するために使われる、分類項目のことです。

経費精算で出てくる勘定科目一覧

仕訳をする際に使う勘定科目は、実は200種類ほど存在します。その中でも、今回は経費精算のときによく使う勘定科目をピックアップしてご紹介します。

  • 給料賃金
    従業員に渡す賃金のこと。毎月の給料だけでなく退職金や、現物給与も含まれる
  • 地代家賃
    店舗、オフィス、倉庫などの敷地代や家賃のこと
  • 水道光熱費
    水道代、電気代、ガス代など
  • 交通費
    通常の会社への通勤費や、会社が業務上で指定した取引先などへ向かう先の交通費のこと
  • 旅費交通費
    電車賃、バス賃金、タクシー代、宿泊費用など
  • 通信費
    電話料金、ハガキや切手代金など
  • 交際費
    取引先を接待する際の茶菓子飲食代や、観劇・イベントに招待するときの費用など
  • 広告宣伝費
    新聞、テレビ、ラジオ、各種媒体への出稿費。名刺や販促物の費用など
  • 消耗品費
    帳簿、文房具、印刷機やインク代など
  • 新聞図書費
    事業運営に関わる書籍や定期購読雑誌などにかかる費用のこと

経費精算の対象にならないもの

よく経費精算の対象と間違えられる項目をご紹介します。

  • 社長と家族だけの旅行
    社長の家族が同伴する社員旅行であれば、1人10万円まで経費となりますが、純粋に社長と家族だけの旅行は事業に関係がないため、経費になりません。
  • メガネ代やコンタクト費
    日常生活で使うもののため経費にはなりません。

事業に関わるもの、事業の売上を上げるために使用したお金かどうかがチェックポイントと覚えておくと良いでしょう。

初めて経費精算をする方向け「経費精算のフロー」

経費精算の方法を、流れに沿って確認していきましょう。

従業員が経費を支出する(立替払いする)

まず、従業員が経費を立替払いします。営業で外出し、取引先と一緒にカフェに入ったときの費用を立て替えたり、泊りがけで出張に行った際の交通費や宿泊費用を立て替えたりします。

立て替えた費用に対して従業員が領収書をもらう

従業員が費用を立て替える際は、お金を支払った証のために必ず領収書をもらいます。
領収書とレシートは呼び方が異なるだけで、英語ではともにreceiptと表現します。レシートでも経費精算はできますが、経費精算に必要な記載が書いてあるか確認が必要です。

領収書およびレシートには、日付・取引相手(支払先)の名称・取引金額・購入した(支払った)品物の名称が必要です。

従業員が領収書を添付して「経費精算書」を作成し、経理担当に提出&申請する

従業員が経費精算書を作成し、領収書があれば添付をして上長または経理担当へ提出します。一般的には、従業員が作成した経費精算書は直属の上司が確認し承認のための押印をして、各部署やチームでとりまとめて指定の期日までに経理担当へ提出します。
金額ミスや領収書添付漏れ、仕訳ミスが発生すると差し戻しになってしまうため、経理担当へ提出する前に確認作業を挟むことが多いでしょう。

経理担当者が正しく経費が仕訳されているか確認し承認する

経理担当者が経費精算書と添付提出された領収書を確認し、承認作業を行います。記入漏れやミスがあれば、従業員に差し戻しを行います。

規定日に経費を払い戻しする

すべてのチェックが終わったら、会社ごとに定められた期日・振込方法にて経費を払い戻します。

経費精算にまつわる課題

経費精算の業務でよくあるトラブルや課題を確認しましょう。

紙書類、保存が必要な書類が膨大「書類・データ管理の課題」

経費精算は従業員一人ひとりが毎月行う可能性があるため、管理すべき書類・データが膨大になります。経費精算書の領収書は、最低でも7年間保存が必要になるため、あとからいつでも見返せるように正しく管理が必要です。ただし、電子帳簿保存法により、現在では紙ではなく電子データでの保存が可能になっています。所轄の税務署への申請が完了していれば、経費精算書の領収書等を電子データとして保管することができます。その際は紙書類の保管は不要になります。
すべてを紙で管理するのは非効率的ですので、給与管理や経費管理のシステムを活用することをおすすめします。

申請・承認作業が多く、大きな手間とミスが発生「人件費とミス多発の課題」

申請と承認作業、差し戻しが繰り返される時間がかかる点も、経費精算の代表的な課題です。
従業員が作成した経費精算書に領収書が貼られていなかったり、経費精算書を1度上長が確認&承認の印鑑を押したタイミングで間違いに気付き、1からやり直しになったりすると、非常に手間がかかります。
交通費精算のときは、従業員が申請してきた運賃が正しいかどうか細かく確認する必要もありますが、1つずつ手作業で確認すると作業コストが膨大になってしまします。

その他にも、「領収書をなくした場合どうすべきか」「どの勘定科目を選べばよいか」など経理担当への質問対応や、経費精算の期日を守るよう毎回アナウンスをすることも経理担当の業務になるため、一定の人的コストがかかる点が課題と言えます。

従業員に毎月の経費申請をミスなく対応させるのも一苦労「経理担当への負担」

経費精算は、毎月半ばや月末を締切りとして、一定のサイクルで繰り返し行う作業です。そのため、毎回締切り前に経理担当の業務にしわ寄せがいってしまう点も大きな課題です。

従業員の中には、メイン業務が忙しい中でミスなく経費対応を行うことが難しいと感じる人もいるかもしれません。経理担当から従業員に経費精算書の提出を催促するのも、骨の折れる仕事です。これらの経費精算に関する課題を解決するためには、紙書類でのやり取りを極力減らして、申請フローをシステムで簡略化することが大切です。

経費精算をもっと効率化する2つの方法

経費精算を効率化するためには、経費精算の業務ごと外注するか、経費精算専門のシステム導入をする方法があります。

経費精算業務そのものをアウトソースする

経費精算業務のアウトソーシングは、人的コストを削減し、ほかの業務に集中できる点が最大のメリットです。社外の第三者の立場で経理チェックしてもらうことで、不正防止にもつながります。
一方、外注先を頼りすぎると社内に経理のノウハウが溜まらない点や、「この経費は申請できますか?」という質問に対して、即時回答が難しい点がデメリットと言えるでしょう。

経費精算システムを導入する

経費精算を効率化する方法の2つ目が、経費精算システムの導入です。経費精算システムはクラウド型と会計ソフトと連動型があり、どちらも経理担当に属人化されていた業務を切り離し、大幅な工数削減につながる点が魅力です。

■ 経費精算システムのメリット

  • 交通機関の運賃を自動計算、Suica や PASMO のデータを自動読み取りしてくれる機能付きの経費精算システムを選べば、入力ミスが防げて作業効率が上がる
  • 自動仕訳、自動入力で作業コストが削減できる
  • 振込データを自動作成しスムーズに振込作業ができる
  • 経理作業が属人化せず、経費精算システムを使えば一定の作業の質が保てる
  • 外注とは異なり自社に経理ノウハウがたまる
  • 経理データを自社で管理するため、従業員から質問があった際も対応がスムーズ

このように、経費精算をアウトソースと同様に多数のメリットが挙げられます。すべて切り離して外注する方法も良いですが、外注先の担当者も手作業で対応する場合は正確性やスピード感が期待できない可能性もあります。
作業のスピード感・正確性・内製化でのノウハウ蓄積の観点では、経費精算システムを導入する方が良いと言えます。

クラウド型の経費精算システムなら rakumo ケイヒ がおすすめ

クラウド型の経費精算システム 「rakumo ケイヒ 」を導入することで、経費精算業務の効率化を実現させることができます。

クラウド型とオンプレミス型

経費精算システムには、ソフトをインストールして使用するオンプレミス型と、サーバー上のシステム環境を利用するクラウド型に大別されます。従来はオンプレミス型が主流でしたが、システム導入の際のサーバー購入・システム構築など初期対応が手間であり、経費精算システム市場においても近年クラウド型サービスが増加しています。

Google Workspace(旧G Suite)の拡張製品として1800社に選ばれる rakumo

rakumo ケイヒ は Google Workspace の拡張製品として誕生したサービスであるため、Google カレンダーや勤怠管理システムなど、別サービスとシームレスに使用できる点が最大の特徴です。

■ rakumo ケイヒ の特長

  • 運賃、乗換情報の自動計算
  • 経費入力と申請が可能
  • 外部会計システムとCSV連携可能
  • 通勤経路の設定が可能
  • Google ドライブと連携可能
  • rakumo カレンダーや、rakumo ワークフローと連携可能

rakumo シリーズのサービス 「rakumo ワークフロー」 と連携することで、経費清算書を「従業員→上長→経理」の流れでスムーズ回覧することができ、差し戻しの際はコメントを入れて、システム上でやり取りが完結します。

運賃に関しては NAVITIME と連携しているため、毎回手作業で運賃計算をする手間が省けます。また、 rakumo カレンダー (Googleカレンダーの拡張製品)と連携すれば、カレンダーに入力した外出予定をもとに、自動で交通費を出力ができます。
忙しい現場の従業員にも嬉しい機能です。

経費精算には多くのデータと確認・申請作業が発生します。クラウド型の経費精算システム rakumo ケイヒ を導入し、経理業務の効率化を進めていきましょう。

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