社内の情報共有はSNSでは危険？ 社内掲示板で業務効率化を図ろう

社内コミュニケーションがなぜ重要なのか

ビジネスを円滑に進めるためには、社員間の活発なコミュニケーションが不可欠です。

情報共有はもちろん、業務改善や若手社員の育成など、ほとんどの業務は複数の社員が連携して行われます。コミュニケーションが円滑であるほど、業務はスムーズに進み、生産性や収益にプラスの影響をもたらします。

テレワーク時の情報共有が不十分なことで起きる 「3つのトラブル」

テレワークでは、オフィス勤務時とは異なり、意図的にコミュニケーションを取らないと、社員の状況が把握しにくくなります。これにより、以下のような情報共有の課題が発生しやすくなります。

• 業務の進捗状況が見えづらくなる
  チームで連携して仕事を進めるのが難しくなり、プロジェクト全体の遅延につながる可能性があります。
• 社員間に情報格差が生まれる
  重要な情報が一部の社員にしか伝わらず、業務の属人化や認識のズレを引き起こします。
• 重要な情報を見逃すリスクが高まる
  SNS やチャットツールはタイムラインの流れが速く、重要な情報が埋もれてしまいがちです。

社内の情報共有がうまくいかない理由3つ

上記にあげたようなテレワーク時の情報共有がスムーズにいかないのには、いくつか理由があります。ここでは、主要な3つの課題について掘り下げていきます。

理由1 ： 気軽に使えるツール （メール、SNS） の限界

メールやチャットツール、 SNS グループは、手軽に情報を発信できる利点がありますが、重要な情報の共有には向いていない場合があります。例えば、受信箱は日々様々なメールで溢れており、重要な連絡が埋もれてしまう可能性があります。

また、 Facebook や LINE をプライベートで利用している社員にとっては、業務連絡と混在することで見落としのリスクが高まります。これらのツールは 「気軽さ」 や 「スピード感」 には優れていますが、情報の更新が激しい環境では、永続的な情報資産としての活用には不向きです。

同様にメールのタグ付けやチャットのピン留め機能にも限界があることを理解しておく必要があります。

理由2 ： 情報共有する日時や方法がバラバラ

社内で情報共有に関する明確なルールがないことも、課題の一つです。

例えば 「毎週月曜日は定例ミーティングで人事から共有事項がある」 といったルールや、 「契約関連のフロー改善は月に一度、営業事務から共有する」 といった仕組みがないと、受け手側はいつ、どのような情報が共有されるのか予測できず、見落としにつながりやすくなります。

さらに、情報共有の 「方法」 が定まっていないと、確認ミスが起きる可能性も高まります。誰が、いつ、どのように、誰に情報を共有するのか、というルールを具体的に定めることが重要です。

理由3 ： 一方通行な情報発信とコミュニケーション不足

情報発信者が特定の人に偏ったり、他の社員が発言しにくい雰囲気がある場合も、情報共有は滞りがちです。発信者から受け手への一方通行なコミュニケーションでは、十分な情報伝達は期待できません。

これがコミュニケーション不足を引き起こし、やがて情報共有のミスにつながる可能性があります。特定の人に依存せず、すべての社員がオープンに意見を述べられる環境を整え、積極的な情報共有を促す企業文化を醸成することが理想的です。

上司が 「どんな情報でも発信することに意味がある」 というメッセージを明確に伝えることも、この文化づくりには不可欠です。

業務効率化とナレッジマネジメントを実現する情報共有のメリット

社内の情報共有をスムーズに行うことは、企業に多くのメリットをもたらします。ここでは特に重要な2つのメリットを解説します。

知識の属人化を防ぎ、組織の資産を蓄積する

社員が業務で得たノウハウや工夫、失敗談などを積極的に共有することで、その知識は個人のものにとどまらず、会社独自の貴重なナレッジ （知識資産） となります。

これにより、業務の標準化が進み、特定の社員にしかできない仕事 （属人化） を防ぐことができます。新入社員の育成にも役立ち、組織全体のスキルアップに貢献します。

探し物の時間をなくし、生産性を向上させる

「あの資料はどこにある？」 「先日共有された〇〇の期日はいつだっけ？」 といった、情報を探す時間は業務効率を大きく損ないます。

情報共有の仕組みが整っていれば、 「この部署の情報はここに、営業資料はここに」 といったように、社員は必要な情報にすぐにアクセスできます。これにより、個別に何度も情報を問い合わせたり、再伝達したりする手間が省け、全体の生産性が向上します。

確実な情報共有を実現するための3つのポイント

情報共有をスムーズに行うためには、単にツールを導入するだけでなく、運用面での工夫も重要です。

ポイント1 ： 情報共有のルールを明確にし、仕組み化する

情報共有のルールを定めることは非常に重要です。

例えば、 「毎週〇曜日に〇〇部署が全体向けの情報を発信する」 「このポータルサイトを見れば営業職向けの最新情報が確認できる」 といったように、誰が、いつ、どのような方法で、誰に情報を共有するのかをルール化することで、情報を見つけるスピードが格段に上がります。

ポイント2 ： グループ分け、タグ付けで情報を整理

共有する情報を整理し、必要な人にだけ届ける工夫も大切です。

例えば、営業職がエンジニア向けの情報を受け取っても、ほとんど意味がありません。情報を発信する際には 「誰に」 向けているのかを明確にし、グループ分けやタグ付けをすることで、情報を受け取る側の負担を減らすことができます。

緊急度に応じて 「至急チェック！」 といったタグ付けも有効です。

ポイント3 ： リマインドを正しいタイミングで仕組み化

うっかり情報を見落とすことを防ぐために、リマインドを仕組み化するのも大切です。どんなに注意深く情報を見ていても、聞いた内容をうっかり忘れてしまうことはあるものです。

「社員向けの重要な情報は必ず〇日前にリマインドをする」 とルールを決めておくのも良いですし、社員に1人、リマインド広報役をつくって、忘れそうな情報は定期的に再度共有してもらうなど仕組み化で解決しましょう。

さまざまな社内の情報共有をする方法

ここからは、一般的な社内情報共有の方法を改めて確認していきます。それぞれの情報共有手法のメリット ・ デメリットもあわせて解説します。

FAX

メリット

FAX の情報は紙の文書で残るので、メモをとる必要もなく見落としが少ない点がメリットです。図や表、写真などを用いて視覚的に伝えることもできます。

デメリット

そもそも家に FAX を置かない人も多いためテレワークに不向きです。印刷代や用紙費用もかかります。

メール

メリット

ネット回線があれば、スマホや PC からいつでも送ることができます。

デメリット

画像や Excel などのファイル添付をすると、その都度データを開いて保存するのは手間がかかるかもしれません。相手のメールフォルダに情報が埋もれてしまい、見落としのリスクもあります。メール文章の作成 ・ 返信に時間がかかり、チャットのいいねマークのような気軽なリアクションが難しいです。

Google サイト

メリット

専門知識がなくても簡単に社内共有用の Web サイトが作れます。無料で作成することができて、情報をためていけるので便利です。

デメリット

Google サイトでは、ページ単位での閲覧権限制限ができないため、情報管理のコントロールが難しい面があります。

チャットツール （Slack やチャットワークなど）

メリット

グループやチャンネルを作成し、受け手に合った情報を発信することができます。従来のメールよりも気軽なコミュニケーションがとれて、スピード感もあるのが魅力です。

デメリット

メールよりも送受信の回数が多くなりやすいため、その分重要な情報が流れていってしまう懸念があります。ピン止めやタスク管理できる個数は限られているため、使い勝手がやや悪い印象です。

SNSグループ （Facebook や LINE）

メリット

チャットと同じくスピード感をもって情報共有ができる点が魅力です。スタンプも活用できて、グループ分けも簡単にできます。利用料は無料です。

デメリット

Facebook や LINE の SNS は、プライベート利用している人が多いので、業務連絡と混ぜることに抵抗がある人もいるでしょう。 「何か反応しなければ…」 と心理的ストレス ＝ SNS 疲れを起こす人もいます。

情報が流れない 「社内掲示板」 という選択肢

一方、社内掲示板は情報がストックされるため、過去の情報も簡単に探し出せます。必要な情報をボード形式で整理し、いつでもアクセスできるため、ナレッジマネジメントの基盤としても有効です。

社内掲示板なら rakumo ボード

社内の情報共有のために、社内 SNS やワークフロー、社内掲示板を使用する企業が増えています。今回は社内掲示板のサービスで代表的な rakumo ボード を紹介します。

■ rakumo ボードの基本機能、特徴について

rakumo ボード とは、社内での情報共有のために開発された社内情報ポータルです。見やすいインターフェイスで、ボードごとにすっきりと情報伝達ができます。

＜基本機能＞

• 見やすいカード型のメニュー表示
• PC、スマホ、タブレットなどマルチデバイス対応
• メールプッシュや回覧機能
• コミュニケーションを加速するグッジョブ機能やコメント機能
• Google ドライブ 連携 ： Google Workspace の拡張サービスです
• rakumo カレンダー連携 など

ただ情報を貼り付けるだけでなく、重要なものはメールにてプッシュ通知を送ることが出来るため、リマインドもしやすく安心です。

社員の参加しやすさがポイント

社員に対して 「情報共有をしなさい」 という声掛けをしても、なかなか声は上がってきにくいものです。 rakumo ボード には、社員の参加しやすさを意識して設計したグッジョブ機能やコメント機能があるため、複数の社員を巻き込めるようになる点がメリットです。

情報の閲覧権限 ・ 管理もスムーズ

社内での情報共有の際には、必要な情報を特定の人だけに届けたい時もあるでしょう。 rakumo ボード は、タブに分かれたボードごとにアクセス権限を決めることができます。情報に制限をかけて、しっかり管理できる点も魅力です。

まとめ

業務の属人化を防ぎ、組織全体の生産性を向上させるためには、明確な運用ルールに基づいた情報共有の仕組み化が不可欠です。メールやチャットツールだけでは、重要な情報が流れ、ナレッジとして蓄積されにくいという課題があります。

rakumo ボード のような社内掲示板を導入することで、乱立しがちな情報発信の基盤を一元化し、重要な情報をストックしていくことが可能になります。テレワークやハイブリッドワーク環境下での情報連携に課題を感じている企業は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。