失敗しない！ワークフローシステム導入で起きがちな問題点とその対策

ワークフローシステム導入で起こりがちな失敗

ワークフローシステムを導入したときに起こりがちな失敗は、社員が新しいシステムになじめないというものです。「前のやり方のほうが楽だった」「かえって手順が増えて、ややこしくなってしまった」などの理由で、あまり浸透しないケースがあります。新しいシステムの操作が複雑であれば、一部のメンバーしか使いこなせず、他の社員は使いたがらないという状況も起こりえます。システムの操作方法についての研修や教育が十分でなければ、便利な機能も使われないままになってしまうかもしれません。フローの変更や人事異動に伴う変更の手続きが面倒で、放置してしまうというケースもあります。

ワークフローシステム導入後に問題が起こる原因

ワークフローシステムを導入した後に問題が起きるのには理由があります。ここからは、ワークフローシステムをうまく使いこなせない、社内に浸透しない、結果的にかけたコストの割に効果がない、などの結果になってしまう原因を5つ挙げて説明します。

自社の業務に合ったシステムを選べていない

1つ目の原因は、自社に合ったシステムを選定できていないというものです。紙による申請作業の方法は、会社や業務によってさまざまです。たとえば、承認者が複数いる場合や承認ルートが複数ある場合など、申請方法はそれぞれ異なります。申請や承認に関して、社員のニーズを考慮することも大切です。営業職が多い職場では、外出先でスマートフォンから申請や承認の確認をしたいというニーズがあるでしょう。自社の申請方法やニーズに合ったワークフローシステムでなければ、結局うまく使うことができず、意味のないものになってしまいます。外部のワークフローシステムを導入する場合は、自社に合ったものを選ぶ、または自社に合うように柔軟にカスタマイズできるものを選ぶようにしましょう。

導入準備が中途半端だった

2つ目の原因は、導入までの準備が十分ではなかったというものです。ワークフローシステムを導入するためには、現在行っている業務を一度洗い出して、それをシステムに新しく組み込む必要があります。この作業が不十分であれば、せっかく導入したシステムも満足に機能させることはできません。また、洗い出した業務をそのまま実装するだけでは、業務効率化を実現させるのは難しいでしょう。業務を洗い出したうえで課題点を見つけ、改善してから実装しなければ、無駄な工程はそのままになってしまいます。

もちろん、不備があったことに気づいたときは、後からシステムをカスタマイズし直すことは可能です。とはいえ、システムが稼働した後にやり直すのは手間がかかるものです。導入前にしっかり準備して自社の業務に合わせておけば、導入後もスムーズに活用することができるでしょう。

ところで、ワークフローシステムのカスタマイズとは、画面の項目の追加や削除、承認ルートや分岐の変更などを行うことです。どこまでカスタマイズが可能かは、システムによってさまざまです。カスタマイズにより、人事異動の対応や申請フォーマットの作成、外部システムとの連携（API）などもできるものもあります。

カスタマイズの自由度が低いシステムを選んでしまった

3つ目の原因は、カスタマイズの自由度が低いワークフローシステムを導入しているというものです。いったんシステムを自社に合わせて設定しても、退職や人事異動といった人の動きや業務の変更があると、そのたびにカスタマイズし直す必要が出てきます。そのため、カスタマイズの自由度が低いものや、カスタマイズが難しいものを導入してしまうと、スムーズに変更できず後から問題になってくるでしょう。

カスタマイズの操作が難しく、できる人が限られている場合もあります。その場合はカスタマイズができる人ばかりに負荷が集中してしまい、かえって業務効率が悪くなってしまいかねません。カスタマイズが難しい場合は、操作に多くの時間を取られてしまい、変更対応が遅れてしまうということもあります。操作がスムーズにできなければ、社員は自分たちが慣れている従来の方法に後戻りしてしまうこともあるでしょう。

外部連携が満足にできない

4つ目の原因は、社内でよく使用しているグループウェアや経費管理システム、人事システムなどとの連携が十分にできないというものです。外部システムとの連携ができなければ、それぞれのシステムを立ち上げて数字などを流用しなければならず、社員の負担が増えてしまいます。工数や社員の負担が増えれば、業務フローを電子化した意味がなくなってしまいます。既存のシステムとの連携ができずデータを改めて入力する必要があると、その分時間が取られるだけでなく、人為的なミスも発生しやすくなるでしょう。

直感的な操作ができず「誰でも使える」ものではない

5つ目の原因は、直感的な操作ができず誰もが使えるものではないというものです。ワークフローシステムは社内全体で導入するシステムであるため、リテラシーに関わりなく社員のみんなが使いやすいと感じるものでなければなりません。直感的な操作ができず、使い方を覚えるだけで大変というシステムであれば、現場は利用したがらないでしょう。操作が簡単で誰もが使いやすいシステムであるほど、社内に早く根付かせて活用することができます。

ワークフローシステム導入を成功させるポイント

ワークフローシステムを導入するにあたって、これまで取り上げてきた問題を回避するにはどうすればよいのでしょうか。この段落では、システムを現場に浸透させて、本来の目的である業務効率化を実現させるためにできることを2つ紹介します。

導入準備を入念に行う

まずできることは、システムの導入準備をしっかりとしておくことです。導入準備として、現在行っている申請や承認のルールなどの洗い出しをし、問題点を浮き彫りにしておきます。その際に、形式と実際の運用との間に乖離がないかどうかも調査しておきます。申請者や承認者に困っていることをヒアリングしたり、改善について意見を求めたりするのもよいでしょう。申請書類の提出状況や、提出から決済までにどれくらい期間がかかるかなども確認しておくと、スムーズな承認の妨げになっているものは何かを見出しやすくなります。

こうした調査により必要のない業務やルールを見つけたなら、システムに実装する前に思い切って削ってしまいましょう。導入前のこうした作業や調査は大変ですが、社内の業務フローを全面的に見直して改善するよい機会でもあります。大きな業務改革に取り組んでいるという意識を持ち、導入準備を入念に行っておきましょう。

現場に浸透するように社員にしっかり説明する

2つ目にできることは、新しいシステムが受け入れられるように社員にきちんと説明をし、導入しやすい土壌を作っておくことです。もちろん、システムを扱い慣れていない社員にも抵抗なく受け入れてもらうためには、初めから使いやすいシステムを選ぶことが大事です。しかし、それに加えて、社員にシステムを導入する目的やメリットをしっかり伝えて使い方を教育し、システムを受け入れやすいよう土壌を作っておくことも欠かせません。研修プログラムなどを通してワークフローシステムについてしっかり教育しておけば、新しいシステムが現場に浸透しやすくなります。運用が始まった後も、システムの利用に関して不明点がないか随時確認するなど、社員へのサポートを忘れないようにしましょう。

失敗しない！自社に合ったワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムの導入を成功させるためには、自社に合ったシステムを選定することも大切です。最後に、システムを選ぶときに考えたい4つのポイントを紹介します。

オンプレミス型かクラウド型か

まず決めておきたいのは、オンプレミス型かクラウド型かということです。オンプレミス型とは、システムの構築・運用を自社でするタイプです。自社に合わせてシステムを構築できるためカスタマイズ性は高く、業務に合ったものを作れます。ただし、初期費用が高く、開発・メンテナンス・運用を自社で行わなければならないというデメリットもあります。

一方、クラウド型は、事業者がインターネット経由でシステムを提供するものです。ネット環境さえあればどこからでもログインができ、初期費用が安いのが魅力です。アップデートや障害が起きたときの対応を自社で行う必要もありません。しかし、カスタマイズ性はオンプレミス型よりも劣るというデメリットもあります。

誰でも直感的に操作できるか

2つ目に、誰もが直感的に操作できるかどうかをチェックします。操作方法などを共有する社内教育は重要ですが、システムのUIが使いやすいことも大事です。システム担当者だけが使いやすい状態であれば、現場には浸透しにくくなってしまいます。特に、社外での利用が多くなりそうなら、スマートフォンやタブレットから見たときにわかりやすいかどうかを確認しておきましょう。

どの外部システムと連携できるか

3つ目に、自社に根付いているシステムに対応できるかどうかをしっかり確認しておきます。外部システムとの連携ができるワークフローシステムは多いですが、大事なのは自社にすでに導入しているシステムとの互換性です。これまで使っていたグループウェアやシステムを新しいワークフローシステムに合わせて変更するのは、大変な手間がかかります。業務自動化の恩恵を受けるために、他のシステムとスムーズに連携できるものを選ぶようにしましょう。

カスタマイズはしやすいか

最後のポイントは、カスタマイズの自由度と難易度についてです。いったんワークフローシステムを導入しても、人事異動で承認者が変更になるなどすれば、フローの変更は必ず必要になります。カスタマイズにプログラミングなどの専門知識が必要であれば、一部の人しか行うことができず、その人の業務を圧迫してしまいます。その人が退職してしまえば、誰も変更手続きができないという事態にもなりかねません。カスタマイズの自由度の高さと、難易度の低さは必ず確認するようにしましょう。

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