ビジネス現場でのスケジュール共有のコツと注意点！ ツールは何を使う？

スケジュール共有はオンラインツールがおすすめ

社内のホワイトボード上で予定を共有している職場もまだ多いのではないでしょうか。手書き式のホワイトボードは手軽な反面、その後の予定変更に合わせてリアルタイムでアップデートさせることはできません。しかし、思った以上に会議が延びて席に戻れない、外出先で急遽予定変更が決まるといったことはよく起こります。こうしたアップデートを都度手で書き加えるのは煩雑であり、更新し忘れもあり得ます。

そもそも、文字の癖が強くて書かれていることが読めない場合もあるでしょう。結果的に、ホワイトボードの情報は信頼できないということになってしまうと、個別にスケジュールを確認する手間がどうしても発生してしまいます。特に、複数人で会議を行う場合には、会議室の空き状況と複数人それぞれの予定を確認しなくてはならず、非常に手間です。スケジュール共有用のオンラインツールを使えば、こうした面倒な問題から解放されます。

スケジュール共有ツールを利用する必要性

ここからは、スケジュール共有ツールを使うメリットや必要性について説明します。

メンバーがどこにいるのか聞いて回る手間が省ける

社員一人ひとりのスケジュールを共有するようにルール化していても、実際には守られていないことも多いですよね。スケジュールが共有されていないことは、仕事の停滞に直結します。急ぎの用で確認したいことがあってもできない、電話の取り次ぎや会議のセッティングなどがスムーズに行えないといったトラブルが起きてしまうためです。その点、スケジュール共有ツールがあれば、社員が今どこにいて何をしているのかを画面上ですぐに把握できます。最新のスケジュールが共有されていれば、電話取り次ぎの際にも「いつ戻るか」を具体的に伝えられますので、相手に不満を残しません。会議のセッティングについても「いつが空いているか」をいちいち聞いて回らずに済みます。

チームワークの向上に繋がる

チームリーダー以下、全員のスケジュール共有は、チームワーク形成にも必要なことです。リーダーは部下のスケジュールを定期的にチェックすることで、チーム全体の業務の進捗状況や忙しくなるピークをおおまかに把握することができます。また、負荷が集中しているメンバーを洗い出すこともできるので、納期遅れなどの問題が起きる前に、ほかのメンバーをサポートにつけるといった対策が取れます。加えて、メンバー同士でもスケジュールのダブルチェック、トリプルチェックが可能です。そうすることで、取引先が絡む会議のダブルブッキングを防いだり、予定を忘れているようなメンバーに注意喚起したりできます。結果的に、自然とチームでの支え合いが生まれます。

スケジュール編集がどこからでも容易にできる

せっかくスケジュールを共有していても、それが信頼できるものでなければ意味がありません。もちろん、メンバー同士の助け合いなどの相乗効果も生まれません。スケジュール共有ツールの利点は、いつでもどこからでも編集できる点です。スケジュールの変更やキャンセルをその場でメンバーがすぐに編集できれば、全員がリアルタイムで最新のステイタスを共有できます。特に、パソコンだけではなく、スマホからもスケジュール編集ができれば、出張先や自宅からも更新できるので、それだけスピーディな情報共有が可能です。スケジュール変更があった場合に、都度ホワイトボードまで修正に行ったり、スケジュールを共有しているエクセルを更新しに自席まで戻ったりする必要もありません。

スケジュール共有のコツ

スケジュールを共有したからといって、すぐに業務の効率性がアップするわけではありません。スケジュール共有をチームワーク向上に役立てるためのコツについて説明します。

ある程度のルールを決める

一覧性が高く、すぐに複数人のスケジュールを把握できるようにするためには、ある程度一貫性のある記載方法にしておく必要があります。スケジュール共有ツールの導入の前に、ルールを決めて利用者に周知しておきましょう。たとえば、入力する項目や順番などがそろっていると、一覧性が高くなります。加えて、会議の時間変更やキャンセルといった大事な点をいかに確実に共有させるかといった点にも配慮すべきです。たとえば、「○○のケースでは個人で編集して終わりではなく、ツールの管理者に一声かける」など、さまざまな状況を想定したうえでルール化しておくことが大切です。

「実は無理のあるスケジュール」になっていないか確認する

人の目でスケジュールの現実性をチェックすることも大事です。チームメンバーや上司の予定を会議や相談で押さえる場合、前後の予定も確認する必要があります。移動時間や休憩時間を考慮しないと、現実的に不可能なスケジュールになってしまうかもしれません。前の予定が長引くことや移動の時間などを考慮し、予定を詰め込み過ぎないことも大切です。本人が近くにいるのであれば、まず予定を入れてもいいか確認をしてからツールに入力するようにするとより確実です。

では共有ツールは何を選ぶ？「グループウェア」を検討！

スケジュール共有ツールを使いこなせば、業務の大幅な効率化が狙えることが理解できましたよね。次に理解しておくといいのが、スケジュール管理ツールの選び方です。ここからは、スケジュール管理ツールの中でも、「グループウェア」をおすすめする理由について説明します。

「グループウェア」とは？メリットは？

「グループウェア」とは、情報共有を行うためのツールです。具体的には、メールやファイル共有、スケジュール管理をひとつのシステムに統合し、これらの機能を通じて複数人での業務の効率化を後押しします。スケジュール管理・共有に特化したものではなく、それ以外にも仕事の効率化に役立つさまざまな機能を備えています。導入方法にはいくつかのパターンがありますが、クラウド型のものであれば、オンライン環境さえあれば外出先からでも閲覧・利用が可能です。中には、無料で使えるものもあります。クラウド型の代表例は、Google の「Google Workspace（旧：G Suite）」です。「Google Workspace」については後ほど詳しく説明します。クラウド型以外には、自社のサーバーにインストールして利用するものや自社の目的に合わせて自由にカスタマイズできるものなどがあります。

グループウェアの選び方

できるだけ無料のグループウェアを選びたいけれど、有料のものとの違いを知ってから判断したいという人も多いことでしょう。無料のものと有料のものの違いは大きく2つあります。まず、グループウェア内でメールアドレスの取得ができるかどうかです。すでに会社で使用されているメールアドレスがあり、変更する気もないのであれば、まずは無料のもので運用を開始してみてもいいでしょう。次に、無料のものは、有料のものと比べると、運用上のサポートやセキュリティが薄いという点も挙げられます。しかし、IT担当など、社内に専門的な知識や技術を持つメンバーがいれば、外部のサポートを受ける必要はありません。これらの違いを踏まえたうえで、自社にとって必要な機能があるかどうかも確認しながら、最適なグループウェアを選びましょう。

違いは何？ 有料版の Google Workspace と無料ユーザー できること、できないこと

「Google Workspace」のメリットと機能

仕事やプライベート目的で、すでに Google のグループウェア「Google Workspace」を使っている人もいることでしょう。ここでは、「Google Workspace」の特徴について説明します。

「Google Workspace」とは

「Google Workspace」は、Google が提供するクラウド型のグループウェアです。プライベートで利用している人も多くいるため、使ったことがある人も多いはずです。なじみのあるユーザーインターフェースであれば、職場で導入されることになっても、抵抗なく受け入れられるでしょう。Google Workspace 内では、Gmail やストレージ、Google カレンダー、ビデオ会議ツールなどを利用できます。プライベート向けとは異なり、企業がビジネス用途で利用する場合は、独自ドメインを取得することも可能です。Google 製品はセキュリティ対策機能の高さにも定評があるので、安全性を重視する人にも向いています。加えて、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも手軽にアクセスできるので、時短勤務や在宅勤務を選択している人にも便利です。

Google カレンダーのメリットと注意点

Google カレンダーは、ビジネス上のスケジュール共有ツールとして非常に使いやすく、実際に多くの企業で利用されています。多くの人に好まれる一番の理由は、シンプルで使いやすいユーザーインターフェースを採用していることです。初めて使う人にも直感的でわかりやすいデザインになっています。また、スマホアプリもあり、外出先からも手軽に編集ができる点も人気です。このほか、Gmail の予定を自動でカレンダーに反映したり、Slack と連携できたりします。

Slack は主にビジネス用のコミュニケーションツールで、スマホからでもリアルタイムでのやり取りが可能です。Google カレンダーと組み合わせるとより使いやすくなり、パフォーマンスが向上します。Google カレンダーの注意点は、海外製のツールのため、日本特有の階層型組織との親和性が低いことです。たとえば、部署単位での表示ができないなど、日本の職場では使いにくい点があることも否めません。

組織で使いやすいツール「rakumo カレンダー」

誰にでも使いやすく、さらに階層型組織の職場に合ったツールを使いたい人におすすめなのが、「Google Workspace」の拡張製品である「rakumo カレンダー」です。

「rakumo カレンダー」は、個人向けの Google カレンダーを日本企業向けに再デザインしたものです。部署やプロジェクト単位でスケジュールを表示できるので、階層型組織でも使いやすい仕様になっています。また、色分け機能により、スケジュールが詰まっている状態であっても、種類の 違う予定を直感的に見分けられます。さらに、経費・交通費精算ツールの「rakumo ケイヒ 」と連携すれば、外出先を入力すると同時に前後の移動時間もブロックし、無理な予定を組まれないようにすることも可能です。スケジュール登録と同時に交通費の精算まで行えるので、手間のかかる事務処理作業を大幅に効率化できます。

Google Workspace の機能不足を補うことで大幅な業務効率化を実現

株式会社モスフードサービス 様

使い勝手が良いスケジュール共有ツールを選ぼう

スケジュール共有ツールは、誰もが手軽にどこからでも編集できるものでないと、「最新の状態」が保てません。すなわち、どの従業員にとっても使いやすいものであることが前提です。「rakumo カレンダー」は、見やすい・使いやすいユーザーインターフェースを採用しており、階層型組織に合った運用も可能です。興味がある方は、ぜひ詳細をチェックしましょう。