ビジネス現場でのスケジュール共有のコツと注意点！ ツールは何を使う？

スケジュール共有はオンラインツールがおすすめ

社内のホワイトボードに手書きで予定を共有している職場は今も存在します。

例えば、手書き式のホワイトボードは手軽に導入できる反面、その後の予定変更に合わせてリアルタイムで情報を更新し続けることが極めて困難です。会議が想定以上に長引いて席に戻れない場合や、外出先で急遽予定が変更になった場合、そのアップデートを都度書き加える作業は煩雑であり、更新し忘れによる情報の陳腐化を引き起こします。

さらに、文字の癖が強くて書かれている内容が判読不能なケースや、情報の更新が行き届かないことで、ホワイトボードの情報そのものが信頼できない状態になってしまいます。

結果として、個別に電話や口頭でスケジュールを確認する手間がどうしても発生し、特に複数人での会議設定においては、会議室の空き状況と関係者全員の予定を個別に確認しなくてはならないという、非常に大きな非効率を生み出します。

リアルタイム共有が不可欠な 「リモートワーク」 時代の働き方

近年広がっているリモートワークやハイブリッドワークにおいては、手書きのホワイトボードはもはや機能しません。

オフィスに出社している社員と、在宅や出先で勤務している社員が混在する環境では、全社員の予定と在席管理の状態をリアルタイムで把握できるオンラインツールの導入が不可欠です。オンラインのスケジュール共有ツールを活用することで、こうしたアナログな手段では解決できない、時間と場所を超えた連携の課題から解放されます。

1. メンバーの所在 ・ 状況把握による迅速な連携と在席管理の実現

社員一人ひとりのスケジュール共有が徹底されていないことは、仕事の停滞に直結します。急ぎの用件で確認したいことがあっても担当者の在席状況が分からず作業が進まない、電話の取り次ぎや会議のセッティングが滞るといったトラブルが発生しやすくなります。

スケジュール共有ツールがあれば、社員が今どこで何をしているのか （例 ： 会議中、外出中、リモートワーク中） を画面上ですぐに可視化できます。最新のスケジュールが共有されていれば、電話取り次ぎの際にも 「〇時に戻る予定です」 といった具体的な情報を正確に伝えられるため、相手に不満を残さず、スムーズな連携が可能になります。

2. 会議調整の劇的な効率化とダブルブッキングの撲滅

従来、複数人の会議セッティングは、関係者全員に 「いつが空いているか」 を個別にメールやチャットで確認する手間が常でした。

ツールを導入すれば、全員の予定が可視化されるため、空いている時間を一覧で把握でき、最適な日程と会議室を数秒で確定できます。これにより、 「いつが空いているか」 をいちいち聞いて回る手間がゼロになり、会議調整のリードタイムが劇的に短縮されます。

さらに、共有された予定をメンバー同士で確認し合うことで、取引先が絡む重要な会議のダブルブッキングといったヒューマンエラーを防ぐ効果もあります。

3. スケジュール編集がどこからでも容易にできる

せっかくスケジュールを共有していても、それが信頼できるものでなければ意味がありません。もちろん、メンバー同士の助け合いなどの相乗効果も生まれません。

スケジュール共有ツールの利点は、いつでもどこからでも編集できる点です。スケジュールの変更やキャンセルをその場でメンバーがすぐに編集できれば、全員がリアルタイムで最新のステイタスを共有できます。

特に、パソコンだけではなく、スマホからもスケジュール編集ができれば、出張先や自宅からも更新できるので、それだけスピーディな情報共有が可能です。スケジュール変更があった場合に、都度ホワイトボードまで修正に行ったり、スケジュールを共有しているエクセルを更新しに自席まで戻ったりする必要もありません。

4. チームの負荷状況を可視化し助け合いを生む

チームリーダーやマネージャーにとって、部下のスケジュール共有はマネジメントの要です。全員の予定を一覧で見ることで、誰に業務が集中しているか、逆に誰の手が空いているかが可視化されます。

負荷が集中しているメンバーがいれば、納期遅れなどのトラブルが起きる前に他のメンバーをサポートにつけるといった対策が可能になります。また、メンバー同士でも互いの忙しさを把握できるため、 「今は話しかけないほうがいい」 「この件は自分が引き継ごう」 といった配慮や協力の姿勢が自然と生まれ、チームワークの向上にも寄与します。

スケジュール共有のコツ

スケジュールを共有したからといって、すぐに業務の効率性がアップするわけではありません。スケジュール共有をチームワーク向上に役立てるためのコツについて説明します。

運用を成功させるための入力ルール設定

ツール導入時に必ず行うべきなのが 「入力ルールの統一」 です。例えば、訪問先だけでなく 「移動時間」 も予定としてブロックする、仮の予定には 「【仮】」 とつける、といったルールを決めておきましょう。

特に重要なのは、移動時間や準備時間を考慮した 「現実的なスケジュール」 を入力することです。これを徹底しないと、予定が詰め込まれすぎて実行不可能なスケジュールになり、結果としてツール上の予定が守られなくなってしまいます。

「実は無理のあるスケジュール」 になっていないか確認する

人の目でスケジュールの現実性をチェックすることも大事です。チームメンバーや上司の予定を会議や相談で押さえる場合、前後の予定も確認する必要があります。

移動時間や休憩時間を考慮しないと、現実的に不可能なスケジュールになってしまうかもしれません。前の予定が長引くことや移動の時間などを考慮し、予定を詰め込み過ぎないことも大切です。本人が近くにいるのであれば、まず予定を入れてもいいか確認をしてからツールに入力するようにするとより確実です。

失敗しないスケジュール共有ツールの選び方と運用ルール

ツールを導入さえすれば、すぐに効率が上がるわけではありません。選び方と運用ルールが成功の鍵を握ります。

「グループウェア」 導入が効率化の近道

スケジュール管理単体のアプリも存在しますが、企業で導入するなら 「グループウェア」 がおすすめです。

グループウェアとは、メール、チャット、ファイル共有、スケジュール管理などの機能を一つのシステムに統合したツールの総称です。 業務に必要な機能が連携しているため、 「メールで届いた会議依頼をそのままカレンダーに登録する」 「チャットからカレンダーを確認する」 といったシームレスな動きが可能になり、業務効率が飛躍的に向上します。

クラウド型のものであれば、オンライン環境さえあれば外出先からでも閲覧 ・ 利用が可能です。代表例は、 Google の 「Google Workspace」 です。 「Google Workspace」 については後ほど詳しく説明します。クラウド型以外には、自社のサーバーにインストールして利用するものや自社の目的に合わせて自由にカスタマイズできるものなどがあります。

無料版と有料版の違いは 「サポート」 と 「セキュリティ」

グループウェアには無料のものと有料のものがありますが、企業利用における大きな違いは 「独自ドメイン（メールアドレス）の利用」 「セキュリティ機能」 「サポート体制」 の3点です。

従業員数が少なく、ITリテラシーの高いメンバーだけで構成されている場合は無料ツールでも運用可能かもしれません。しかし、組織としてのセキュリティ管理や、トラブル時のサポートを重視する場合、または会社の信頼性として独自のメールアドレスを使用したい場合は、有料版の導入が推奨されます。

違いは何？ 有料版の Google Workspace と無料ユーザー できること、できないこと

「Google Workspace」 のメリットと機能

仕事やプライベート目的で、すでに Google のグループウェア 「Google Workspace」 を使っている人もいることでしょう。ここでは、 「Google Workspace」 の特徴について説明します。

「Google Workspace」 とは

「Google Workspace」 は、 Google が提供するクラウド型のグループウェアです。プライベートで利用している人も多くいるため、使ったことがある人も多いはずです。なじみのあるユーザーインターフェースであれば、職場で導入されることになっても、抵抗なく受け入れられるでしょう。

Google Workspace では、 Gmail やストレージ、 Google カレンダー、ビデオ会議ツールなどを利用できます。プライベート向けとは異なり、企業がビジネス用途で利用する場合は、独自ドメインを取得することも可能です。

Google 製品はセキュリティ対策機能の高さにも定評があるので、安全性を重視する人にも向いています。加えて、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも手軽にアクセスできるので、時短勤務や在宅勤務を選択している人にも便利です。

Google カレンダーのメリットと注意点

Google カレンダーは、ビジネス上のスケジュール共有ツールとして非常に使いやすく、実際に多くの企業で利用されています。多くの人に好まれる一番の理由は、シンプルで使いやすいユーザーインターフェースを採用していることです。

初めて使う人にも直感的でわかりやすいデザインになっています。また、スマホアプリもあり、外出先からも手軽に編集ができる点も人気です。このほか、 Gmail の予定を自動でカレンダーに反映したり、 Slack と連携できたりします。

Slack は主にビジネス用のコミュニケーションツールで、スマホからでもリアルタイムでのやり取りが可能です。 Google カレンダーと組み合わせるとより使いやすくなり、パフォーマンスが向上します。

一方、 Google カレンダーの注意点としては、海外製のツールのため、日本特有の階層型組織との親和性が低いことです。例えば、部署単位での表示ができないなど、日本の職場では使いにくい点があることも否めません。

組織で使いやすいツール 「rakumo カレンダー」

誰にでも使いやすく、さらに階層型組織の職場に合ったツールを使いたい人におすすめなのが、 「Google Workspace」 の拡張製品である 「rakumo カレンダー」 です。

「rakumo カレンダー」 は、個人向けの Google カレンダーを日本企業向けに再デザインしたものです。部署やプロジェクト単位でスケジュールを表示できるので、階層型組織でも使いやすい仕様になっています。また、色分け機能により、スケジュールが詰まっている状態であっても、種類の 違う予定を直感的に見分けられます。

さらに、経費 ・ 交通費精算ツールの 「rakumo ケイヒ 」 と連携すれば、外出先を入力すると同時に前後の移動時間もブロックし、無理な予定を組まれないようにすることも可能です。スケジュール登録と同時に交通費の精算まで行えるので、手間のかかる事務処理作業を大幅に効率化できます。

Google Workspace の機能不足を補うことで大幅な業務効率化を実現

株式会社モスフードサービス 様

使い勝手が良いスケジュール共有ツールを選ぼう

スケジュール共有ツールは、誰もが手軽にどこからでも編集できるものでないと、 「最新の状態」 が保てません。すなわち、どの従業員にとっても使いやすいものであることが前提です。

「rakumo カレンダー」 は、見やすい ・ 使いやすいユーザーインターフェースを採用しており、階層型組織に合った運用も可能です。興味がある方は、ぜひ詳細をチェックしてみてください。