公開 2026.10.06

【タスク管理】期限忘れを防止！ Google Workspace Studio で Google Chat にアラートを自動通知

「ガントチャートの期限をつい見落としてしまう」「気づいたら締め切り当日だった」

——プロジェクト管理でよくあるこの悩みは、「Google Workspace Studio」を使って解消しましょう。本記事では、Gemini を活用した業務自動化サービス、Google Workspace Studio を使ってスケジュールの期限前にアラートを出すフローの作り方を紹介します。

INDEX

Google Workspace Studio とは

Google Workspace Studio（以下、Workspace Studio）は、Gemini を活用して Gmail・Google ドライブ・Google Chat・カレンダーなど Google Workspace 内の定型業務を自動化できるサービスです。作成した自動化は「フロー」と呼ばれ、次の3つの要素で構成されます。

スターター（トリガー）
スケジュール実行やメール受信など、フローが動き出すきっかけ
ステップ（アクション）
Gemini による要約・判定や、メール送信・ファイル作成・Chat 通知などの処理
条件分岐
判定結果に応じて実行するステップを振り分ける仕組み

フローは画面上でステップを一つずつ組み立てることもできますが、Gemini が使えるユーザーであれば「受信したメールの内容をもとに、やるべきことを Google ToDo リストに自動で追加する」のように、やりたいことを自然言語で伝えるだけでフローの下書きを自動生成することもできます。

活用イメージとしては、以下のようなものが挙げられます。

毎朝、当日のカレンダーの予定を要約して Google Chat に通知する
見積書・請求書などが添付されたメールを検知して、自動で Google ドライブの指定フォルダに保存する
受信メールの内容を Gemini が解析し、必要なタスクを Google ToDo リストに自動登録する
気になるニュースを毎日決まった時間に要約して通知する

Google Workspace Studio について詳しくはこちらもご参照ください

Google Workspace Studio が使えるユーザー

Google Workspace Studio が利用可能なエディションは、以下の通りです。

Business : Starter / Standard / Plus
Enterprise : Starter / Standard / Plus
Education : Fundamentals / Standard / Plus / Teaching and Learning Upgrade アドオン
Frontline : Starter / Standard / Plus

個人向けサブスクリプション
Google AI Pro および Google AI Ultra の加入者も利用可能です。

Google Workspace Studio を使ってスケジュールの期限前にアラートを出す方法

ここでは、スプレッドシートで管理しているガントチャートの期限が24時間以内に迫ったタスクを検知して、Google Chat にアラートを出すフローの作り方を紹介します。

フローを作るためのステップ

作るフローは次の4ステップです。

スターター
毎日定期実行
Gemini に相談
ガントチャートのシートを参照し、24時間以内が期限のタスクを抽出
分岐条件
該当タスクがあるかどうかを判定
Chat で通知する
該当タスクがあれば Chat に通知

具体的なやり方を説明します。

Google Workspace Studio を開き、左上のボタンから「フロー」を選択します。
「開始条件の選択」（トリガー）に「設定スケジュールで実行」を選びます。
「開始日時」(ここで設定した時間にアラートが送られる時間になります)を設定し、「繰り返し」を「毎日」に設定します。タイムゾーンは住んでいる場所で設定してください。
「ステップの選択」で「Gemini に相談」を選択します。
対象のガントチャート（スプレッドシート）のリンクをプロンプトに含めて、期限が近いタスクを抽出するよう指示します。
プロンプト例は次の通りです。

<スプレッドシートのリンク>のガントチャートを参照してください。

<ステップ1: 開始時間> から24時間以内に期限（期日列）を迎えるタスクをすべて抽出してください。

# 出力フォーマット
該当タスクがある場合は、先頭に「通知対象:」と書いたうえで、
次の形式で箇条書きにしてください。
通知対象:
– <タスク名>（期限：<期限日時>、担当：<担当者>）

該当タスクがない場合は「該当なし」とだけ出力してください。

※ <ステップ1: 開始時間>は、右下の「変数」ボタンから選択してください。
その下の「Gemini が使用できるソース」で「特定のソース」を選択し、「ドライブ」から参照するスプレッドシートを選びます。

今回参照したスプレッドシートはこちらです。
さらに「ステップの選択」をクリックして、「分岐条件」を選択します。
「条件分岐」とは、Gemini が条件の真偽を判定するステップです。
「ステップ2の結果に該当タスクが含まれているか」を判定し、該当する場合だけ後続の Chat 通知に進むようにします。
以下のように
条件：[ステップ2:Gemini で作成されたコンテンツ][次を含む]
[通知対象:]と入力します。
続けて「ステップの選択」をクリックし、右側から「Chat で通知する」を選択します（これがステップ4になります）。
メッセージで変数から「ステップ2:Gemini で作成されたコンテンツ」を選択し、任意のテキスト（「期限が24時間以内に迫っています。」など）を入力します。
下の「テスト実行」をクリックします。
右側で「起動」をクリックします。
テストでは、既存のデータを使用してフローが1回実行されるので、フローの動作を確認できます。オンにしたときと同じように、フローのすべてのステップが実行されます。
問題なく Chat の通知が届き、テストの内容に問題なければ下の「オンにする」をクリックしてください。

こちらが実際に届いた通知です。