知っておくと便利！ スプレッドシートの Tips6選

Google Workspace の中でもヘビーユーザーが多い Google スプレッドシート。実は日々進化を続け、知っているようで知らない便利な機能がたくさんリリースされています。

今回は、知っておくと使い勝手がさらに向上する、スプレッドシートの Tips を6つ厳選してみました。

スプレッドシートの小ワザを効かせて業務効率化

Tips1 スプレッドシートの画像をダウンロードする

スプレッドシートの画像をダウンロードしたいけど、やり方が分からない！ そんな経験はありませんか？

セル内またはセル上に挿入されたスプレッドシートの画像をダウンロードしたいときは、このような手順で行います。

1. 画像が挿入されたスプレッドシートを開き、上メニューの ファイル > ダウンロード > ウェブベージ（.html)を選択する。
   
2. ZIP ファイルがダウンロードされるので解凍して、中に入っている html ファイルを Google Chrome などのブラウザで開く。
   
3. ブラウザで html ファイルを開いたら、右クリック（Mac の場合は control + トラックパッドをタッチ）などでファイルをダウンロードできます。
   

Tips2 セルを誰が最後に編集したか確認する

スプレッドシートのセルを、誰が最後に編集したのか知りたいときはありませんか？

実はスプレッドシートは、セル単位でセルの編集履歴をチェックすることが可能です。

1. 更新履歴を知りたいセルを選択して、右クリックをする。（Mac の場合は control + トラックパッドをタッチ）
2. 「編集履歴を表示」 を選択する。
   
3. 編集履歴が表示されました。誰が、いつ、何を編集したのか見ることができます。
   

   右上の矢印をクリックすることで、編集前の内容を表示することも可能です。

Tips3 スプレッドシートをファイルに変換して直接メール送信

スプレッドシートを Excel などに変換してメール添付で送信することが多い方は、ぜひこの機能を使ってみてください。

一度ローカルにダウンロードすることなく、ファイルに変換されたスプレッドシートをメールで送ることができます。

• メールで送りたいスプレッドシート を開き、上メニューの ファイル > メール > このファイルをメールで送信 または共同編集者にメールで返信を選択する。
  
• 宛先、件名、本文を入れる
  
• ファイルの形式を選択する。PDF、OpenOffice スプレッドシート、Microsoft Excel から選択できます。形式を選択したら 「送信」 でメールを送ります。
  

  ファイルが添付されたメールが送信されました。

  

Tips4 スプレッドシートにコメントを入れて、任意のユーザーに割り当てる

“スプレッドシートでは、セルにコメントを入れて、共同編集をおこなっているユーザーに割り当てることができます。

割り当てられたユーザーには、メールが届きます。他のユーザーと情報を共有したいときや、アイディアを集めるときなどに便利です。

1. セルを右クリックして（Mac の場合はcontrol+トラックパッドをタッチ）、 「コメント」 を選択する。
   
2. ＠の後に、割り当てたいユーザーのメールアドレスを入力し、コメントを入れる。
3. 「〇〇（ユーザー名）に割り当て」 にチェックを入れ、 「割り当て」 をクリックする。
   

   ※割り当てられたユーザーにはメールまたは Google Chat で通知が届きます。コメントを完了するには、割り当てられたユーザーが完了マークをつける必要があります。

   

   こちらは割り当てられたユーザーの画面です。Google ドライブを Google Chat で連携している場合はこのようなメッセージが届きます。

   

Tips5 列や行をグループ化して、一括で非表示/表示する

縦や横に長いスプレッドシート を日常的に使う方は、列や行をグループ化して一括で非表示/表示できるようにすると便利です。

1. グループ化したいスプレッドの列・または行を選択する。
   
2. 表示 > グループ化 > 行（列）◯〜◯をグループ化 を選択
   
3. [-] ボタンが表示されるので、そこをクリックすると一括で行または列が非表示になります。
   再度表示したい場合は、 [+] ボタンをクリックします。
   

Tips6 スプレッドシートの閲覧者などをチェックする

スプレッドシートを誰が閲覧したかを知りたい、誰に共有されたか履歴を知りたい、何回くらいコメントが入ったのか知りたい、そんな時に便利なのが 「アクティビティダッシュボード」 です。

ツール > アクティビティダッシュボード　を選択すると、ダッシュボードが開きます。

ここから下記をチェックすることができます。

• 1週間あたりのユニーク閲覧者数
• コメントのトレンド
• 共有履歴
• プライバシー設定

注：自分の閲覧履歴をオフにした場合がユーザーが閲覧した場合は閲覧履歴に残りません。

まとめ

今回は、知っておくとちょっとした作業のストレスを軽減したり、業務の効率をUPするスプレッドシート の小技をご紹介しました。

手軽に使えるものばかりなので、スプレッドシートユーザー の方はぜひ毎日の業務に取り入れてみてくださいね。