御社の企業概要を教えてください。

株式会社ウエディングパーク コーポレートIT室 室長 西 朗 様（以下、西 様）
経営理念に「結婚を、もっと幸せにしよう。」、ビジョンに「21世紀を代表するブライダル会社を創る」を掲げる弊社は、1999年の創業以来“ウエディング×デジタル技術活用”の領域でさまざまな事業を展開してきました。2004年6月にはインターネットメディア「Wedding Park」において、日本で初めてウエディングのクチコミサービスをスタート。その後も常に新しい技術や領域へのチャレンジを続け、現在は「Wedding Park」以外に海外挙式のクチコミ＆フォトサイト「Wedding Park 海外」、ウエディングドレス選びのクチコミサイト「Wedding Park DRESS」、フォトウェディングのクチコミサイト「Photorait（フォトレイト）」、指輪選びのクチコミサイト「Ringraph（リングラフ）」、結婚の“今”と“未来”を考えるメディア「結婚あした研究所 by Wedding Park」などの複数のウエディング専門メディアを開発・運営しています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

西 様
弊社では2012年頃から、他社製のグループウェアを使用していましたが、セキュリティやコンプライアンスの観点からインフラ関連の再編を実施し、一部のインフラを親会社と統合することになりました。ところが、新しいワークフローだけはどうしても弊社の業務内容に合わず困ってしまいました。こちらはパッケージをカスタマイズしたもので、どちらかというと稟議システムに近い印象です。決裁や購買申請、法務関係の申請などは移行したのですが、このワークフローでは弊社内で特に多い部署間の依頼や細かい申請を捌くのが難しかったのです。

旧グループウェアを使い続けるという選択肢もあったのですが、コストが二重にかかってしまう上、ワークフローの機能不足が目立ち始めていたことから断念しました。というのも、弊社は社員の平均年齢が約28歳と若く、勢いを止めず業務へ集中させるための仕組みづくりを重視しています。たとえば営業交通費の精算を行う際、指定しなくても自動で経路が設定されるなど、業務をよりスピーディーにこなせる機能が求められてきたのです。

Googleフォームを用いたワークフローの自社開発を考えたものの、コストを考えると採算が合いません。そこで、ワークフロー単体として導入できる製品・サービスの検討を開始しました。

rakumoサービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

西 様
実は2010年頃、弊社ではメールサーバの独立に合わせて「Google Workspace（当時の名称はGoogle Apps）」を導入していました。そして2012年に、Google Workspaceと連携できるという観点からrakumo ワークフローの導入検討を行ったのですが、残念ながら当時は求める機能が足りず、旧グループウェアを採用していたのです。そこであらためてrakumo ワークフローの機能を確認してみたところ、申請者や申請書の内容に応じて申請経路の一部を自動でスキップすることができるなど、必要な機能を有していることが分かりました。Google Workspaceと連携しているためアカウント管理の手間も省けますし、現在の弊社にとってベストな選択肢だと考え、2023年2月にrakumo ワークフロー 200IDを導入しました。

導入時に苦労した点などはありましたか？

西 様
rakumo ワークフローの操作方法は、体験版を触っている時点で簡単に理解できたので、そこまで大規模な社員教育やレクチャーは必要ないと感じました。実際、昼休みにWeb会議システムで説明会を開催したり、社内サイネージに掲載したりといった程度で、特に大きな混乱や問い合わせもなくスムーズに本格稼働できました。

rakumo ワークフロー導入後の活用方法についてお聞かせください。

西 様
現在rakumo ワークフローでは、法務に関連する申請の一部、契約書の締結のチェック依頼、各種証明書の発行、与信の依頼などを取り扱っています。あとはアカウント発行やGoogle ドライブの権限付与といった、システム関連の依頼も多いですね。そしてもうひとつ、弊社は子会社としての独自制度がかなりあるため、たとえば有休休暇の申請・取り下げは親会社のワークフローを利用し、独自休暇の処理についてはrakumo ワークフローで行うといったように、申請内容に応じて両者を上手く使い分けられています。

今後のご予定についてお聞かせください。

西 様
rakumo ワークフローについて、API経由でAIチャットと連動させようか検討中です。これまでFAQの内容をAIチャットで出力する仕組みを構築した経験もあるので、技術的には可能かなと思っています。コミュニケーションの中心となっているチャットツールは毎日全社員が必ず確認するため、そちらと連動できればさらに利便性が向上できそうです。

ありがとうございました。