御社の企業概要についてお教えください。

株式会社ネオ・ウィング 事業統括グループ 上野 正之 様（以下、上野 様）:
1995年に設立された弊社は、ECサイトの運営をメイン事業としている企業です。インターネット黎明期の1997年にECサイト「CD Online Station NEOWING（現Neowing）」を開設した当時は、当然ながらまだ現在のようなショッピングカートシステムなどはなく、お客さまからの直接書き込みで注文を受注していました。

この過程で、たとえばCDでは音質やジャケットの違い、ボーナストラックの有無といった日本版ならではの特典が付加価値につながり、日本国内だけでなく海外からの注文も増加していったのです。こうした状況をビジネスチャンスと捉え、1998年に海外向けECサイト「CDJapan」を開設しました。

そして現在、NeowingはCD、DVD/Blu-ray、書籍、ゲームソフト、フィギュアなど300万点以上の商材を取り扱う総合ECコマースサイトへ、CDJapanは世界160ヶ国以上、月間100万人を超える方々が利用する日本最大級の越境ECサイトへと成長を遂げています。さらに2020年には、海外発送などインフラのノウハウをベースに、世界160ヵ国以上へ配送可能なクラウド型物流代行サービス「NEOlogi」サービスも開始しました。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

上野 様：
弊社のオフィスはワンフロア構成になっており、誰がどこにいるかが比較的分かりやすい環境といえます。しかし、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の影響によりリモートワークが増加して以降は、在宅勤務と休暇の判別がつきにくくなってしまいました。

対応策として、共有のGoogle スプレッドシート上に各自で勤務状況を記入していたのですが、決して使い勝手が良いとは言えない状況だったのです。また、仕事の予定は個人単位で管理していたため、スケジュールの共有も困難でした。

さらに、稟議をはじめ各種申請にかかる手間も課題のひとつといえます。弊社では従来、申請のために紙ベースの書類を回覧していましたが、特にリモートワークの比率が増えてからは確認と押印はオフィスへ出社する必要があるなど、業務効率の悪さがネックになっていたのです。加えて、申請から承認までのスピードが低下するという懸念もありました。こうした課題を解決するべく、弊社では新たなツールの導入を検討開始したのです。

rakumoサービスをお選びいただいた決め手についてお聞かせください。

上野 様 :
ツールを導入するにあたり悩んだのが、多機能すぎる製品・サービスは「使いこなせるか分からない」という点です。確かに機能が増えれば、それだけカバーできる業務領域も広がるでしょう。

しかし、実際にそれを使うのはスタッフたちであり、いざツールを導入しても、使われなければ宝の持ち腐れになってしまいます。いまの弊社には“あらゆることができる多機能さ”よりも、“いかにシンプルで迷わずに使えるか”“現場に馴染みやすいか”といった部分の方が重要だと考えました。こうした条件を基に5種類の製品・サービスまで絞り込み、すべて実際に試用した上で、最終的に選んだのがrakumoさんのサービスです。

rakumoさんのサービスは、弊社にとってまさに“必要十分な機能”が揃っていました。「Google Workspace」にはワークフローや掲示板などの機能が標準搭載されていませんが、それらの弱点を各サービス単体もしくは複数の組み合わせでリーズナブルに補完できますし、ITリテラシを問わず直感的に使えるUIも魅力的でした。

しかもベースとなるGoogle Workspaceは、個人向けサービスとしても認知度が高い各種サービスが含まれていて、新ツールの導入に苦手意識を持つスタッフのハードルが低くなる上、セキュリティや実績の面でも申し分ありません。

こうして弊社では、2024年2月に少数IDでrakumo BasicパックおよびGoogle Workspaceの試験導入を実施。約1ヶ月かけて役員レベルでrakumo カレンダーでの予定共有やrakumo ワークフローの使い勝手を試した後、同年3月に60IDを契約、4月に新入社員用の追加ID契約を行いました。

導入時のエピソードについてお聞かせください。

上野 様 :
rakumo カレンダーは、4月後半から5月初めにかけて本格稼働をスタートしました。rakumo ワークフローも同時期に、各種稟議をはじめ住所変更や慶弔休暇など、まずは簡単なところから書式作成および利用を開始しています。

導入に際して、技術的なトラブルは特にありませんでした。少々手間取ったのは、これまでシステム自体への馴染みがなかったスタッフに対して、いかに浸透させるかという点ですね。スタッフをいくつかのグループに分けて対面形式での説明会を計10回ほど実施し、「なんのためにシステム化が必要なのか」「実際の業務でどのようなメリットがあるのか」などを理解してもらいました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

上野 様：
これまで個人単位で予定管理を行っていたので、rakumo カレンダーで部署間のスケジュール共有ができるのは大変便利です。また、弊社ではGoogle Meetで週1回のミーティングを行っているのですが、rakumo カレンダー上に表示されたリンクから素早くアクセスできる点も重宝しています。

rakumo ワークフローは一見地味な見た目に感じますが、余計な装飾がなく非常に使いやすいです。紙ベースの書類と比べて、確認や押印のためだけにオフィスへ出社する必要がなくなり、申請から承認までの期間も大幅に短縮されました。現在は高額な物品購入や契約のために必要な稟議書類が月に5～6件程度、あとは住所変更や慶弔休暇といった各種申請で活用しています。

rakumo ボードについては、自己紹介、各部署間の連絡、全社員向けのお知らせ、仕事のコツ、近隣のお店情報などを掲載しています。従来は全社員向けのお知らせをチャットツール上で共有していましたが、どうしても情報が流れてしまいやすいのがネックでした。しかしrakumo ボードを導入してからは、必要な情報が見つけやすくなり助かっています。また、速報性の高い内容はチャットツールで共有、全社イベントはrakumo カレンダー上に記載するなど、情報の質によってもツールを使い分けています。

今後のご予定やご要望についてお聞かせください。

上野 様：
これまで掲示板ツールを使う社内文化がなかったので、まだrakumo ボードに投稿する人が限られている状態です。閲覧側についても同様に、気恥ずかしさのせいからかコメントや「グッジョブ！」機能もあまり頻繁には使われていないですね。まずはrakumo ボードへ日常的にアクセスする習慣をつけ、より積極的に利用してもらえるよう周知活動を続けていきます。

交通費の自動計算や、入力内容のチェックなどが可能なrakumo キンタイにも興味があります。しかし、現在の勤怠管理ツールはチャットツールとの親和性が高く、打刻をはじめシフト情報や有休残日数、労働時間などの確認をチャット上で行えることから、現状維持となっている状態です。将来的にrakumo キンタイのAPI連携が拡充され、同じようにチャットツール上から各種機能を使えるようになれば、ぜひ導入してみたいですね。

弊社では今後、CtoC領域でのビジネス展開などにも注力していく予定なので、そちらも期待していてください。

ありがとうございました。