株式会社ビームス

業種
小売
規模
1001人〜5000人
導入内容
rakumo ワークフロー
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管理工数が多く負担大のシステムから rakumo ワークフローへ-管理・申請業務効率化と属人化解消を実現

課題

  • 10年以上利用していたワークフローシステムのサービス終了
  • ワークフローの管理工数が多く大きな負担になっていた
  • 小さな修正作業も難しく管理業務の属人性が高かった

決め手

  • 新規書類作成や修正の管理工数削減
  • Google Workspace 連携による強固なセキュリティ
  • Google Workspace 連携による人事異動対応の負担低減
  • 標準機能でのマルチデバイス対応

導入効果

  • 新規の申請書類作成工数を1/5に短縮
  • 人事異動時のメンテナンスによるシステム停止時間を3日から1日に短縮
  • モバイル対応で外出先でも承認業務可能に
  • わかりやすいシステムで現場部門への権限委譲を実現

国内外でアパレルや雑貨などを扱うセレクトショップを運営する株式会社ビームスでは、10年以上利用していたワークフローシステムのサービス終了を機に Google Workspace 連携で強固なセキュリティと業務効率化に貢献する rakumo ワークフローを導入。これにより、新規の申請書類作成工数を1/5に、人事異動時のメンテナンス時間を1/3に短縮しました。さらに、全社的な申請書だけでなく、各部門で利用する書類も電子化しました。書類の作成やメンテナンスを各部門に任せることで、属人化解消も実現しています。

株式会社ビームス インタビュー

旧システムのサービス終了を受けて管理工数の少ないワークフローへ移行

御社の企業概要を教えてください。

株式会社ビームス ITシステム本部 ITソリューション部 IT支援課 インフラ支援チーム 関屋隆 様(以下、関屋 様) :
1976年、東京・原宿で創業以来、世界のさまざまなライフスタイルをコンセプトにした店舗を日本とアジア地域に約170店舗を展開し、モノ・コト・ヒトを軸にしたコミュニティが織り成すカルチャーは、各地で幅広い世代に支持されています。

1号店「American Life Shop BEAMS」の開店以降、ファッション・雑貨・インテリア・音楽・アート・食品などにいたるまで、国内外のブランドや作品を多角的に紹介するセレクトショップの先駆けとして時代をリードしてきました。

特にコラボレーションを通じて新たな価値を生み出す仕掛け役として豊富な実績を持ち、企業との協業や官民連携においてもクリエイティブなソリューションを提供しています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

関屋 様 :
オンプレミスのワークフローシステムを10年以上利用してきましたが、非常に管理工数が多く課題に感じていました。ほぼ私1人で運用していたこともあり、各部署から新規の申請書類作成を依頼されても数日では対応できず、2週間程度待って貰う必要がありました。

株式会社ビームス ITシステム本部 テクニカルディレクター 草野亜子 様(以下、草野 様) :
こうした運用面での負担は、IT部門が本来果たすべき業務に影響を与えるほどでしたね。

関屋 様 :
もちろん、作業ができる人材を増やそうと考えていましたが、なかなかうまくいきませんでした。そのため、難しかったり、手間がかったりする作業は、私に戻ってくる状態が続いていました。

Google Workspace 連携で利便性とセキュリティに期待して rakumo ワークフローを選定

rakumo サービスをお選びいただいた決め手についてお聞かせください。

関屋 様 :
業務効率化と工数削減を強く希望していたので、既存システムと同様のサービスではクラウド化しても変化はないだろうと考え、当社が求める要件に合致するものを探しました。

当初は旧システムより管理が容易なこと、ユーザーにとっても操作しやすいものの両面から探していました。その後、Google Workspace 連携できればユーザーやグループの管理がしやすくなると考えるようになり、選定の終盤では人事異動時の対応など考えて、連携できることが要件の上位になっていましたね。

草野 様 :
マルチデバイス対応も重視しました。出張先などでも申請・承認に対応したいという声は以前から多かったのですが、旧システムではオプション機能だったので実現できていませんでした。

関屋 様 :
旧システムの上位版を含めて6サービスほど比較検討し、トライアル利用する中で気づいたのは、機能的な要求は多くのサービスが満たしている一方、工数削減は期待するほどの効果が出づらいことです。rakumo ワークフローはフォームの作成や各種設定、データベースの管理・更新など全体的な工数削減に大きな効果がありました。

草野 様 :
標準機能でマルチデバイス対応できることも評価しました。さらに rakumo は Google Workspace と連携することでセキュリティが担保されることも魅力でした。

関屋 様 :
将来的に各部署に申請書類作成や管理を任せることも考えていたので、複数の管理者が設定できること、機密性が高いことも rakumo は高評価でした。総合的な選定の結果、2023年7月に rakumo ワークフローを2400ID導入しました。

新規申請書類作成に工数削減、人事異動対応1/3に時間短縮を実現

導入時のエピソードについてお聞かせください。

関屋様 :
旧システムは紙書類と同じ見た目で、rakumo ワークフローはフォームなのでユーザーインターフェースの変化は大きいですが、事前に見せたところ現場からはシンプルになる、見やすく簡単になるといった声が多く、抵抗感はなさそうでした。

当初は既存書類30ほどを置き換えたのですが、設定漏れが後になって発覚したり、慎重に設定したつもりの条件分岐に漏れがあったりと、旧システムとの設計思想の違いに戸惑う部分もありました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか?

関屋 様 :
まず、新規申請書類作成の工数が1/5くらいになりました。rakumo ワークフローだとフォームの項目を追加して行くだけですぐにできるので、管理工数は全然違いますね。修正も簡単です。以前はちょっとした文言の修正でも大きな手間がかかりましたが、手軽に対応可能になりました。

導入から1年半たち、今は基本的な申請書類作成や修正を各部署に任せています。操作がわかりやすいおかげで、念願の管理分散が実現できたのです。現場からは負担だという声はなく、前向きに取り組んでもらっていますし、利用率の高い部署からは自分たちで作成できるようになったと喜ばれています。

草野 様 :
旧システム導入時は10年以上前だったこともありますが、当時はワークフロー導入そのものに反対意見が多くありました。便利さを感じた部門から電子化が進んできたわけですが、rakumo ワークフロー導入をきっかけに改めて電子化を進めようという動きも出てペーパーレス化が進みました。現在は全社的なものと各部門独自のもの合わせて100以上の書類が使われています。

関屋 様 :
現場からはモバイル環境で利用しやすくなったことが非常に好評です。人事異動に伴う承認経路設定変更も以前はシステムを3日間止めて対応していたのですが、1日で済むようになり管理の効率化もできています。

株式会社ビームス ITシステム本部 ITソリューション部 IT支援課 インフラ支援チーム 関屋 隆 様

書類数と利用を増やしつつ承認ルート設定等も将来的に現場が直接操作

今後のご予定や要望についてお聞かせください。

関屋 様 :
書類の作成やメンテナンスを現場部門に移管したことで、各部門の担当者がrakumo ワークフローに直接触れ、システムへの理解が深まることを期待しています。そのため、今後も書類が増え、全社的な利用が促進されると考えています。その中で、いずれは承認経路設定なども各部門に任せられるようにしたいですね。

草野 様 :
rakumo ワークフローは複数管理者が設定できるのがとても良い点です。各部門でさらに多くの業務を任せられるよう、管理者の権限を複数段階で設定できるようになれば、より安心感が増すと思います。総務系などは個人情報も含みますから、不要な情報が見えない・見られないように権限を細かく設定したいですね。

また、私自身は多くの書類を回覧する立場なので、承認者とは別に回覧者向けの便利な一括チェック機能があると嬉しいです。

関屋 様 :
現状でも非常に使いやすく満足していますが、起案者と承認者との間でやり取りできるチャット機能や、一覧表示がより見やすくなるなど、細かな改善が積み重なれば、さらに業務効率が向上すると感じています。rakumo ワークフローの今後の機能改善に期待しています。

ありがとうございました。

(取材時期:2024年12月)

事例で利用されている「便利な機能」

rakumo ワークフロー

 申請書ひな型(フォーム)作成機能
申請書ひな型(フォーム)作成機能
 管理者権限の割当機能
管理者権限の割当機能
 異動時の経路設定
異動時の経路設定

株式会社ビームス

事業概要:紳士服、婦人服、バッグ、靴、雑貨等の製造販売

従業員数:1,726人 (2024年2月現在)

*掲載内容は取材時点のものです。

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