御社の企業概要を教えてください。

株式会社トラフィックレンタリース システムソリューション開発部 山谷寛之 様（以下、山谷 様）:
1995年9月に設立した弊社は、物流と建設の2分野を中心として、卸・小売や農業など各分野で BtoB の車両サービスを展開している企業です。日本国内12ヶ所の営業拠点および東京の広域営業オフィスを基点として、乗用車や物流系車両、建設系車両に至るまで約200種5000台の中から、お客さまのニーズに応じて最適な車両をお選びいただけます。ご契約方法についてもレンタルやカーリースだけでなく、弊社保有のレンタカーをナンバー変更してお客さま名義の「青ナンバー」でご利用いただける事業用スポットリースもご用意しています。また、各営業拠点には豊富な経験と確かな技術を持つメンテナンススタッフを配置し、快適かつ安心してご利用いただけます。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

山谷 様:
弊社では2022年5月まで、ファイルサーバなどをすべてオンプレミス環境で構築していました。外部からのアクセスはVPN経由になっており、メールの送受信ですらVPN接続が必要だったのです。加えて全国にある各営業拠点についても、一度すべて秋田の本社へ接続してから社外へ発信される仕組みとなっていたため、帯域の逼迫により速度が上がらない状態でした。さらに、サーバの運用・保守にかかるメンテナンスコストが高額で、思い切ってクラウド化の検討を開始したのです。

製品・サービス選びで重視したポイントについてお聞かせください。

山谷 様:
複数のクラウドサービスを検討したのですが、その中でも弊社に最適だと感じたのが Google Workspace でした。私自身がこれまでの職歴で長く利用していたというのもありますが、求めている機能と利便性の両面でもっともバランスがとれていましたね。こうした背景から、2022年5月に Google Workspace の利用を開始しました。

ただし、Google Workspace も決して万能というわけではありません。具体的には、ワークフローと勤怠管理の機能が不足していました。ワークフローについては、これまで紙ベースで稟議書類などを回覧していたため、出張などで承認者が不在になるとどうしても滞りがちになってしまいます。「GAS（Google Apps Script）」を用いてワークフローの仕組みを自前で作ろうかとも考えましたが、保守や運用負荷の高さがネックでした。
また勤怠管理については、勤怠表を本社から各営業拠点へデータで送付し、印刷後に各従業員が記入、それを本社へ郵送していました。そして本社の総務担当者が、約110名分もの勤怠表を1人で集計するという状況だったのです。こうした課題を解消するためにも、ワークフローと勤怠管理の機能は必要不可欠でした。しかしながら、用途ごとに複数のツールを入れてしまうと、運用管理の負担やコストが増加してしまいます。そこで、“いかに低コストかつ少ないツールで効果を最大化するか”という観点から、ワークフローや勤怠管理の機能を備えつつ、Google Workspace と連携できる製品・サービスを探し始めました。

rakumoのサービスをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

山谷 様:
Google Workspace の販売代理店が rakumo サービスを取り扱っていたことに加えて、私が前々職で実際に rakumoサービスを利用していたこともあり、そこまで製品・サービスの比較は行いませんでした。求めていたワークフローと勤怠管理の機能を備えているのはもちろん、Googleカレンダーと比べて一覧性の高い rakumo カレンダー、社内の情報共有に使える rakumo ボード、そして誰もが直感的に使えるUIも評価ポイントのひとつです。こうした理由から、2022年11月に rakumo Basicパック（ rakumo ワークフロー、rakumo ボード、rakumo カレンダー、rakumo コンタクト）と rakumo キンタイ を導入しました。

導入フェーズについてはいかがでしたか？

山谷 様：
導入については、Google Workspace のドメイン移管なども含めて販売パートナーが良い距離感でサポートしてくれたので、スムーズに進められました。ファイルサーバ内のデータに関しては、自社でスクリプトを組んで自動コピーする方法を採用しました。Google Workspace 側で1日あたりのアップロード容量に制限があったため若干時間はかかりましたが、それ以外は特に問題なかったです。メールに関しては、もともと使っていたローカルのメーラーをそのままアーカイブにして、必要なメールだけ各自でGmailへ転送する手法にしました。

rakumoのサポートは利用されましたか？

山谷 様：
「rakumo もくもく会」に参加し、ワークフローの運用に関する相談をさせていただきました。事前にマニュアルをかなり読み込んでいたので、文章だけでは分かりづらい部分などを中心に、弊社でやりたいことを質問して回答をもらうといった感じですね。解説が丁寧でレスポンスも良く、大変満足しています。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

山谷 様:
rakumo ワークフローについては、Googleサイト上に設置した申請用の社内ポータルから Googleフォームや Googleスプレッドシートへと誘導し、従業員が必要事項を入力すると稟議書形式のPDFファイルを自動生成、メールでPDFファイルのリンクが送られてくるという仕組みをGASで構築しました。申請者は、その同じメール内に記載されたrakumo ワークフローへのリンクを開き、PDFファイルのリンクを貼り付けるだけで操作が完了します。これにより、申請者の利便性と管理のしやすさを両立できました。承認までのリードタイムも圧倒的に短くなり、たとえば従来の紙ベースで3日かかっていた申請がデジタル化によって1日に、長いものでも10日が3日程度まで短縮できるようになったのは大きなメリットといえます。長期出張などの際に外出先から手軽に承認作業ができたり、差し戻しの処理を迅速に行えたりと、承認者側の評判も上々です。また、管理部門が「申請書類はいまどこまで回っている？」という質問対応に追われることもなくなりました。

rakumo ワークフローは、社内の経費精算にも活用しています。rakumo ワークフローを導入する前は、各自がローカルに申請書のフォーマットを保存して使っていたのですが、書式のバージョンが統一されていなかったり、表記方法にバラつきがあったりと、経理の担当者が大変な思いをしていました。しかし現在は、稟議書と同じ方式で経費精算が行えるため、申請時における手間の削減および、統一フォーマットによる処理の容易さを両立できています。

rakumo キンタイについては、従業員の約4分の1が各営業所にある共有PCを使っているため、従業員ごとにWebブラウザのショートカットをデスクトップ上に用意し、手軽に自分のページから打刻が行えるようにしています。打刻にICカードを利用する方法もありますが、コストや紛失時のリスクなどを鑑みてこの方法を採用しました。このデジタル化によって、勤怠表を郵送していた頃と比べて担当者の負担が大幅に削減できます。こちらは2023年3月から本格稼働の予定です。

そのほか、rakumo カレンダー は Googleカレンダーと比べてスケジュールが見やすいですし、rakumo ボード は表示期間を決めて消せるのが便利で、社内報やFAQなどに使用しています。

Google Workspace と rakumoサービスを導入したことで、従来のシステム環境と比べて大幅なコストダウンも実現しました。Microsoft Officeの契約を見直しも含めて、運用コストを年間で約半分まで抑えられたのは大きいですね。

今後の取り組みについてお聞かせください。

山谷 様:
rakumo ケイヒは1件ずつ集計してくれますが、各営業所ではある程度の量を溜めてからまとめて処理したい、承認側でも1件ずつではなく個人別にまとめて見たい、最終的に紙で出力したい、といった要望があるため、現在はGASが埋め込まれた経費精算書作成用のスプレッドシートを Google Workspace 上で従業員に配布共有し、各人が同精算書に必要事項入力しメニューから「精算書発行」を押下することで、記載漏れチェック、pdf化された精算書へリンクとrakumoワークフローへのリンクのメール送付が自動実行され、精算書へのリンクが記載された申請書を rakumo ワークフロー 上で回付する仕組みと運用にしています。紙への出力、各個人ごとの一覧などが実務上不要になれば、将来的に rakumo ケイヒ を導入する可能性もありますね。

ありがとうございました。