御社の企業概要を教えてください。

坂井建設株式会社 ／ディテールホーム CMO・Webディレクター 古川 和茂 様（以下、古川 様）:
1948年に創業した弊社は、もともと公共事業をメインに土木・建築工事業を営む企業でした。2006年に住宅事業部として自由設計住宅ブランド「ディテールホーム」を開設後は、土木・建築工事業のノウハウを活かしながら住宅関連の事業へとシフトしました。

その後、2018年に平屋専門ブランド「平屋生活」、2020年にコンパクトハウス専門ブランド「ディテール・ベース」、2021年にリノベーション専門ブランド「ディテール・リノベ」を開設、2023年にはアパートメント事業部「75apartment.」の営業を開始しました。そして現在は新たな取り組みとして、笑顔あふれる“豊かな暮らし”を提案する提案富裕層向け住宅ブランド「4D//STUDIO」もリリースしています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

古川 様:
弊社は2017年当時までアナログを中心とした文化で、たとえば外出先でメールを確認できなかったり、そもそもカレンダーツールが導入されていなかったりと、社内における情報共有やコミュニケーションのスピードが課題になっていました。メーリングリストすら存在せず、入社時に全員分のメールアドレス一覧を渡す、という状況だったのです。

また、会議室の設備予約システムがなく、机の上に付箋を貼るといったアナログな手法も問題のひとつです。そこでこうした課題を払拭するべく、グループウェア導入による社内のデジタル化推進に踏み切りました。

社内においてもうひとつ大きな課題となっていたのが、紙ベースで回覧していた各種申請書です。離島を除く新潟県全域をカバーする弊社は、新潟/県央/長岡/柏崎/上越の各エリアに支店があるため、申請書や領収書、請求書などを社内便で郵送し、各工事担当者が確認後に返送、という流れが日常化していました。しかしこれではタイムロスが大きく、コスト面の負担もかかってしまうことから、ワークフローの導入検討を開始したのです。

製品・サービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

古川 様:
クラウド型グループウェアとして評価が高いGoogle Workspaceの導入はほぼ決まっていたのですが、こちらは残念ながらワークフロー機能がありません。そこでいくつかの製品・サービスを比較検討したところ、rakumo ワークフローに白羽の矢が立ちました。ワークフローとして弊社の求める機能を網羅しているだけでなく、UIも洗練されているため、ITリテラシーに依存せず誰もが直感的に使えそうだと感じたのです。

加えて、Google Workspaceと親和性が高い点も魅力でした。複数のシステムを導入すると、どうしても後からアカウント管理の煩雑さが問題になりがちです。その点、rakumoのサービスならGoogleアカウントで管理できるため、管理者の手間や時間も省けます。

さらに、経費精算書をワークフローへ自動で申請してくれるrakumo ケイヒ、Googleカレンダーと比べて複数人のスケジュールを見やすく表示できるrakumo カレンダーなど、関連サービスが充実しているのもポイントでしたね。社内のデジタル化を目指す弊社にとって、非常に魅力的なツール群だと感じました。

こうして弊社では、2017年5月に「Google Workspace（当時の名称はG Suite）」を、同年7月にrakumo ワークフロー / rakumo カレンダー / rakumo ケイヒを導入したのです。

導入フェーズについてはいかがでしたか？

古川 様:
導入はとてもスムーズで、大きな混乱もなくすぐに本格稼働できました。社内向けの施策としては、簡単な操作レクチャーがメインの勉強会を実施したくらいです。Googleサイトで作った社内ポータルサイトに操作マニュアルも掲載しましたが、洗練された使いやすいUIのおかげか閲覧される機会も少なかったように感じます。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

古川 様:
大工さんや各種設備屋さんなどの工事関係者と紙ベースで受発注のやり取りをしていた当時は、月に一度大量に届く請求書を各支店に郵送し、すべての工事担当者が品目や金額などをチェックしてから返送するため、回覧が終了するまで約1週間かかっていました。

しかし、rakumo ワークフローとrakumo ケイヒを導入してからは、請求書をPDF化してGoogleドライブ上に保存し、ワークフローで各工事担当者へ連絡してチェック。必要に応じて書き込みをしてもらうという流れにより、チェックを含めても当日もしくは翌日までに回覧が終わるようになっています。また、現在は工事関係者との受発注も大半がオンライン化され、業務スピードと作業効率の大幅な向上が実現できました。rakumo ケイヒの電子帳簿保存法対応オプションと、rakumo ワークフローのローカルファイル添付オプションも導入し、より快適な業務環境が整っています。

rakumo カレンダーについては、とにかく見やすいのが嬉しいですね。弊社の場合は営業部や工事部などの部署とは別に、「部会」と呼ばれる横断的なプロジェクトが存在しています。Google カレンダーでは複数人の予定をまとめて表示しづらいのですが、rakumo カレンダーなら部署が異なるユーザーでも、「カスタムグループ」機能を使って簡単にスケジュールを表示できるのが便利です。

最後に、デジタル化を目指す企業にメッセージをお願いします。

古川 様:
新型コロナウイルス感染症の影響から、さまざまな企業がリモートワークへの移行を余儀なくされましたが、弊社ではGoogle Workspaceとrakumoサービスによるデジタル化を推進していたおかげでスムーズに対応できました。さらに、デジタル化推進の一環として導入した施工管理サービスも、業務効率化や残業の削減などに効果を発揮しています。

建設業はまだアナログな部分が多い業界ですが、これまでは解決手段を知らなかっただけといえます。もちろん、従来のやり方を変えることに、アレルギー反応を示す方々もいました。しかし、デジタル化のメリットをしっかりと説明した上で、実際に使って“便利だな”と感じてくれる人が増えれば、そうしたアレルギー反応も自然に消えていき、より良い業務環境を実現できるようになります。

Google Workspaceとrakumoサービスは、これからデジタル化を目指している企業に自信を持っておすすめできる組み合わせであり、弊社も長く使い続けたいと思っています。デジタル化を始めた2017年当時はまだrakumo キンタイがなかったので別の勤怠管理システムを採用しましたが、使いやすさやアカウント管理のしやすさという観点から、今後はrakumo キンタイへの移行も考えていきたいですね。

ありがとうございました。