御社の企業概要を教えてください。

ライフネット生命保険株式会社 人事総務部 担当部長 篠原 広高 様（以下、篠原 様） :
2008年5月に開業した弊社は、「正直に、 わかりやすく、安くて、便利に。」というマニフェストに基づき、お客さまの目線に立った経営を心掛けています。弊社では、いつでもどこでもお客さまの都合の良い時間に手続きができるインターネットの利便性を活用し、必要な保障をお手頃な保険料でお届けしています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

篠原 様 :
弊社では10年以上前から、オンプレミス型のワークフローシステムを使用していました。しかし、同製品のサポートが終了するというアナウンスを受けたことに加えて、細かい部分における社員からの機能面への要望が課題となっていました。

弊社には、中途入社した社員が様々な改善提案を行う「ニューカマープレゼンテーション」という制度があるのですが、一時期はそこで社内システムの見直しに関する提案が重なったこともありました。また旧ワークフローシステムでは、フォーム作成ツールが有料であったことに加え、操作方法がやや難しく、社内で扱える人材が限られていたのも課題のひとつでした。そこで、ユーザー側と管理者側の両面から、誰もが容易に扱えるワークフローシステムを構築するべく、リプレイスの検討を開始したのです。

製品・サービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

篠原 様 :
リプレイスにあたっては、システム面だけでなく意思決定の仕組みから改善できるよう、社内で新規プロジェクトを立ち上げました。同プロジェクトでは人事総務部をオーナーとして、経営企画/監査/法務/システムといった各部門から必要な人材を募り、社内ルールの見直し、システムの選定および入れ替え、要望のヒアリング、各部署における実務への影響調査などを進めました。システム選定においては、従来と同じオンプレミス型では運用・保守に多くの手間やコストがかかることから、クラウド型のシステムを中心に選びました。ワークフロー機能を持つグループウェアもいくつかありましたが、弊社では以前から「Google Workspace（当時の名称はG Suite）」を使用しており、メールやオンラインストレージなど重複する機能は不要と考え、3社のシンプルなワークフロー製品・サービスに絞り込んだのです。

そこからは各社にヒアリングシートを送付し、より詳細かつ具体的に“できること・できないこと”を精査していきました。そして選定期間を経て、2023年4月にrakumo ワークフローの導入を決定しました。

rakumoサービスをお選びいただいた決め手についてお聞かせください。

ライフネット生命保険株式会社 システム戦略本部 システム運用部 インフラグループ 高橋 明子 様（以下、高橋 様）:
rakumo ワークフローは、ヒアリングシートで“〇”となる項目が非常に多く、弊社にとって必要十分な機能を備えていることが分かりました。たとえば、ウェブブラウザ上でダウンロードすることなく添付資料が閲覧できる、複数の申請書を同時に表示できる、帳票ごとの関連付けが行える、といった部分ですね。UIの見やすさに加えて、特別なスキルがなくても容易にフォームを作成できるのもポイントです。

また、運用管理においてはGoogle Workspaceとアカウントを連携できる点が大きな魅力でした。旧ワークフローシステムのようにアカウントが独立していると、ユーザーの入社や退職、人事異動などがあるたびにかなりの労力がかかります。しかしrakumo ワークフローなら、Google Workspaceのアカウントを変更するだけなので非常に助かります。

導入時のエピソードについてお聞かせください。

高橋 様 :
導入に際しては、rakumoさんの「導入支援サービス」を使わせていただきました。帳票を8部署で20種類程度まで削減してからrakumo ワークフロー上で再現し、各部署で実務に応じた最適化を行うという流れです。また、これまで帳票の作成・管理は人事総務部がすべて行っていましたが、rakumo ワークフローの導入にあたっては部署ごとに運用担当者を任命し、メンテナンス業務の負荷分散を図っています。この新体制を構築できたのも、スキルに依存せず扱いやすいUIや権限譲渡機能のおかげですね。

導入前には、各部署の運用担当者に対するトレーニングおよび、全社員向けに説明会を実施。導入後も運用した後の質問や運用部門としての注意事項等を伝えるフォローの説明会を行いました。どちらも動画としてアーカイブを残し、後からでも見直せるようになっています。また、各帳票のメモ欄に簡単な説明文を記載するとともに、帳票毎のマニュアルへのリンクを張ることで、ユーザーの利便性向上を図りました。

こうして弊社では、2023年10月に300IDでrakumo ワークフローの本格稼働を開始しました。一部業務委託者や派遣社員、部門アカウントなども含むため、従業員数に対して契約ID数が多くなっています。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

高橋 様 :
ワークフローの使い勝手が全体的に向上し、ユーザー側・管理者側の双方から概ね良い評価を得ています。その一例として、rakumo ワークフローの条件分岐機能と、Google スプレッドシートに登録したマスターデータからルックアップ型で選択肢を絞り込む機能を用いることで、稟議内容に応じた申請経路の変更を可能にしています。これにより、簡単かつスピーディーな申請作業、項目の選択ミスに起因する差し戻しの削減、管理者によるチェック作業負担の低減なども実現しています。

また、これだけ多くのユーザーが使うシステムでありながら、特に大きなトラブルや問い合わせのない状態で導入できました。これはひとえに製品・サービス自体が持つ完成度の高さと、迅速かつ丁寧なサポート対応の存在が大きいですね。

今後のご予定やご要望についてお聞かせください。

篠原 様：
過不足のない機能を提供してくれるrakumo ワークフローは、弊社にとって良いサービスだと感じています。今後はよりスピーディーかつ使いやすい申請業務環境の構築と、ユーザーの練度向上に励んでいきたいと思います。

要望としては、複数の承認ルートを一括選択・変更したり、承認ルートのコピーができる機能があると、より便利になると思います。現在使用している帳票のうち最大のものでは、登場人物が40名以上で、中継フローの分岐に応じて250パターン以上の承認ルートを作成しています。承認するメンバーやルートが変わるたび、個別に手作業で修正する必要があるので、これらをまとめて変更できるようになると嬉しいですね。今後のアップデートに期待しています。

ありがとうございました。