使いやすさで生産性を向上させるクラウド拡張製品 rakumo(ラクモ)

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Linuxを中核とする“サーバーサイドテクノロジー”をベースに、時代の要請に先駆ける独創的な「ソフトウェア」「サービス」の開発・提供を行っている株式会社 HDE様。自らを「HDE=メールの会社です」とし、メルマガ配信やシステムメールなどの提案、クラウド管理・運営などに取り組まれています。 サービスは出版社や銀行など6000社以上もの大手企業に導入実績を誇るという、まさにITのプロ。この度、管理業務の効率化を目指し導入頂いた「rakumoカレンダー」「rakumoワークフロー」について、その活用方法と感想を伺いました。

■導入内容:rakumoカレンダー / rakumoコンタクト / rakumoワークフロー

社名:株式会社HDE

業種:ITサービス

URL:http://www.hde.co.jp/

事業内容:クラウドによるサイバーマネジメント、セキュリティ、メッセージングプラットフォーム等の開発・提供

株式会社HDEインタビュー

Q.rakumo、特にrakumoワークフローを導入された経緯とそのポイントについてお聞かせください。

株式会社HDE 社長室 中込様(以下、中込様):



株式会社HDE 中込様

主に社内の申請書の管理や申請、承認で利用するために導入しました。申請内容に対して「全員の承認が必要なのか、誰か一人で良いのか」など、細かく設定できる仕様が必要だったんです。また、それを共有するシステムも。
弊社は申請経路が複雑なので、ひな型の数だけ申請書を作り、それを一括で管理運営したいと考えていました。社内外、どこにいても同じ内容を共有できるクラウドサービスなら、上長からの「承認」「差し戻し」といった判断が速やかに行われ、導入前よりもフロー管理しやすくなるだろうとの判断です。クラウド共有によって「上長不在」という概念がなくなるわけですから、時間の大幅短縮も期待できます。

また、私のようなシステム管理者が必要に応じて少しずつ内容設定を変えるなど、フレキシブルに対応できる点も導入のポイントです。例えば、ある申請書にユーザーの記入漏れが多く見られる場合、そこだけを任意から必須項目へ変更することで記入漏れが防げますからね。

Q.rakumo導入後、どのような変化がありましたか?

中込様 :

導入から約2年経ちましたが、現在までスムーズに運営されています。社内で利用しているのは17個のグループ、26個の経路、そして40〜50個ほどのひな型です。現在の社内ユーザーは100名以上。Google Appsの管理は主に私が、ひな型の作成は管理部が行っています。

rakumoは申請者が誰で、誰が未承認なのかといった状況を「見える化」できるので、とても効率的です。承認後はメールでも通知されるので、見落としもなくなりました。メールは携帯電話からも確認できるので助かります。金額や案件による条件分岐や、承認者設定などを細かく設定できるのも良いですね。
リマインダーメールやGoogleスプレッドシートとの連携など、もともとデフォルトで入っていた機能はそのまま使っています。カスタムする必要がないくらい便利です。Google Driveを利用しているので、データ共有はローカルにファイルを置く必要がないので楽になりました。現在はローカルファイルと併用していますが、今後は一本化する予定です。

Q.rakumoの導入メリットはなんでしょうか?

中込様 :

サポート体制が手厚い点でしょうか。実は導入時、ユーザー向けの説明会などには参加していないんです。サポートサイトにあるマニュアルをGoogle Driveにアップし、リンクを社内で共有しただけ。「みなさん、これを見てやってくださいね」と言って、それ以上は何も案内していません。 これは、新入社員に対しても同様です。人や部署によって使う申請書が違うので、「説明書をよく見ておいてね」と伝えています。それと同時に、rakumoワークフロー内にある申請書の項目の説明欄を活用していますね。項目のタイトルを見ただけでは、何を入力するのか分からない場合がありますから。説明欄は、管理部がこまめに更新しています。

あとは、「システムからのおしらせ」によるアップデート告知が助かっています。メールで届くので、すぐに確認できるのが有り難いです。ちなみに、新しいサイトのレイアウトは見やすくて気に入っていますよ。

また、FAQが頻繁にアップデートされているのもメリットでしょうか。ユーザーから問い合わせがあった時は、リンク先をユーザーにそのまま案内しています。社内ユーザーから問い合わせが多いのは、「申請時にGoogle Driveの添付ファイルが見つからない」というもの。これも、FAQ を案内することで解決しています。FAQが充実しているので、サポートサービスへ電話で問い合わせたことはありません。

Q.rakumoの今後の改善点があればお聞かせください。

中込様:

今度海外から人が来るのですが、申請書の名称などが日本語と英語で切り替えられると助かりますね。
また、承認完了メールにコメント内容が反映されると嬉しいです。上長がコメントを入れて承認しても、申請者は承認が取れた事を確認して安心してしまいますから。コメントまで見てもらえないので、実は上長から「寂しい」という意見が出ています。今後の機能追加に、期待しています!

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