貴社の事業概要をご紹介ください。

株式会社アーケム 情報システム部 情報システム課 課長 糸山 毅様 （以下、糸山様） :
当社は、「世界中のあらゆる場面に快適さを広げる」をビジョンに掲げる、ウレタン・高機能素材の専業メーカーです。株式会社ブリヂストンの化成品ソリューション事業を継承し、2022年8月に独立・設立しました。70年にわたり培った技術力と、素材の製造から販売までを一貫して手掛ける強みを活かし、自動車メーカーの標準シートに採用される「シートパッド事業」、寝具やキッチンスポンジなど、より幅広い用途向けの製品を展開する「産業用化成品事業」、レーザープリンター部品などの精密部品をてがける「OA電材事業」の3事業を柱としています。現在は国内15拠点、海外4カ国10拠点でグローバルに事業を展開しています。

会社設立時のグループウェアに関する課題についてお聞かせください。

糸山様 :
会社設立の半年程前から「 IT ワーキング」という作業部会を立ち上げ、私もその中心メンバーとして活動しました。当社は既存事業部門からのカーブアウトでしたが、ほぼゼロからのスタートとなったため、社内ネットワークの立ち上げと既存環境からの切り換え、業務システムや財務システムの構築と移管、社員が使うPCや会社支給スマートフォンの設定、メールアカウントの配布など、基本的な情報システム環境を短期間で整える必要がありました。設立準備段階で新たなグループウェアとして Google Workspace の活用が決まっていたため、特に Gmail アカウントに紐づく社内ポータルや、組織図に紐づいた社員名簿、各種申請に活用するワークフローなどの整備が急がれていたのです。

当時、解決すべき課題は3つありました。第1は、コンタクト機能の改善です。以前の組織では、どの部署に誰がいるのかをツリー状で可視化し、検索すれば連絡先が表示される仕組みがありました。それを新会社でも同様に利用できるシステムの導入の要望が強くありました。

第2は、ワークフローの刷新です。従来のワークフローシステムは基本機能こそ備わっていたものの、会社支給のスマートフォンではアクセスできない仕様だったこと、また承認フローが直列に繋がる仕様のため回覧者が多い場合に決裁や稟議が滞る場合もありました。会社設立後はスマートフォンからでも安全にアクセスでき、複数人並列の柔軟な承認フローを容易にする最新のワークフローへ更新したいと考えていました。

第3は、当社独自のポータルサイトの構築です。会社設立後は Google サイトをベースに広報部門の意向を反映したポータルサイトを立ち上げ、グループ会社も交えて社内の情報共有を活性化する方針でした。自社だけでは知見が不足していたため、容易に実現できる仕組みが求められていました。

rakumo をお選びいただいた経緯についてお聞かせください。

糸山様 :
会社設立時に親会社からIT導入について助言をいただいており、その一環で Google Workspace と rakumo Basic パックの併用を提案していただきました。当時は当社の情報システム部門には IT の専門家が不在で、私も本来は素材の開発を行っていた技術者でしたが、 IT に知見があったため、情報システム部門に移籍し Google Workspace と rakumo の導入・運用を担当することになりました。グループ連結約1,000名の規模でグループウェアを導入する場合、専門的な知識が必要になるほか、イニシャル及びランニングのコスト、環境の構築、導入後の運用管理などが大きな負担となります。それらを総合的に勘案した結果、 Google Workspace が最適と判断され、情報システム出身ではない管理者でも扱えるよう、ワークフロー、掲示板、コンタクト、カレンダーなどの機能がパッケージ化された rakumo Basic パックが選択されたのだと思います。

導入過程のエピソードがあればお聞かせください。

糸山様 :
rakumo アカウントは当社で約230名、グループ会社のアーケムビジネスジャパンで約550名が利用しているため、現在のところ約800 ID が実運用されている状況です。 rakumo コンタクトでは、それらの人員が所属する組織情報を収集し、設定・登録する必要があったため、 Excel をデータベースとして活用し、作業を容易にする工夫を行いました。
また、 rakumo ワークフローでは、基本的な申請書などのひな型を準備する必要がありましたが、以前の組織では各部署が様々なワークフローを活用していたため、新会社ではその統合と優先付けが必要でした。そこで、各部署にアンケート調査を行い、必要なひな型を整備していきました。さらに、人事・総務・労務・法務などの共通部門でもワークフローの管理・運用を行う必要があるため、それぞれの部門で独自にひな型を活用できるよう、運用管理者の権限を委譲しています。

rakumo 導入後の反応や手応えはいかがでしたか？

糸山様 :
まず、最も課題としていた社員名簿の改善については、 rakumo コンタクトの活用によって以前よりも快適に利用できるようになりました。組織図をグループ内に共有することで、どの部署に誰がいるのかを検索で簡単に調べることができ、社内のコミュニケーション活性化に不可欠なものとなっています。また、社員名簿としての用途以外に、 rakumo コンタクトの階層組織の情報を参照して、rakumo ワークフローの承認フロー作成にも活用しています。さらに、メンテナンス性も向上しています。人事異動や退職が発生しても Google Workspace のユーザー情報から同期できるので、社員名簿の更新に手間をかけず、迅速に対応できるようになっています。

次に、 rakumo ワークフローの活用により、申請書や決裁書の運用効率が格段に向上しました。会社支給のスマートフォンから確認と承認まで全て完結できるようになったことも大きく影響しています。また、回議者の内、対応・未対応者が一目でわかる点も回議スピードアップに影響しているという意見も社内でありました。社内で最も標準的に発行されている「一般決裁書」をはじめPC手配申請書や業務依頼書などひな型の種類が徐々に増え、2022年時点では年間約3,400件でしたが、2025年には1万8,600件となり、5倍以上に増えるなど、業務への rakumo ワークフローの定着が進んだと見ています。
共通部門での運用も活発化しています。例えば人事部門では休日出勤許可申請や免許申請、法務部門では輸出入関連のチェックフロー申請、総務部門では通勤費の申請など、自発的にひな型を作って活用されるようになりました。

以前は起案者から決裁者へ承認フローが直列に流れていましたが、現在は並列で同時に複数人へ流すことができるようになったため、承認作業が柔軟かつスピーディーに行えるようになりました。企業形態が変わったので単純な比較は難しいのですが、承認までの日数は半分以下に削減されていると感じています。また、過去の承認フローのデータをCSV形式で出力できるようになったため、監査対応も容易になりました。

そして、懸案だったポータルサイトについては、 rakumo 販売代理店の支援を得て、 Google サイトをベースに構築しました。 rakumo ガジェット（ポータルサイト上で直接表示・操作できるようにした埋め込みパーツ）も表示させて、社員が使いやすいように工夫しています。 rakumo ボードは、それぞれの共通部門で全社的な情報発信や、国内グループ全体で周知すべき情報を共有する際に活用されています。また Gmail と連動しており、通知する対象を Google のグループアドレスで指定できるため、社内の誰に発信するかを個々に設定する必要もありません。メンテナンスが不要なのも便利です。

最後に、今後のご予定やご意見・ご要望についてお聞かせください。

糸山様 :
AI は加速度的に進化しており、今後は調査だけでなく、 AI エージェントとしての活用が日常的になっていくでしょう。 AI エージェントから rakumo の各情報にアクセスできるようになれば、活用の柔軟性はより高まり、可能性も拡がります。これからも rakumo の進化に大いに期待しています。

ありがとうございました。