※ 本事例記事は、社名変更前の当時のまま記載しています。

rakumo、特にrakumoワークフローを導入された経緯とそのポイントについてお聞かせください。

rakumo導入後、どのような変化がありましたか？

中込様 :
rakumoは申請者が誰で、誰が未承認なのかといった状況を「見える化」できるので、とても効率的です。承認後はメールでも通知されるので、見落としもなくなりました。メールは携帯電話からも確認できるので助かります。金額や案件による条件分岐や、承認者設定などを細かく設定できるのも良いですね。導入から約2年経ちましたが、現在までスムーズに運営されています。社内で利用しているのは17個のグループ、26個の経路、そして40〜50個ほどのひな型です。現在の社内ユーザーは100名以上。Google Appsの管理は主に私が、ひな型の作成は管理部が行っています。

リマインダーメールやGoogleスプレッドシートとの連携など、もともとデフォルトで入っていた機能はそのまま使っています。カスタムする必要がないくらい便利です。Google Driveを利用しているので、データ共有はローカルにファイルを置く必要がないので楽になりました。現在はローカルファイルと併用していますが、今後は一本化する予定です。

rakumoの導入メリットはなんでしょうか？

中込様 :
サポート体制が手厚い点でしょうか。実は導入時、ユーザー向けの説明会などには参加していないんです。サポートサイトにあるマニュアルをGoogle Driveにアップし、リンクを社内で共有しただけ。「みなさん、これを見てやってくださいね」と言って、それ以上は何も案内していません。 これは、新入社員に対しても同様です。人や部署によって使う申請書が違うので、「説明書をよく見ておいてね」と伝えています。それと同時に、rakumoワークフロー内にある申請書の項目の説明欄を活用していますね。項目のタイトルを見ただけでは、何を入力するのか分からない場合がありますから。説明欄は、管理部がこまめに更新しています。

あとは、「システムからのおしらせ」によるアップデート告知が助かっています。メールで届くので、すぐに確認できるのが有り難いです。ちなみに、新しいサイトのレイアウトは見やすくて気に入っていますよ。

また、FAQが頻繁にアップデートされているのもメリットでしょうか。ユーザーから問い合わせがあった時は、リンク先をユーザーにそのまま案内しています。社内ユーザーから問い合わせが多いのは、「申請時にGoogle Driveの添付ファイルが見つからない」というもの。これも、FAQ を案内することで解決しています。FAQが充実しているので、サポートサービスへ電話で問い合わせたことはありません。

rakumoの今後の改善点があればお聞かせください。