【条件付き設定もOK】 スプレッドシートの通知機能を使いこなそう

Google スプレッドシートのファイルでは、他のユーザーが変更を加えたときにメール通知を受け取ることが可能です。さらに2024年のアップデートでは条件付き通知機能も追加されました。この記事ではスプレッドシートの通知設定方法について説明します。

Google のファイルは通知機能が使える

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドにはファイル上で編集が行われた際にメール通知を送る機能があります。

通知機能を使うと、作業をしているファイルの変更やコメントにリアルタイムで気づくことができ、よりスムーズな共同作業が可能になります。

この記事ではその中でもビジネスでの使用頻度が高いスプレッドシートの編集機能について紹介します。

スプレッドシートでメール通知を受け取る方法

スプレッドシートでは、シート上でコメントがついた時と、編集が行われた時にメール通知を受け取ることができます。

それぞれの設定方法について見ていきましょう。

コメントがついた時にメール通知を受け取る方法

スプレッドシートに他のユーザーからコメントがついた時にメール通知を受け取るには以下の手順で設定を行います。

1. パソコンでスプレッドシートを開きメニューから 「ツール」 > 「通知設定」 > 「コメント通知」 を選択します。
   
2. 通知を受け取る条件を選択します。
   • すべてのコメント
     すべての新しいコメントについて通知を受け取ります。
   • 自分に関連するコメント
     名前リンク付き投稿（@自分のユーザーネーム）と自分に関連するスレッドについてのみ通知を受け取ります。
   • なし
     そのファイルのコメントについてのメール通知は一切送信されません。

編集が行われた時にメール通知を受け取る方法

スプレッドシートに他のユーザーが編集を行なった時にメール通知を受け取るには以下の手順で設定を行います。

1. パソコンでスプレッドシートを開きメニューから 「ツール」 > 「通知設定」 > 「通知を編集」 を選択します。
   
2. 通知ルールの編集を行います。
   • 変更が入った時
     他のユーザーがスプレッドシートに編集を行なった時にメール通知を行います。
   • ユーザーがフォームを送信した時
     Google フォームと連携している場合、誰かがフォームに入力した場合メール通知を行います。

   通知の頻度も設定可能です。

   • メール – 1 日 1 回
     1 日の変更をすべてまとめて送信します。
   • メール – その都度
     変更されるたびにメールを送信します。
   

メールでの設定も可能

通知設定は、メール通知から直接変更することもできます。コメントのメール通知が届いたら、メール内で 「通知設定」 をクリックしてください。

条件付き通知機能も使いこなそう

スプレッドシートでは、条件付き通知機能も利用できます。
この機能により、スプレッドシート内で特定の条件が満たされた場合に、メール通知を受け取ることができます。

条件付き通知機能は、2024年10月現在、下記のエディションで利用可能です。

• Business Standard / Plus
• Enterprise Starter / Standard / Plus
• Education Plus
• Enterprise Essentials

条件付き通知機能の利用例

スプレッドシートの条件付き通知機能はこのようなシーンでの活用が期待できます。

• プロジェクト管理
  タスクの進捗状況、期日、担当者の変更などを監視し、プロジェクトの遅延を防ぎます。
• 在庫管理
  在庫数が少なくなった商品を自動で通知し、品切れを防ぎます。
• 売上管理
  売上目標達成率や顧客ごとの売上推移を監視し、営業戦略の改善に役立てます。
• 財務管理
  予算との差異や、異常な取引を検出し、早期に問題に対処します。

条件付き通知機能を利用するメリット

条件付き通知機能には、下記のようなメリットがあります。

• 通知ルールを細かく設定できる
  通知を受け取る条件を細かく設定することで、よりピンポイントな情報を取得できます。
• 通知の頻度を調整できる
  通知が頻繁に届くと煩わしいので、適切な通知頻度を設定しましょう。
• 通知の内容をカスタマイズできる
  通知に含める情報をカスタマイズすることで、より有益な情報を取得できます。

条件付き通知機能の使い方

スプレッドシートの条件付き通知機能は下記の手順で設定します。

1. スプレッドシートを開き 「ツール」 > 「条件付き通知」 をクリックします。
   または、スプレッドシートを右クリックして、 「条件付き通知」 を選択することも可能です。
   
2. 右側にメニューが開くので 「ルールを追加」 を選択します。
   
3. 条件を設定します。

   今回は、この表のステイタスが変更された場合だけメール通知が届く設定を行ってみます。

   

   条件を設定する画面で、 「この列内」 の下のプルダウンから該当列の名前 （この表の場合は 「ステータス」 ） を選択し、さらにメールを送るアドレスを設定したら 「保存」 をクリックしてください。

   

   さらに細かく、ステイタスが 「完了」 になった場合にのみメール通知を受け取りたい場合は、 「条件を追加」 をクリックします。

   

   「および条件を満たす1」 の下のプルダウンで 「次を含むテキスト」 「完了」 、さらに 「この列内」 の下のプルダウンから該当の列の名前 （この表の場合は 「ステータス」 ） を選択します。

   メールを送るアドレスを設定したら 「保存」 をクリックしてください。

   

まとめ

スプレッドシートの条件付き通知機能を使えば、条件を細かく設定できるので本当に必要な場合だけ通知を受け取ることが可能です。リアルタイムでビジネスの進捗をキャッチアップできるのでぜひこの機能を使いこなしましょう。