公開 2023.12.13

Google アカウントがないユーザーとも共有できる！ドライブのビジター共有の使い方

Google のアカウントを持っていないユーザーとも Google ドライブのファイルを共有したり、自分のマイドライブにファイルをアップロードをしてもらいたい、なんて思ったことはありませんか？

そんな時は、ビジター共有機能を使ってみましょう。 Google Workspace を利用していないユーザーともファイルやフォルダを簡単に共有できるようになります。

INDEX

Google アカウントがないユーザーとも Google ドライブのデータを共有可能ビジター共有とは？

ビジター共有とはどのような機能なのか説明します。

ビジター共有ってどんな機能？

ビジター共有機能とは、「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」といった Google ドライブのファイルについて、 Google アカウントを持たないユーザーとも共有できる機能です。

ビジター共有機能を使うと、 Google のアカウントを持っていないユーザーと共同編集ができるだけでなく、組織が所有する Google Workspace の共有ドライブにファイルを作成したり、コンテンツをアップロードすることも可能です。

ビジター共有が使えるエディション

ビジター共有が使えるのはこちらのエディションになります。

Google Workspace Business Starter
Google Workspace Essentials
Business Standard
Business Plus、Education Plus
Enterprise Standard
Enterprise Plus
Frontline

注意： Google Workspace Business Starter アカウントまたは Frontline アカウントを使用している場合は、毎月 5 回まで、 Google アカウント以外のアカウントとファイルを共有できます。1 回の共有とは、1 人のビジターと 1 つのドキュメントを共有することを意味します。

下記のエディションは対象外です。

Essentiasials
Enterprise Essentials
Education Fundamentals
非営利団体向け Google Workspace
無料のGmail

ビジター共有ができるファイル

下記のファイルがビジターと共有できます。

Google ドキュメント
スプレッドシート
スライド
サイト
画像
PDF
Office ファイル
フォルダ

ビジター共有を利用するメリット

Google Workspace は「リンクを知っている全員」に公開されているファイル以外は、ユーザーまたは組織に閲覧・編集権限を付与する必要があります。

社外のユーザーが Google Workspace に登録していない場合はアクセス権限を付与できず、共同編集はもちろん、アクセスすることは原則できません。

その解決策として、「ビジター共有」でファイルを共有すれば、 Google アカウントを持っていないユーザーでもファイルを共有・編集することが可能になります。

特定のメールアドレスに対して閲覧者・編集者といった権限のコントロールが可能なので、Google Workspace に加入していないユーザーと Google のファイルをやると利する際はぜひビジター共有機能を使用してみましょう。

ビジター共有の注意点

ビジター共有を利用する際は下記の注意点に留意するようにしましょう。

1点目は、ファイルを共同編集できる期間がメールアドレスの確認後7日間に限定されていることです。共同編集できる期間を延長したい場合は、再度本人確認を行う必要があります。

また、組織のセキュリティ設定によってはビジター共有を利用できない場合があります。

ビジター共有を行う前に管理コンソールを確認！

ビジター共有をおこなう場合、管理コンソールで設定が必要な場合があります。管理者の方で、下記の設定になっているか確認すると良いでしょう。

Google 管理コンソール＞アプリ＞ Google Workspace ＞ドライブとドキュメント＞共有設定＞共有オプションにて下記の通り設定してください。

[〇〇（組織名）の外部との共有] をオンに設定します
[〇〇のユーザーが、〇〇外の Google 以外のアカウントに招待状を送信することを許可する] にチェックを付けます

ビジター共有機能の使い方

ビジター共有機能はどのように使うのか説明します。

ビジターに Google ドライブを共有する方法

まず、共有する側（Gogole Workspace ユーザー側）の操作を説明します。

【共有する側の操作】

Google ドライブのファイルまたはフォルダを開き、右上の「共有」ボタンをクリックして共有の設定画面を開きます。
ヒント
ビジターのユーザーにコンテンツをアップロードしたり、ファイルを作成してもらう場合はフォルダごと共有します。
「ユーザーやグループを追加」に Google アカウントではないメールアドレスを入力して、「送信」をクリックします。
「Google 以外のアカウントに共有しますか？」という注意文が表記されます。内容に問題がなければ「このまま共有」をクリックしてください。

続いて、共有をされたビジター側の操作について説明します。

【ビジター側の操作】

ファイルが共有されたビジターユーザーにはメールが届きます。「開く」をクリックしてください。
「メールアドレスの確認」という画面が表示されるので「送信」をクリックします。
「Google 確認コード」が記載されたメールが届きます。
ここで PIN コードを取得できます。
ブラウザに戻り、届いたメールに記載された PIN コードを入力して「次へ」をクリックします。
ビジターとしてファイルを開くことができました。

まとめ

ビジターユーザーとファイルの共有や共同編集も可能なビジター共有機能。この機能を活用して、ぜひコラボレーションに役立てましょう。

Google アカウントがないユーザーとも共有できる！ドライブのビジター共有の使い方