Google ドライブをもっと便利に活用する Tips 10選

Google ドライブは、ファイルの保存や共有という基本的な機能だけでなく、日々の業務における生産性を向上させるビジネスプラットフォームへと進化を続けています。

この記事では、 Google ドライブを最大限に活用するための10のTipsをご紹介します。

Google ドライブは Tips の活用でもっと便利に

Google ドライブは、ファイルを保存や共有するオンラインストレージというイメージが強いかもしれませんが、定期的なアップデートによってその機能が拡張され続けています。

本記事では、いずれも日々の業務の課題を解決するのに役立つ Tips をご紹介します。これらの Tips を実践して、ぜひ業務プロセス全体を改善する強力なツールとして Google ドライブを活用しましょう。

「ホーム」 画面で作業効率アップ

Google ドライブのホーム画面では、 AI がサポートする機能が利用できます。

Google ドライブのホーム画面

【ホーム画面で利用できる主な機能】

• 推奨ファイル
  頻繁に利用するファイルを提案します。
• 履歴
  注意が必要な、コメントやリクエストが含まれるファイルが表示されます。

  ※左側にメニューが表示されます

• 最近使用したアイテム
  直近で編集を行ったり閲覧したファイルが表示されます。

  ※左側にメニューが表示されます

この機能を活用すれば、わざわざフォルダの中を探し回る必要がなくなり、作業にスムーズに取り掛かることができます。

「ワークスペース」 でプロジェクトを整理

複数のファイルにまたがるプロジェクトを進める際は、 「ワークスペース」 機能を活用しましょう。

ワークスペースは、プロジェクトや特定のテーマに関連するファイルを種類や保存場所に関わらず、一箇所にまとめて管理できる機能です。プロジェクトメンバーと共有すれば、全員が常に最新の関連ファイルにアクセスできるようになり、情報の散らばりを防ぐことができます。

この機能は Google Workspace の Business Standard 以上のエディションで利用可能です。

【ワークスペースの使い方】

1. Google ドライブのホームから左メニューの 「ワークスペース」 をクリックします。
   
2. 遷移先で 「ワークスペースを作成」 をクリックし、ワークスペースの名前を設定します。
   

   ファイルを各ワークスペースに振り分けるには、ファイルを右クリックして
   整理 > ワークスペースに追加 からワークスペースを選択してください。

   

Gemini によるファイルの要約

Gemini による 「ファイルの要約機能」 を使えば、 ファイルを開くことなく内容を要約し、要点を右側のサイドパネルに表示してくれます。

大量の資料に目を通す必要がある際、内容を素早く把握し必要なファイルだけを選別するのに役立ちます。

この機能は Google Workspace の Business Standard 以上のエディションで利用可能です。

【Gemini によるファイルの要約機能の使い方】

要約したいファイルを右クリックして 「このファイルを要約」 を選択します。

サマリーが表示されました。

ファイル共有時の有効期限設定

機密情報などを含むファイルを共有する際は、有効期限設定を利用するようにしましょう。

共有設定画面で有効期限を設定すれば、指定した日時が過ぎると自動的にリンクが無効になります。

有効期限の設定機能を使用するには、 Business Standard 以上のエディションを利用している必要があります。

【ファイル共有時の有効期限設定の使い方】

1. 共有したいファイルを右クリックして共有画面を開きます。
   
2. 共有相手を選択し、右側のプルダウンから 「有効期限を追加」 を選びます。
   
3. 有効期限日時を選択し、 「完了」 をクリックし、 「送信」 で共有完了です。
   

進化した動画プレイヤー

Google ドライブの動画プレイヤーは、動画を再生するだけではなくさまざまな機能を利用できます。

ここでは4つの Tips をご紹介します。

動画の再生開始位置を指定

動画の再生開始位置を指定できるので、見せたいシーンから再生されます。この機能はすべての Google ユーザーが利用可能です。

【動画の再生開始位置を指定する機能の使い方】

Google ドライブで動画を再生し、右上の 「共有」 の右端のプルダウンから 「この再生位置のリンクをコピー」 を選択した上で動画を共有します。

ピクチャーインピクチャー

ピクチャーインピクチャーとは、動画を小さなウィンドウで再生する機能です。この小さなウィンドウは、他のアプリケーションやWebページの上に常に表示されるため、動画を視聴しながら別の作業 （メールの作成やドキュメントの編集など） を同時に行うことができます。

この機能はすべての Google ユーザーが利用可能です。

【ピクチャーインピクチャーの使い方】

Google ドライブで動画を再生し、右下の設定アイコンをクリックし、 「ピクチャーインピクチャー」 を選択します。

ピクチャーインピクチャーが開きました。

字幕機能

動画の音声に自動で字幕生成します。

この機能は2025年8月現在英語の動画のみ利用可能です。また、 Google Workspace のBusiness Standard 以上のエディションで利用可能です。

【字幕機能の使い方】

Google ドライブで動画を再生し、右下の 「CC」 というメニューをクリックすると、字幕が自動で生成されます。

文字起こし＆チャプター （目次） 機能

動画の音声を自動で文字起こしして、チャプターごとに表示します。チャプターにはリンクがついているので、見たいところにジャンプすることもできます。

この機能は2025年8月現在英語の動画のみ利用可能です。また、 Google Workspace のBusiness Standard 以上のエディションで利用可能です。

【文字起こし＆チャプター （目次） 機能の使い方】

Google ドライブで動画を再生し、右下の設定アイコンをクリックし、 「文字起こし」 を選択します。

文字起こしと共にチャプターが表示されました。

アクティビティの確認

Google ドライブの 「アクティビティ」 とは、ファイルやフォルダに対して行われたすべての変更や操作の履歴を記録し、表示する機能です。

この機能で確認できる主なアクティビティは以下の通りです。

• 変更履歴
  ファイルの編集、名前の変更、コメントの追加など、内容の変更がいつ、誰によって行われたか。
• 共有履歴
  ファイルの共有設定が変更されたり、新しいユーザーが追加されたりした日時。
• 移動・削除
  ファイルが別のフォルダに移動されたり、ゴミ箱に移動されたりした履歴。
• 閲覧履歴
  誰がそのファイルを開いて閲覧したか （Google Workspaceの有料プランでのみ利用可能です）。

この機能はすべての Google ユーザーが利用可能です。

【アクティビティを確認する方法】

Google ドライブでアクティビティを確認したいファイルを右クリックして、 「ファイル情報」 → 「アクティビティ」 を選択します。

モバイルでのドキュメントスキャン機能

紙の書類をスマートフォンで撮影し、そのまま PDF として Google ドライブに保存できます。

スキャンした画像は自動で補正され、見やすくデータ化されます。また、 OCR 機能 （光学文字認識） により、スキャンした PDF 内の文字を検索できるようになります。

この機能はすべての Google ユーザーが利用可能です。

【モバイルでのドキュメントスキャン機能の使い方】

Google ドライブのスマートフォンアプリから 「スキャン」 アイコンをタップし、書類を撮影したら、画面の指示に従って画像ドライブに保存します。

ドライブにスキャンした書類がPDF で保存されました。自動的に Gemini による概要も表示されます。

まとめ

日常的にファイルの保存や共有に使用しているドライブですが、実は日々進化を続けています。

最新の Tips をキャッチアップして、ぜひ業務の効率化にお役立てください。