御社の企業概要を教えてください。

名鉄観光サービス株式会社 経営戦略部 課長 松林宏樹 様（以下、松林 様）:
弊社は1961年に観光業を営む会社として誕生し、現在では名鉄グループの旅行会社として、個人向け旅行や団体向け旅行の企画、販売を行っています。個人向け旅行は国内・海外を合わせ8000以上のコースをご用意しています。団体向け旅行はスキルアップやモチベーション・コミュニケーションづくりなど多彩なプランでお客さまのニーズを満たす団体・グループ旅行企画、さらにはお得な積み立てプランやギフト旅行券、旅行保険といった旅行関連商品も取り扱っています。特に団体・グループ旅行の割合が多く、教育やスポーツ関連、修学旅行をはじめとした学校行事、官公庁や自治体の方々からもご活用いただいております。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

松林 様:
名古屋鉄道株式会社を中核とした名鉄グループでは、10年以上にわたりオンプレミス型のグループウェアを使用していました。しかしサーバの老朽化に加えて、メールの使いづらさ、システム連携の難しさといった課題を抱えていたことから、名古屋鉄道グループ内で2020年10月に Google Workspace および、 rakumo ボード / rakumo コンタクト / rakumo カレンダーを導入しました。

ここで弊社にとって新たな課題となったのが、Google Workspace にワークフロー機能が備わっていないことでした。弊社では日頃から、出張申請や基幹システムへのアカウント登録、社内PCの増設や撤去などさまざまな業務で旧グループウェアのワークフローを使用しており、いまさら Microsoft Excel での管理には戻れないと感じたのです。幸いなことに名鉄グループでは、各企業の要望に応じてツールを導入することができます。ツールの管理やメンテナンスなどは、名鉄グループのシステムインテグレータである株式会社メイテツコムが一括して行ってもらっています。

rakumoのサービスをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

松林 様:
ワークフローを導入するにあたり最有力候補となったのは、名古屋鉄道からの紹介であり、同じ rakumo さんから提供されている rakumo ワークフローでした。旧グループウェアのワークフローと使い勝手が非常に似ているのでユーザーが迷わずに操作できるだけでなく、より洗練されたUIが好印象でしたね。

また、弊社の営業部門では Salesforce を使用しており、同時期に rakumo Sync の導入も検討をスタートしました。これは、たとえば営業担当者が Salesforce に入力した内容がGoogle カレンダーに即時反映されないと、内勤者が過去の情報を基にスケジュールを組んでしまう可能性があることから、社内における情報共有の時差をなくすための解決策です。 Salesforce と Google カレンダーのスケジュールがリアルタイムに連携できれば、お客さまに対してもよりミスのない円滑なサービス提供が行えます。

こうして弊社では2021年6月に、rakumo ワークフロー 1350ID、rakumo Sync 800IDを導入しました。

導入フェーズについてはいかがでしたか？

名鉄観光サービス株式会社 経営戦略部 事務掛 森川大地 様（以下、森川 様）:
基本的に各サービスの導入・設定・サポートなどはメイテツコム側で行ってくれましたし、 rakumo さんのサポートでは rakumo ワークフローと rakumo Sync に関する操作説明をしていただき、とてもスムーズに導入することができました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

松林 様:
rakumo ワークフローについては、直感的に操作できる優れたUIのおかげで、リプレイス直後から迷うことなく活用できています。旧グループウェアのワークフローを見ながら各種申請書を再作成した際も、とてもスムーズに行えました。現在はひな形だけで約50種類ほどあります。また、作成権限の付与が分かりやすいのも魅力のひとつですね。

rakumo カレンダーは、スケジュール自体がとても見やすいことに加えて、スケジュールの承認がスムーズに行えたり、「複数参加者あり・非終日予定」の場合に自動で Google Meet のビデオ会議用リンクを生成してくれたりと、とても重宝しています。さらに各種設備に関して、利用中かどうかが一目で分かり重複予約を防げる、ユーザーごとに任意の設備の表示・非表示をコントロールできる、といった部分も便利です。

森川 様:
組織内連絡先をメインに、 rakumo コンタクトも活用しています。弊社では Google Workspace を導入してからチャットでの社内コミュニケーションも増えたのですが、細かいニュアンスを伝える必要がある場合などは、まだ電話を使う機会が多いといえます。そこで、連絡したい相手の電話番号を簡単に調べられる rakumo コンタクトは非常に便利だと好評です。

rakumo ボードについては、本社や総務部門からの案内・連絡事項などを中心に投稿しています。弊社の場合はコメントを利用した相互コミュニケーションではなく、基本的にアナウンス用として活用している感じですね。現在は事業部ごとに15～20くらいのボード数がありますが、ユーザーがそれぞれ自分の関係するボードだけを表示したり、フィルタや検索で必要な情報を素早く見つけられたりと、社内における情報共有のベースとして活用しています。

御社のようにグループ内で製品・サービスの大規模導入を検討されている方にメッセージをお願いします。

松林 様：
大規模なグループで製品・サービスの導入を行う際、一番のメリットは“安心して相談できる体制”にあると思います。弊社の場合はメイテツコムが導入から各種サポート、管理までを一括して手掛けているため、もしトラブルが発生した際も安心して任せられます。また、自社内で細かい管理を行う手間が省けるので、その分だけコアビジネスに注力できるのも大きいですね。

ありがとうございました。