御社の企業概要を教えてください。

株式会社メイスイ 管理本部業務推進部 常深泰宏 様（以下、常深 様） :
浄水器のメーカーとしては業務用と家庭用の両方を製造から販売まで行っているのが大きな特徴です。飲食店やオフィス、大学などでの採用例が多く、最近では公共施設やフードコート、空港、商業施設などへの導入も広がっています。ハウスメーカーやマンションディベロッパー、キッチンメーカーとも多くの取引があります。

お勤め先にもご家庭にもメイスイが入っている、ということが多くなっており「いつでもメイスイ、どこでもメイスイ」と標榜しています。

株式会社メイスイ ISO管理室 岸田有弘 様（以下、岸田 様） :
創業から50年以上になり、20万件のお客様に導入されています。また、創業時から環境への負荷を減らす3R活動をずっとしてきたのも特徴です。日本で唯一だと自負しています。1998年からは各種ISOも取得していますし、最近では二酸化炭素削減にも取り組んでおり、環境面に配慮することを社是としています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

常深 様 :
以前のグループウェアは20年以上使っていたのですが、オンプレミスだったので外部に繋がっておらず外出先で作業できない、現場は過去資料としてメール等も残す傾向があり、ストレージ容量がひっ迫するなどの問題がありました。

解決のためにクラウド化を目指して2015年に Google Workspace （当時はGoogle Apps）を導入し、チャット、スプレッドシート、カレンダーだけを利用。社内で利用者を増やして行ったのですが、工場は旧グループウェアのカレンダーを利用し続けていたため情報共有面で課題ができていました。

岸田 様 :
管理部門ではオンプレミスであることで新人入社や職種転換、権限の増減などの設定を全てサーバルームへ行かないとできませんでした。2023年にはサーバルームのエアコン不調など、設置場所におけるリスクも感じましたね。

容量問題は深刻でした。営業部門では過去のメール含めてできるだけ多くを資料として残したいという希望があるため、なかなか削除はしてもらえません。最後の頃は毎週過去メールを私が手動削除して容量を確保しなければならないほどでした。また、せっかく保存している資料もキーワード検索がしづらいという問題も抱えていました。

クラウド利用にはセキュリティ意識の啓発も含め、ルールを社内で定めて教育し徐々に利用を拡大して来た状態です。

rakumoサービスをお選びいただいた決め手についてお聞かせください。

常深 様 :
旧グループウェアの延命利用も限界に達しており、4年前あたりからグループウェアを含めて社内の連絡周りをなんとかしないといけないと選定を開始し、2年前あたりから資料請求など具体的な選定に動きました。

Google Workspace と相性がよくシングルサインオンできることを基準に30サービスほどを比較して選定しました。

その後、1年前あたりからオンラインデモなどを試しました。最初は、rakumo ワークフローのみの導入で考えていましたが、ワークフローだけのリプレイスだけでなくプラスの機能も検討する中で、rakumo ボードも便利だと感じ、2024年3月に rakumo Basic パック を162ID導入しました。

導入時のエピソードについてお聞かせください。

岸田 様 :
弊社は基本的にオープンな情報共有を重視していて、部署などの垣根を越えてやり取りしたいという考え方があるからです。そのため、rakumo ワークフロー導入後も、申請ごとに誰が承認するのが最適であるかなどについて模索しています。

岸田 様 :
同じ申請書でも内容ごとにフローを分けたい、場合によっては上まで進んだものを戻して二次対応三次対応と回すこともあるなど、イレギュラーな処理への対応が難しいですね。一般的な使い方ではないのはわかっているのですが、rakumo ワークフローをもっと自社にあった形で活用できるような、よい方法や機能があると嬉しいですね。

常深 様 :
よかった点としては、rakumo ワークフローは操作がわかりやすく、自分で構築できるのが大きいですね。こんなものを作りたいとなった時、簡単に作れてしまうのが一番大きかった。試した中では一番使いやすかったです。

常深 様 :
他システムではベンダーに作業を頼むのですが、rakumo ワークフローはマウス1つで作業できます。少し難しい設定も rakumo のサポートを受ければ解決できることが多かったです。旧グループウェアで利用していた帳票を入力フォームサイズも含めて丸ごと再現しました。以前利用していた8種に加え、紙帳票も30種ほど電子化しました。個人情報を含む繊細なものだけ、あえて紙で残す形で電子化を進めました。

書類の検索も申請書内にキーワード入力用の項目を作ったりすることで、なにもない状態で書類をキーワード検索する場合と比べて表記揺れで十分な結果が得られない問題をある程度解決できます。また、時系列もわかりやすくなり、後から rakumo ワークフロー上の過去資料を利用しやすくなりました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

常深 様 :
導入当初は毎日要望が届いていましたが、半年たって落ち着いてきました。今は月に1度ほど、不要な情報の削除希望が出るくらいです。こちらでも利用機能の制限や情報提供を絞るなど工夫して使いやすくしています。

また、クラウド化したことで上長がどこからでも承認できるようになりました。まだ会社に戻ってからパソコンで承認作業をする人もいますが、若い世代は出先でも利用してくれていて、事務所に戻る必要がなくなったことで残業も減りました。電子化し、捺印不要になったことで書類の回転や情報共有などもスピーディになりました。電車移動中も作業できるのは大きいですね。

今後若い世代が中心になって行く中、ある程度外で仕事ができるようになったことで、帰社してからは本人にしかできない仕事に集中してもらえるようになったと思います。

岸田 様 :
管理側としては、社内でカスタマイズできるようになったことで、ちょっと変更したいという場合に手早くできるようになったのがメリットだと感じています。

今後のご予定や要望についてお聞かせください。

常深 様 :
rakumo ボードは現状では管理本部と技術本部くらいしか情報発信ができておらず、上手く利用できてはいません。営業からも通知を載せたらわかりやすいと思うのですが、今後の課題ですね。

また、弊社では同時期に複数のシステムを導入したことで、現場にIT疲れのようなものが生まれています。現状では、通知メールが大量に届いたり、外出先でも承認できるようになったりしたことで承認者は24時間対応ができてしまう状態です。メールが溜まりすぎると事務所でないと作業ができない、となるので運用の課題ですね。

また承認フローをみんなにわかりやすくしたいです。どこまでどう動いているか、相手が誰なのかによって書き方も変わるでしょう。ルート設定の見直しは続けます。rakumo ワークフローのマスターデータやルックアップデータの管理も上手く使いたいですし、データ連携は勉強していきたいです。また、将来的な引き継ぎを視野に、次の担当者がスムーズにメンテナンスをしていける準備も進めていきたいと思います。

岸田 様 :
情報や書類のキャッチボールをしやすくなる社内の取り組みも必要だとは思います。rakumo ボードの活用も含めて、今後推進したいですね。

ありがとうございました。